Có thể có những lúc bạn muốn sắp xếp dữ liệu, chứ không theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số nhưng theo thứ tự do người dùng xác định [còn gọi là tùy chỉnh hoặc lô-gic]. Ví dụ: việc sắp xếp các ngày trong tuần để thứ hai xuất hiện trước tiên có ý nghĩa hơn so với sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, khi thứ sáu xuất hiện trước. Bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong dạng xem biểu dữ liệu của bảng hoặc truy vấn hoặc trong dạng xem biểu mẫu của biểu mẫu.
Bạn muốn làm gì?
Sắp xếp số lượng nhỏ, các giá trị trường duy nhất
Sắp xếp một số lượng lớn các giá trị trường duy nhất
Sắp xếp số lượng nhỏ, các giá trị trường duy nhất
Trong quy trình này, bạn sẽ viết một biểu thức sử dụng hàm IIF để xếp hạng tiêu đề của nhân viên.
Trước tiên, hãy tạo bảng có chứa ba trường tiêu đề, tên và họ. Trong trường tiêu đề, nhập các giá trị sau đây cho bốn bản ghi mới:
Điều phối doanh số bên trong
Trình quản lý doanh số
Đại diện bán hàng
Vice President, doanh số
Trong trường tên và họ của bốn bản ghi, hãy nhập bất kỳ tên nào bạn muốn.
Bây giờ, mở bảng trong dạng xem biểu dữ liệu.
Trên tab trang đầu, trong nhóm sắp xếp & bộ lọc , hãy bấm nâng cao , rồi bấm vào lọc nâng cao/sắp xếp trên menu lối tắt.
Thêm các trường bạn muốn, chẳng hạn như FirstName, LastName và title, đến lưới.
Bấm chuột phải vào hàng trường trong cột trống đầu tiên, bấm thu phóng, rồi nhập biểu thức sau đây:
IIF [[title] = "Vice President, Sales", 1, IIF [[title ] = "Sales Manager", 2, IIF [[title] = "doanh số bán hàng",3 , IIF[[title] = "bên trong Sales điều phối", 4, 5]]
Tiêu đề là tên của trường có chứa các giá trị đang được xếp hạng. Các giá trị được bao bọc trong dấu ngoặc kép là các giá trị cá nhân được lưu trữ trong trường. Giá trị số theo sau là xếp hạng được gán cho nó. Biểu thức trước đó gán xếp hạng từ 1 đến 4 thành bốn tiêu đề khác nhau và gán xếp hạng 5 cho tất cả những người khác. Khi bạn thực hiện việc sắp xếp, các tiêu đề không được đề cập trong biểu thức này được gán cùng một thứ hạng [5].
Trong hàng sắp xếp cho cột có chứa biểu thức, hãy bấm tăng dần.
Trên tab trang đầu, trong nhóm sắp xếp & bộ lọc , bấm vào bộ lọc chuyển đổi.
Hàm IIF trả về giá trị số tương ứng với giá trị trong trường tiêu đề. Ví dụ, nếu giá trị trong trường title là người quản lý doanh số, thì số được gán là 2. Nếu có một giá trị trong trường tiêu đề không được liệt kê làm đối số trong hàm ví dụ: điều phối viên huyện nó được gán số 5. Truy vấn sau đó sắp xếp các số này theo thứ tự tăng dần.
Đầu Trang
Sắp xếp một số lượng lớn các giá trị trường duy nhất
Nếu bạn có một số lượng lớn các giá trị để xếp hạng, một cách tốt hơn để sắp xếp dữ liệu bằng cách tạo bảng tra cứu.
Giả định rằng bảng nhân viên tham chiếu đến hơn 50 các tiêu đề khác nhau. Trước tiên, bạn sẽ cần phải tạo bảng tra cứu và chuẩn bị bảng hiện có để tìm kiếm bảng mới. Sau đó, bạn liên quan đến hai bảng và tạo một truy vấn.
Tạo bảng tra cứu và sửa đổi bảng hiện có
Tạo bảng tra cứu mới sẽ lưu trữ tiêu đề. Đặt tên cho bảng Tblnhanvà đặt các trường vào các kiểu dữ liệu được nêu trong dấu ngoặc đơn, như được hiển thị trong bảng sau đây:
Titleid
[autonumber]
Tiêu đề
[văn bản]
1
Vice President, doanh số
2
Trình quản lý doanh số
3
Đại diện bán hàng
4
Điều phối doanh số bên trong
Đặt trường TitleID làm khóa chính.
Sửa đổi bảng nhân viên để tìm bảng Tbltiêu đề.
Trong dạng xem thiết kế, thay đổi tên của trường tiêu đề thành titleid.
Trong cột kiểu dữ liệu , hãy thay đổi kiểu dữ liệu thành số.
Trên tab chung , dưới thuộc tính trường, thay đổi kích cỡ trường thành số nguyên dài.
Lưu bảng và bỏ qua cảnh báo về việc mất dữ liệu.
Chuyển sang dạng xem biểu dữ liệu.
Định cư cột tiêu đề với giá trị TitleID tương ứng với giá trị tiêu đề.
Ví dụ: đối với các bản ghi có giá trị tiêu đề là người quản lý doanh số, hãy nhập 2. Đối với đại diện bán hàng, hãy nhập 3.
Lưu và đóng bảng.
Liên quan đến hai bảng
Trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu, trong nhóm Mối quan hệ, bấm Mối quan hệ.
Trên tab thiết kế , trong nhóm mối quan hệ , bấm thêm bảng [hoặc Hiển thị bảng trong Access 2013 ].
Chọn Tblnhan và nhân viên, rồi bấm vào Thêm để thêm chúng vào cửa sổ mối quan hệ. Đóng hộp thoại Hiện Bảng.
Kéo trường TitleID từ bảng Tblnhan vào trường TitleID trong bảng nhân viên.
Hộp thoại chỉnh sửa mối quan hệ sẽ mở ra.
Đảm bảo rằng các tên trường được hiển thị trong hai cột đều là Titleid, cũng như hộp kiểu mối quan hệ sẽ hiển thị một-nhiều. Bạn có thể thay đổi tên trường, nếu cần.
Chọn hộp kiểm Thực thi tính toàn vẹn tham chiếu.
Bấm vào Tạo để tạo mối quan hệ.
Hộp thoại sửa quan hệ đóng lại và lưu các thay đổi.
Đóng tab mối quan hệ .
Tạo truy vấn
Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.
Trong hộp thoại thêm bảng [Hiển thị bảng trong Access 2013 ], hãy bấm tab bảng , bấm đúp vào nhân viên, rồi bấm đúp vào tbltiêu đề.
Thêm các trường EmployeeID, LastName và FirstName từ bảng nhân viên và trường tiêu đề từ bảng Tbltitle vào lưới thiết kế truy vấn.
Chuyển sang dạng xem biểu dữ liệu.
Đầu Trang