Tổ chức hội thảo như thế nào? Tổ chức hội thảo là những sự kiện diễn ra thường niên của các doanh nghiệp nhằm mang thông tin thương hiệu, sản phẩm đến gần hơn với khách hàng thông qua hoạt động gặp gỡ, quảng bá các sản phẩm đến với khách hàng.
Tổ chức hội thảo là hình thức sự kiện đã khá quen thuộc hiện nay và góp phần không nhỏ trong việc thúc đẩy doanh số hằng năm của doanh nghiệp thông qua quá trình chia sẻ thông tin và thu thập ý kiến về thương hiệu và sản phẩm từ phía khách hàng, đối tác nhằm thúc đẩy tiếp thị và nâng cao chất lượng sản phẩm. Hãy cùng tìm hiểu về cách tổ chức hội thảo như thế nào mới hiệu quả ở bài viết này nhé!
Tổ chức hội thảo là gì? Tổ chức hội thảo như thế nào là tốt?
Khái niệm hội thảo
Hội thảo là sự kiện được tổ chức thường niên của doanh nghiệp nhằm duy trì mối quan hệ với khách hàng thân thiết và xây dựng đối tượng khách hàng tiềm năng. Trong các hội thảo thường diễn ra các hoạt động chính là thảo luận giữa doanh nghiệp và khách hàng về một vấn đề thực tiễn hay thương hiệu, sản phẩm nhằm thăm dò ý kiến của khách hàng và phát triển mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp.
Tổ chức hội thảo sẽ là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu với các đối tác tiềm năng. Bên cạnh đó nó còn giúp doanh nghiệp tạo mối quan hệ với khách hàng, cơ quan truyền thông và nâng cao hình ảnh thương hiệu và sản phẩm của doanh nghiệp.
Mục đích của việc tổ chức hội thảo
Mục đích chính mà các doanh nghiệp thường lựa chọn tổ chức hội thảo là tạo cơ hội gặp gỡ trực tiếp, giao lưu và đối thoại với đối tác nhằm đưa ra những thế mạnh của thương hiệu sản phẩm đến với khách hàng.
Hơn thế nữa thông qua các hội thảo khách hàng, doanh nghiệp sẽ củng cố niềm tin khách hàng và nâng cao được hình ảnh thương hiệu, sản phẩm; xây dựng lòng trung thành đối với sản phẩm.
Các hình thức tổ chức hội thảo
Hội thảo khoa học: đây là hình thức tổ chức hội thảo nhằm thảo luận hoặc công bố những kết quả nghiên cứu khoa học của các tổ chức hay cá nhân. Tại hội thảo khoa học, các nhà khoa học hay các diễn giả sẽ trình bày về các vấn đề về khoa học và cùng nhau thảo luận với những người có cùng chuyên môn về tính thực tiễn của nó. Hội thảo này không mang nhiều ý nghĩa trong việc quảng bá doanh nghiệp.
Workshop: Workshop là một hình thức hội thảo nhằm chia sẻ kiến thức thực tiễn về một lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính, ngân hàng… Bên cạnh các bài thuyết trình của diễn giả sẽ có ví dụ thực tiễn về ngành nghề để người tham gia nắm rõ hơn về thông tin và cùng thảo luận với diễn giả. Workshop thường có quy mô nhỏ.
Hội thảo du học: Đây là hội thảo nhằm giải đáp những thắc mắc và trăn trở của ngườ tham dự về vấn đề du học như chương trình học, học bổng du học hay chi phí sinh hoạt ở nước ngoài. Thông thường hội thảo du học sẽ có mục đích tìm kiếm khách hàng và chuyển đổi thành hoạt động bán hàng cho các doanh nghiệp chuyên về du học.
Hội thảo chuyên đề - chuyên môn: Đây sẽ là buổi hội thảo xoay quanh các vấn đề chính và có một diễn giả duy nhất nhằm thảo luận về một vấn đề thực tiễn trong công việc hoặc là cơ sở lý luận cho các hoạt động kinh doanh.
Quy trình tổ chức hội thảo
Xác định chủ đề hội thảo
Việc đầu tiên khi tổ chức hội thảo chính là phải xác định cụ thể và rõ ràng chủ đề của hội thảo. Đây chính là cơ sở để xây dựng ý tưởng, nội dung và các kế hoạch khi tổ chức hội thảo nhằm mang đến hội thảo hiệu quả và thành công. Với mỗi đối tượng khách hàng mục tiêu khác nhau đòi hỏi người tổ chức hội thảo phải sáng tạo ra những ý tưởng độc đáo nhằm thu hút những đối tượng khách hàng nhất định mà mình muốn hướng tới. Hội thảo có thành công hay không đều phụ thuộc rất lớn vào ý tưởng.
Lên kế hoạch tổ chức hội thảo
Kế hoạch tổ chức hội thảo bao gồm:
- Mục đích, mục tiêu cần đạt được của buổi hội thảo.
- Nội dung chính của hội thảo.
- Địa điểm, thời gian tổ chức hội thảo.
- Kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo.
- Đơn vị tổ chức hội thảo.
- Lên danh sách khách mời.
- Chương trình của hội thảo.
Chuẩn bị tổ chức hội thảo
Truyền thông cho sự kiện
Để buổi hội thảo diễn ra thành công không thể thiếu hoạt động truyền thông cho sự kiện. Thời gian truyền thông không nên quá sớm vì nó có thể giảm bớt sức nóng của sự kiện và cũng không nên quá gần ngày tổ chức vì nó sẽ gây khó khăn khi sắp xếp người tham dự. Các hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1 – 2 tuần trước sự kiện và sử dụng các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu của hội thảo. Nếu muốn hội thảo của mình nổi bật và thu hút nhiều người quan tâm bạn cần chọn một chủ đề hợp xu hướng để thực hiện truyền thông cho sự kiện.
Xác định quy mô, thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện
Hãy xác định quy mô hội thảo mà doanh nghiệp muốn tổ chức và lên kế hoạch về thời gian và địa điểm rõ ràng trước khi tổ chức sự kiện. Nó sẽ hỗ trợ rất lớn cho người tổ chức hội thảo và doanh nghiệp trong việc hoạch định ngân sách và tránh tình trạng lãng phí khi thực hiện tổ chức hội thảo.
Thời gian tổ chức nên được chọn vào cuối tuần. Đây là thời điểm phổ biến khách mời có thể đi dự hội thảo.
Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo cũng là một công việc cần lưu ý trong quá trình chuẩn bị. Không gian tại địa điểm tổ chức phải đảm bảo đáp ứng được quy mô hội thảo, không quá lớn hoặc quá nhỏ để tránh ảnh hưởng đến không khí hội thảo.
Lấy thông tin người tham dự
Mục đích quan trọng của hội thảo đó là tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tìm kiếm khách hàng mới. Việc lấy thông tin người tham dự sẽ giúp hoạt động này diễn ra hiệu quả nhất. Bạn có thể cân nhắc lựa chọn một trong số những hình thức lấy thông tin như điền form online, đăng ký nhận email.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
Công Ty Cổ Phần Tiếp Thị Truyền Thông VIETLINK
- Trụ sở chính: Vin Office, số 33 Quách Văn Tuấn, Phường 12, Quận Tân Bình, TP.HCM
- Văn phòng đại diện: Tầng 1, Toà nhà Packsimex, 52 Đông Du, phường Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM
- Xưởng sản xuất: 93 đường TTN 12, khu phố 2, P. Tân Thới Nhất, Quận 12, TP.HCM
- Tell: 028 62 700 721
- Mail:
- Hotline: 0909 975 731 | 0938 277 247
- Website: //www.tochucsukienpro.com/