Cách viết email hỏi thông tin trường Đại học
Câu hỏi: Cách viết mail cho thầy cô? Show
Trả lời: I. Tạo ấn tượng tốt ban đầu1. Kiểm tra giáo trình về câu hỏi. Thường thì thắc mắc của bạn đã được giải đáp trong tài liệu mà giảng viên cung cấp vào đầu khóa học. Việc hỏi lại một vấn đề có sẵn sẽ khiến họ xem bạn là một sinh viên không nghiêm túc, và thầy/cô sẽ bực mình vì bạn làm mất thời gian của họ. + Giáo trình có thể bao gồm thông tin về bài tập của khóa học, hạn chót nộp bài, chính sách của lớp học và cấu trúc bài làm. + Nếu giảng viên chỉ cung cấp cho bạn một loạt các sách đọc thì bạn có thể gửi mail về thắc mắc nào đó chưa được giải đáp trong giáo trình. 2. Sử dụng tài khoản học tập của bạn. Các giảng viên thường nhận được rất nhiều email mỗi ngày. Bằng cách sử dụng tài khoản của nhà trường, lá thư của bạn sẽ ít đi vào hộp thư rác. Ngoài ra, địa chỉ email mà trường cung cấp trông chuyên nghiệp hơn. Giảng viên sẽ biết được ai là người thực sự gửi email vì tài khoản sinh viên thường dựa trên tên của bạn. 3. Viết dòng tiêu đề thu hút sự chú ý. Dòng tiêu đề sẽ gợi ý cho giảng viên về nội dung chính của email trước lúc họ đọc thư. Điều này rất hữu dụng vì thầy/cô sẽ dành ra thời gian thích hợp để xử lý nó. Chủ đề của email cũng phải rõ ràng và đúng trọng tâm. - Chẳng hạn, bạn có thể viết là "Câu hỏi về bài tập hiện tại" hay "Luận văn tốt nghiệp". 4. Mở đầu bằng việc chào hỏi và sử dụng chức danh cùng với họ và/hoặc tên của giảng viên đó. Dĩ nhiên chúng ta đều muốn lao ngay vào vấn đề của mình. Tuy nhiên, khi viết thư cho một giáo viên, bạn cần xem đó là một lá thư trang trọng. Hãy bắt đầu bằng "Kính gửi Tiến sĩ Trần Văn Dũng," theo sau là một dấu phẩy. Nhớ sử dụng cả họ của người đó nếu như cả hai không mấy thân quen. + Nếu bạn không chắc về học vị/học hàm của giảng viên, bạn có thể gọi họ là "Thầy Trần Văn Dũng." + Bạn có thể sử dụng cách chào hỏi thân mật hơn một chút, chẳng hạn như "Kính gửi thầy Dũng," nếu bạn và vị giảng viên đã có những tương tác mang tính cá nhân. II. Soạn thảo nội dung email1. Nhắc giảng viên nhớ bạn là ai. Các thầy/cô có rất nhiều học trò để theo dõi, vì thế họ sẽ cần bạn tự giới thiệu trước. Hãy cho biết tên, lớp mà bạn học với giảng viên đó, bao gồm cả tiết học cụ thể, ví dụ như "Toán Kinh Tế tiết 2". 2. Tránh lạc đề. Giảng viên là những người bận rộn, vì thế bạn đừng nói lan man. Hãy đi thẳng vào vấn đề, bỏ qua các chi tiết không liên quan và trình bày càng ngắn gọn càng tốt. Chẳng hạn, nếu bạn thắc mắc về một bài tập, hãy nói ngay: "Em có một câu hỏi về bài tập mà thầy cho chúng em vào thứ ba vừa rồi. Thầy muốn chúng em làm theo nhóm hay cá nhân?" 3. Viết thành những câu hoàn chỉnh. Thư điện tử không phải là một bài viết Facebook hay tin nhắn gửi cho bạn bè. Nghĩa là khi viết thư cho giảng viên, bạn cần sử dụng những câu hoàn chỉnh, bất kỳ điều gì khác hơn sẽ trông thiếu tính chuyên nghiệp. + Chẳng hạn bạn đừng viết, "Buổi học tuyệt vời thầy ơi... xuất sắc!" + Thay vì thế, hãy viết, "Thầy đã mang đến cho chúng em một bài giảng vô cùng dễ hiểu vào buổi học trước." 4. Tập trung vào giọng điệu. Khi bạn liên hệ với giáo viên vào lần đầu, hãy giữ giọng điệu và ngôn ngữ thật chuyên nghiệp. Nghĩa là bạn không được thêm biểu tượng cảm xúc! Nếu cả hai bắt đầu phát triển quan hệ thư từ, bạn sẽ thấy rằng mình có thể thoải mái hơn một chút khi các học kỳ trôi qua. Điều này đặc biệt đúng nếu giảng viên chủ động tỏ ra thân mật hơn (chẳng hạn như gửi cho bạn một biểu tượng cảm xúc trong email). 5. Thể hiện yêu cầu một cách lịch sự. Nhiều sinh viên cứ đòi hỏi điều này điều nọ với giảng viên của họ. Bạn sẽ chẳng thể đi đến đâu nếu làm vậy. Thay vì thế, hãy đưa ra vấn đề của bạn như một lời thỉnh cầu mà giáo viên có thể chấp nhận hoặc không. Ví dụ, bạn mong muốn giảng viên gia hạn thêm thời gian cho bài luận văn. Đừng nói rằng, "Bà của em vừa mất. Hãy cho em thêm thời gian để nộp bài luận." Nói thế này sẽ hay hơn, "Em vừa trải qua một tuần khó khăn vì sự ra đi của bà. Thầy/cô có thể cho em thêm thời gian để làm bài luận không?" 6. Sử dụng dấu chấm câu thích hợp. Đối với email gửi cho bạn bè, bạn có thể bỏ qua việc chia đoạn và các dấu phẩy. Tuy nhiên, khi viết mail cho giáo viên, bạn cần đặt dấu câu ở những vị trí cần có. 7. Viết rõ ràng các từ. Trong khi ngôn ngữ nhắn tin ngập tràn khắp internet thì email chuyên nghiệp là nơi mà bạn phải tránh sử dụng chúng. Nghĩa là bạn không được dùng "thui" để thay thế cho "thôi," hay "j" thay cho "gì", vân vân. Hãy sử dụng ngôn ngữ thuần Việt. Đừng quên kiểm tra chính tả tự động trước khi gửi email. 8. Viết hoa một cách hợp lý. Các chữ đầu câu và danh từ thích hợp phải được viết hoa. Không nhầm lẫn sang văn nói và nhớ viết hoa một cách có chọn lọc. Luôn viết hoa những từ cần phải được viết hoa. III. Hoàn tất email1. Chỉ ra hành động mà bạn muốn giáo viên thực hiện. Đảm bảo rằng bạn nói chính xác những gì mà bạn muốn ở giảng viên vào cuối hoặc gần cuối email. Nếu cần gặp họ, hãy hỏi về điều đó. 2. Đọc lại toàn bộ thư nhằm kiểm tra ngữ pháp. Rà soát lại email để chắc rằng bạn không bỏ sót lỗi ngữ pháp. Thường thì bạn sẽ bắt gặp một hoặc hai lỗi cần sửa. 3. Nhìn lại email dưới quan điểm của giảng viên. Hãy nghĩ về nội dung lá thư để chắc rằng bạn không đòi hỏi khắt khe điều gì. Bên cạnh đó, đảm bảo rằng email của bạn thực sự súc tích. Hẳn là bạn không muốn chia sẻ quá nhiều về đời sống cá nhân của mình vì điều đó không chuyên nghiệp. 4. Kết thúc email bằng một lời chào. Bạn đã mở đầu một cách trang trọng nên bạn cũng cần kết thư lịch sự như thế. Sử dụng những câu như "Trân trọng" hay "Chân thành cảm ơn," theo sau là một dấu phẩy cùng với tên đầy đủ của bạn. 5. Kiểm tra email sau một tuần. Sau khi gửi email, bạn không nên làm phiền thầy/cô về câu trả lời. Tuy nhiên, nếu bạn không thấy hồi âm gì trong vòng một tuần, bạn có thể gửi lại một email khác vì có thể thư của bạn đã bị lẫn lộn ngẫu nhiên ở đâu đó. 6. Xác nhận thư trả lời. Một khi thầy/cô hồi âm, bạn cần xác nhận rằng mình đã nhận được thư trả lời. Một câu "Em cảm ơn thầy!" là đủ. Nếu cần thiết, bạn có thể viết một email dài hơn bằng cách sử dụng cấu trúc tương tự để giữ tính chuyên nghiệp. Nếu như vấn đề hay thắc mắc của bạn vẫn chưa được giải quyết thỏa đáng qua email, hãy xin thầy sắp xếp một cuộc gặp trực tiếp. Ví dụ, bạn có thể nói, "Cảm ơn vì đã giải đáp thắc mắc cho em. Hẹn gặp lại thầy/cô trên lớp." Nếu muốn gặp trực tiếp giảng viên, bạn có thể viết, "Em cám ơn những chia sẻ của thầy/cô về vấn đề này. Nhưng nếu thầy/cô có thời gian, em có thể đến gặp mặt và trao đổi chi tiết hơn, được không?" Các mẫu email tham khảo:2.2. Cách viết lời mở đầu email bằng tiếng AnhTrước khi tìm hiểu về những mẫu câu lời mở đầu, bạn nên lưu ý rằng việc viết lời mở đầu không bắt buộc. Sau khi viết lời chào, bạn có thể trình bày luôn mục đích viết email. Lời mở đầu thường được chia thành hai dạng:
Lưu ý: Việc hỏi thăm sức khỏe không nên dùng với mọi đối tượng người nhận mà chỉ nên dùng với những người bạn đã có mối quan hệ khá thân thiết và thoải mái hoặc cảm thấy họ thích được hỏi thăm. Đối với những đối tượng còn lại, bạn nên trực tiếp đi thẳng vào mục đích viết email vì có rất nhiều người khi làm việc, họ thích ngắn ngọn và vào thẳng vấn đề để tiếp kiệm thời gian. Bảng tổng hợp các lời mở đầu:
2.3. Trình bày mục đích viết thư bằng tiếng Anh2.3.1. Khi phản hồi thư
2.3.2. Khi chủ động viết thư
2.4. Các thông tin chi tiết khi viết email bằng tiếng Anh2.4.1. Cách viết thư đưa ra yêu cầu hoặc hỏi thông tin
2.4.2. Phản hồi về yêu cầu hoặc cung cấp thông tin
2.4.3. Cách viết thư khiếu nại bằng tiếng Anh
2.4.4. Cách viết email xin lỗi bằng tiếng Anh
2.4.5. Thư thông báo hoặc thắc mắc về file đính kèm
2.4.6. Đề nghị giúp đỡ hoặc cung cấp thêm thông tin – Thể hiện sự mong chờ phản hồi
2.5. Lời kết trước khi ký tên
Lưu ý: Khi ký tên, bạn hãy ghi đầy đủ họ tên nhé. Để tăng sự chuyên nghiệp, bạn nên tìm hiểu về cách tạo chữ ký trong email. *Lưu ý quan trọng:
Tham khảo: Top 9 trung tâm tiếng Anh giao tiếp TPHCM chất lượng nhất 3. Những lưu ý khi viết email bằng tiếng AnhTrước khi bắt tay vào viết email bằng tiếng Anh, bạn nên lưu ý những điều sau: 3.1. Xác định đối tượng nhận mail và độ trang trọng tương ứngChắc hẳn, không ít bạn đọc cũng biết khi viết email công việc, dù là bằng tiếng Anh hay tiếng Việt, ta cũng cần chú trọng đến độ trang trọng. Đặc biệt là khi đối tượng nhận email là cấp trên, khách hàng hay đối tác, sự trang trọng và lịch sự càng được đề cao. Sự trang trọng này được thể hiện qua một bố cục đầy đủ và chỉnh chu cùng từ ngữ và văn phong phù hợp với dạng văn viết trang trọng. Tuy nhiên, không phải đối với người nhận nào chúng ta cũng cần phải viết email thật trang trọng. Trong trường hợp người nhận là một đồng nghiệp thân thiết và ta không cần phải “CC” hay “BCC” cho lãnh đạo hay các đồng nghiệp khác, ta có thể viết email một cách gần gũi và thân thiện hơn. Điều này sẽ giúp chúng ta có phần “dễ thở” hơn và tiết kiệm được thêm thời gian khi làm việc. 3.2. Trang trọng nhưng không khó hiểuNhiều người vẫn hay lầm tưởng rằng muốn viết email cho thật trang trọng thì phải dùng từ vựng thật khó, “sang chảnh”, “từ vựng IELTS”, v.v. Trên thực tế, đúng là có những từ hay mẫu câu chúng ta nên dùng để mang đến sự trang trọng cho email ta đang viết. Tuy nhiên, chúng không phải những từ khó như nhiều người vẫn nghĩ. Việc cố sử dụng những từ “cao siêu” chưa chắc đã đem lại sự trang trọng cho email mà còn gây khó khăn cho cả người viết lẫn người đọc. Chính vì vậy bạn chỉ cần quan tâm đến những mẫu câu thường được khuyên dùng cho email công việc mà TalkFirst sẽ liệt kê ở mục 3 của bài viết này thôi bạn nhé. 4. Mẫu email bằng tiếng Anh thông dụng trong công việc4.1. Cách viết email yêu cầu bằng tiếng AnhDear Ms. Thảo Trang, I’m writing to request for the minutes of our meeting on Tuesday, September 7th, 2021 Our new project has just kicked off, and we all find the information mentioned in the meeting very helpful for our project. We ourselves did jot down the important points that day. However, we all agree that it’s better to take a look at the complete minutes taken by you- the minutes taker of that meeting. We would highly appreciate it if you could send us the minutes before this Friday. We look forward to hearing from you. Thank you! Sincerely, Doan Anh Tuan Gửi chị Thảo Trang, Tôi viết email này để nhờ chị gửi cho chúng tôi biên bản của cuộc họp vào ngày thứ Ba, ngày 7 tháng 9, năm 2021. Dự án mới của chúng tôi vừa bắt đầu và chúng tôi đều thấy các thông tin được đề cập trong buổi họp rất hữu ích cho dự án của chúng tôi. Hôm đó, bản thân chúng tôi cũng có ghi chép lại những điểm quan trọng. Tuy nhiên, chúng tôi đều đồng ý là sẽ tốt hơn nếu xem biên bản hoàn chỉnh được viết bởi chị- người viết biên bản của buổi họp đó. Chúng tôi rất cảm kích nếu chị có thể gửi biên bản cho chúng tôi trước thứ Sáu này. Chúng tôi mong sớm nhận được phản hồi từ chị. Cảm ơn chị! Trân trọng, Đoàn Anh Tuấn 4.2. Mẫu thư phản hồi bằng tiếng Anh về tài liệuDear Mr. Parker, With reference to your request in our last meeting, I would like to send you the quotation of our printers. The prices and other information about all models can be found in the PDF file below. I hope this can help you choose the printers that are to your liking. For further information and support, please contact me at ngo*** or the phone number: 098 *** 108. Hope to hear from you soon. Thank you so much! Yours truly, Ngo Thach Lam Thưa ông Parker, Liên quan đến yêu cầu của ông trong buổi họp gần nhất của chung ta, tôi gửi ông báo giá máy in của chúng tôi. Giá cả và các thông tin khác về tất cả các mẫu có thể được tìm thấy trong file PDF bên dưới. Tôi mong rằng nó có thể giúp ông chọn những chiếc máy in vừa ý. Để biết thêm thông tin và được hỗ trợ thêm, vui lòng liên lạc với tôi tại địa chỉ mail: ngo*** hoặc số điện thoại: 098 *** 108. Mong sớm nhận được phản hồi từ ông. Cảm ơn ông! Trân trọng, Ngô Thạch Lam 4.3. Mẫu thư mời họp bằng tiếng AnhDear Sales Department and Marketing Department, I hope you are all doing well. I’m writing to inform you of our meeting on Wednesday, September 29th, 2021. The purpose of this meeting is to discuss and draw up the plan for our year-end sales event. Here is the detailed information about the meeting:
Considering its importance, Ms. Smith would like to see you all at the meeting. Please confirm your attendance by replying to this email. Thank you so much for your time! Best regards, Nguyen Kim Tuyen Gửi phòng Kinh doanh và phòng Tiếp thị, Các bạn vẫn khỏe chứ? Tôi viết email này để thông báo với các bạn về buổi họp của chúng ta vào thứ Tư, ngày 29 tháng 09, năm 2021. Mục đích của buổi họp này là thảo luận và lên kế hoạch cho sự kiện sale cuối năm của chúng ta. Thông tin chi tiết về buổi họp như sau:
Vì tầm quan trọng của buổi họp, bà Smith mong muốn tất cả các bạn đều có mặt. Vui lòng xác nhận tham dự bằng cách phản hồi email này. Cảm ơn các bạn! Trân trọng, Nguyễn Kim Tuyền
4.4. Mẫu email khiếu nại bằng tiếng AnhDear Sir/ Madam, I wish to draw your attention to a problem we have with an order from you (Code:SON83103). The printer we ordered was supposed to be delivered to us 5 days ago. However, until now, we haven’t received it. We have tried to reach your customer service department several times, but the line has always been busy. The delay in the delivery has negatively affected our working process since we need the printer for our paperwork. We are very disappointed at your service. We expect an email from you by 4pm tomorrow at the latest, to inform me of how you are going to solve this problem. Unless this problem is solved promptly and thoroughly, then, unfortunately, we will have to take further action. Yours truly, Ho Nhat Mai Chào ông/ bà, Tôi viết email này mong muốn ông/ bà chú ý đến một vấn đề mà chúng tôi gặp phải với một đơn hàng mà chúng tôi đã đặt bên ông/ bà (Mã đơn hàng: SON83103). Máy in mà chúng tôi đặt lẽ ra phải được giao tới cho chúng tôi vào 5 ngày trước. Tuy nhiên, tới nay, chúng tôi vẫn chưa nhận được nó. Chúng tôi đã cố gắng liên lạc với phòng chăm sóc khách hàng của bên ông/ bà nhiều lần nhưng đường dây luôn bận. Sự chậm trễ trong việc giao hàng đã và đang ảnh hưởng tiêu cực lên quá trình làm việc của chúng tôi vì chúng tôi cần máy in cho các công việc giấy tờ của chúng tôi. Chúng tôi rất thất vọng về dịch vụ của bên ông/ bà. Chúng tôi sẽ chờ đến trễ nhất là 4 giờ chiều mai để nhận email của bên ông/ bà về việc bên ông/ bà sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào. Nếu vấn đề này không được giải quyết nhanh chóng và thấu đáo, chúng tôi sẽ buộc phải có biện pháp quyết liệt hơn. Trân trọng, Hồ Nhật Mai 4.5. Mẫu thư xin lỗi bằng tiếng Anh (Formal email of apology)Dear Mr. Wilson, First of all, please allow us to apologize for the delayed delivery. Due to the pandemic, the shipping procedure has been complicated. This must have resulted in your order taking longer to arrive. However, we should have made you aware of the delay at the time. Once again, let us apologize for our negligence. We have already taken all necessary measures to ensure that this will not happen again in the future. As I have been informed, the product you ordered left our warehouse 5 hours after the order was confirmed. It is currently in a transit warehouse that is 5 kilometers away from your company. We are doing everything we can to make sure that the product will reach you within tomorrow. Besides, we are offering you a 30% discount for your next purchase as a compensation for your unpleasant experience. Once again, please accept our sincere apology. For further information and support, please contact me via email or at the phone number: 098 *** 328. Yours truly, Mai Nhat Cuong Thưa ông Wilson, Trước hết, cho phép chúng tôi xin lỗi về sự chậm trễ trong việc giao hàng. Do đại dịch, thủ tục giao hàng đã bị phức tạp hóa. Điều này ắt hẳn đã khiến cho đơn hàng của ông được vận chuyển lâu hơn. Tuy nhiên, chúng tôi nên báo với ông về sự chậm trễ ngay thời điểm đó. Một lần nữa, cho phép chúng tôi xin lỗi về sự sơ suất này. Chúng tôi đã thực hiện tất cả những biện pháp cần thiết để đảm bảo điều này sẽ không tái diễn trong tương lai. Theo như tôi được biết, sản phẩm ông đặt đã rời kho của chúng tôi 5 tiếng sau khi đơn hàng được xác nhận. Nó hiện đang ở một nhà kho trung chuyển cách công ty của ông 5 cây số. Chúng tôi đang làm tất cả những gì có thể để đảm bảo sản phẩm sẽ được giao đến nơi vào ngày mai. Bên cạnh đó, chúng tôi đề nghị giảm giá 30% cho lần mua hàng tiếp theo của ông như một cách để bồi thường cho trải nghiệm không tốt của ông. Một lần nữa, mong ông sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi. Để biết thêm thông tin hoặc được hỗ trợ thêm, vui lòng liên lạc với tôi qua email hoặc số điện thoại: 098 *** 328. Trân trọng, Mai Nhật Cường 5. Mẫu email xin việc bằng tiếng AnhDear Ms. Brown, I was keenly interested after reading your job posting for the position of Content Writer. I believe my experience is a strong match for this position and I’m pleased to submit my application. My most recent content writer position was at Make My Day Pizza where I was in charge of writing advertising content. I also took part in the script writing process of some of the company’s television commercials. I have attached my resume down below. Through it, I hope you will get to know more about my educational background, work experience, skills and achievements. Please let me know If I can provide any further information. I look forward to hearing from you. Thank you so much for your consideration. Yours sincerely, Tran Thuy Anh Thưa bà Brown, Tôi thấy rất hứng thú sau khi đọc thông báo tuyển dụng cho vị trí Content Writer của công ty bà. Tôi tin rằng kinh nghiệm của tôi rất phù hợp cho vị trí này và tôi xin gửi thư ứng tuyển. Ví trị content writer gần đây nhất mà tôi đảm nhiệm là tại Pizza Make My Day. Tại đây, tôi chịu trách nhiệm viết nội dung quảng cáo cho công ty. Tôi cũng tham gia vào quá trình viết kịch bản của một số clip quảng cáo của công ty. Tôi đã đính kèm lý lịch nghề nghiệp của mình bên dưới. Thông qua nó, tôi hy vọng rằng bà có thể biết thêm về học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và những gì tôi đã đạt được. Vui lòng cho tôi biết nếu tôi cần cung cấp thêm thông tin gì. Mong sớm nhận được phản hồi từ bà. Cảm ơn bà! Trân trọng, Trần Thụy Anh 6. Một số mẫu câu có thể sử dụng khi viết email bằng tiếng Anh6.1. Cách viết email liên lạc lại với khách hàng cũ
6.2. Cách viết email nói về cuộc họp
6.3. Cách viết email cảm ơn bằng tiếng Anh
6.4. Cách viết email thông báo tin tốt
6.5. Cách viết email cung cấp những tin tức xấu
6.6. Cách viết email nói về những kì nghỉ và ngày lễ
6.7. Viết email yêu cầu làm rõ một vấn đề nào đó
6.8. Cách viết email nói về những vấn đề và hướng giải quyết
6.9. Cách viết email nói về những đơn hàng bằng tiếng Anh
6.10. Cách viết email kết thư
Trên đây là tổng hợp các kiến thức và lưu ý để viết email bằng tiếng Anh một cách thật chuyên nghiệp. TalkFirst hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp bạn tự tin và thành thạo hơn khi soạn thảo mail trong công việc. Hẹn gặp bạn trong những bài viết sau! Tham khảo video cách viết email bằng tiếng Anh: Tham khảo thêm Khóa học Tiếng Anh Giao Tiếp Ứng Dụng tại TalkFirst dành riêng cho người đi làm & đi học bận rộn, giúp học viên nói & sử dụng tiếng Anh tự tin & tự nhiên như tiếng Việt. |