Hướng dẫn cách in chứng từ trên Dịch vụ công
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Show
Khuyến nghị: Hệ thống chạy tốt nhất trên trình duyệt Chrome & Firefox
HƯỚNG DẪN XỬ LÝ MỘT SỐ VƯỚNG MẮC TRONG DỊCH VỤ CÔNG (DÀNH CHO ĐƠN VỊ QHNS) Mục lục
Chú thích viết tắt: ĐVQHNS: Quan hệ ngân sách KBNN: Kho bạc nhà nước KTV: Kế toán viên KTT: Kế toán trưởng CTK: Chủ tài khoản NSD: Người sử dụng CTS: Chứng thư số DVC: Dịch vụ công KSC: Kiểm soát chi KTNN: Kế toán nhà nước GDV: Giao dịch viên 1. NSD không tải được bộ cài CTS của ban cơ yếu chính phủ ở mục phần mềm của trang DVC
Hướng dẫn cài đặt CKS Ban Cơ yếu Chính phủ
2. File đính kèm hồ sơ không nhìn thấy chữ ký số của CTKĐơn vị có thể áp dụng một trong số các phương án sau để khắc phục:
3. Không xóa được các hồ sơ/chứng từ có trạng thái là “KBNN từ chối tiếp nhận/xử lý”Hệ thống lưu lại mọi giao dịch đã phát sinh trên DVC của đơn vị giống như lịch sử hoạt động của đơn vị trên DVC nên không xóa được các hồ sơ chứng từ mà KBNN từ chối. 4. Chứng từ đã được thanh toán nhưng vào DVC không tải được báo nợ chứng từ
Bước 1: Mở Menu của Firefox, nhấn chọn Options
Bước 3: Chọn CLEAR như hình dưới Đợi 1 lúc để Firefox xóa lịch sử trình duyệt, khi nào Firefox hiển thị như sau là đã xóa xong lịch sử trình duyệt
Bước 4: Kéo màn hình xuống phần HISTORY
Kích chuột vào biểu tượng lựa chọn giá trị TIME RANGE TO DEAR là Everything và tích chọn tất cả các mục như ‘browsing&download history’, “Cookies”, “Active”, “Form & Search History”, “Cache”, “Site Preferences”, “Offline Website Data” như màn hình:
Nhấn nút CLEAR NOW và đợi chạy xong. 6. Cách cập nhật Firefox lên phiên bản mới nhất do máy trạm của NSD chạy Firefox phiên bản cũBước 1: Mở Menu của Firefox, nhấn chuột trái vào biểu tượng bên dưới để mở MENU TRỢ GIÚP của Firefox;
Bước 2: Nhấn chuột trái vào biểu tượng dấu ? để mở MENU TRỢ GIÚP của Firefox
Bước 3: Tại MENU HELP nhấn chọn ABOUT FIREFOX -> nhấn chọn CHECK FOR UPDATE
Bước 4: Đợi trình duyệt tải về phiên bản mới, sau đó nhấn chọn RESTART FIREFOX TO UPDATE
Mở lại trình duyệt Firefox và lặp lại 4 bước như trên cho đến khi trình duyệt Firefox được cập nhật lên phiên bản mới nhất 7. Cách cập nhật mã, tên đơn vị QHNS, ĐBHC trong DVC+ Đối với mã đơn vị QHNS: Khi phát sinh cấp mới, thu hồi, đổi tên thì ĐVQHNS thực hiện các thủ tục gửi về Bộ phận một cửa cấp mã số của Sở Tài chính các tỉnh, thành phố để thực hiện trên hệ thống cấp mã (hoặc đơn vị QHNS chủ động thực hiện bằng khai báo điện tử). Sau đó các thay đổi, bổ sung sẽ được đồng về DMDC Bộ Tài chính và các hệ thống DVC… + Đối với mã ĐBHC: Khi phát sinh cấp mới, đổi tên, hết hiệu lực mã hoặc đổi tên theo Nghị quyết của Quốc hội thì Cục Tin học và Thống kê – Bộ Tài chính thực hiện cập nhật thống nhất chung toàn quốc. Sau đó các thay đổi, bổ sung sẽ được đồng về DMDC Bộ Tài chính và các hệ thống DVC… + Trường hợp đã thực hiện đầy đủ các thủ tục như trên mà trên hệ thống DVC vẫn chưa thể hiện đúng thì đơn vị cung cấp đầy đủ thông tin mã, tên cần thay đổi gửi về đội hỗ trợ qua email để phối hợp xử lý 8. Cách thay đổi CTS của CTK-KTT/thay đổi CTK-KTT mớiKTV của đơn vị QHNS đọc và làm theo hướng dẫn chi tiết của file “Cach thay doi cts hoac thay doi thanh vien.docx” hiện có ở đường link sau: —->>>> LINK HƯỚNG DẪN <<<<—- 9. ĐVQHNS làm hồ sơ đăng ký sử dụng DVC, trạng thái hồ sơ là “Chờ hoàn thiện” nhưng NSD chưa biết cách để trạng thái này chuyển sang “Chờ phê duyệt”.+ KTV mở trang đăng nhập DVC nhưng không đăng nhập mà nhấn vào nút “Tra cứu hồ sơ” để tra cứu và mở lại hồ sơ đăng ký thay đổi đã làm
KTV mở hồ sơ thay đổi -> nhấn vào mục 3.kê khai thông tin thành viên -> nhấn vào các thành viên có trong hồ sơ và ấn nút “Ghi” tương ứng dưới mỗi thành viên -> lưu lại hồ sơ thì trạng thái hồ sơ mới chuyển sang “Chờ phê duyệt” -> sau khi hồ sơ ở trạng thái “Chờ phê duyệt”thì CTK mới ký số được hồ sơ này để gửi sang KBNN. 10. KTV nhập chứng từ xong, khi gửi phê duyệt lên KTT/CTK thì không có KTT/CTK nào để chọn.+ Nguyên nhân là do KTT/CTK chưa được gắn với các số tài khoản giao dịch đã kê khai trên DVC (các số tài khoản giao dịch đơn vị đã mở tại KBNN, ví dụ 3713.0.1011339,…) -> KTV đơn vị cần vào DVC để làm hồ sơ thay đổi sử dụng DVC để gắn lại các thành viên vào số tài khoản giao dịch (trong hồ sơ thay đổi chú ý nhấn vào biểu tượng cái kính lúp để lấy lại các thông tin đã có ở mục 2.kê khai thông tin dự án và 3.kê khai thông tin thành viên), đảm bảo các thành viên là KTT/CTK chọn đúng chức danh tham gia DVC và được tích chọn sử dụng các số tài khoản giao dịch hiện có của đơn vị : ->Sau khi làm xong hồ sơ thay đổi thì CTK ký số hồ sơ thay đổi gửi sang Kho bạc nơi mở tài khoản, để hệ thống cập nhật lại đúng thông tin. 11. Hồ sơ thay đổi/bổ sung thông tin của ĐVQHNS đang ở trạng thái “Chờ phê duyệt” nhưng đơn vị không thấy nút “Ký số” ở bước 4 để phê duyệt hồ sơ.+ Do đơn vị đang đăng nhập bằng user kế toán viên hoặc kế toán trưởng, đơn vị cần phải đăng xuất ra khỏi user kế toán viên/kế toán trưởng. Tại màn hình đăng nhập của DVC thì CTK không đăng nhập vào DVC mà chọn menu “Tra cứu hồ sơ”-> copy mã hồ sơ vào ô tìm kiếm -> hồ sơ tìm thấy khi đó sẽ có nút “Ký số” (đó là trường hợp chủ tài khoản mới chưa có user vào DVC, còn nếu chủ tài khoản đã có user và mật khẩu vào DVC thì đăng nhập vào DVC bằng user của chủ tài khoản sẽ nhìn thấy nút ký số).
—->>>> LINK PHỤ LỤC <<<<—-
13. Thành viên đơn vị ký số báo lỗi “Kiểm tra thông tin chứng thư số trên máy, hệ thống không tìm thấy thông tin chứng thư số”Nguyên nhân: máy tính chưa nhận diện được chứng thư số đã cắm hoặc chứng thư số đã cắm vào máy có serial khác với serial của chứng thư số đã đăng ký trên DVC.
14. Thành viên đơn vị ký số báo lỗi “Phần mềm ký số chưa được bật”.Lỗi này do một trong các nguyên nhân sau: + Phần mềm ký số của kho bạc nhà nước chưa được cài (đường dẫn cài đặt phần mềm ký số của KBNN ở đường dẫn —>>> LINK DOWNLOAD <<<<—- + Phần mềm ký số của kho bạc nhà nước cài rồi nhưng chưa bật lên (thường thì phần mềm này khởi động cùng máy tính, nhưng có lúc phần mềm không tự động bật). Nếu phần mềm ký số đã được bật thì phải có biểu tượng phần mềm ký số của kho bạc trên thanh công cụ:
Nếu kiểm tra trên thanh công cụ không thấy biểu tượng trên của phần mềm ký số của KBNN thì tiến hành bật phần mềm này bằng cách nhấn vào ổ C: C:\Program Files\KbnnSignature -> nhấn đúp vào file exe để bật phần mềm ký số của KBNN
+ Không vào DVC bằng trình duyệt firefox hoặc có vào bằng firefox nhưng chưa cấu hình tham số trong about:config đúng hướng dẫn. Lưu ý khi cấu hình firefox: – Mở trình duyệt Firefox trên máy trạm, trên thanh địa chỉ của trình duyệt NSD gõ “about:config”, sau đó click chuột vào “I accept the risk!” để cấu hình tham số trình duyệt -> Gõ vào ô Tìm kiếm (Search) từ khóa “mixed” => tại tham số “security.mixed_content.block_active_content” cần click đúp vào chữ “True” tương ứng để nó chuyển thành chữ “False”). 15. Thành viên đơn vị ký số báo lỗi “Hệ thống ký số xử lý không thành công trong quá trình đọc thông tin thiết bị”Khi gặp lỗi này, NSD cần kiểm tra lại token ký số, sau đó cài đặt lại phần mềm chứng thư số của nhà cung cấp -> khởi động lại máy tính -> thực hiện ký số lại trên DVC. 16. Thành viên đơn vị ký số báo lỗi KBNN-3008 “Kích hoạt CTS không thành công” hoặc khi lấy thông tin serial CTS báo lỗi “Array index out of range”
Giải pháp: Người dùng tự thực hiện hoặc báo bên cung cấp chứng thư số vào trang sau đây https://rootca.gov.vn/ để tải về và cài đặt lại rootCA tương ứng với chứng thư số đã được cấp -> sau khi cài đặt xong rootCA thì vào DVC để nạp lại thông tin chứng thư số/ký số lại trên DVC. Đối với CKS của VNPT người dùng tải file sau về chạy với mật khẩu nhập là 1 : —->>>> LINK TẢI FILE TEST.P12 <<<<—- 17. Thành viên của đơn vị QHNS không nhận được mail thông báo về quá trình tiếp nhận, xử lý, thanh toán của Kho bạcTừ ngày 1/7/2020: Quy trình gửi mail mới trên DVC : (DVC sẽ hạn chế gửi mail cho các thành viên của đvqhns – đơn vị chủ động vào DVC để tra cứu trạng thái hồ sơ và chứng từ) Các thông tin KBNN phản hồi về tình trạng xử lý hồ sơ sẽ gửi vào địa chỉ mail chung của đơn vị (trừ trường hợp KBNN phê duyệt báo nợ chứng từ sẽ gửi mail xác nhận đã thanh toán vào mail của CTK/ủy quyền và KTT)
18. Chủ TK của đơn vị QHNS khi phê duyệt chứng từ báo lỗi: “Lỗi xảy ra trong quá trình ký số java.io.IOException:… not found as file or resource”.
Lỗi này do 1 trong các nguyên nhân sau: + Hồ sơ thanh toán của đơn vị tạo quá 1 tuần mà CTK chưa ký và gửi sang KBNN. (hệ thống DVC chỉ lưu các file đính kèm trong vòng 1 tuần từ lúc KTV tạo hồ sơ). Trường hợp này anh chị cần tạo mới hồ sơ để gửi sang KBNN. + Do tài liệu scan đính kèm chưa đúng với chuẩn của hệ thống DVC dẫn tới khi ký số bị lỗi. Anh/chị cần cấu hình lại máy scan đúng chuẩn (xóa các cài đặt cũ đi, cài đặt lại và để nguyên các cấu hình theo mặc định, chỉ chọn xuất ra file .pdf). Lưu ý: + Hiện tại file scan ngang, chương trình DVC có lúc chưa hiển thị được thông tin chữ ký số nên cần scan tài liệu theo chiều dọc. + Mỗi file đính kèm không quá 3.5MB, tổng các file đính kèm không quá 5MB. 19. Người sử dụng khi chọn chức năng của DVC báo lỗi: “Bạn không có quyền sử dụng chức năng này. Yêu cầu liên hệ cán bộ quản trị đơn vị”
Nguyên nhân: Do đơn vị khi làm hồ sơ đăng ký hoặc hồ sơ thay đổi bổ sung thông tin chưa tích chọn đầy đủ các loại DVC trực tuyến của KBNN. Giải pháp: Để xử lý, KTV của đơn vị vào DVC làm hồ sơ thay đổi sử dụng DVC và gửi sang Kho bạc phê duyệt. Trong đó lưu ý cần tích chọn đầy đủ các loại DVC muốn sử dụng.
20. Cách 1 đơn vị QHNS (đã đăng ký sử dụng DVC) muốn ngừng một mã dự án trong đơn vị QHNS đó, để tách thành đơn vị riêng sử dụng DVCGiải pháp: Đơn vị cần thực hiện 3 bước sau: Bước 1: Đơn vị QHNS đến trực tiếp kho bạc giao dịch để làm các thủ tục thực hiện tất toán số dư các tài khoản của dự án đó. Bước 2: Kế toán vào DVC để làm hồ sơ tất toán các tài khoản của dự án đó để gửi sang kho bạc phê duyệt trên hệ thống DVC. Bước 3: Đơn vị QHNS làm công văn (có xác nhận của thủ trưởng đơn vị và đóng dấu đỏ của đơn vị) đề nghị xóa thông tin dự án đó trên DVC để đăng ký độc lập và gửi công văn bản giấy sang kho bạc giao dịch. Trong công văn cần kê khai cụ thể các mã dự án/đơn vị cần xóa và nêu rõ việc các mã đó chưa phát sinh giao dịch thanh toán nào thành công với kho bạc. Trên cơ sở đó, Kho bạc giao dịch gửi bản scan công văn đề nghị của đơn vị về mail: để đội hỗ trợ xóa thông tin của dự án đó. 21. Cách tải chứng từ offline lên DVC từ một phần mềm kế toán khácĐể tải chứng từ offline lên hệ thống DVC, dữ liệu đầu vào cần được đáp ứng theo các cấu trúc cụ thể được mô tả tại link sau: —->>>> LINK TẢI VỀ <<<<—- Đơn vị cần thông báo cho bộ phận kỹ thuật của phần mềm kế toán kiểm tra và thiết lập, đáp ứng đầy đủ các tiêu chí trên. 22. Khi đơn vị QHNS thêm mới hồ sơ, chương trình DVC báo lỗi “Lỗi phát sinh: class java.lang.ClassCastException null”
Nguyên nhân: đơn vị dùng chức năng “Thêm chứng từ offline” với file chứng từ được xuất ra từ các phần mềm kế toán nhưng chứng từ thêm offline đó chưa thỏa mãn tiêu chuẩn của các mẫu chứng từ trên DVC. Giải pháp: Kể từ thời điểm 1/7/2020, chương trình DVC KBNN được nâng cấp thay đổi đáp ứng các mẫu biểu trong Nghị định 11/2020/NĐ-CP, đơn vị kiểm tra và chọn đúng mẫu chứng từ của Nghị định 11/2020/NĐ-CP (loại bỏ 2 mẫu chứng từ C4-09/KB và mẫu C3-04/NS đã hết hiệu lực). Tại một số phần mềm kế toán của đơn vị chưa cập nhật mẫu theo Nghị định 11/2020/NĐ-CP, vì vậy đơn vị có thể không sử dụng được chức năng TẢI CHỨNG TỪ OFFLINE. Đơn vị tắt chương trình DVC đi, sau đó khởi động lại chương trình DVC và nhập trực tiếp chứng từ này trên chương trình DVC. 23. Khi đăng ký thay đổi bổ sung thông tin, đến bước 3 thông tin thành viên chương trình DVC báo lỗi: “Số serial đã tồn tại trong hệ thống”
Nguyên nhân : Khi thực hiện đăng ký hồ sơ ở bước 3 người khai báo đã nhập mới thông tin thành viên, trong khi muốn thay đổi thông tin thành viên cũ như email, số điện thoại, chứng thư số … Giải pháp: Đơn vị thực hiện tìm thành viên cũ và chỉnh sửa (nhấn vào biểu tượng kính lúp tại trường họ tên để tìm lại thông tin thành viên đã có trong hệ thống)
24. Khi đăng ký thay đổi/bổ sung thông tin gặp lỗi: “Chứng thư số đã bị thu hồi. Trạng thái Revoked”
Nguyên nhân: chứng thư số etoken (đã bị hỏng) – Lưu ý 1 số chứng thư số vẫn có thể ký được trên các file văn bản (ký file off-line) tuy nhiên khi ký trên chương trình dịch vụ công (ký online) xẩy ra lỗi bên dưới, đơn vị cần liên hệ nhà cung cấp chứng thư số hỗ trợ kiểm tra xử lý. 25. Cách gửi yêu cầu hỗ trợ DVC+ Đơn vị gửi mail về để nhận được hỗ trợ với tiêu đề: DVC_ Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống Dịch vụ công trực tuyến (phiên bản 4.0) dành cho đơn vị QHNS được đăng tải ở địa chỉ sau: ——>>>> TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG DVC <<<<—— |