Chứng từ kế toán cần lưu trữ những gì

Lưu trữ chứng từ kế toán là một khía cạnh quan trọng của quản lý tài chính trong mỗi doanh nghiệp. Việc tuân thủ các quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán không chỉ giúp đảm bảo sự tuân thủ quy định thuế và kiểm toán mà còn là một phần quan trọng của việc bảo vệ thông tin tài chính và quản lý tài sản.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán và sự quan trọng của việc thực hiện chúng.

Bài cùng chủ đề

• Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ điện tử đúng quy định
• Tìm hiểu về quy định lưu trữ hồ sơ theo chuẩn ISO 9001
• Cách lưu trữ tài liệu điện tử an toàn cho doanh nghiệp

1. Tầm quan trọng của thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

Khi một doanh nghiệp thực hiện các giao dịch tài chính, chứng từ kế toán được tạo ra như hóa đơn, biên lai, báo cáo tài chính và nhiều loại tài liệu khác. Những chứng từ này không chỉ giúp công ty ghi nhận và kiểm soát tình hình tài chính của mình mà còn là cơ sở để tổ chức, sắp xếp và lưu trữ thông tin liên quan đến tài sản, nguồn lực và các giao dịch tài chính khác.

Tuy nhiên, việc lưu trữ chứng từ kế toán không chỉ là một công việc tùy ý mà phải tuân thủ theo các quy định về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu cụ thể. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán có tầm quan trọng đặc biệt vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng kiểm tra, xem xét và kiểm toán tài chính của doanh nghiệp. Dưới đây là một số điểm quan trọng liên quan đến tầm quan trọng của thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán:

• Tuân thủ quy định thuế: Các quy định thuế yêu cầu doanh nghiệp phải lưu trữ chứng từ kế toán trong một khoảng thời gian cụ thể. Việc không tuân thủ thời hạn này có thể dẫn đến việc phải trả thuế cao hơn, phạt hoặc kiểm toán thuế.
• Kiểm toán nội bộ và bên ngoài: Các công ty thường phải kiểm toán tài chính của mình để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán quyết định khả năng kiểm toán tài chính này diễn ra hiệu quả.
• Phục vụ cho quản lý tài chính: Các chứng từ kế toán cũng giúp công ty trong việc quản lý tài chính hàng ngày. Chúng là công cụ hữu ích để phân tích, dự đoán và ra quyết định tài chính quan trọng.

2. Quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán đúng pháp luật

Dưới đây là những quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán mà doanh nghiệp cần phải lưu ý:

2.1. Thời hạn lưu trữ tối thiểu 5 năm

Căn cứ vào quy định tại điều 12 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, những chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ, như phiếu thu chi và phiếu nhập xuất kho, cũng như tài liệu kế toán dùng cho quản lý và điều hành, phải được lưu trữ ít nhất là 5 năm.

Tuy nhiên, đối với các trường hợp khác, thời hạn lưu trữ có thể được quy định cụ thể và doanh nghiệp phải tuân thủ quy định đó.

\>>> Xem thêm: Quy trình lưu trữ quản lý hồ sơ tài liệu công việc CHUẨN theo ISO 9001

2.2. Thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm

Theo quy định tại điều 13 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các tài liệu chứng từ kế toán sau đây phải được lưu trữ ít nhất là 10 năm:

• Chứng từ kế toán liên quan trực tiếp đến việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
• Các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
• Báo cáo tháng, quý, năm và báo cáo quyết toán.
• Báo cáo tự kiểm tra kế toán và biên bản tiêu hủy tài liệu.
• Tài liệu chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, báo cáo kết quản kiểm kê và đánh giá tài sản.

2.3. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn

Ngoài các quy định về thời hạn lưu trữ hồ sơ của chứng từ kế toán đã nêu, đối với những chứng từ có tính sử sách, giá trị kinh tế và chính trị – xã hội cao, doanh nghiệp phải lưu trữ chúng vĩnh viễn. Điều này bao gồm sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính năm và các chứng từ kế toán quan trọng khác.

Trong quản lý tài chính của doanh nghiệp, việc tuân thủ thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là một phần quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ quy định thuế, và bảo vệ thông tin tài chính. Việc hiểu và thực hiện các quy định về thời hạn lưu trữ này là một yếu tố quan trọng trong quản lý hiệu quả và tuân thủ trong lĩnh vực tài chính.

Sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán đối với một kế toán rất quan trọng nhất là tình hình hiện nay có những công ty đến 5 năm còn chưa quyết toán xong và các kế toán không làm liên tục trong một thời gian dài trong một công ty, thì những người kế nhiệm rất khó khăn trong việc tìm kiếm chứng từ kế toán cũ nếu như việc sắp xếp không có khoa học. Tùy vào số lượng hóa đơn chứng từ cũng như tình hình thực tế quy mô của từng công ty mà kế toán sẽ có những cách sắp xếp lưu trữ hệ thống chứng từ kế toán. Cty CP Phần mềm Effect xin chia sẻ cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán một cách khoa học, hợp lý để dễ dàng tìm kiếm khi cần dùng.

1. Công tác sắp xếp chứng từ gốc

- Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu tư tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính, các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào + đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế, Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán,...có đầy đủ chữ ký theo chức danh. Hóa đơn mua vào phải có phiếu chi, hóa đơn bán ra phải có phiếu thu, nếu thanh toán qua ngân hàng thì phải có bảng sao kê của ngân hàng.

- Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.

- Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT, XNK, Môn Bài, TTDB, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo thuế TNDN tạm nộp hàng quý...

- Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm.

- Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo.

Hóa đơn bán ra phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho, kẹp theo hợp đồng và Biên bản nghiệm thu, thanh lý nếu có. Trường hợp này chỉ áp dụng khi bán hàng thu được tiền mặt với điều kiện hóa đơn VAT < 20.000.000đ vì theo quy định hóa đơn > 20.000.000đ phải thanh toán qua ngân hàng nếu không thanh toán qua ngân hàng thì phần thuế GTGT đó của bên mua sẽ không được khấu trừ Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có.

Nếu phát sinh trên 20 triệu:

• Với công ty xây dựng: phải làm hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý hợp đồng, giấy đề nghị thanh toán, chuyển khoản; hóa đơn GTGT bán ra.

• Công ty thương mại, dịch vụ: Hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng, hóa đơn tài chính.

Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có...

Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.

- Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.

Nếu hóa đơn lớn hơn 20.000.000đ là hóa đơn bán hàng thông thường thì không cần phải chuyển khoản, chỉ cần làm hợp đồng và thanh lý hợp đồng là đủ điều kiện hợp thức hóa rồi

2. Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế

- Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý.

- Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm.

3. Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo hình thức NCK)

- Sổ nhật ký chung;

- Sổ nhật ký bán hàng;

- Sổ nhật ký mua hàng;

- Sổ quỹ tiền mặt;

- Sổ tiền gửi ngân hàng;

- Sổ nhật ký chi tiền;

- Số nhật ký thu tiền;

- Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng;

- Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp;

- Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm;

- Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng;

- Sổ cái các tài khoản: 131 , 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,...621, 622, 627, 641, 642,...Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15;

- Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định;

- Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ;

- Sổ khấu hao tài sản cố định;

- Sổ khấu hao công cụ dụng cụ;

- Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư;

- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho

- Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký).

Lưu ý: số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự theo số tăng dần không ngắt quãng, nhảy số.

4. Sắp xếp các hợp đồng kinh tế

- Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra:

- Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng;

- Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ;

- Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.

5. Hồ sơ pháp lý

- Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng (xác thực);

- Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế

6. Kiểm tra chi tiết khác

- Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái);

- Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản: hóa đơn đầu ra – vào và sổ kế toán;

- Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng;

- Kiểm tra các khoản phải trả;

- Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế;

- Đầu vào và đầu ra có cân đối;

- Kiểm tra ký tá có đầy đủ;

- Kiểm tra lại xem định khoản các khoản phải thu và phải trả định khoản có đúng;

- Kiểm tra lại bảng lương xem ký có đầy đủ, số liệu trên sổ cái 334 và bảng lương có khớp : Đối với nhân viên phải có hồ sơ đầy đủ;

- Kiểm tra lại số dư các tài khoản sổ cái : số dư TK 111 ,112 với sổ Quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, Số dư các tài khoản: 511, 515, 711, 621, 622, 627, 641, 642, 811, 911 nếu cuối kỳ có số dư bằng không là đúng, hoặc kiểm tra trên bảng cân đối phát sinh nếu tài khoản nào có số dư là sai;

Chứng từ kế toán cần phải được lưu trữ trọng thời gian bao lâu?

Căn cứ theo quy định tại điều 12 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, những chứng từ kế toán phải thực hiện quy định lưu trữ tối thiểu 5 năm là những tài liệu, chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ bao gồm: Chứng từ kế toán như phiếu thu chi, phiếu nhập xuất kho.

Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán được lưu trữ tối thiểu bao nhiêu năm?

- Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; - Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Chứng từ kế toán bao gồm những gì?

Chứng từ kế toán bao gồm các loại giấy tờ liên quan như: Hóa đơn, phiếu thu chi, phiếu xuất/nhập khẩu hay những vật mang tin trong quá trình trao đổi, mua/bán hàng hóa.

Hóa đơn điện tử lưu trữ trọng bao lâu?

Cụ thể căn cứ theo Điều 12, 13, 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều của luật kế toán và Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được hiểu một loại chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm. Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu là 10 năm.