Cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn năm 2024

Căn cứ tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, khi hóa đơn điện tử có sai sót các bên cần chú ý một số nguyên tắc xử lý như sau:

Trường hợp sai sót

Nguyên tắc xử lý sai sót

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế/hóa đơn điện tử có sai sót cần điều chỉnh/thay thế

Bên bán có thể thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn/nhiều hóa đơn điện tử có sai sót (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất kỳ lúc nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Trường hợp bên bán lập hóa đơn khi thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh việc hủy/chấm dứt việc cung cấp dịch vụ

Bên bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và bên bán đã xử lý tại hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót

Các lần xử lý tiếp theo bên bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót

Bên bán chỉ điều chỉnh mà không hủy/thay thế hóa đơn.

Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót

Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy)

Thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế

Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định như thế nào?

Phát hiện hóa đơn điện tử sai sót thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh hay lập hóa đơn mới thay thế?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc xử lý hóa đơn có sai sót như sau:

Xử lý hóa đơn có sai sót

...

2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Các doanh nghiệp hiện đang thực hiện số hóa tài liệu, dữ liệu và chuyển dần hoàn toàn sang sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, dù là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử thì trong quá trình lập và xuất hóa đơn sẽ không tránh khỏi các trường hợp sai sót. Vậy đâu là cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai đúng theo luật định? Cùng Accnet tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

1. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai cần căn cứ quy định pháp lý nào?

Trước khi thực hiện cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai, doanh nghiệp hay kế toán viên cần biết và hiểu rõ được các căn cứ pháp lý thực hiện cho từng loại hóa đơn. Theo đó, tùy vào từng loại hóa đơn doanh nghiệp sử dụng sẽ áp dụng các căn cứ pháp lý khác nhau.

Hiện nay có hai loại hóa đơn điện tử được sử dụng và căn cứ xử lý cụ thể như sau:

Hóa đơn điện tử được ban hành theo thông tư 23/2021/TT-BTC: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai căn cứ vào điều 9 tại thông từ và các công văn hướng dẫn xử lý khác cho từng trường hợp sai sót cụ thể. Hóa đơn điện tử loại mới ban hành theo thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Căn cứ xử lý theo khoản 1 điều 7 theo thông tư 78 về hóa đơn điện tử và điều 19 theo Nghị định 123.

2. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 32

Tóm tắt tổng quan cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 32 như sau:

Hóa đơn đã lập và chưa gửi khách hàng: Tiến hành hủy và lập mới Hóa đơn đã lập và đã gửi cho khách hàng chưa kê khai thuế: Lập biên bản hủy và xuất hóa đơn mới. Hóa đơn điện tử đã lập và gửi khách hàng có kê khai thuế: Lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh sai sót. Trường hợp sai tên công ty, địa chỉ nhưng mã số thuế đúng thì chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử.

Theo dõi chi tiết từng trường hợp điều chỉnh hóa đơn điện tử viết sai ngay sau đây.

\>>> Liên quan: Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào an toàn đúng quy định

2.1 Trường hợp hóa đơn điện tử viết sai chưa gửi cho người mua

Khi hóa đơn điện tử đã được lập nhưng có những sai sót như địa chỉ, MTS, thuế suất, tên hàng hóa, sai ngày hay số tiền, tuy nhiên hóa đơn chưa được gửi cho khách hàng, kế toán viên thực hiện hủy hóa đơn và lập lại hóa đơn mới. Hóa đơn điện tử bị hủy phải được lưu trữ lại để làm căn cứ khi có điều tra từ các cơ quan thuế.

Cách xử lý này căn cứ theo công văn số 3441/TCT-CS ngày 29/8/2019 của tổng cục thuế và hóa đơn điện tử.

2.2 Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai khi đã gửi cho người mua có hai trường hợp sau đây:

Chưa kê khai thuế

Hóa đơn lập và gửi cho cho người mua nhưng hàng hóa, dịch vụ đã bàn giao cho khách hàng nhưng có những sai sót thì xử lý như sau:

Bước 1: Xác nhận sai sót từ bên bán và bên mua và đồng ý hủy hóa đơn sai sót.

Bước 2: Bên bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua. Lưu ý, trên hóa đơn mới cần xác nhận đây là hóa đơn thay thế cho hóa đơn cũ có sai sót.

Đã kê khai thuế

Hàng hóa, dịch vụ đã gửi cho bên mua và đã kê khai thuế sẽ thực hiện xử lý hóa đơn điện tử sai sót như sau:

Bước 1: Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ các sai sót có chữ ký điện tử của 2 bên.

Bước 2: Bên bán lập biên bản điều chỉnh các sai sót, ghi rõ tăng hoặc giảm về số lượng hàng hóa, thuế suất, giá bán cho hóa đơn điện tử sai sót trước đó.

Căn cứ vào biên bản điều chỉnh này, hai bên sẽ kê khai điều chỉnh theo luật định.

3. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 78 và NĐ 123

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng loại hóa đơn điện tử mới sẽ có 2 trường hợp xử lý như sau:

3.1 Trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử được cấp mã của cơ quan thuế và chưa gửi cho người mua được xử lý theo các bước sau:

Bước 1: Dùng mẫu số 04/SS-HDĐT tại phụ lục IA trong Nghị định 123 để thông báo cho cơ quan thuế hủy hóa đơn điện tử được cấp mã có sai sót.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để lập mã số mới và gửi cho người mua.

Hóa đơn có sai sót về địa chỉ, tên nhưng không sai mã số thuế được gửi cho người mua thực hiện xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo các bước sau:

Bước 1: Người bán chỉ cần thông báo về các sai sót trên mà không cần lập lại hóa đơn mới.

Bước 2: Dùng mẫu số 04/SS-HDĐT tại phụ lục IA trong Nghị định 123 để thông báo về các sai sót.

Hóa đơn sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng xử lý như sau:

Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót.

Trường hợp hai bên có lập thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điện tử thì 2 bên cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ các sai sót trước khi thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh.

3.2 Trường hợp hóa đơn không có mã của cơ quan thuế

Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai đối với trường hợp hóa đơn không có mã của cơ quan thuế như sau:

Hóa đơn điện tử có chỉ có sai sót về tên, địa chỉ nhưng mã số thuế đúng, những nội dung còn lại đúng thì không cần phải lập lại hóa đơn. Người bán chỉ cần thông báo cho người mua về những sai sót này. Trường hợp hóa đơn lập sai mã số thuế, số tiến, thuế suất, hàng hóa không đúng quy cách thì người bán cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử có sai sót. Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ “điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm”. Nếu 2 bên có lập thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thì cần lập lại bản thỏa thuận mới ghi rõ các sai sót.

4. Lưu ý cần biết khi điều chỉnh hóa đơn điện tử viết sai

Để đảm bảo quá trình thực hiện đúng và tránh gặp các sai sót khác cần lưu ý những vấn đề sau đây:

Lập và ký biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử: Biên bản điều chỉnh cần có đủ chữ ký của người mua và người bán. Người mua có chữ ký điện tử thì biên bản được lập và ký điện tử. Nếu người mua không có chữ ký điện tử thì biên bản lập bằng giấy và ký trực tiếp. Những hóa đơn điện tử đã hủy cần được lưu trữ cẩn thận để cung cấp cho các cơ quan thuế khi phục vụ điều tra. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-) Chi tiết các trường hợp xử lý hóa đơn điện tử viết sai đã được AccNet trình bày đầy đủ trong bài viết này. Hy vọng những thông tin trong bài giúp cho Doanh nghiệp và kế toán viên thực hiện đúng cách xử lý nếu có sai sót trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử nhé.