Sáng tạo cải tiến phương pháp làm việc nâng cao hiệu quả công việc
|
Show
Bạn đã bao giờ để ý tới điều này chưa? Từ khi công ty xuất hiện một Người quản lý Văn Phòng mới vào 6 tháng trước, trọng tâm của công việc này thay đổi một cách tinh tế. Người tiền nhiệm, Sơn Râu, đã làm rất tốt công việc của mình nhờ sử dụng tư duy tài chính để phát triển quy trình kiểm tra báo cáo tài chính hàng tháng của tất cả các dự án trong chương trình. Người kế kế nhiệm, Huỳnh Lê, lại có cảm nhận tinh tế đặc biệt về đồ họa. Anh ấy sử dụng tài năng của mình để thiết kế các bản báo cáo tiến độ khiến cho các thông tin quan trọng trở nên đẹp mắt và hiệu quả hơn . Cả hai đều đã làm tốt việc của mình và đóng góp hiệu quả cho công ty và đội nhóm. Vậy là sao? Điều đó có nghĩa là cả Sơn Râu và Huỳnh Lê đều đang áp dụng ý tưởng “tùy chỉnh công việc” cho phép mình tự do nhào nặn phương pháp làm việc phù hợp với kĩ năng và sở thích của bản thân. Nhờ “tùy chỉnh công việc”, bạn tập dụng được điểm mạnh để chuyển trọng tâm công việc sang những thứ mình có thể làm tốt và tránh xa “gót chân Asin”. “Sáng tạo trong công việc” tuy đơn giản nhưng lại là công cụ hữu ích giúp bạn kiểm soát công việc tốt hơn và gây ấn tượng mạnh mẽ với đồng nghiệp và cấp trên. Trong thực tế, có một số công việc hoàn toàn có thể cho phép bạn được “thêm thắt” mà không cần chờ cấp trên phê duyệt. 4 bước bắt đầu “sáng tạo trong công việc”1. Quyết định xem bạn muốn thay đổi cái gì? 2. Đánh giá sự thay đó ảnh hưởng tới bạn và môi trường việc ra sao 3. Hành động để tạo ra thay đổi tích cực 4. Kiểm tra, Điều chỉnh và Tiếp tục Phân tích sâu hơn vào từng chi tiết, ta thấy: Bước 1: Sáng tạo trong công việc để thay đổi điều gì? Bạn có thể tạo sự thay đổi trong một số lĩnh vực sau để phác phảo cách mà bạn làm việc, để nó trở nên gần hơn với công việc lý tưởng của bạn. • Nội dung nhiệm vụ: bao gồm cải tiến công việc hiện có, thay đổi phương thức làm việc dựa trên kỹ năng và kiến thức của mình. Đó là cách Sơn Râu và Huỳnh Lê đã dùng để sáng tạo trong công việc Quản lý Chương trình Văn phòng. Tóm lại, cách này tạo cơ hội đê bạn phát huy sở trường của mình. (Sử dung bài kiểm tra Reflected Best Self  • Mối quan hệ: Bạn xem việc kết nối và tương tác với đồng nghiệp chính là cách để sáng tạo trong công việc. Trong ví dụ của 15phut.vn, Huỳnh Lê có thể áp dụng thay đổi này bằng cách tình nguyện giúp đỡ một nhân viên mới. • Mục đích: Bạn cũng có thể tái xác định lại công việc hiện tại theo hướng phản ánh được ảnh hưởng trực tiếp từ công việc đó thay vì mô tả bản thân công việc đó. Ví dụ, một lập trình viên làm việc cho phòng Công Nghệ Thông Tin của một hãng hàng không có thể tái định vị lại công việc của mình là “giúp mọi người tận hưởng một hành trình thật thoải mái” từ công việc hiện tại là “lập trình” để “. Để hiểu thêm, tìm đoc bài viết Kiến tạo sự hài lòng trong công việc.
Bước 2: Đánh giá xem sáng tạo trong công việc sẽ ảnh hưởng đến bạn và môi trường làm việc như thế nào Sau khi xách định điều gì nên thay đổi, bạn cần đánh giá tác động tiềm ẩn của chúng lên môi trường làm việc xung quanh bao gồm khách hàng, đồng nghiệp, cấp trên, giám đốc và toàn bộ công ty. Mục đích cuối cùng của sự sáng tạo này là tìm ra giải pháp mà cả 2 bên cùng có lợi. Chẳng hạn, bạn có thể dùng kinh nghiệm sử dụng hệ thống kế toán nội bộ để huấn luyện nhân viên mới hoặc cập nhật những thay đổi hệ thống đó cho đồng nghiệp. Từ đó, bản thân bạn sẽ nhận về những niềm vui nho nhỏ khi được dạy bảo người khác, nâng cao lòng tự tôn, giao tiếp nhiều hơn với các phòng ban khác còn công ty thì nhận được nguồn nhân lực làm việc hiệu quả hơn và được đào tạo bài bản. Trong mọi tình huống, nên tránh xảy ra tình trạng sử dụng sự sáng tạo để hơn – thua trong công việc. Ví dụ, để không phải họp hành với cấp trên, bạn giả vờ “sáng tạo” bằng cách dành thời gian nhiều hơn trong phòng thí nghiệm để cấp trên khó tìm thấy bạn! Có lẽ bạn sẽ tránh được những cuộc gặp như thế trong thời gian ngắn, ảnh hưởng chung cuộc sẽ không mấy khả quan. Vì thế, bạn nên hướng sự sáng tạo đó để tạo ra kết quả hữu ích hoặc ít nhất phải tương thích với môi trường làm việc. Nếu không, quay lại bước đầu tiên và tìm ra một cách khác để sáng tạo xem. Nếu đang làm việc trong vai trò quản lý, bạn nên cân nhắc kỹ càng khi áp dụng sáng tạo trong việc bởi vì bất kì thay đổi nhỏ nào từ phía bạn chắc chắn sẽ gây ra ảnh hưởng to lớn đến cấp dưới. Bước 3: Hành động để đặt một phác thảo công việc tốt vào đúng chỗ Ở bước này, bạn nên để ý tới triệu chứng mà các nhà khoa học thường gọi là “dửng dưng” xảy ra khi một người thụ động và bàng quan, không muốn đóng góp gì vì tin rằng sẽ chẳng có chuyện gì thay đổi được dù học có làm gì đi nữa. Sáng tạo trong công việc cho bạn cơ hội để thay đổi tình hình này. Bằng cách tái tập trung công việc của bạn theo cách này, bạn quyết định nên làm gì để công việc tốt hơn và hiệu quả hơn, từ đó quyết định thực hiện những thay đổi cần thiết. Điều kiện duy nhất là quyết định đó phải khiến cả công ty cũng được lợi như đã đề cập ở Bước 2. Bước 4: kiểm tra tiến độ, điều chỉnh và tiếp tục Sau khi hiểu rõ cả 3 bước trên, bạn nên tiến hành các sáng tạo và thay đổi cần thiết, kiểm tra xem thay đổi đó có cho bạn kết quả mong muốn không, cấp trên và khách hàng của bạn có hài lòng không; có tương thích với môi trường làm việc xung quanh không. Nếu sau khi kiểm tra cho ra kết quả tốt, bạn nên biến những thay đổi đó thành thói quen của mình. Sáng tạo trong công việc có lợi gì?Yêu thích công việc hiện tại • Tiếp cận công việc năng động và nhiệt tình hơn • Khuyến khích phát triển cá nhân bằng cách cải thiện kỹ năng • Càng hoàn thiện kỹ năng sáng tạo trong công việc càng tạo ra nhiều cơ hội thăng tiến.
Điểm cốt lõi:Sáng tạo trong công việc sẽ giúp bạn thay đổi một vài khía cạnh công việc hiện thời cho phù hợp hơn với mình trong đó có 4 bước cơ bản: Quyết định điều gì muốn thay đổi, tìm kiếm giải pháp đôi bên cùng có lợi, thực hiện thay đổi đó, kiểm tra xem chúng có ảnh hưởng tích cực không, và biến thay đổi đó trở thành thói quen. Một nhân tố quan trọng khác để sáng tạo công việc thành công là phải tự chủ động mà không cân đợi cho giám đốc hay cấp trên hướng dẫn. Làm được điều đó, bạn sẽ có thể nâng cao kết quả công việc, yêu thích công việc hơn, xây dựng kỹ năng và nâng cao khả năng xử lý công việc của mình. Hãy bắt đầu sáng tạo công việc ngay hôm nay! 15 phút sưu tầm và biên tập Theo thống kê, mỗi ngày nhân viên tường mất ⅜ giờ làm việc cho các công việc cá nhân hoặc không cần thiết tại văn phòng. Như vậy, trong 1 tuần, doanh nghiệp chi trả cho 15 giờ lãng phí/ nhân viên. Để tối ưu thời gian làm việc các doanh nghiệp cần đến các giải pháp cải tiến quy trình làm việc thông minh. 9 cải tiến hữu ích sau đây sẽ giúp tăng năng suất nhân viên, tăng hiệu suất xử lý công việc cho các doanh nghiệp. Một trong những nguyên nhân dẫn đáng lãng phí thời gian tại công ty/doanh nghiệp chính là phân chia công việc không rõ ràng, giao nhiệm vụ không cần thiết và dành nhiều thời gian cho các cuộc hội họp. Để cải thiện quy trình làm việc các doanh nghiệp cần đến công cụ và giải pháp quản lý thời gian hiệu quả. Cải tiến quy trình làm việc cần một quá trình dài hạn và bài bản, tuy nhiên hiệu quả mà nó mang đến lại vô cùng khả quan. 1. Đánh giá quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệpTrước khi tiến hành bất cứ cải tiến hay đổi mới quy trình làm việc nào, nhà quản lý cần tiến hành phân tích và đánh giá quy trình hiện tại mà doanh nghiệp đang áp dụng. Nhà quản lý có thể thu thập thông tin từ các phản hồi của nhân viên, phòng ban và các bộ phận khác nhau nhằm tìm ra nguyên nhân khiến quy trình làm việc không mang đến hiệu quả. Đánh giá các ưu điểm cũng như hạn chế mà quy trình làm việc hiện tại mang đến, từ đó phát huy các điểm tốt và cải tiến, điều chỉnh các lỗ hổng trong quản lý. Điều này sẽ giúp nhà quản lý tối ưu hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp, tăng năng suất và hiệu quả xử lý công việc. 2. Cải tiến quy trình làm việc bằng cách sắp xếp công việc dựa trên tầm quan trọngSắp xếp công việc dựa trên tầm quan trọng là bước cải tiến quy trình làm việc đơn giản cho các doanh nghiệp. Sau khi nắm bắt được quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp, nhà quản lý cần sắp xếp lại các công việc, nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên sau đây:
Nhà quản lý ưu tiên xử lý các nhiệm vụ, dự án có quy mô lớn, mang đến lợi nhuận hay lợi ích lớn cho doanh nghiệp. Đối với các dự án quan trọng cần ưu tiên nguồn nhân lực, thời gian và ngân sách để hoàn thành sớm nhất. Đối với các dự án nhỏ hơn có thể phân bổ nhân lực hợp lý.
3. Đào tạo nhân viên thực hiện quy trình chuẩn hóaMuốn xây dựng quy trình làm việc cho doanh nghiệp hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ trên tất cả phòng ban. Để làm được điều này các doanh nghiệp cần thường xuyên đào tạo và huấn luyện nhân sự nâng cao năng lực và kỹ năng. Nhà quản lý cần theo dõi và đưa ra lịch trình đào tạo cụ thể cho từng bộ phận hoặc tổng thể nhân sự trong doanh nghiệp. Thông qua các khóa đào tạo, nhân viên có thể nắm bắt và thực hiện theo các quy trình làm việc cụ thể và khoa học, từ đó tăng năng suất nhân viên. Chỉ khi toàn bộ nhân viên nhận biết và thực hiện theo sự thay đổi thì việc cải tiến quy trình làm việc mới thực sự hiệu quả. 4. Tổ chức quy trình làm việc hiệu quảGiải pháp cải tiến quy trình làm việc thứ 4 dành cho nhà quản lý chính là giữ cho quy trình công việc luôn trong trạng thái suôn sẻ và “trôi chảy” nhất. Nhà quản lý cần tổ chức và vận hành các dự án theo lịch trình đã được đề ra từ trước, nhân sự trong doanh nghiệp cần tuân thủ theo quy trình được đề ra từ trước. Ngoài ra ban lãnh đạo cũng cần giám sát quy trình làm việc của nhân viên trên từng nhiệm vụ và dự án. Quản lý thời gian làm việc thông qua việc tổ chức và lên lịch trình bài bản sẽ mang đến hiệu quả tối ưu cho các doanh nghiệp. 5. Giao nhiệm vụ, thời gian thực hiện cụ thể, rõ ràngMột trong những nguyên tắc xây dựng quy trình làm việc chính là phân chia công việc và nhiệm vụ cụ thể phù hợp với năng lực và thời gian cho nhân viên. Theo các khảo sát có đến 58% thời gian làm việc bị lãng phí do nhân viên không biết nhiệm vụ và công việc của thể của mình là gì. Để tránh tình trạng này, nhà quản lý cần giao nhiệm vụ và công việc cụ thể cho từng nhân sự, từng bộ phận, phòng ban trong tổ chức. Nhà quản lý cần nắm bắt năng lực của từng nhân viên trong doanh nghiệp để có thể phân chia công việc một cách khoa học, phù hợp. 6. Cắt giảm các hoạt động gián đoạn không cần thiếtĐể cải tiến quy trình làm việc , các doanh nghiệp cần cắt giảm những hoạt động không cần thiết gây gián đoạn hoặc lãng phí thời gian. Cụ thể doanh nghiệp có thể cắt giảm các cuộc họp hành không cần thiết hàng ngày hay hàng tuần, cắt giảm các hoạt động giao tiếp không cần thiết. Ngoài ra nhà quản lý cần giao công việc cho đúng người, nhằm tránh lãng phí thời gian. Các doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa thời gian thông qua việc sử dụng các công cụ và phần mềm công nghệ. 7. Tối ưu hóa giao tiếpTối ưu hóa thông tin liên lạc sẽ giúp cắt giảm thời gian cho các cuộc họp, trao đổi. Việc truyền tải thông tin thông qua các phần mềm và công nghệ mang lại tính chính xác cao, tốc độ lan truyền nhanh chóng và rộng rãi. Thông qua việc tối ưu hóa truyền tải thông tin, các cuộc họp hành lãng phí thời gian tại doanh nghiệp sẽ được cắt giảm đáng kể. Toàn bộ nhiệm vụ, quy trình làm việc cũng như tiến độ của dự án sẽ được quản lý và chia sẻ bằng nền tảng công nghệ. Các thành viên trong dự án có nắm bắt thông tin thông qua trang tính, nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả công việc qua các công cụ. Từ đó hạn chế lãng phí thời gian vào việc trao đổi trực tiếp hoặc báo cáo rườm rà. Đây được xem là giải pháp cải tiến quy trình làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp. 8. Sử dụng nguồn ngân sách phù hợpNhiều nhà quản lý cho rằng nguồn ngân sách và quy trình làm việc không có sự liên quan với nhau, tuy nhiên trên thực tế chúng lại có sự liên kết chặt chẽ. Cải tiến quy trình làm việc kéo theo việc cải thiện hiệu quả sử dụng ngân sách. Thông thường các doanh nghiệp sẽ dành ưu tiên cho các nhiệm vụ và công việc chiếm nguồn ngân sách đầu tư lớn. Để cải tiến quy trình làm việc, doanh nghiệp cần phân bổ nguồn ngân sách một cách hợp lý, chú ý đến nguồn ngân sách tại chỗ của đơn vị. Từ quy trình làm việc thông minh, nhà quản lý có thể theo dõi cả nguồn ngân sách đã chi với lợi nhuận thu lại từ từng dự án. 9. Tự động hóa quy trìnhCác giải pháp quản lý thời gian làm việc tự động hóa chính là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong thời đại công nghiệp 4.0. Doanh nghiệp có thể cân nhắc đến các phần mềm hoặc công cụ quản lý ERP, nhằm quản lý tổng thể toàn bộ quy trình làm việc của tổ chức. Hoặc có thể sử dụng đến các công cụ quản lý thời gian thông minh từ các nhà cung cấp giải pháp công nghệ uy tín. Hiện, nay, FASTWORK workflow là phần mềm quản lý công việc toàn diện phù hợp nhất với phương thức quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam. Phần mềm Fastwork cho phép thiết lập, theo dõi, đánh giá toàn bộ quy trình của doanh nghiệp trên cùng một màn hình. Tìm hiểu thêm: Điểm mặt 3 lợi ích chính từ phần mềm FastWork WorkFlow trong cải tiến quy trình làm việcTự động hóa quy trình và liên kết các quy trình thông minh
Kiểm soát và theo dõi quy trình công việc theo thời gian thực
Đo lường hiệu quả và xây dựng quy trình hoàn chỉnh
Thông qua phần mềm này, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm áp lực và khối lượng công việc cho nhà quản lý, giảm thiểu các rủi ro và tăng hiệu quả công việc, hướng đến mục tiêu cuối cùng là thúc đẩy doanh nghiệp phát triển. Tham khảo video giới thiệu FastWork WorkflowCải tiến quy trình làm việc cần được xây dựng với kế hoạch bài bản và dài hạn nhằm mang đến hiệu quả tối ưu nhất. Chỉ với một vài cải tiến nhỏ, nhà quản lý có thể nhận thấy hiệu quả bất ngờ cho doanh nghiệp của mình. Thay vì vật lộn với mớ lộn xộn của công việc và dự án, các doanh nghiệp có thể tự động hóa toàn bộ quy trình hoạt động nhờ các phần mềm và công cụ quản lý thông minh. Để nhận DEMO miễn phí phần mềm FastWork Workflow, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây! Đăng ký tư vấn |
