Các phương pháp sửa sai khi ghi sổ kế toán
|
1. Đối với sổ kế toán ghi tay * Phương pháp cải chính: Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: - Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;- Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng. * Phương pháp ghi số âm (còn gọi Phương pháp ghi đỏ): Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: - Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính; - Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát hiện ra sai sót theo phương pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót” - Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng. Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận. * Phương pháp ghi bổ sung: Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ. 2. Trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính:a. Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính b. Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót c. Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính được thực hiện theo phương pháp quy định tại điểm b hoặc điểm c khoản 1 điều 28 Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 Lưu ý Đ/c: Tòa HH3A - Linh Đàm - Hà Nội
KHOÁ HỌC KÈM RIÊNG KẾ TOÁN THEO YÊU CẦU Xem Ngay DỊCH VỤ KẾ TOÁN TRỌN GÓI GIÁ CHỈ TỪ 500.000 VNĐ Xem Ngay Sai sót trong khi làm việc với hóa đơn, chứng từ là không thể phủ nhận trong kế toán, dưới đây là những phương pháp sửa lỗi sổ kế toán theo quy định Phương pháp cải chính Phương pháp cải chính này được dùng để đính chính những thông tin sai, nhầm lẫn bằng cách gạch một đường thẳng chéo lên trang giấy đã ghi sai nhưng đảm bảo vẫn nhìn rõ nội dung sai đó. Trên phần nội dung bị xóa bỏ con số và chữ phải ghi bằng mực thường, đồng thời phải có chữ ký của kế toán trưởng, người phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa sai đó. Phương pháp cải chính này được áp dụng cho những trường hợp cụ thể sau: – Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản; – Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.
 Phương pháp ghi đỏ (phương pháp ghi số âm) Phương pháp ghi đỏ sửa sai được thực hiện bằng cách: Ghi lại thông tin đính chính bằng bút đỏ, hoặc ghi trong dấu ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để hủy bút toán đã ghi sai. Sau đó, ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế. Phương pháp ghi đỏ được áp dụng cho những trường hợp cụ thể: – Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính. – Sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền mới phát hiện ra sai sót. Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát hiện ra sai sót theo phương pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”. – Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng. Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận. Phương pháp bổ sung Phương pháp bổ sung được áp dụng trong trường hợp kế toán ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng ghi sai về số tiền trong sổ ít hơn số tiền ghi trên chứng từ hoặc bỏ sót, không cộng đủ số tiền đã ghi trên chứng từ. Khi kế toán sử dụng phương pháp sửa sổ kế toán này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung” để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ. Một số lưu ý khi sử dụng phương pháp sửa chữa: – Phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ của năm đó. – Nếu phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi lập báo cáo tài chính để nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót. – Các trường hợp có sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo ” phương pháp ghi sổ âm” hoặc ” phương pháp ghi bổ sung “. – Trường hợp đơn vị kế toán phải áp dụng hồi tố do thay đổi chính sách kế toán và phải điều chỉnh hồi tố do phát hiện sai sót trọng yếu trong các năm trước theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 ” Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót” thì kế toán phải điều chỉnh số dư đầu năm trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết của tài khoản có liên quan. Bạn có thắc mắc gì muốn được giải đáp hãy để lại ý kiến ( Họ tên, Số điện thoại hoặc Email, câu hỏi) của mình dưới dưới phần bình luận chúng tôi sẽ giải đáp cho bạn ! Khi làm sổ sách và báo cáo khó ai có thể tránh được sai sót tuyệt đối. Vậy khi đã chót sai sót các bạn đừng quá lo lắng vì trên quy định cho phép được sửa chữa chỉ có điều sửa như thế nào cho đúng cũng có khá nhiều kế toán còn đang lúng túng. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn. 1. Kỹ thuật sửa sổ kế toán ghi bằng tay Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau: - Phương pháp cải chính Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ kỹ của kế toán trưởng ở bên cạnh. - Phương pháp ghi số âm Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, khi dung phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) ký xác nhận. + Trường hợp ghi số tiền lớn hơn: Ví dụ: DN mua hang hóa nhập kho bằng tiền mặt: 96.000đ Kế toán ghi sai: Nợ TK 1561: 99.000đ Có TK 1111: 99.000đ Bút toán sửa sai: Nợ TK 1561: (3.000đ) Có TK 1111: (3.000đ) + Trường hợp ghi trùng nghiệp vụ hai lần: VD: Theo ví dụ trên nhưng kế toán đã ghi: Nợ TK 1561: 96.000đ Có TK 1111: 96.000đ Sau đó kế toán lại ghi trùng lần nữa: Nợ TK 1561: 96.000đ Có TK 1111: 96.000đ Kế toán sửa sai bằng cách xóa đi một bút toán: Nợ TK 1561: (96.000đ) Có TK 1111: (96.000đ) + Trường hợp định khoản sai: VD: Theo ví dụ trên nhưng kế toán đã ghi Nợ TK 1561: 96.000đ Có TK 1121: 96.000 Kế toán sửa như sau: Nợ TK 1561: (96.000đ) Có 1121: (96.000đ) Và ghi lại bút toán đúng: Nợ TK 1561: 96.000 Có TK 1111: 96.000đ - Phương pháp ghi bổ sung Ghi bổ sung bằng cách lập “chứng từ ghi sổ bổ sung” và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ. VD: Theo ví dụ trên nhưng kế toán đã ghi sai: Nợ TK 1561: 69.000đ Có TK 1111: 69.000đ Bút toán ghi bổ sung: Nợ TK 1561: 27.000đ Có TK 1111: 27.000đ 2. Kỹ thuật sửa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính Trường hợp phát hiện sai sót trước khi lập báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính; Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót; Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính được thực hiện theo phương pháp ghi số âm hoặc ghi bổ sung nêu trên. 3. Lưu ý khi sửa chữa sổ kế toán - Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi lập báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó; - Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán đơn vị phải sửa chữa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước có sai sót ( nếu phát hiện sai sót báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra; - Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trọng yếu trong các năm trước thì kế toán hải điều chỉnh hồi tố số dư đầu năm trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết theo quy định tại chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”. Ví dụ: Năm 2012, kế toán Công ty A phát hiện lô hang hóa đã bán và ghi nhận doanh thu năm 2011 nhưng chưa hạch toán xuất kho để bán trong năm đó với giá trị hàng hóa ghi sổ là 250.000.000đ. Biết thuế suất thuế TNDN là 25% và số dư trên sổ kế toán chưa điều chỉnh sai sót của một số tài khoản tạị thời điểm 31/12/2011 như sau: Đơn vị tính: đồng Chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán trước điều chỉnh 31/12/2011 - TK 156 4.400.000.000 - TK 333 290.000.000 - TK 421 420.000.000 Sai sót này dẫn đến tại thời điểm 31/12/2011 số dư các tài khoản phải được điều chỉnh giảm như sau: + Số dư Nợ TK 156 giảm: 250.000.000đ (do đã xuất hang nhưng đơn vị chưa hạch toán giảm hang hóa tồn kho 250.000.000) + Số dư Có TK 333 giảm: 62.500.000đ (250.000.000 x25%) + Số dư Có TK 421 giảm: 187.500.000đ (250.000.000 -62.500.000) Sau khi điều chỉnh sai sót số dư trên sổ kế toán các tài khoản lien quan tại thời điểm 31/12/2011 như sau: ĐVT: đồng Chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán sau điều chỉnh 31/12/2011 - TK 156 4.150.000.000 (4.150.000.000 = 4.400.000.000 – 250.000.000) - TK 333 227.500.000 (227.500.000 = 290.000.000 – 62.500.000) - TK 421 232.500.000 (232.500.000 = 420.000.000 – 187.500.000) |
