Quản lý lịch làm việc với Google Calendar

Lên lịch sự kiện một cách nhanh chóng bằng cách kiểm tra xem khi nào các đồng nghiệp rảnh và sắp lớp lịch của họ trong một chế độ xem duy nhất. Bạn có thể chia sẻ lịch để mọi người xem chi tiết sự kiện đầy đủ hay chỉ xem được là bạn đang rảnh.

Để lập được thời gian biểu trên ứng dụng Google calendar, các bạn cần thực hiện các bước sau đây: 

Bước 1: Google Calendar là một ứng dụng đã được hỗ trợ trên cả hệ điều hành IOS và Android, các bạn có thể truy cập vào CH Play hoặc AppStore của mình để tải về ứng dụng này. 

Bước 2: Bấm vào dấu cộng ở phía dưới màn hình để bắt đầu lập thời gian biểu. Tiếp đó, nhấn vào biểu tượng “Sự kiện”. 

Bật mí cách lập thời gian biểu trên Google calendar

Bước 3: Ở giao diện tiếp theo, các bạn có thể thêm email cá nhân để có thể nhận thông báo về công việc. Bạn cần nhập thời gian bắt đầu và kết thúc cho công việc, bật thêm thông báo theo khoảng thời gian mình mong muốn. Cuối cùng, nhấn vào “Lưu” để kết thúc. 

Phần mềm Quản lý lịch biểu miễn phí

Google calendar như một bản trình chiếu tất cả các công việc các bạn cần phải thực hiện như một cuốn lịch. Theo đó, tất cả các công việc các bạn cần làm đều hiện lên theo ngày vô cùng khoa học. Bảng biểu còn có những màu sắc bắt mắt để người học có thể sáng tạo nhiều hơn, dễ dàng theo dõi và không bị nhầm lẫn các công việc giữa các ngày khác nhau. 

2.2. Thời gian xếp lịch dài

Bạn sẽ chỉ mất khoảng vài ba phút cho việc sắp xếp công việc trong cả tháng trời, có thể là nhiều tháng sau đó. Trong khi việc sắp xếp công việc thông qua sổ thì tốn nhiều thời gian hơn. Đôi khi lại phải gạch xóa nhiều lần. Với những sự kiện giống nhau như lịch học, lịch làm việc thì cũng mất công ghi đi ghi lại nhiều lần. Với Google calendar thì bạn sẽ tiết kiệm được kha khá thời gian đó. 

Sắp xếp lịch làm việc nhiều tháng chỉ trong vài ba phút

Với những bạn phải thực hiện nhiều công việc hay học tập cùng lúc thì vẫn sẽ an tâm sử dụng Google calendar. Bởi nó có khả năng tạo nhiều lịch làm việc cùng lúc, phân bổ thời gian hợp lý để các công việc của bạn không bị chồng chéo. Cùng một tài khoản Google calendar, các bạn có thể làm được mọi thứ, sắp xếp công việc hiệu quả và không bị chồng chéo lên nhau. 

2.4. Quản lý công việc nhóm

2.4.1. Hẹn lịch rảnh

Bạn đã bao giờ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm một thời gian thích hợp để cả nhóm cùng họp chưa? Dù là các bạn sinh viên thì cũng còn vô vàn những công việc không thể giải thích, người này bận việc này, người kia bận việc kia và cuối cùng là không thể tìm được một thời gian thích hợp để làm việc nhóm. Với những người đi làm, đã có gia đình thì tìm kiếm thời gian rảnh cho các đồng nghiệp để tham gia họp còn khó khăn hơn. 

Tìm kiếm lịch rảnh giữa các thành viên

Với phần mềm Google calendar, các bạn sẽ có thể khảo sát thông tin này trên email với các đồng nghiệp để biết được thời gian rảnh của họ và sắp xếp một thời gian họp hợp lý với tất cả mọi người. Tính năng đó có tên “Add a friend’s calendar”.

2.4.2. Chia sẻ thông tin

Các bạn cũng có thể chia sẻ thông tin việc làm, file tài liệu với bạn bè, đồng nghiệp của mình thông qua Google calendar. Trong trường hợp có những tài liệu muốn chia sẻ, nhưng cũng có những tài liệu bí mật thì người dùng hoàn toàn có thể để chế độ riêng tư, không chia sẻ với bạn bè. Đây chắc chắn là tính năng cần thiết trong quá trình làm việc nhóm của tất cả mọi người. 

2.4.3. Tạo lịch họp

Khi đã biết được thời gian rảnh của các đồng nghiệp thì các bạn có thể tạo lịch họp trên Google calendar. Thay vì đi nhắc nhở từng người tham gia cuộc họp thì các bạn chỉ cần mời các thành viên thông qua email bằng một cú click. 

Tạo lịch họp phù hợp cho các thành viên trong nhóm

Các thành viên trong nhóm nhận được email sẽ xác nhận lại rằng có tham gia được hay không qua chính email đó để người quản lý biết được số lượng người tham gia để tổ chức cuộc họp hiệu quả nhất. 

Google calendar còn được kết nối trực tiếp với Google meet tạo nên một “hệ sinh thái” thống nhất giúp cho các bạn tạo lập những cuộc họp nhanh chóng, thành công, tham gia đầy đủ.
Với những người bận trong thời gian họp đã được cài đặt lịch bận thì Google calendar sẽ chặn tính năng thêm vào cuộc gọi từ người khác để người dùng không bị làm phiền trong quá trình làm việc. 

2.5. Dễ dàng tạo và chỉnh sửa

Các sự kiện sau khi được thiết lập chỉ với 3 bước vô cùng dễ dàng như ở phần 1 và hoàn toàn có thể chỉnh sửa theo mong muốn hoặc sự thay đổi về hoàn cảnh của người sử dụng. Bạn sẽ chẳng mất công gạch gạch xóa xóa trên sổ làm mất thẩm mỹ mà chỉ cần click 1 chút là có thể xóa và chỉnh sửa nội dung. 

2.6. Đồng bộ với gmail

Với khả năng đồng bộ với gmail, tất cả các thông tin về công việc của bạn và đồng nghiệp có thể thực hiện và kết nối trên gmail mà không cần thông qua quá nhiều bước. Với những công việc và sự kiện đã được tạo lập thì các bạn có thể bật, tắt thông báo tùy thích. Khi gần tới lịch làm việc thì ứng dụng sẽ hiển thị thông báo và gửi thông báo này về email cho người dùng để nhắc nhở họ sắp xếp thời gian để bắt đầu công việc của mình. 

Xem thêm: Kinh nghiệm lập thời gian biểu học ngoại ngữ

Google calendar có khả năng đồng bộ với gmail và google meet

Google calendar thật là phần mềm hữu ích dành cho những người “não cá vàng”, người có quá nhiều công việc cần thực hiện trong ngày. Nó sẽ giúp cho các bạn tiết kiệm thời gian sắp xếp công việc, không bị bỏ lỡ hoặc làm muộn các công việc quan trọng. Công việc được sắp xếp khoa học cũng giúp cho bạn căn chỉnh được thời gian thực hiện công việc, làm việc đúng giờ giấc, nâng cao hiệu quả công việc.

Phần mềm quản lý lịch làm việc giống như một công cụ giúp bạn rèn giũa được kỹ năng sống có kế hoạch, có mục tiêu cụ thể. Đây là một kỹ năng quan trọng giúp chúng ta dễ dàng đạt được những thành công. 

Lợi ích khi sử dụng phần mềm Google calendar trong công việc

Bạn sẽ không gặp phải khó khăn trong quá trình sắp xếp công việc, chỉ cần chiếc điện thoại là có thể sắp xếp thời gian một cách khoa học. Bạn cũng không phải “vò đầu bứt tai” mỗi lần công việc chồng lên thành núi. 

Phần mềm còn có thể đồng bộ trên cả điện thoại và máy tính, các bạn có thể sử dụng phần mềm bất cứ khi nào mong muốn. Các thông tin được nhập trên máy tính thì sẽ được sao chép giống như trên điện thoại. Thật tiện lợi đúng không nào? Đây chắc chắn sẽ là một phần mềm hữu ích để các bạn có thể thay đổi bản thân sống tích cực, thoải mái và lạc quan hơn mỗi ngày. 

Trên đây là toàn bộ thông tin về cách lập thời gian biểu trên Google calendar. Mong rằng qua bài viết này, các bạn sẽ nhanh chóng tải về ứng dụng và sử dụng hiệu quả cho việc học tập và làm việc của mình.

Xem thêm: Giải pháp khắc phục tình huống quản lý thời gian kém hiệu quả

Top 3 phần mềm quản lý công việc bằng Google hữu ích nhất hiện nay

Bạn đã biết phần mềm quản lý công việc bằng Google đang được sử dụng rộng rãi hiện nay chưa? Click ngay vào link dưới đây để tìm hiểu. 

Quản lý công việc bằng Google

Nếu bạn đang cần một công cụ online hỗ trợ miễn phí trên điện thoại để dễ dàng lên lịch làm việc và quản lý thời gian một cách khoa học, thì Google Calendar chính là sự lựa chọn tuyệt vời cho bạn. Google Calendar là ứng dụng vừa hỗ trợ xem lịch, vừa hỗ trợ lên lịch nhắc nhở chi tiết trong mọi hoạt động hằng ngày, bao gồm cả việc lên lịch học tập và làm việc. Hôm nay, mình sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo lịch học trên Google Calendar cực đơn giản nhé.

Cách tạo lịch học trên Google Calendar

Bước 1: Tải ứng dụng Google Calender về máy và mở ứng dụng.

• Link tải cho Android
• Link tải cho iOS

Bước 2:Sau khi vào ứng dụng bạn chọn vào dấu cộng > Sự kiện.

Bước 3: Tại đây bạn có thể thêm mail của bạn > Thời gian bắt đầu và kết thúc > Thêm thông báo cho buổi học > Lưu.

Bước 4: Ngoài ra bạn có thể tạo phòng học bằng google meets và gửi link cho mọi người.

Chúc các bạn thành công. Nếu có thắc mắc nào khác, đừng ngần ngại để lại ở phần bình luận để team mình hổ trợ nhé

Có một chiếc smartphone sẽ giúp bạn dễ dàng học tập, làm việc và giải trí online tại nhà. Nếu chưa có smartphone, hoặc muốn mua smartphone cho ba mẹ thì hãy bấm vào nút cam bên dưới để chọn mua ngay nhé.

MUA SMARTPHONE GIÁ RẺ TẠI THẾ GIỚI DI ĐỘNG

Xem thêm:

• Cách xem xu hướng trên TikTok vô cùng đơn giản
• 6 bí quyết chụp ảnh đẹp trên điện thoại Samsung