Hồ sơ là các loại giấy tờ liên quan đến một người, giải quyết một vụ việc, một vấn đề nào đó , qua đó nói lên các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện, được tập hợp lại một cách có hệ thống: hồ sơ cán bộ, hồ sơ mời giảng, hồ sơ mua sắm hàng hoá,
Trong ISO, sau khi thực hiện xong công việc, việc thiết lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ là công việc quan trọng và cần thiết, bởi vì đó là bằng chứng chứng minh công việc đã được thực hiện.
b) Tài liệu
Tài liệu, theo cách hiểu của ISO là các loại văn bản pháp quy hoặc có tính pháp quy dùng làm căn cứ để xử lý, giải quyết các công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị nhất định. Theo ISO, có hai loại tài liệu: Tài liệu bên ngoài
Tài liệu bên ngoài là các văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan bên ngoài nhà trường ban hành, được áp dụng cho các công việc của trường: Văn bản Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết (của QH,CP), Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư
Theo quy định của ISO, mỗi đơn vị đều phải có một danh mục tài liệu bên ngoài để dùng chung cho mọi thành viên trong đơn vị. Danh mục tài liệu bên ngoài chỉ gồm những văn bản quy phạm pháp luật phục vụ trực tiếp cho công tác quản lý và điều hành công việc của một đơn vị cụ thể, theo chức năng nhiệm vụ được Ban Giám hiệu phân công.
Ví dụ: Điều lệ trường Đại học, Những loại văn bản thông thường và văn bản quy phạm pháp luật khác phải được lưu trữ theo chế độ quản lý công văn đến và đi thông thường.
Tài liệu nội bộ
Là các quy trình do Trường biên soạn để áp dụng trong HTQLCL (ví dụ: Quy trình thiết kế và phát triển chương trình đào tạo, Quy trình thi, Quy trình tuyển dụng .) và các văn bản có tính pháp quy do Hiệu trưởng ký ban hành để áp dụng trong trường như: Hướng dẫn thực hiện Quy chế 25, Sổ tay sinh viên, Quy chế chi tiêu nội bộ, hướng dẫn bình xét thi đua, Theo quy định của ISO, danh mục tài liệu nội bộ cần được thành lập ở đơn vị theo mẫu thống nhất.
Các tài liệu nội bộ cần thiết lập ở đơn vị Ví dụ: Phân công và lề lối làm việc trong Ban Giám hiệu
