Cách lọc dữ liệu trong Google form

Khi bạn quản lý nhiều dữ liệu trên một trang tính Google (Google Sheets), việc sắp xếp dữ liệu ra sao cho gọn gàng và trình tự nhất là một điều vô cùng quan trọng. Dữ liệu càng nhiều thì càng khó theo dõi. Thật may mắn vì Google Sheets đã cung cấp cho chúng ta những công cụ hữu ích giúp sắp xếp dữ liệu một cách trình tự và tạo bộ lọc dữ liệu giúp dễ dàng theo dõi và tìm kiếm dữ liệu hơn. Những công cụ đó là gì, và làm thế nào để sử dụng những công cụ đó để sắp xếp và lọc dữ liệu trong Google Sheet? Hãy cùng Gitiho tìm hiểu nhé!

Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ!

Sắp xếp dữ liệu trong Google Sheets

Các loại sắp xếp dữ liệu

Trước khi thực hiện sắp xếp dữ liệu, bạn cần các định xem bạn muốn sắp xếp dữ liệu trong một vùng lựa chọn theo nhu cầu hay áp dụng với toàn trang tính

• Sắp xếp trang tính: Sắp xếp tất cả dữ liệu của bảng theo một cột
• Sắp xếp dải ô: Sắp xếp 1 dải ô/1 vùng không làm ảnh hưởng tới các vùng khác. Phù hợp với những trang tính có nhiều bảng dữ liệu khác nhau

Cách sắp xếp dữ liệu

Sắp xếp dữ liệu trong một trang tính

Chúng ta sẽ xem cách sắp xếp dữ liệu qua 1 ví dụ: Sắp xếp danh sách học sinh theo tổng điểm của họ

1. Tạo dòng tiêu đề: Để bảng tính hoạt động chính xác và dễ theo dõi, bạn nên có một dòng tiêu đề cho bảng tính của mình. Dòng tiêu đề này sẽ giúp xác định tên của các cột. Tuy nhiên, nếu chúng ta thực hiện thao tác sắp xếp dữ liệu trên toàn trang tính thì dòng tiêu đề cũng sẽ bị tự động sắp xếp. Để tránh tình trạng này, các bạn hãy thực hiện thao tác đóng băng (freeze) dòng tiêu đề lại.
2. Sắp xếp trang tính
   • Nhấp chọn vào 1 ô trong cột để chọn cột muốn sắp xếp dữ liệu
   • Chọn thẻ Data > Sort Sheet by column, A-Z (nếu muốn sắp xếp từ A tới Z) hoặc Sort Sheet by column, Z-A (nếu muốn sắp xếp từ Z tới A)

Xem thêm: Hướng dẫn cách cố định hàng/cột trong Google Sheets

Sắp xếp dữ liệu trong một dải ô

Ví dụ: Sắp xếp số tiền khen thưởng theo thứ tự giảm dần

1. Chọn dải ô mà bạn muốn sắp xếp dữ liệu
2. Chọn thẻ Data > Sort Range. Khi hộp thoại Sorting xuất hiện, bạn hãy chọn cột muốn sắp xếp, sau đó chọn sắp xếp tăng (A-Z) hoặc giảm (Z-A) rồi nhấn Sort. Vậy là dữ liệu đã được tự động sắp xếp rồi đó!

Tạo bộ lọc dữ liệu trong Google Sheets

Chúng ta tiếp tục xem xét cách tạo bộ lọc dữ liệu và cách lọc dữ liệu trong Google Sheet qua ví dụ trên với yêu cầu: Lọc những học sinh có kết quả Đạt. Cách tạo bộ lọc dữ liệu như sau:

1. Nhấp chọn 1 ô bất kỳ chứa dữ liệu
2. Nhấp chọn biểu tượng lọc dữ liệu Filter trên thanh công cụ. Lúc này, bạn sẽ thấy 1 mũi tên nhỏ xuất hiện ở cạnh mỗi tiêu đề cột. 
3. Nhấp vào mũi tên, bảng lựa chọn sẽ xuất hiện. Lúc này, bạn có thể tích bỏ chọn vào những giá trị bạn không cần tới hoặc nhấn vào Clear để xóa hết những giá trị đã chọn, sau đó tích chọn lại những giá chị bạn muốn lọc dữ liệu
4. Bạn có thể sử dụng kết hợp nhiều bộ lọc dữ liệu ở các cột để cho ra kết quả sát mong muốn nhất
5. Để xóa bộ lọc dữ liệu, bạn chỉ cần nhấp lại bảo biểu tượng Filter trên thanh công cụ, bảng sẽ trở lại bình thường. 

Xem thêm: 09 Thủ thuật dùng Google Sheet hay nhất

Tổng kết

Trong bài viết trên, Gitiho đã cùng bạn tìm hiểu cách sắp xếp và tạo bộ lọc dữ liệu trong Google Sheets. Thật tiện lợi và đơn giản phải không nào! Mở trang tính Google lên và thực hành cùng với chúng mình thôi nào! Đừng quên theo dõi blog Gitiho.com để cập nhất những kiến thức thú vị khác nữa nhé!

Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Tin học văn phòng

Để tìm kiếm một phần nhỏ trong một kho tàng dữ liệu là vô cùng khó khăn. Google Sheets là một trong những cách tốt nhất để phân tích các file dữ liệu lớn. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học cách sắp xếp và lọc dữ liệu trong Google Sheets một cách dễ dàng giúp bạn giới hạn dữ liệu bạn muốn tìm kiếm. Sau đó, bạn sẽ tìm hiểu bí mật của việc sử dụng chức năng sắp xếp Google Sheets để đưa dữ liệu theo trình tự mà bạn cần xem.

Trong bài viết dưới đây, GCS sẽ hướng dẫn bạn cách sắp xếp và lọc dữ liệu quảng cáo trong Google Sheets trở nên dễ dàng và hiệu quả cho công việc của bạn.

Sắp xếp Google Sheets

Sắp xếp dữ liệu là cách tốt nhất giúp công việc của bạn trở nên khoa học và tiết kiệm được nhiều thời gian nhất.

Hai yếu tố chính mà bạn phải sắp xếp dữ liệu: 

1. Dữ liệu nên được sắp xếp dựa trên cột nào?
   Ví dụ: bạn có thể muốn sắp xếp danh sách bán hàng theo tổng số tiền bán hàng.
2. Dữ liệu nên được sắp xếp như thế nào?
   Ví dụ: dữ liệu bán hàng nên được sắp xếp từ lớn nhất đến nhỏ nhất.

Một chìa khóa để sắp xếp là đảm bảo rằng toàn bộ bảng sắp xếp cùng nhau. Thông thường, mỗi hàng trong dữ liệu có thể được coi là một “bản ghi” hoặc một điểm dữ liệu duy nhất. Mỗi hàng chứa một điểm dữ liệu và mỗi cột có một thuộc tính hoặc cách mô tả dữ liệu đó khác nhau.

Ví dụ: mỗi hàng trong Sheet của bạn có thể đại diện cho một lần bán hàng mà bạn đã thực hiện cho khách hàng trong cửa hàng trực tuyến của mình. Sau đó, mỗi cột (thuộc tính) sẽ ghi lại một chi tiết chính về bán hàng, như thời gian thực hiện, địa chỉ của khách hàng và tổng số tiền bán hàng.

Khi bạn sắp xếp dữ liệu đó, điều quan trọng là nó phải được nhóm lại với nhau đúng cách. Nếu bạn chỉ sắp xếp cột có chứa số lượng bán, đột nhiên bạn có dữ liệu không khớp! Ví dụ: một khoản giảm giá 100 đô la hiện được chỉ định cho sai khách hàng. Đây là lý do tại sao việc sắp xếp dữ liệu đúng cách lại rất quan trọng. 

Cách sắp xếp dữ liệu trong Google Trang tính

Sắp xếp dữ liệu cho một cột dữ liệu duy nhất

Một trong những cách sắp xếp Google Sheets phổ biến nhất là sắp xếp dữ liệu của bạn từ A-Z. Nó thường giúp việc đọc dữ liệu dễ dàng hơn và nó cũng đơn giản hóa việc tìm kiếm các hàng cụ thể mà bạn biết mình đang tìm kiếm.

Bước 1: Trước khi bắt đầu thực hiện bất kỳ công việc sắp xếp nào, công việc đầu tiên của tôi là chọn tất cả dữ liệu trong trang tính.  Điều này giảm thiểu khả năng chúng tôi vô tình sắp xếp theo cột sai hoặc chỉ sắp xếp một phần dữ liệu.

Bước 2: Khi bạn đã đánh dấu toàn bộ tập dữ liệu, hãy chuyển đến tùy chọn Data (Dữ liệu) > Sort Range (Sắp xếp dải ô).

Bước 3: Chọn kiểu dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp theo “hướng” bạn muốn. 

Sắp xếp dữ liệu cho nhiều dữ liệu trong Sheet.

Bước 1: Chọn tất cả dữ liệu trong Sheet.

Bước 2: Chọn Data (Dữ liệu) > Sort Range (Sắp xếp dải ô).

Bước 3: Nhấp vào Add another sort column (Thêm một cột sắp xếp khác) để thêm tiêu chí thứ hai cho việc sắp xếp dữ liệu của bạn. Bây giờ, bạn có thể sắp xếp dựa trên nhiều quy tắc.

Bước 4: Chọn kiểu dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp theo “hướng” bạn muốn. 

• Sort by (Sắp xếp theo)
• Then by (Sau đó bởi)

Sử dụng nhiều quy tắc sắp xếp này sẽ giúp bạn tùy chỉnh dữ liệu của mình. Bạn có thể thêm bao nhiêu quy tắc sắp xếp tùy thích để có thứ tự dữ liệu vừa phải.

Sử dụng Bộ lọc trong Google Sheets

Trong khi sắp xếp thay đổi thứ tự và trình tự của dữ liệu trong Sheet, việc lọc sẽ thay đổi dữ liệu nào hiện đang hiển thị trong Sheet. Hãy tìm hiểu cách áp dụng bộ lọc Google Sheets để có thể thu hẹp dữ liệu đang xem.

Bước 1: Để bắt đầu thêm bộ lọc, hãy chọn tất cả dữ liệu của bạn. 

Bước 2: Sau đó, đi tới  Data (Dữ liệu) > Create a Filter (Tạo bộ lọc).

Bước 3: Bây giờ bạn đã bật tính năng lọc, bạn sẽ thấy một biểu tượng nhỏ ở góc trên bên phải của tiêu đề. Nhấp vào biểu tượng đó, sau đó bạn sẽ thấy danh sách các giá trị nằm trong cột đó trong menu bật lên như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

Bước 4: Trên cửa sổ bật lên này, bạn hãy tuỳ chọn dữ liệu muốn lọc sau đó bạn nhấn OK, bảng tính sẽ được thu hẹp để chỉ hiển thị dữ liệu phù hợp với các quy tắc lọc Google Sheets đó.

Một điểm khác biệt quan trọng cần nhớ là lọc dữ liệu không xóa hoặc xóa dữ liệu. Nó vẫn giữ nguyên dữ liệu, đang chờ hiển thị lại khi bạn thay đổi cài đặt lọc.

Chú ý dữ liệu “Thiếu”

Đây là điều cần suy nghĩ khi bạn đang làm việc với dữ liệu đã lọc: bạn cần phải cẩn thận về những dữ liệu bạn để lại sau khi lọc. Có thể sau khi lọc xong dữ liệu của bạn sẽ bị “thiếu” vì nó đã bị xóa khỏi chế độ xem bộ lọc Google Sheets.

Tôi luôn để ý đến hai điều nếu dữ liệu không có ý nghĩa:

• Biểu tượng bộ lọc ở đầu cột.
• Số hàng trong Trang tính ở phía bên trái.

Hai thủ thuật này là hoàn hảo để đảm bảo rằng bạn không bao giờ “bỏ sót” dữ liệu trong Google Sheets.

Bạn vừa học cách sắp xếp và lọc dữ liệu trong Google Sheets. Bây giờ bạn đã có thể làm việc với một kho dữ liệu khổng lồ. Sau khi sắp xếp bạn có thể tìm kiếm dữ liệu nó nhanh hơn và khi bạn lọc thì dữ liệu đó trả về những tiêu chuẩn mà bạn mong muốn.