Cách hạch toán bút toán kết chuyển cuối kỳ năm 2024

Khai báo các tài khoản cần kết chuyển tự động cuối kỳ, cho phép kết chuyển theo các đối tượng (công trình/vụ việc, bộ phận, lệnh sản xuất, hợp đồng,…).

Hướng dẫn thực hiện

• Vào phân hệ Tổng hợp/ Khai báo/ Khai báo các bút toán kết chuyển tự động

• Giải thích một số trường thông tin:
• * Số thứ tự: số thứ tự ưu tiên thực hiện trước sau cho các bút toán kết chuyển tự động.
  • Loại kết chuyển:
  • Loại 1: hệ thống sẽ hạch toán bên Có của Tài khoản cần kết chuyển (thông thường là các tài khoản chi phí).
  • Loại 2: hệ thống sẽ hạch toán bên Nợ của Tài khoản cần kết chuyển (thông thường là các tài khoản doanh thu).
  • Loại 3: áp dụng cho bút toán kết chuyển lãi/lỗ (từ tài khoản 911 sang tài khoản 421), hệ thống tự động xác định lãi hoặc lỗ để hạch toán Nợ/Có tương ứng cho các tài khoản. Lưu ý: nhập tài khoản 911 vào trường Tài khoản nợ.
  • Loại 4: áp dụng cho bút toán kết chuyển thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (từ tài khoản 133 sang tài khoản 333), hệ thống tự động xác định số thuế được khấu trừ để kết chuyển (sau khi so sánh với số thuế GTGT đầu ra).
• * Tài khoản nợ/Tài khoản có nhập vào các tài khoản kết chuyển và nhận kết chuyển theo đúng hạch toán Nợ/Có khi tạo bút toán.
  • Kết chuyển theo: tích chọn nếu muốn kết chuyển các phát sinh chi tiết theo các mã đối tượng tập hợp (vụ việc, bộ phận, lệnh sản xuất, hợp đồng,…).
  • Chỉ kết chuyển các phát sinh chi tiết: tích chọn nếu muốn chỉ kết chuyển các phát sinh có chỉ rõ các mã đối tượng tập hợp (vụ việc, bộ phận, lệnh sản xuất, hợp đồng,…), các phát sinh không chỉ rõ sẽ không được kết chuyển và giữ lại trên tài khoản kết chuyển (để người dùng có thể tự kết chuyển, phân bổ bằng Phiếu kế toán hoặc sử dụng Bút toán phân bổ tự động cuối kỳ).
• Nhấn Lưu.

2. Khai báo chi tiết bút toán kết chuyển tự động

Chức năng

• Dùng để khai báo chi tiết các mã đối tượng cần kết chuyển cuối kỳ đối với các bút toán có khai báo kết chuyển chi tiết theo đối tượng (vụ việc, bộ phận, lệnh sản xuất, hợp đồng,…).
• Lưu ý: mặc định chương trình sẽ kết chuyển tất cả các mã đối tượng có phát sinh trong kỳ. Tuy nhiên, đối với một số bút toán chỉ yêu cầu kết chuyển các mã đối tượng đã hoàn thành thì người dùng cần phải vào chức năng này để khai báo trước khi thực hiện bút toán kết chuyển cuối kỳ.

Hướng dẫn thực hiện

• Vào phân hệ Tổng hợp/ Khai báo/ Khai báo chi tiết bút toán kết chuyển.

• Chọn kỳ/năm và mã bút toán kết chuyển cần khai báo.
• Nhấn Nhận.
• Màn hình khai báo xuất hiện:

• * Khai báo thông tin:

Cột Chọn: tích chọn các mã đối tượng cần kết chuyển.

Cột Không: tích chọn các mã đối tượng không cần kết chuyển.

Lưu ý:

Chỉ chọn một trong hai cột. Trường hợp số lượng mã đối tượng cần kết chuyển ít thì nên sử dụng cột Chọn để khai báo, ngược lại thì sử dụng cột Không.

Trường hợp tất cả các mã đối tượng đều cần kết chuyển thì không cần tích chọn cột nào, chương trình sẽ kết chuyển tất cả.

• Nhấn Lưu dữ liệu.

Lưu ý

• Trường hợp kết chuyển theo quý (nếu có): người dùng cần lọc đúng các kỳ thuộc quý theo năm dương lịch để khai báo. Ví dụ: từ kỳ 1 đến kỳ 3, từ kỳ 4 đến kỳ 6,… không khai báo đơn lẻ cho từng kỳ.

• Nút Xóa dữ liệu trên thanh công cụ: cho phép xóa nhanh các khai báo trước đó.

3. Tạo bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ

Chức năng

• Dùng để tạo các bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ cho các tài khoản khai báo.

Hướng dẫn thực hiện

• Vào phân hệ Tổng hợp/ Bút toán tự động cuối kỳ/ Bút toán kết chuyển tự động

• Chọn kỳ/năm cần tạo bút toán kết chuyển.
• Nhấn Nhận.
• Màn hình hiện các tài khoản cần tạo bút toán kết chuyển:

• Giải thích một số nút xử lý trên thanh công cụ:
• * Nút Kết chuyển: tạo các bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ cho các tài khoản được chọn.
• * Nút Xoá kết chuyển: xoá các bút toán kết chuyển đã được tạo trước đó.
• Báo cáo kiểm tra kết quả kết chuyển:
• * Bảng kê chứng từ (lọc mã chứng từ = PK3).
  • Sổ kế toán chi tiết các tài khoản liên quan.

In chứng từ hạch toán (lưu sổ): vào phân hệ Tổng hợp/ Bút toán tự động cuối kỳ/ In các bút toán tự động.