Cấp chứng từ khấu trừ thuế tncn khi nào năm 2024

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một loại chứng từ được sử dụng trong quá trình quyết toán thuế của người lao động trong một số trường hợp. Vậy khi nào doanh nghiệp phải xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN? Các quy định liên quan tới vấn đề này sẽ được ECN tổng hợp tại bài viết dưới đây.

Thông tin về chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại tài liệu do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp cho các người lao động bị khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

1.1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có tác dụng gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có tác dụng chứng minh việc thực hiện nghĩa vụ thuế của người nộp thuế với cơ quan nhà nước, là thành phần trong hồ sơ quyết toán thuế và là cơ sở để người nộp thuế được hưởng các chính sách miễn, giảm, hoàn, hoãn thuế theo quy định của pháp luật. \>> Tham khảo: Hướng dẫn cách tính thuế TNCN với tiền làm thêm giờ theo quy định mới nhất.

1.2. Nội dung cần có trên chứng từ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN do doanh nghiệp xuất cho người lao động phải ghi rõ các thông tin sau: - Tên, mã số thuế của doanh nghiệp. - Họ và tên, mã số thuế (nếu có) của người lao động. - Số tiền thu nhập chịu thuế và số tiền thuế đã khấu trừ trong kỳ tính thuế. - Số tiền các khoản giảm trừ gia cảnh và các khoản khấu trừ khác (nếu có). - Ngày, tháng, năm xuất chứng từ và chữ ký, dấu của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

2. Doanh nghiệp xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi nào?

DN xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho trường hợp nào?

2.1. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 10, Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính, doanh nghiệp có trách nhiệm xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động trong các trường hợp sau: - Khi người lao động kết thúc hợp đồng lao động, thôi việc, nghỉ việc hoặc chuyển sang làm việc tại một doanh nghiệp khác. - Khi người lao động yêu cầu xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN để làm căn cứ tính thuế TNCN phải nộp khi quyết toán thuế TNCN hàng năm hoặc khi có yêu cầu của cơ quan thuế. - Khi doanh nghiệp bị giải thể, phá sản, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc có thay đổi về thông tin đăng ký thuế. \>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

2.2. Đối tượng được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo quy định tại điểm b Khoản 2, Điều 25 của Thông tư 111/2013/TT-BTC, có các điều kiện cụ thể về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

• Đối với người lao động không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: được quyền yêu cầu tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập và cung cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cung cấp một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
• Đối với người lao động ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: Tổ chức hoặc cá nhân chỉ cung cấp cho nhân viên một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
• Đối với các trường hợp khác mà người lao động đã bị khấu trừ thuế từ các nguồn thu nhập phải thực hiện khấu trừ thuế TNCN, người đó có quyền yêu cầu đơn vị chi trả thu nhập cùng với chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mình.

Lưu ý: Trong trường hợp người lao động đã ủy quyền quyết toán thuế cho đơn vị trả thu nhập, thì không được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một thuật ngữ phổ biến trong lĩnh vực kế toán và dành cho tất cả cá nhân phải thực hiện nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân. Đây là tài liệu quan trọng có vai trò quyết định để kiểm tra và xác nhận tính đúng đắn của việc nộp thuế TNCN của người lao động. Đọc ngay bài viết dưới đây do NewCA tổng hợp để hiểu rõ hơn chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì nhé!

Để hiểu rõ khái niệm về chứng từ khấu trừ thuế TNCN chúng ta cần hiểu rõ bản chất “chứng từ” và “khấu trừ thuế” là gì.

Theo quy định tại tại Khoản 4, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ có khái niệm như sau:

Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

Theo quy định tại Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC:

Khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập.

Như vậy, qua quy định trên, chúng ta có thể hiểu rằng:

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một loại giấy tờ do tổ chức/cá nhân trả thu nhập cấp cho người lao động bị khấu trừ thuế TNCN để ghi nhận thông tin về khoản thuế TNCN đã khấu trừ.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được lập dưới dạng chứng từ giấy (quyển biên lai) – đặt in, tự in hoặc chứng từ điện tử.

Tuy nhiên, căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hoá đơn, chứng từ có hiệu lực từ ngày 01/7/2022 quy định: Từ ngày 01/07/2022 các tổ chức, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng chứng từ thuế TNCN điện tử.

Công văn của TCT – Cục Thuế TP.Hà Nội ngày 30/06/2022 về việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN để làm gì?

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau phục vụ cho việc quản lý hoạt động thuế của cá nhân, tổ chức. Cụ thể chứng từ thuế TNCN được cấp trong các trường hợp nhằm mục đích:

1. Xác nhận khoản thuế mà cá nhân được khấu trừ theo quy định của pháp luật thuế.

2. Chứng minh sự minh bạch, rõ ràng về các khoản tiền mà cá nhân được khấu trừ thuế.

3. Làm căn cứ để biết cá nhân có thể biết được mình có phải đóng thuế TNCN hay không, mức khấu trừ đó đã chính xác chưa.

4. Chứng từ thuế TNCN là thành phần trong hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế (ghi nhận tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP).

Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

Nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Căn cứ vào Khoản 1, Điều 32 quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ về những nội dung cần phải có trên loại chứng từ này như sau:

1. Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:

1. Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

4. Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

5. Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

7. Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2023

Tải ngay mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất (Mẫu 03/TNCN) ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2022 tại đây.

Lưu ý: theo quy định tại khoản 2,3 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc bằng phương tiện điện tử.

Quy định khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2023 (Hình từ internet)

Khi nào doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC có nêu như sau:

Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế

…

2. Chứng từ khấu trừ

1. Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

2. Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:

b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

b.2) Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Như vậy việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ áp dụng cho người lao động thuộc diện tự quyết toán thuế và khi người lao động thuộc diện này yêu cầu thì công ty bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế cho họ.

Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Căn cứ theo quy định tại Điều 31, Nghị định 123/2020/NĐ-CP thời điểm lập chứng từ thuế TNCN được quy định như sau:

Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí:

1. Tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN.
2. Tại thời điểm thu thuế, phí, lệ phí.

Thời điểm lập và thời điểm cấp chứng từ thuế TNCN có thể khác nhau. Căn cứ vào nhu cầu của cá nhân, thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình.

Trên đây là toàn bộ thông tin giúp giải đáp thắc mắc chi phúc lợi cho nhân viên có được khấu trừ thuế GTGT. Nếu thấy bài viết hữu ích hãy lưu lại hoặc chia sẻ trên mạng xã hội nhé!