Tại sao phải scan tài liệu

Scan là một trong những cách phổ biến mà người dùng qua việc quét lại các giấy tờ bản cứng để lưu lại thành các file hình ảnh trên máy tính, điện thoại. Nếu bạn muốn tìm hiểu rõ hơn về cách thức scan giấy tờ cũng như công dụng cụ của máy scan tài liệu, hãy tìm hiểu qua bài viết sau.

1. Scan tài liệu là gì? 

Scan là việc chuyển các dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu (hợp đồng, tạp chí, văn bản,…) hay cả hình ảnh trên giấy thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại thông qua một chiếc máy scan tài liệu, máy in có tính năng scan hoặc qua ứng dụng scan trên smartphone.

Máy Scan tài liệu (máy quét) có cách thức hoạt động tương tự như máy Photocopy, một thiết bị sử dụng tích điện kép để thu lấy hình ảnh điện tử của 1 trang giấy bằng cách biến cường độ sáng phản xạ từ đó lên thành thông tin dạng số, rồi thành các file để lưu trữ trên máy tính, điện thoại.

Máy Scan tài liệu có hoạt động trái ngược so với máy in và máy photocopy khi chuyển các giấy tờ bản cứng sang các file (tệp tin, tài liệu) điện tử trên máy tính.

Nếu tài liệu bạn cần quét  có chứa văn bản, bạn có thể dùng phần mềm nhận dạng ký tự bằng quang học (optical-character-recognition – OCR) chuyển chúng thành văn bản có thể chỉnh sửa được và đa dạng các ngôn ngữ khác nhau. Tuy nhiên, không phải máy scan tài liệu nào cũng hỗ trợ viêc nhận dạng kí tự quang học. Chúng tôi muốn giới thiệu đến bạn một số dòng máy scan tài liệu hỗ trợ chức năng OCR

2. Scan tài liệu có công dụng gì?

2.1. Lưu trữ các tài liệu quan trọng 

Trong cơ quan, doanh nghiệp, thư viện có rất nhiều các loại tài liệu quan trọng và quý hiếm cần được sao lưu và bảo quản một cách cẩn thận để có thể dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết hoặc tránh trường hợp bị thất lạc, hư hỏng. Chính vì công dụng này nên máy scan tài liệu, sách trở nên cần thiết hơn bao giờ hết 

Sử dụng máy scan tài liệu để số hóa tài liệu sẽ hỗ trợ đắc lực cho mỗi cá nhân doanh nghiệp giảm thiểu tối đa nguy cơ mất thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí in ấn.

2.2. Bảo mật thông tin an toàn 

Lưu trữ thông tin ở dạng điện tử thông  qua scan và cài đặt mã truy cập bảo mật các nội dung quan trọng giúp tăng cường an toàn thông tin cho người dùng. Hình ảnh được quét  sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF với chữ ký số cực kỳ bảo mật.

2.3.Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện

Máy quét tài liệu giúp chuyển các tài liệu từ bản mềm sang các tệp file trong máy khiến cho việc sắp xếp thông tin dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn.

Bên cạnh đó, nhiều máy Scan mới được tích hợp thêm tính năng chia sẻ tài liệu được quét qua email, công cụ đám mây và đặc biệt là hỗ trợ quét qua các ứng dụng của bên thứ ba.

Chính vì thế nên người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt trên công ty.

3. Scan tài liệu cần những thiết bị nào? 

3.1. Máy scan tài liệu 

Việc trang bị một chiếc máy scan tài liệu trong cơ quan, doanh nghiệp hiện nay đang là một trong khoản đầu tư cần thiết. 

Máy scan tài liệu giúp cấn bộ tiết kiệm thời gian hơn trong việc quản lý lượng tài liệu vật lý lớn trong cơ quan. Bên cạnh đó, việc số hóa hết  các tài liệu giúp cơ quan, doanh nghiệp thích nghi hơn trong khi làm việc từ xa. 

3.2. Máy tính 

Bạn cần có một chiếc máy tính để thực hiện các thao tác như: xem, chỉnh sửa tài liệu sau khi quét…

Khi chọn máy quét cần có phần mềm đi kèm để bạn có thể thực hiện các thao tác chỉnh sửa như: cắt, làm nét, điều chỉnh khổ giấy…

Một số dòng máy quét tài liệu có kèm phần mềm miễn phí.

Các bạn có thể dễ dàng chuyển một file máy tính sang ảnh bằng công cụ Print. Tuy nhiên có khi nào các bạn thắc mắc ngược lại là làm cách nào để biến được từ một bức ảnh lại trở thành một file dữ liệu trong máy tính không? Đó chính là Scan. Vậy Scan là gì? Và Scan ảnh , tài liệu như thế nào? Hãy cùng ThuThuatPhanMem.vn đi tìm hiểu nhé.

Scan là gì?

Scan là việc chuyển các dữ liệu trên các loại tài liệu, giấy tờ bản cứng thành hình ảnh, dữ liệu, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại. Nếu như photocopy là chuyển văn bản hình ảnh bản mềm thành bản cứng thì scan là ngược lại. Nhằm phục vụ mục đích lưu trữ và chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn.

Máy Scan có cách thức hoạt động gần giống với máy Photocopy, một thiết bị sự dụng tích điện kép để thu lấy hình ảnh điện tử của 1 trang giấy bằng cách biến cường độ sáng phản xạ từ đó lên thành thông tin dạng số, rồi thành các file để lưu trữ trên máy tính, điện thoại. Tuy nhiên scan lại hoạt động ngược lại so với máy in và máy photocopy khi chuyển các giấy tờ bản cứng sang các file (tệp tin, tài liệu) trên máy tính. Những File này có thể chuyển thành dạng văn bản Word, Exel để xử lí thêm.

Scan ảnh, tài liệu là gì?

Scan ảnh, tài liệu là việc chuyển những dữ liệu trên giấy tờ (sách, văn bản, hợp đồng….) hoặc là những tấm ảnh thành những file dữ liệu trên máy tính để dễ dàng di chuyển, chuyển đổi dữ liệu, tìm kiếm dữ liệu và lưu trữ được mãi mãi. Không lo bị hỏng, mất, phai màu, rách, đặc biệt scan tài liệu giúp bảo mật dữ liệu của bạn tốt hơn.

Đối với các doanh nghiệp đã hoạt động lâu, thì số lượng công văn, hợp đồng, hồ sơ ngày càng nhiều, có những giấy tờ quan trọng cần lưu giữ lâu có nguy cơ bị thất lạc, hỏng thì khi đó Scan tài liệu là hình thức tốt nhất để giảm thiểu các nguy cơ rủi ro xấu. Ngoài ra việc scan tài liệu, số hóa tài liệu còn giúp tiết kiệm không gian lưu trữ cho doanh nghiệp giúp ích cho việc tìm kiếm và quản lý tài liệu. Sinh viên có khả năng đọc sách điện tử tốt hơn

Dưới đây ThuThuatPhanMem.vn xin giới thiệu tới các bạn một tiện ích trên điện thoại giúp các bạn Scan tài liệu để phục vụ công việc. Đó là phần mềm Office Lens

Link tải phần mềm

IOS : https://itunes.apple.com/us/app/microsoft-office-lens-pdf-scan/id975925059?mt=8

Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.officelens&hl=vi

Sau khi cài đặt, bạn cấp quyền truy cập máy ảnh/camera cho ứng dụng.

Các bạn chuyển sang tab “Tài liệu” và đưa Camera đến chỗ tài liệu mà mình muốn Scan, sao cho phần mềm khoanh vùng được hết phần mình muốn Scan. Ví dụ như dưới dây

Sau đó các bạn bấm chụp, Phần mềm sẽ làm việc và hiển thị rõ hơn đoạn mà bạn đang muốn Scan.

Nếu như phần mềm đã nhận diện đúng và đủ những phần bạn muốn Scan tài liệu, bạn chọn dấu tích để đến bước tiếp theo.

Cuối cùng phần mềm sẽ hiển thị các định dạng để xuất dữ liệu. Bạn có thể chọn những định dạng cho phù hợp với công việc của mình như Xuất ra file PDF, Xuất ra văn bản Word, OneNote, hoặc có thể lưu trữ dữ liệu tại máy điện thoại hoặc sao lưu lên OneDrive

Vậy là ThuThuatPhanMem.vn đã giới thiệu tới các bạn Scan là gì? và cách Scan tài liệu ảnh một cách nhanh chóng thuận tiện bằng điện thoại. Chúc các bạn sẽ sử dụng thành thạo giúp cho công việc của mình hoàn thành một cách nhanh chóng. Chúc các bạn thành công!

Hiện nay, chúng ta có xu hướng sử dụng dữ liệu bản mềm nhiều hơn, mà để biến bản cứng thành bản mềm chúng ta cần phải scan. Vậy scan là gì? Bản scan là gì? Scan có công dụng như thế nào? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây và cùng khám phá các bước để scan ảnh và tài liệu nhé! 

Scan là việc chuyển các dữ liệu trên các loại giấy tờ, tài liệu (tạp chí, văn bản,…) hay hình ảnh trên giấy thành hình ảnh, dữ liệu, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại. Scan hoạt động ngược lại với photocopy. Nếu như photocopy là chuyển văn bản, hình ảnh bản mềm thành bản cứng thì scan là chuyển giấy tờ bản cứng thành bản mềm, nhằm mục đích lưu trữ và chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn.

Máy Scan có cách thức hoạt động tương tự với máy Photocopy, một thiết bị sự dụng tích điện kép để thu lấy hình ảnh điện tử của 1 trang giấy bằng cách biến cường độ sáng phản xạ từ đó lên thành thông tin dạng số, rồi thành các file để lưu trữ trên máy tính, điện thoại.

Scan ảnh, tài liệu là gì?

Để đi sâu tìm hiểu hơn về các loại scan, chúng ta hãy cùng nhau khám phá xem scan ảnh là gì, scan giấy tờ là gì hay scan tài liệu là gì nhé!

Scan ảnh, tài liệu là việc chuyển những tấm ảnh, tài liệu (sách, văn bản, hợp đồng….) thành những file dữ liệu trên máy tính để dễ dàng di chuyển, chuyển đổi dữ liệu, tìm kiếm và lưu trữ dữ liệu được mãi mãi. Không lo bị hỏng, mất, phai màu, rách, đặc biệt scan tài liệu giúp bảo mật dữ liệu của bạn tốt hơn.

Đối với các doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm, số lượng công văn, hợp đồng, hồ sơ ngày càng nhiều, có những giấy tờ quan trọng cần lưu giữ lâu có nguy cơ bị thất lạc, hư hỏng thì Scan tài liệu là hình thức tốt nhất để giảm thiểu các rủi ro này. Ngoài ra việc scan tài liệu, số hóa tài liệu còn giúp tiết kiệm không gian lưu trữ cho doanh nghiệp giúp ích cho việc tìm kiếm và quản lý tài liệu. Và còn giúp ích khi chúng ta “Work from home” trong đợt dịch này.

Khi scan các tài liệu xong, chúng ta sẽ có được một file scan. Vậy file scan là gì? Khi thao tác hết tất cả các bước scan chúng ta sẽ có được một file scan được lưu trữ trên máy tính mà có kết nối với máy scan, file này thông thường sẽ ở dạng pdf hay có thể ở một dạng khác tùy vào lựa của người thực hiện scan. Và khi đã ở bản mềm lưu trữ trên máy tính sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cũng như nhân viên của họ.

Công dụng của Scan

Qua phân tích ở trên, chúng ta đã hiểu scan nghĩa là gì? Từ đó cũng không khó để chúng ta suy đoán ra những công dụng của scan. Scan mang lại cho chúng ta nhiều công dụng, đó là:

Thứ nhất, lưu trữ được các tài liệu quan trọng

Thời gian lâu dần, tại doanh nghiệp sẽ tốn một khoảng không gian để lưu trữ các tài liệu, mà phương thức lưu trữ tài liệu truyền thống này thường xảy ra vấn đề thất lạc, đặc biệt là những tài liệu lâu năm. Do đó, lựa chọn scan để các tài liệu đều được số hóa và lưu trữ dễ dàng trên máy sẽ là một lựa chọn được rất nhiều chủ doanh nghiệp dùng.

Lưu trữ thông tin

Thứ hai, bảo đảm an toàn thông tin

Sau khi đã scan tài liệu hoặc ảnh, chúng sẽ ở dạng file pdf, lúc này chúng có thể cài đặt mã truy cập giúp tài liệu được bảo mật an toàn. Chỉ những người được cấp quyền truy cập mới có thể đọc được tài liệu.

Bảo mật thông tin

Thứ ba, giúp việc tìm kiếm tài liệu được thuận tiện, nhanh chóng

Việc chuyển các tài liệu từ bản cứng sang các tệp file bản mềm trong máy khiến cho việc sắp xếp thông tin dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn.

Bên cạnh đó, sau khi scan tài liệu có thể chia sẻ qua mail, đám mây hoặc các ứng dụng bên thứ ba điều đó giúp bạn dễ dàng truy cập tài liệu, thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt trên công ty. 

tìm kiếm tài liệu nhanh hơn

Thứ tư, cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên

Với phương pháp lưu trữ truyền thống sẽ tốn rất nhiều thời gian để tìm tài liệu, khi được scan, tài liệu sẽ được lưu trữ linh hoạt hơn. Công việc tìm kiếm nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho nhân viên để có thể xử lý những công việc khác.

Các bước scan

Bước 1: Đặt tài liệu vào máy scan

Sau khi kết nối máy tính vào máy scan, hãy mở nắp máy scan lên, sau đó úp bề mặt của tài liệu hay hình ảnh cần scan vào mặt kính ngay ngắn theo đúng vị trí đánh dấu trên máy.

Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm scan

Bạn hãy mở phần mềm scan để điều chỉnh scan tài liệu theo mong muốn (trắng đen hoặc màu, kích thước bản scan,...). Sau đó, bạn nhấn nút scan trên phần mềm hoặc trực tiếp trên máy scan.

Sau khi tài liệu được scan xong trên phần mềm sẽ cung cấp cho bạn một số tùy chọn chỉnh sửa khác như điều chỉnh xoay ảnh. Và bạn có thể lưu theo định dạng file mình mong muốn hoặc để mặc định.

Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu

Sau khi tài liệu của bạn đã scan xong, bạn có thể sử dụng chương trình như Adobe Acrobat để chuyển đổi các file thành file PDF hoặc ghép lại thành một tài liệu có nhiều trang. Ngoài ra bạn có thể thiết lập Acrobat để tìm các văn bản cần scan. Ngoài ra, bạn cũng có thể khắc phục hình ảnh như độ sáng, độ nhòe, rõ nét,...

Như vậy qua bài viết trên, chúng ta đã hiểu được scan là gì, công dụng cũng như các bước để scan tài liệu hoặc ảnh. Chúc các bạn thành công!