Hàm lấy dữ liệu từ sheet khác google sheet

Phương Anh Bùi 24/05/2021

Sau đây là video hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet cực dễ:​

1. Hàm IMPORTRANGE là gì? Ứng dụng của hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet

- Hàm IMPORTRANGE là gì?

Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet là một hàm giúp bạn trích xuất dữ liệu từ các bảng tính khác nhau mang vào bảng tính của bạn một cách nhanh chóng và dễ dàng.

- Công thức hàm IMPORTRANGE

Trong đó:

Spreadsheet_url: Là đường link địa chỉ của bảng tính mà bạn muốn trích xuất dữ liệu.

Chuỗi_dải_ô: Là dải ô được xác định sẽ lấy dữ liệu (ví dụ: "Sheet1!A1:B5").

- Ví dụ về hàm IMPORTRANGE

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_zLKrT3Jg5kZ0fs1OmJpf1hrWFk36o8UILdxLbiBZpQ/edit#gid=0"; "Sheet1!E1:I21")

Công thức hàm IMPORTRANGE

- Ứng dụng của hàm IMPORTRANGE

Hàm IMPORTRANGE dùng để trích xuất nhanh thông tin từ các bảng tính khác giúp bạn dễ dàng kiểm soát thông tin một cách linh hoạt hơn.

2. Cách sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet

- Hàm IMPORTRANGE để lấy dữ liệu từ file trang tính khác

Bước 1: Copy đường link của file Bóng đá.

Copy đường link của file Bóng đá

Bước 2: Dán link vừa copy vào công thức hàm IMPORTRANGE trong trang tính của bạn.

Công thức:

Ý nghĩa: Trích xuất tất cả dữ liệu từ ô E1 đến I21 của file Bóng đá.

Dán link vừa copy vào công thức hàm IMPORTRANGE

- Hàm IMPORTRANGE kết hợp với hàm QUERY

Công thức:

Ý nghĩa: Lấy những thông tin từ ô E1 đến I21 của file Bóng đá với điều kiện Matches nhỏ hơn hoặc bằng 25.

Sử dụng hàm IMPORTRANGE kết hợp với hàm QUERY

- Hàm IMPORTRANGE kết hợp với hàm IF

Công thức:

Ý nghĩa: Nếu ô A32=“Yes” thì truy xuất dữ liệu từ ô E1 đến I21, ngược lại thì xuất câu “Không truy xuất được”.

Sử dụng hàm IMPORTRANGE kết hợp với hàm IF

- Hàm IMPORTRANGE kết hợp với hàm INDEX, MATCH

Công thức:

Ý nghĩa: Tìm giá trị Goals scored của Switzerland trong cột Host Country của file Bóng đá.

Sử dụng hàm IMPORTRANGE kết hợp với hàm INDEX, MATCH

3. Các lưu ý khi sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet

- Khi liên kết dữ liệu với bảng tính khác, bạn cần phải nhấp vào ô và chọn "Allow Access" (cho phép truy cập) sau khi nhập công thức, nếu không dữ liệu sẽ không xuất hiện.

- Khi nhập công thức hàm để xuất dữ liệu bạn có thể viết chữ hoa - thường tùy ý.

Không phân biệt chữ hoa - thường

- Hàm IMPORTRANGE bao gồm 2 đối số, mỗi đối số được đặt trong dấu nháy kép(“”) và cách nhau bởi dấu chấm phẩy (;).

Mỗi đối số được đặt trong dấu nháy kép và cách nhau bởi dấu chấm phẩy

- Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet sẽ không hoạt động (báo lỗi #ERROR!) khi dữ liệu trích ra có kích thước quá lớn.

Ví dụ: File dữ liệu cần gốc cần lấy dữ liệu có khoảng 28 cột 15000 dòng tương đương 420000 ô và bạn dùng lệnh IMPORTRANGE để kéo 1 lần 28 cột. Và kết quả hiển thị báo lỗi ERROR.

Báo lỗi ERROR

Cách khắc phục lúc này bạn hãy chia nhỏ phạm vi các cột theo từng phần và sử dụng công thức theo 2 cách sau.

Cách 1: Kéo thủ công từng phạm vi để chia nội dung theo chiều dọc

- Công thức:

+ Tại ô A1 bạn nhập công thức:

- Ý nghĩa công thức: Lấy dữ liệu từ cột A đến cột Z trong file Bóng đá.

Lấy dữ liệu từ cột A đến cột Z trong file Bóng đá

+ Tại ô AA1 bạn nhập công thức:

- Ý nghĩa công thức: Lấy dữ liệu từ cột AA đến cột AB trong file Bóng đá.

Lấy dữ liệu từ cột AA đến cột AB trong file Bóng đá

Như vậy, bạn đã có thể lấy toàn bộ thông tin mà bạn muốn lấy cho dù kích thước dữ liệu quá lớn nhé.

Cách 2: Sử dụng hàm ARRAYFORMULA để chia nội dung theo chiều ngang

- Công thức:

- Ý nghĩa công thức: Dùng hàm IMPORTRANGE để lấy dữ liệu lần lượt của dải ô A1:AB7000 và A7001:AB15000 trong file Bóng đá. Sau đó hàm ARRAYFORMULA sẽ có sắp xếp hai hàm IMPORTRANGE thành hàng.

Sử dụng hàm ARRAYFORMULA để chia nội dung theo chiều ngang

4. Một số lỗi thường gặp khi dùng hàm IMPORTRANGE

- Lỗi #N/A

Lỗi #N/A xuất hiện là do không tìm thấy giá trị cần tìm.

Một ví dụ ở dưới hình, do dư dấu chấm phẩy (;) nên hàm IMPORTRANGE bị dư 1 đối số. Như vậy, ta sẽ bỏ dấu chấm phẩy này đi thì có thể xử lý được lỗi #N/A.

Lỗi #N/A xuất hiện là do không tìm thấy giá trị cần tìm

- Lỗi #VALUE

Lỗi #VALUE xuất hiện là do kiểu dữ liệu bạn muốn lấy không khớp với công thức hàm bạn đang nhập.

Ví dụ, dữ liệu hiện tại đang lấy là dạng văn bản nhưng trong công thức hàm lại có dấu trừ (-) nghĩa là lấy kiểu dữ liệu số, nên không thể xuất dữ liệu bạn cần và xuất hiện lỗi #VALUE.

Lỗi #VALUE do kiểu dữ liệu không khớp với công thức hàm

- Lỗi #NAME

Lỗi #NAME xuất hiện do bạn đã nhập sai tên hàm.

Ví dụ dưới hình là do đã nhập sai “IMPORTRANE” => sửa lại đúng là “IMPORTRANGE”.

Lỗi #NAME xuất hiện do nhập sai tên hàm

- Lỗi #REF

Lỗi #REF là do không thể tìm thấy dải ô hoặc trang tính dành cho dải ô đã nhập.

Trong hình đã viết sai thông tin dải ô (thiếu dấu hai chấm trong dải ô E1:I21) nên đã xuất hiện lỗi #REF.

Lỗi #REF là do không thể tìm thấy dải ô hoặc trang tính

5. Bài tập sử dụng hàm IMPORTRANGE

6. Câu hỏi thường gặp khi sử dụng hàm IMPORTRANGE

Vì sao dùng hàm IMPORTRANGE lấy dữ liệu từ các trang tính?

- Đây là hàm duy nhất ở thời điểm hiện tại hỗ trợ việc truy xuất dữ liệu từ các URL trang tính.

- Điểm mạnh và điểm yếu của IMPORTRANGE:

Hàm IMPORTRANGE hỗ trợ lấy tối đa bao nhiêu ô dữ liệu?

Trả lời: Theo như kinh nghiệm mình đã từng làm việc với hàm IMPORTRANGE trên Google Sheets, thì hàm có giới hạn số ô dữ liệu khoảng 175 nghìn ô. Tuy không chắc chắn con số MAX của hàm IMPORTRANGE là bao nhiêu, nhưng với dữ liệu là 175 nghìn ô thì mình nhận được thông báo #ERROR! với thông báo lỗi "Results too large".

Trên đây là cách dùng hàm IMPORTRANGE() để nhập dữ liệu từ bảng tính khác vào trang tính của bạn trong Google Sheet. Mong rằng bài viết này sẽ mang lại những thông tin bạn cần. Cảm ơn bạn đã theo dõi và chúc bạn thành công nhé!