Cách lấy thông báo phát hành hóa đơn qua mạng năm 2024

Lần đầu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, chắc chắn không ít doanh nghiệp thắc mắc về cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn. Sau khi gửi thông báo, nhiều đơn vị không rõ đã đăng ký thành công hay chưa, cách tra cứu hoá đơn điện tử đã được thông báo phát hành qua cổng thông tin của cơ quan thuế như thế nào? Các thông tin dưới đây sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cụ thể.

1. Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn lần đầu cho doanh nghiệp

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần làm thông báo phát hành hóa đơn để gửi lên Cơ quan Thuế. Thủ tục này để đảm bảo cho doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp.

Trường hợp doanh nghiệp tự ý phát hành hóa đơn với Cơ quan Thuế được coi là bất hợp pháp. Theo Thông tư 10/2014/TT-BTC, mức phạt áp dụng cho trường hợp này từ 20 - 50 triệu đồng.

2. Quy định về thông báo phát hành hóa đơn

Trước khi làm thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định sau đây:

• Trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng tại các cơ sở sử dụng của doanh nghiệp.

Hóa đơn mẫu phải được niêm yết tại doanh nghiệp.

• Chỉ sau khi đã gửi thông báo phát hành hóa đơn và doanh nghiệp được Cơ quan Thuế chấp nhận, doanh nghiệp mới được sử dụng hóa đơn điện tử.
• Từ lần thứ 2 phát hành hóa đơn, nếu các thông tin của doanh nghiệp vẫn giữ nguyên, không có sự điều chỉnh thì từ lần tiếp theo không cần gửi hóa đơn mẫu.
• Trường hợp doanh nghiệp có cơ sở, đơn vị trực thuộc nhưng kê khai Thuế GTGT riêng thì cần gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cả cơ sở, đơn vị đó. Trường hợp kê khai Thuế GTGT chung thì không cần làm thông báo phát hành hóa đơn.
• Thông báo phát hành hóa đơn cùng với hóa đơn điện tử mẫu cần được gửi đến Cơ quan Thuế trực tiếp quản lý doanh nghiệp trước thời gian 2 ngày doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

3. Cách nộp và tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp muốn thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ để thông báo phát hành hóa đơn

Bộ hồ sơ mà doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp: Sử dụng mẫu số 1 Phục lục ban hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Sử dụng mẫu số 2 Phục lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC.
• Mẫu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp (lấy từ đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử).

Chuẩn bị hồ sơ để thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu cần scan và đưa vào một file chung để ở định dạng word (.doc).
• Riêng đối với thông báo phát hành hóa đơn điện tử, bạn cần chuẩn bị 1 bản file XML.
• Ngoài ra, doanh nghiệp cần có chữ ký số để ký điện tử xác nhận việc phát hành hóa đơn điện tử.

Bước 2: Nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lên Cơ quan Thuế

Để hạn chế đa lỗi xảy ra trong quá trình thực hiện, bạn nên sử dụng trình duyệt Internet Explorer. Bạn truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng mã số Thuế của doanh nghiệp đang sử dụng.

Đăng ký để nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Bạn truy cập mục tài khoản và chọn “Đăng ký thêm tờ khai” để hiển thị danh sách tờ khai sau đó tiếp tục chọn “Thông báo phát hành hóa đơn” từ danh sách, lưu ý tích vào ô vuông nằm ở cuối mục thông báo để lựa chọn, chọn “Tiếp tục” để đăng ký.

Sau khi đã đăng ký thành công, bạn vào mục “Nộp tờ khai” để tải lên file thông báo phát hành hóa đơn. File thông báo phát hành hóa đơn phải để ở định dạng XML để đảm bảo hợp lệ.

Bước 3: Nộp hóa đơn mẫu, thông báo và quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn tiến hành nộp cả hồ sơ trên trang nhantokhai.gdt.gov.vn. Cách tra cứu hóa đơn điện tử đã phát hành là bạn có thể vào mục “Tra cứu” để tra cứu thông báo phát hành hóa đơn, nếu thấy hóa đơn đã có đầy đủ thông tin nghĩa là doanh nghiệp được phép sử dụng.

Tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Trên đây là các thông tin hướng dẫn cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn cực đơn giản cho doanh nghiệp. Để được hỗ trợ phát hành hóa đơn nhanh chóng, doanh nghiệp có thể liên hệ thông tin sau: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768.