Cách hủy hóa đơn điện tử chưa phát hành
1. Thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử 1.1 Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử Theo quy định tại Điều 15 - Đăng ký, thay đổi nội dung sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ. Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA NĐ123/2020). Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT (Phụ lục IB NĐ123/2020) qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. 1.2 Tiêu huỷ hoá đơn giấy, hoá đơn điện tử chưa sử dụng Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận cho đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử, đơn vị phải ngừng sử dụng và tiêu hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử chưa sử dụng (nếu có) đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây.Trình tự, thủ tục tiêu hủy được thực hiện như sau: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn. Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót. Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại đơn vị sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn. 1.3 Sử dụng hoá đơn điện tử Theo quy định mới tại NĐ123/2020 thì đơn vị được phép sử dụng hóa đơn điện tử ngay sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, đơn vị không phải gửi hóa đơn mẫu và thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế như quy định trước đây. 1.4 Xử lý hoá đơn có sai sót (a) Đối với hoá đơn có mã của cơ quan thuế Trường hợp 1: Hoá đơn điện tử chưa gửi cho người mua
Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế: Người bán thông báo cho người mua về sai sót và không phải lập lại hoá đơn mới. Người bán gửi thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS- HĐĐT về việc hóa đơn điện tử có sai sót. Trường hợp sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc hàng hoá ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn sau: Người bán lập hoá đơn điều chỉnh:
Người bán lập hoá đơn thay thế:
Người bán xử lý tương tự như Trường hợp 2 phần trên nhưng không có bước gửi cơ quan thuế cấp mã. 2. Hướng dẫn áp dụng trên phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice 2.1 Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hoá đơn điện tử Fast e-Invoice, chọn mục Đăng ký hoá đơn/ Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.Bước 2: Khai báo các thông tin chính xác, đầy đủ và lưu tờ khai. Bước 3: Chọn tờ khai, kích vào nút Gửi cơ quan thuế để ký số và gửi đến cơ quan thuế. Bước 4: Nhận kết quả phản hồi của cơ quan thuế về việc chấp nhận hay không chấp nhận ngay tại tờ khai này. 2.2 Tiêu huỷ hoá đơn giấy, hóa đơn điện tử chưa sử dụng Sau khi được cơ quan thuế thông báo về việc đã chấp nhận cho đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 thì đơn vị phải tiến hành tiêu hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo Thông tư 32 chưa sử dụng. Đơn vị tiến hành các thủ tục tiêu hủy hóa đơn theo quy định (đã nêu phần trên), tại bước cuối gửi Thông báo kết quả hủy hóa đơn lên cơ quan thuế, đơn vị có thể chọn 1 trong 2 cách sau:
Lưu ý: Đối với đơn vị đang sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm Fast e-Invoice thì phải khai báo các bước sau để hệ thống ngăn chặn việc tiếp tục sử dụng hóa đơn đã tiêu hủy.
2.3 Sử dụng hóa đơn điện tử Bước 1: Khởi tạo mẫu hoá đơn
Bước 2: Khai báo đơn vị sử dụng
Bước 4: Phát hành hóa đơn điện tử
2.4 Xử lý hóa đơn có sai sót Khi hóa đơn điện tử đã phát hành và gửi cho người mua có sai sót, người bán được phép tùy chọn sử dụng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để xử lý sai sót. (a) Trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh: Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử điều chỉnh
Bước 3: Gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan thuế.
Lưu ý một số khác biệt so với quy định trước đây:
(b) Trường hợp lập hóa đơn thay thế: Bước 1: Lập hóa đơn thay thế
Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử thay thế
Bước 3: Gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan thuế.
Lưu ý một số khác biệt so với quy định trước đây:
|