Bài tập biểu đồ gantt hệ điều hành năm 2024
|
(Gantt Chart) còn được gọi là sơ đồ ngang Gantt hay biểu đồ Gantt. Đây là một trong những công cụ cổ điển nhất và vẫn được sử dụng phổ biến trong quản trị tiến độ thực hiện dự án ngày nay. Trong sơ đồ quản lý này, các công tác được biểu diễn trên trục tung bằng thanh ngang, thời gian tương ứng được thể hiện trên trục hoành. Sơ đồ Gantt gồm 2 phần chính là Show
Nhìn vào một sơ đồ quản lý Gantt, bạn có thể dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng công việc và cả dự án. Chính vì cách bố trí thông tin đơn giản nhưng rõ ràng nên sơ đồ Gantt đã trở thành công cụ hữu ích khi lập kế hoạch, lên timeline thực hiện hoặc quản lý tiến độ dự án. \>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: 7 phương pháp quản lý dự án phổ biến, hiệu quả nhất hiện nay 2. Biểu đồ Gantt phù hợp với đối tượng nào?Biểu đồ Gantt bao gồm các thanh ngang minh họa cho dòng thời gian của công việc. Sơ đồ này sẽ là một lựa chọn tốt nếu như doanh nghiệp đang cần:
\>>>> XEM THÊM: 13 kỹ năng quản lý dự án giúp bạn thành công trong công việc 3. Ưu và nhược điểm của Gantt ChartBạn nên xem xét kỹ ưu và nhược điểm của từng công cụ quản lý để đưa ra lựa chọn phù hợp. Sau đây là một số ưu và nhược điểm của Gantt Chart. 3.1 Ưu điểm của sơ đồ GanttGantt là công cụ hỗ trợ hoàn hảo trong việc lập kế hoạch cho những dự án. Gantt Chart sở hữu rất nhiều ưu điểm nổi bật, cụ thể như sau:
\>>> XEM NGAY: ? Nguyên lý và đặc trưng của phương pháp 3.2 Nhược điểm của biểu đồ GanttBên cạnh những ưu điểm nổi bật trên, biểu đồ Gantt vẫn còn tại một vài nhược điểm như:
\>>> XEM THÊM: Multitask là gì? 7 tác hại nếu bạn quá lạm dụng Multitasking 4. Các bước lập sơ đồ Gantt trong quản lý dự ánBạn quan tâm đến các bộ biểu mẫu OKRs bao gồm: quy trình áp dụng vào Doanh nghiệp, form check-in OKRs, timeline áp dụng OKRs,… Nhận bộ biểu mẫu OKRs miễn phí ngay bên dưới. Để xây dựng một sơ đồ quản lý dự án Gantt, bạn cần phải thực hiện các bước cơ bản sau đây: 4.1 Bước 1: Xác định đầu mục công việc quan trọngỞ bước đầu tiên khi xây dựng biểu đồ Gantt, bạn cần phải liệt kê tất cả các đầu mục công việc cần thiết khi thực hiện dự án. Ngoài ra, bạn cần phải xác định mục tiêu mà dự án cần đạt được. Sau khi có các danh sách công việc, bạn hãy xác định thời gian sớm nhất để bắt đầu dự án và ước tính thời điểm bắt đầu thực hiện. \>>> ĐỌC NGAY: OKRs là gì? Cách áp dụng công cụ OKRs trong doanh nghiệp 4.2 Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các đầu mục công việcSau khi có đầu mục công việc và khoảng thời gian thực hiện, bạn hãy xác định xem công việc nào cần phải hoàn thành mới có thể thực hiện các nhiệm vụ khác và các công việc nào có thể cùng thực hiện song song. Trường hợp nhiệm vụ này phụ thuộc nhiệm vụ khác, bạn nên lưu ý đến mối quan hệ giữa các đầu việc này để có thể nắm bắt sâu sắc hơn về cách tổ chức dự án. Trong sơ đồ Gantt thường sẽ tồn tại 3 mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ là:
\>>>> XEM NGAY: Lương tháng 13 là gì? Những điều cần nắm về lương tháng 13 4.3 Bước 3: Biểu diễn biểu đồ ngang GanttHiện nay, nhiều công cụ hỗ trợ quản lý dự án bằng biểu đồ Gantt đã được thiết kế dựa trên điện toán đám mây. Bạn và nhóm dự án của mình có thể truy cập vào phần mềm để xem và chỉnh sửa số liệu trên biểu đồ ở bất kỳ vị trí nào. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn khi thảo luận, tối ưu hoá và báo cáo dự án. \>>> TÌM HIỂU NGAY: Pomodoro là gì? Phương pháp Pomodoro giúp tập trung, làm việc hiệu quả cao 4.4 Bước 4: Cập nhật tiến độ dự ánKhi dự án của bạn di chuyển dọc theo biểu đồ có nghĩa là công việc đang có tiến triển. Tuy nhiên, trong thời gian triển khai dự án vẫn sẽ có nhiều sự thay đổi bất ngờ. Vì vậy, bạn cần phải thường xuyên theo dõi và cập nhật các thay đổi để điều chỉnh kịp thời. Điều này sẽ giúp bạn cập nhật thông tin đầy đủ và chính x ácvề kế hoạch cho nhóm dự án và các nhà tài trợ. \>>> ĐỌC THÊM: PDCA là gì? Hướng dẫn chi tiết về chu trình PDCA từ A-Z 5. Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ Gantt bằng ExcelHiện nay Excel là công cụ phổ biến nhất để vẽ biểu đồ Gantt. Sau đây là một số hướng dẫn cụ thể về cách thức vẽ sơ đồ quản lý Gantt trong Excel. 5.1 Khâu chuẩn bị dữ liệuTrước khi bắt đầu vẽ sơ đồ quản lý Gantt, bạn cần thêm cột % completion (tỷ lệ hoàn thành) trong bảng Actual và mục Days completed (số ngày đã thực hiện) trong Data Preparation.
Mục đích là để biết được thực tế đã hoàn thành bao nhiêu % so với tiêu chuẩn. Bảng dữ liệu sau khi hoàn thành sẽ như sau: \>>> XEM THÊM: Hàng tồn kho là gì? Nguyên tắc tính hàng tồn kho chuẩn và chi tiết nhất 5.2 Các bước vẽ Gantt Chart trong Excel5.2.1 Tạo biểu đồ mớiĐể tạo một biểu đồ Gantt mới trong Excel, bạn hãy ấn chọn Chart/ Bar/ Stacked Bar ở trong mục thẻ Insert trên thanh công cụ. \>>> ĐỌC NGAY: Work From Home là gì? Những gợi ý để WFH hiệu quả 5.2.2 Nhập dữ liệu vào biểu đồĐể nhập dữ liệu vào biểu đồ, bạn hãy tiến hành theo các bước sau:
\>>> ĐỌC NGAY: Nguyên tắc Pareto (quy tắc 80/20) là gì? Cách áp dụng hiệu quả 5.2.3 Sắp xếp thứ tự nhiệm vụBạn có thể sắp xếp thứ tự các nhiệm vụ bằng cách:
\>>> ĐỌC NGAY: Horenso là gì? Nguyên tắc áp dụng phương pháp Horenso 5.2.4 Cho hiển thị phần số ngày thực hiện các TaskTrong biểu đồ ở mục trên, phần được tô màu xanh chính là số ngày thực hiện các Task. Phần tô màu vàng được tính từ mốc bắt đầu là mốc do Excel tự động gợi ý. Để ẩn phần tô màu vàng, bạn hãy click vào thanh biểu đồ, sau đó chọn Format Data Series. Tiếp đến, trong mục Fill, bạn hãy chọn No fill và ở mục Border chọn No Line. 5.2.5 Điều chỉnh khoảng thời gian của ChartKhi vẽ Gantt Chart, Excel sẽ tự động gợi ý cho bạn về khoảng thời gian thực hiện công việc nhưng gợi ý này không phải lúc nào cũng chính xác hoàn toàn. Vì vậy, bạn cần phải điều chỉnh lại khoảng thời gian này sao cho sát với dự án. Bạn hãy nhập 2 ngày nhỏ nhất và lớn nhất gần sát với dự án vào vị trí bất kỳ trong Sheet. Sau đó, bạn hãy chọn format cells là General cho 2 vị trí đó. 5.2.6 Theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việcĐể có thể theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc, bạn cần phải biểu diễn phần Days completed vào trong sơ đồ và lồng vào trong phần Days. Để làm được điều này, bạn cần thêm Error Bar vào bằng cách nhấn vào biểu đồ và chọn trong các thẻ lần lượt là Chart Tools/ Design / Add Chart Element / Error Bars / More Error Bar Options… Khi chọn More Error Bar Options, màn hình sẽ xuất hiện mục Add Error Bars based on Series. Khi đó, bạn hãy chọn Start date. Trong mục Format Error Bars, bạn hãy tiến hành thiết lập như sau:
Sau đó, bạn sẽ tiến hành định dạng hiển thị cho vùng này theo các bước sau:
\>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: 8 mô hình quản lý dự án hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay 6. Phần mềm hỗ trợ vẽ sơ đồ GanttBên cạnh việc dùng Excel thì bạn còn nhiều lựa chọn khác để tạo biểu đồ Gantt như sử dụng các phần mềm vẽ chuyên nghiệp như Canva, Zoho Projects, Base Wework,… 6.1 Phần mềm vẽ biểu đồ Gantt CanvaGantt Canva là công cụ hỗ trợ bạn lên lịch cho các dự án một cách dễ dàng. Phần mềm này còn cung cấp nhiều mẫu biểu đồ với thiết kế đẹp mắt để bạn sử dụng hoặc tham khảo. Ngoài ra, phần mềm này còn có tính năng chia sẻ giúp mọi thành viên trong dự án đều có thể xem và điều chỉnh sở đồ. 6.2 Phần mềm Zoho ProjectsKhi sử dụng Zoho Projects, bạn có thể dễ dàng thiết lập các quan hệ phụ thuộc và lên lịch lại nhiệm vụ bằng chức năng kéo và thả đơn giản trong phần mềm vẽ biểu đồ Gantt đã được cài sẵn. Bên cạnh đó, bạn có thể tiết kiệm được nhiều thời gian bằng cách sử dụng các mẫu sơ đồ có sẵn trên phần mềm này. \>>>> THAM KHẢO NGAY: Làm sao để trở thành Project Manager thành công, tài giỏi? 6.3 Phần mềm Base WeworkTuy là một phần mềm quản lý dự án nhưng Base Wewwork vẫn được tích hợp tính năng vẽ biểu đồ Gantt. Đặc biệt, phần mềm còn có tính năng tự động hiển thị các công việc dưới dạng Gantt Chart để giúp bạn theo dõi và quản lý dự án dễ dàng hơn. \>>>> KHÁM PHÁ THÊM:
Sơ đồ Gantt hiện đang được ứng dụng rất nhiều trong việc lập kế hoạch, quản lý dự án. Hy vọng bài viết của Fastdo đã giúp bạn hiểu rõ về cách vẽ và sử dụng sơ đồ này. Bên cạnh đó, nếu bạn đang cần tìm một phần mềm quản lý dự án hiệu quả thì hãy liên hệ ngay cho chúng tôi qua fastdo.vn để được tư vấn chi tiết nhé! |
