Cách hủy hóa đơn điện tử kế toán thiên ưng năm 2024

Trong quá trình tạo lập hóa đơn, hủy hơn đơn là nghiệp vụ thường gặp đối với kế toán. Doanh nghiệp có được hủy hóa đơn điện tử đã kê khai thuế đầu ra của năm trước hay không là câu hỏi được nhiều kế toán quan tâm. Tuy nhiên, không phải kế toán nào cũng nắm rõ và hiểu đúng được nghiệp vụ chính xác. Vì vậy, trong bài viết dưới đây, iHOADON sẽ cùng các bạn tìm hiểu nội dung này.

1. Căn cứ pháp lý

- Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính.

- Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính.

2. Quy định hủy hóa đơn đã kê khai thuế đầu ra

Quy định về hủy hóa đơn hiện nay

1. Quy định về việc xử lý hóa đơn đã lập

Điều 20, Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính đã ban hành hướng dẫn cách xử lý hóa đơn đã lập như sau:

- Trường hợp hóa đơn đã lập, chưa giao cho bên mua và phát hiện sai sót thì việc bên bán cần làm là gạch chéo các liên, lưu lại hóa đơn lập sai và lập hóa đơn mới.

- Trường hợp lập hóa đơn, đã giao cho bên mua nhưng hàng hóa, dịch vụ chưa được cung ứng; hoặc đã lập hóa đơn, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho bên mua, tuy nhiên cả hai bên đều chưa kê khai thuế, trường hợp này, nếu có sai sót, bên bán - mua phải lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn lập sai và bắt buộc hủy bỏ những hóa đơn bị sai. Đồng thời, theo quy định, bên bán cần gạch chéo các liên, lưu giữ hóa đơn sai và lập lại hóa đơn mới.

- Trường hợp bên bán đã lập hóa đơn và giao cho bên mua, hàng hóa dịch vụ cũng đã được cung ứng, đồng thời, hai bên bán và mua đã kê khai thuế, thì trong trường hợp phát hiện sai sót phải lập biên bản hoặc lập thỏa thuận bằng văn bản có ghi rõ sai sót. Đồng thời bên bán có trách nhiệm lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ tiêu thức sai. Không được ghi số âm (-) vào hóa đơn điều chỉnh.

2. Quy định về việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập

Với các hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã lập và gửi cho bên mua nhưng chưa cung ứng hàng hóa, dịch vụ, đồng thời, cả hai bên bán và mua đều chưa kê khai, trong trường hợp phát hiện sai sót, hóa đơn phải nhận được sự đồng ý và xác nhận của cả hai bên bán và mua thì mới được phép hủy. Việc hủy HĐĐT có hiệu lực theo đúng thời hạn sẽ do bên bán và bên mua cùng thỏa thuận. Nhằm phục vụ mục đích tra cứu của cơ quan có thẩm quyền, HĐĐT đã thỏa thuận cần bắt buộc phải lưu trữ. Bên bán lập hóa đơn mới theo quy định.

- Với các hóa đơn đã lập và gửi cho bên mua, đã giao hàng, cung ứng dịch vụ, bên bán và bên mua đã kê khai, trong trường hợp phát hiện sai sót, cả bên bán - mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của các bên liên quan và tiến hành điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh tuân thủ đúng quy định pháp luật về quản lý thuế và HĐĐT, cần ghi rõ tiêu thức sai sót cần điều chỉnh và không được ghi số âm (-).

Như vậy, căn cứ vào các quy định trên, dù là hóa đơn giấy hay HĐĐT thì đều không thể hủy hóa đơn đã kê khai mà chỉ được phép lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn xuất sai.

3. Các trường hợp huỷ hoá đơn điện tử đã kê khai thuế GTGT đầu ra

Các trường hợp hủy hóa đơn

1. Trường hợp huỷ HĐĐT đã xuất chưa gửi khách hàng

Áp dụng với trường hợp kế toán thực hiện xuất hoá đơn và đã ký điện tử nhưng trước khi gửi cho khách hàng thì kịp thời phát hiện sai sót, hoặc phát sinh thay đổi khi khách hàng huỷ hợp đồng, không nhận hàng hoá mà chưa kịp gửi hoá đơn.

Như vậy, đơn vị thực hiện lập biên bản thoả thuận huỷ hoặc thu hồi HĐĐT vừa lập có ghi rõ nội dung giải trình và tự ký, đóng dấu, lưu trữ. Biên bản thỏa thuận không bắt buộc phải có chữ ký của người mua, đơn vị tự cam kết chịu trách nhiệm về nội dung này do HĐĐT đã xuất chưa được gửi cho bên mua.

Trường hợp HĐĐT cũ có thông tin bị sai sót thì bên cạnh việc lập biên bản thỏa thuận hủy hoặc thu hồi hoá đơn cũ còn kèm theo xuất bổ sung hóa đơn thay thế với nội dung chính xác.

2. Trường hợp huỷ hoá đơn điện tử đã xuất nhưng chưa kê khai thuế GTGT đầu ra

HĐĐT đã xuất, ký điện tử, gửi cho khách hàng, cả bên bán và bên mua chưa kê khai thuế GTGT, trong trường hợp hóa đơn phát hiện sai sót hoặc bên mua trả lại hàng hoá, huỷ dịch vụ thì cần thực hiện thủ tục lập bộ hồ sơ bao gồm:

- Văn bản thỏa thuận về việc huỷ/thu hồi HĐĐT sai sót được ký điện tử hoặc ký đóng dấu đỏ của hai bên

- HĐĐT thay thế: Trên HĐĐT thay thế ghi nội dung “Hoá đơn này thay thế cho hoá đơn số …ký hiệu…ngày/tháng/năm”

Trong trường hợp thông tin bị sai là tên, địa chỉ của bên mua nhưng MST không đổi thì kế toán thực hiện hướng dẫn của Thông tư 26/2015/TT-BTC chỉ lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh giữa hai bên mà không cần lập hoá đơn mới thay thế.

3. Trường hợp huỷ HĐĐT đã xuất, đã kê khai thuế GTGT đầu ra hoặc bên mua đã kê khai thuế GTGT đầu vào

Đối với HĐĐT, phát hiện ra sai sót, hoặc bên mua trả lại một phần hay toàn bộ hàng hóa đã mua sau khi hai bên kê khai thuế GTGT thì xử lý như sau:

- Trường hợp phát hiện ra sai sót: Hai bên thực hiện ký văn bản thỏa thuận điện tử hoặc giấy; xuất HĐĐT điều chỉnh mới. Kế toán cần lưu ý tại Hoá đơn điều chỉnh giảm không được ghi số âm.

- Trường hợp bên mua trả lại một phần hay toàn bộ hàng hoá: Kế toán bên mua xuất hoá đơn trả lại hàng bán cho bên bán có ghi rõ “Hàng hoá trả lại cho người bán do sai quy cách, không đảm bảo chất lượng”.

- Trường hợp người mua không có hoá đơn thì bên bán phải huỷ hoá đơn theo biên bản thoả thuận có ký xác nhận hai bên. Cần lưu trữ HĐĐT đã huỷ để phục vụ tra cứu.

Hy vọng qua bài viết trên đây, các kế toán đã có câu trả lời cho câu hỏi: Có hủy được hóa đơn đã kê khai của năm trước không. Cách hủy, xuất lại hóa đơn có sự khác biệt tùy từng trường hợp cụ thể. Vì thế, doanh nghiệp cần tìm hiểu và nắm rõ những thông tin này.