Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà là gì năm 2024

Việc thuê nhà, văn phòng đối với các doanh nghiệp hiện nay là điều tất yếu. Kế toán doanh nghiệp sẽ cần nắm vững cách hạch toán chi phí này theo từng trường hợp cũng như các thủ tục, chứng từ cần thiết để đưa chi phí này vào chi phí hợp lý. Nếu bạn gặp khó khăn hay thắc mắc về vấn đề tiền thuê văn phòng nên hạch toán như thế nào. Hãy cùng FTS tham khảo bài viết dưới này nhé!

1. Cần làm gì để ghi nhận khoản tiền thuê nhà, văn phòng là chi phí hợp lí:

Tiền thuê văn phòng là tiền trả hàng tháng, hàng quý cho đơn vị cho thuê văn phòng. Để có thể ghi nhận khoản tiền thuê văn phòng là chi phí hợp lý, hợp lệ, cần:

• Thuê văn phòng là BĐS cá nhân cần cso: hợp đồng thuê nhà, Phụ lục hợp đồng (nếu có) các chứng từ thanh toán đi kèm. Sẽ cần thêm chứng từ nộp thuế thay trong trường hợp công ty bạn nộp thuế thay chủ nhà.
• Nếu thuê nhà qua pháp nhân là công ty cần: Hợp đồng thuê nhà, hóa đơn, chứng từ thanh toán
• Nếu trên hợp đồng ghi bên thuê nộp thuê thay thì phải có thêm: Chứng từ nộp thuế.

Trong đó:

• Hợp đồng minh bạch, rõ ràng
• Nắm vững về các điều khoản quy định về luật dan sự, luật thuê văn phòng, tiền thuế
• Giá trị hợp đồng trên 20 triệu/ tháng (có hóa đơn) thì cần thanh toán chuyển khoản qua Ngân Hàng

2.Các trường hợp hạch toán chi phí thuê nhà, văn phòng

Có 2 yếu tố quan trọng để xác định số tài khoản một cách chính xác nhất khi hạch toán chi phí thuê nhà là mục địch thuê và hình thức thanh toán.

Dựa vào mục đích thuê nhà để làm gì, phục vụ bộ phận nào thì kế toán hạch toán chi phí thuê nhà vào các khoản tương ứng như sau:

• Nếu thuê nhà để làm nhà xưởng sản xuất: Hạch toán vào tài khoản 627 (chi phí sản xuất chung)
• Nếu thuê nhà làm cơ sở bán hàng, kho chứa hàng hóa bán: hạch toán vào tài khoản 6421 (chi phí bán hàng)
• Thuê nhà làm văn phòng cho các bộ phận quản lý công ty: Hạch toán vào tài khoản 642 (chi phí quản lý daonh nghiệp)

Dựa vào hình thức thanh toán, hạch toán tiền thuê nhà được hướng dẫn cụ thể theo các trường hợp khác nhau.

3. Cách hạch toán tiền thuê văn phòng như thế nào nếu thanh toán trước:

Trong trường hợp thuê văn phòng trả trước, sẽ dựa vào hợp đồng thuê nhà và các chứn từ thanh toán để xác định được hạch toán tiền thuê văn phòng như thế nào cho hợp lý.

• Trường hợp trả trước không cọc:

Nợ TK 331

Có TK 111,112

• Trường hợp trả trước có đặt cọc:
• Khi đặt cọc tiền:

Nợ TK 244 (TT200)

Nợ TK 1386 (TT 133)

Có Tk 111,112

• Khi nhận lại tiền cọc:

Nợ TK 111,112

Có TK 244 (TT 200)

Có TK 1386 (TT 133)

• Nếu DN phải đựt cọc tiền trong quá trình thuê văn phòng vi phạm hợp đồng và bị bên nhận tiền cọc phạt:

Nợ TK 811

Có TK 244 (TT 200)

Có TK 1386 (TT133)

• Nếu DN phải đặt cọc tiền sử dụng tiefn cọc để thanh toán

Nợ TK 331

Có TK 224 (TT 200)

Có TK 1386 (TT 133)

4. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền thuê hàng tháng

Nợ TK 154, 627, 641, 642

Nợ 133

Có 331, 111, 112

5. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền sau:

Trong tường hợp sau thời gian hết hạn hợp đồn mới thanh toán, hoặc xuất hóa đơn thì hạch toán tiền thuê văn phòng sẽ được tính như sau:

Hạch toán hàng tháng:

Nợ TK 627, 641, 642, 154

Có TK 335

Hạch toán khi thanh toán hay khi nhận được hóa đơn:

Nợ TK 335

Có TK 331, 111, 112

6. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền thuê nhiều kỳ.

Nợ TK 242: Chi phí trả trước (Tổng số bạn cần thanh toán)

Nợ TK 133: Thuế GTGT

Có TK 331, 112, 111.

• Định kì phân bổ khoản chi phí trả trước đó:

Nợ TK 154, 627, 641, 642

Có 242: Chi phí trả trước.

TỔNG KẾT:

Hạch toán tiền thuê nhà là nghiệp vụ quen thuộc với các kế toán tuy nhiên vẫn khó tránh được sai sót do xác dịnh sai hình thức trả tiền thuê nhà hoặc sai loại tài khoản. Hi vọng bài viết sẽ giúp bạn hạch toán thuần thục khi gặp nghiệp vụ này.

Để đảm bảo tính chính xác, hiệu quả trong công việc hạch toán thì sử dụng các phần mèm kế toán được coi là giải pháp tối ưu đối với các doanh nghiệp. Phần mềm Kế toán FTS- giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp. Phần mềm kế toán FTS đáp ứng tính năng tự động phân bổ chi phí trả trước với các bước thực hiện đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian cho kế toán doanh nghiệp và tối ưu hiệu quả công việc.

Phần mềm kế toán FTS thiết lập đầy đủ các tính năng, tự động hạch toán và khi có chứng từ, nghiệp vụ phát sinh tự động ngầm định luôn tài khoản Nợ, Có trên chứng từ.