Hồ sơ xin visa nhật 2023

Bạn đang ấp ủ giấc mơ du học Nhật Bản; song chưa biết phải chuẩn bị những gì; tìm hiểu thông tin như thế nào và lên kế hoạch ra sao? Với gần 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực du học Nhật Bản, để hỗ trợ các bạn nắm bắt được những thông tin chính xác nhất, Jellyfish xin gửi đến các bạn bài viết “Tổng quan quy trình du học Nhật Bản”

I – LÊN KẾ HOẠCH VÀ TÌM HIỂU THÔNG TIN – QUY TRÌNH DU HỌC NHẬT BẢN

Contents

• 1 – Lập kế hoạch du học rõ ràng
• 2 – Xác định chi phí du học Nhật Bản
• 3 – Xác định ý chí tinh thần
• 1 – Học tiếng Nhật
• 2 – Xác định thời điểm du học
• 3 – Chọn trường Nhật ngữ
• 4 – Lựa chọn hình thức apply hồ sơ
• 5 – Chuẩn bị hồ sơ và apply xin thư mời học, giấy tư cách lưu trú tại Nhật (COE)
• 6 – Trả lời điện thoại của cục xuất nhập cảnh tại Nhật Bản
• 7 – Nhận giấy phép nhập học (COA), tư cách lưu trú (COE) và nộp học phí
• 8 – Xin Visa du học Nhật Bản
• 9 – Đặt vé máy bay đến Nhật và hoàn thành thủ tục nhập học

1 – Lập kế hoạch du học rõ ràng

Du học Nhật Bản không phải là mục đích cuối cùng. Nhưng đó là bước đầu tiên để biến giấc mơ thành hiện thực. Do đó, bước đầu tiên trong quy trình du học Nhật Bản chính là các bạn phải xác định rõ mục đích và mục tiêu du học để tránh lãng phí thời gian cũng như tiền bạc.

– Tại sao bạn chọn du học Nhật Bản? Mục đích du học Nhật Bản của bạn là gì?
– Khi du học Nhật Bản bạn sẽ ở đâu, sẽ học ở trường nào?
– Bạn sẽ học trong bao lâu và cần chi phí khoảng bao nhiêu?
– Bạn muốn học gì? Chọn chuyên ngành gì?
– Khi nào bắt đầu?

>>> Tìm hiểu thêm: Nên đi du học Nhật ở thành phố nào?

2 – Xác định chi phí du học Nhật Bản

Bạn cần xác định xem sẽ dành khoảng bao nhiêu tiền dành cho việc du học; cũng như liệt kê càng cụ thể càng tốt từng khoản phí cho việc du học Nhật Bản. Tổng quan chi phí du học Nhật Bản được chia làm 4 phần chính:

– Chi phí làm thủ tục, hồ sơ trước khi du học
– Chi phí xin Visa, mua vé máy bay qua Nhật
– Học phí và phí ký túc xá
– Chi phí sinh hoạt sau khi qua Nhật

Cụ thể, bạn có thể xem thêm tại bài viết: Tổng quan chi phí du học Nhật Bản

Bạn cũng có thể săn những “học bổng du học Nhật Bản” của các trường hoặc “ưu đãi du học” tại Jellyfish Việt Nam để tiết kiệm chi phí du học của mình. Để tìm hiểu về những học bổng cũng như ưu đãi du học Nhật Bản mới nhất, bạn có thể theo dõi tại chuyên mục HỌC BỔNG DU HỌC của Jellyfish Việt Nam.

Tham khảo ngay: 12 Học bổng du học Nhật hấp dẫn nhất hiện nay

3 – Xác định ý chí tinh thần

Đối với những bạn đã quyết định du học Nhật Bản thì các bạn phải xác định rằng: “Du học Nhật Bản không phải là con đường trải toàn hoa hồng nên rất cần sự kiên định từ chính tinh thần của các bạn“. Thời gian đầu sang Nhật, bao quanh cuộc sống của các bạn sẽ là sự chán chường, mệt mỏi và muốn trốn chạy. Nhưng, nếu các bạn vượt qua được thì phía trước sẽ là cả một tương lại tốt đẹp đang chờ đón.

Khi đến Nhật Bản các bạn sẽ phải bước vào một cuộc sống hoàn toàn tự lập. Không có người thân ở bên để giúp đỡ bạn những việc trong cuộc sống sinh hoạt hàng ngày; không có ai lo lắng chăm sóc bạn mỗi khi ốm đau. Bạn phải luôn giữ cho mình khỏe mạnh để gồng lên chiến đấu cùng chương trình học với khối lượng bài tập lớn; thời gian đi làm thêm để trang trải cuộc sống.

Có thể thấy rằng nếu bạn muốn tạo điều kiện tốt nhất cho bản thân khi du học thì nên lên vạch rõ kế hoạch, quy trình du học Nhật Bản ngay từ đầu. Khi bạn đã nắm chắc tất cả trong tầm tay thì tinh thần của bạn mới vững chắc được. Tuy nhiên, yếu tố quan trọng nhất và giữ vai trò quyết định vẫn là khả năng tiếng Nhật của bạn. Vì thế, hãy tập trung chuẩn bị thật kỹ về khả năng tiếng Nhật của bản thân trước khi du học nhé.

Ngoài ra, bạn cũng cần tìm hiểu về văn hóa, cách giao tiếp cùng những điều cấm kỵ ở Nhật để có thể bắt nhịp nhanh với cuộc sống tại nơi đây.

 Tìm hiểu thêm những thông tin về Văn hóa – Đất nước Nhật Bản:

• 5 Cách cúi chào của người Nhật
• Điều kiện khí hậu Nhật Bản và đặc trưng các mùa

Phần này cũng là phần quan trọng nhất trong bài “Tổng quan quy trình du học Nhật Bản” và quyết định hoàn toàn việc bạn có được đi du học Nhật Bản hay không. Các bước trong quy trình du học Nhật Bản bao gồm:

1 – Học tiếng Nhật

Khi làm hồ sơ du học Nhật Bản, giấy tờ cần thiết đầu tiên bạn cần phải có là 1 giấy chứng nhận học tiếng Nhật và một chứng chỉ tiếng Nhật (Bạn phải vượt qua kỳ thi tiếng Nhật mới được cấp chứng chỉ). Cấp độ năng lực trong tiếng Nhật hiện nay được chia làm 5 cấp chuẩn gọi là N1, N2, N3, N4, N5. Trong đó thì N5 là cấp độ thấp nhất, cấp độ dành cho người mới bắt đầu học.

Thông thường nếu bạn học chương trình tiếng Nhật cấp tốc(tuần học 5 buổi, mỗi buổi học 3 tiếng) thì trong khoảng 3 tháng (Học qua 25 bài giáo trình Minna No Nihongo) thì bạn hoàn toàn có thể đi đỗ được cấp độ N5; học tầm 6 tháng (hết 50 bài giáo trình Minna No Nihongo) thì bạn sẽ thi đỗ được N4. Tuy nhiên khi làm hồ sơ du học Nhật Bản thì bạn chỉ cần đạt cấp độ N5.

2 – Xác định thời điểm du học

Nhật Bản có 4 kỳ tuyển sinh vào: Tháng 1, Tháng 4, Tháng 7 và Tháng 10. 

• Kỳ tuyển sinh chính: Tháng 4 và Tháng 10
• Kỳ tuyển sinh phụ: Tháng 1 và Tháng 7

Thời điểm du học Nhật Bản của 4 kỳ trong bảng dưới đây được ước tính dựa theo thời gian đào tạo tiếng Nhật cấp tốc tại Jellyfish Việt Nam đối với những bạn chưa học tiếng Nhật bao giờ. Thời gian đào tạo khóa cấp tốc N5 trong khoảng 3 tháng.

Bạn có thể tham khảo thêm tại: Đặc trưng các kỳ nhập học khi đi du học Nhật Bản

3 – Chọn trường Nhật ngữ

Hãy từ bỏ ngay ý định không chịu tìm hiểu thông tin về trường Nhật ngữ trước khi đưa ra lựa chọn. “Học ở đâu cũng được, cứ vào đã” – là một quan điểm sai lầm. Có nhiều trường hợp vào rồi mới nhận thấy trường này không tốt; không phù hợp với bản thân; những ngành mình thích không được học.

Việc lựa chọn nhầm trường không chỉ gây lãng phí về tiền của, thời gian, công sức mà còn ảnh hưởng đến tinh thần. Khi chọn trường cần chú ý những vấn đề sau:

– Lĩnh vực muốn học: Bạn muốn học lĩnh vực gì? Định hướng phát triển công việc sau này của lĩnh vực đó như thế nào?

– Năng lực bản thân: Hãy chọn trường phù hợp với năng lực của bản thân bạn. Tùy theo kết quả của kỳ thi tuyển, cũng có thể bạn không vào được trường như mong muốn, vì vậy bạn nên thi vào nhiều trường khác nhau.

Tham khảo: Kinh nghiệm lựa chọn trường Nhật ngữ

4 – Lựa chọn hình thức apply hồ sơ

Các bạn có thể lựa chọn một trong các hình thức sau:

– Nhờ trung tâm tư vấn du học
– Tự mình apply
– Nhờ người thân, bạn bè (nếu có)

Hầu hết các trường Nhật ngữ đều có nhân viên hỗ trợ giải đáp và hướng dẫn hồ sơ cho học sinh.

Tuy nhiên, rào cản lớn nhất với học sinh Việt Nam là năng lực ngoại ngữ dẫn đến quá trình làm việc với trường có thể gặp nhiều khó khăn. Đồng thời, Cục quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản yêu cầu rất khắt khe về hồ sơ xin COE trong khi giấy tờ cá nhân ở Việt Nam thường có rất nhiều lỗi về logic. Đây là lí do chính mà các công ty tư vấn du học Nhật Bản như Jellyfish Việt Nam ra đời; nhằm giúp các bạn học sinh nắm rõ quy trình du học Nhật Bản và hỗ trợ trực tiếp các bạn chuẩn bị hồ sơ du học.

Việc lựa chọn hình thức apply nào hoàn toàn phụ thuộc vào nhu cầu và kỳ vọng của học sinh với bộ hồ sơ của mình. Nếu muốn tiết kiệm chi phí, bạn có thể lựa chọn tự apply hoặc nhờ người thân có kinh nghiệm. Nếu không có nhiều thời gian và muốn đảm bảo tỉ lệ đậu COE, các bạn nên chọn các trung tâm tư vấn du học uy tín.

5 – Chuẩn bị hồ sơ và apply xin thư mời học, giấy tư cách lưu trú tại Nhật (COE)

Trong quy trình du học Nhật Bản, bước chuẩn bị hồ sơ là bước rất quan trọng. Bước này chính là bước quyết định đến việc bạn có được đi du học Nhật Bản hay không. Hồ sơ du học Nhật Bản bạn cần chuẩn bị bao gồm:

– Các giấy tờ liên quan đến cá nhân
– Giấy khai sinh
– Bằng tốt nghiệp, bảng điểm THPT, Trung Cấp, Cao đẳng, Đại học (nếu có) (bản gốc)
– Học bạ THPT hoặc bảng điểm nếu đã tốt nghiệp Trung Cấp, Cao đẳng, Đại học (bản gốc)
– Chứng minh thư nhân dân (02 bản công chứng)
– Sổ hộ khẩu (bản công chứng)
– 15 ảnh 3×4
– Hộ chiếu (nếu có)
– Giấy chứng nhận năng lực tiếng Nhật (JLPT hoặc NAT-TEST) (nếu có)
– Các giấy tờ liên quan đến người bảo lãnh tài chính
– Đơn cam kết bảo trợ tài chính (theo mẫu) (Chỉ áp dụng đơn này nếu người bảo trợ tài chính cho học sinh không phải là Cha, Mẹ, Anh, Chị, Em, …v.v.. hoặc người thân không có tên trong sổ hộ khẩu gia đình)
– Giấy Chứng minh nhân dân của người bảo trợ tài chính (02 bản công chứng)

Toàn bộ các tài liệu nộp cho trường và Cục quản lý xuất nhập cảnh cần được dịch thuật sang tiếng Nhật (những giấy tờ đã có song ngữ Việt Anh thì không cần dịch).

Tìm hiểu thêm:

• Quy định – Thủ tục nhập cảnh vào Nhật mới nhất 2022 – 2023
• Quy trình xin visa du học từ A – Z

6 – Trả lời điện thoại của cục xuất nhập cảnh tại Nhật Bản

Một bước cũng khá quan trọng trong quy trình du học Nhật Bản là trả lời điện thoại của Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản. Khi xét duyệt hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE); Cục xuất nhập cảnh tại Nhật Bản có thể gọi điện về cho công ty của người bảo lãnh, người bảo lãnh hoặc du học sinh để xác nhận thông tin. Vậy nên các bạn cần lưu ý cần trả lời chính xác các thông tin mà bạn đã đăng ký khi làm hồ sơ. Nếu trả lời sai thì Cục xuất nhập cảnh sẽ đánh trượt hồ sơ của bạn; hậu quả là bạn sẽ không được tiếp tục du học Nhật Bản nữa và sẽ rất ảnh hưởng đến việc sang Nhật của bạn sau này. Các bạn cần lưu ý điều này nhé.

Xem thêm:Những lưu ý khi CXNC Nhật Bản gọi điện

7 – Nhận giấy phép nhập học (COA), tư cách lưu trú (COE) và nộp học phí

Thông thường sau khoảng 2 tháng (kể từ ngày nộp hồ sơ lên Cục quản lý xuất nhập cảnh), bạn sẽ nhận được kết quả COE. Nếu đỗ COE, các trường sẽ gửi kết quả cùng với Thông báo nộp học phí.

Chi tiết về thủ tục nộp học phí như sau:

Theo quy trình du học Nhật Bản, sau khi bạn nhận được giấy nhập học và giấy báo học phí (INVOICE), bạn sẽ photo những giấy tờ đó; đồng thời mang theo hộ chiếu tới Ngân Hàng để chuyển khoản số tiền học phí cho trường Nhật ngữ. Số tiền đóng cho trường sẽ tính bằng tiền Yên Nhật; nên bạn có thể dùng tiền yên chuyển cho trường hoặc mang tiền Việt, tiền Đô la tới Ngân Hàng và nộp theo tỷ giá Yên thời điểm bạn chuyển tiền.

Các bạn có thể hoàn toàn yên tâm vì những thủ tục đó sẽ được Jellyfish Việt Nam hỗ trợ tối đa. Hướng dẫn các bạn ra ngân hàng và làm các thủ tục nhanh nhất, với mức phí chuyển thấp nhất. Hoàn thành xong học phí với trường Nhật ngữ; còn một khoản nữa các bạn cần hoàn thiện với Jellyfish chính là số tiền còn lại khi làm hồ sơ. Sau đó khoảng gần 1 tháng thì các bạn sẽ xuất cảnh sang Nhật học tập và làm việc.

8 – Xin Visa du học Nhật Bản

a) Nộp hồ sơ xin visa du học

Người Việt Nam muốn nhập cảnh vào Nhật Bản cần phải xin visa trước tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản. Cụ thể như sau:

– Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh phụ trách nhận hồ sơ xin visa đối với người hiện đang sinh sống ở khu vực miền Nam từ các tỉnh Đắc Lắc, Phú Yên trở vào.

– Đối với những người sinh sống từ các tỉnh Gia Lai, Bình Định trở ra Bắc, xin vui lòng nộp hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam.

Sau khi trường Nhật ngữ gửi giấy tư cách lưu trú bản gốc và giấy nhập học cho học sinh; các bạn sẽ dùng những giấy tờ đó để tới Đại sứ quán Nhật Bản tại số 27 Liễu Giai, Hà Nội (Đối với các bạn ở gần khu vực Hà Nội) để xin cấp visa du học. Đồng thời, bạn cũng sẽ được hướng dẫn điền vào tờ khai để xin visa du học Nhật Bản (tất cả đều ghi bằng tiếng Anh)

Cách khai tờ khai xin Visa đại sứ quán Nhật Bản: (Jellyfish sẽ làm tất cả thủ tục này)

Hồ sơ xin visa du học Nhật Bản bao gồm:

– Hộ chiếu
– Đơn xin visa (Đơn xin visa phải ghi rõ ngày xin visa và phải có chữ ký giống với chữ ký trong hộ chiếu)
– Hình 4.5cm×4.5cm được chụp trong vòng 6 tháng trở lại
– Giấy tư cách lưu trú (COE)

b) Phỏng vấn với Đại sứ quán

Sau khi nộp hồ sơ xin visa du học, ĐSQ có thể sẽ yêu cầu ứng viên đến văn phòng ĐSQ để phỏng vấn. Mục đích phỏng vấn là để chắc chắn hơn nữa về mục tiêu và năng lực học tập của ứng viên. Toàn bộ các câu hỏi đều được đưa ra bằng tiếng Nhật. Hầu hết các ứng viên trượt visa du học Nhật đều do tiếng Nhật kém. Do vậy, việc học tiếng Nhật đều đặn và nghiêm túc tại Việt Nam là hết sức quan trọng.

Tham khảo ngay: Kinh nghiệm phỏng vấn du học Nhật Bản

Các bạn có thể xem thêm thông tin tổng quan quy trình du học Nhật Bản tại video sau:

9 – Đặt vé máy bay đến Nhật và hoàn thành thủ tục nhập học

Bước cuối cùng trong quy trình du học Nhật Bản là đặt vé máy bay đến Nhật và hoàn thành thủ tục nhập học. Nhà trường sẽ chỉ định ngày nhập quốc cho học sinh. Học sinh có trách nhiệm đặt vé máy bay để đảm bảo tới Nhật đúng lịch trưởng đưa ra. Tuy nhiên, thời gian gần đây việc phỏng vấn với ĐSQ ngày càng khó khăn hơn nên lịch nhập quốc có thể sẽ bị ảnh hưởng bởi có kết quả visa muộn. Jellyfish khuyên bạn nên đặt vé ở các đại lý uy tín để được hỗ trợ thủ tục đổi vé nếu lịch trình bị ảnh hưởng.

Xem thêm: Đừng đi du học Nhật Bản nếu bạn trả lời sai 8 câu hỏi sau

Trên đây là tất tần tật những thông tin “Tổng quan quy trình du học Nhật Bản“. Để biết thêm thông tin và được tư vấn du học Nhật Bản miễn phí, hãy điền đầy đủ thông tin của bạn vào mục dưới nhé! Jellyfish sẽ liên hệ lại với bạn.

Jellyfish Vietnam – Hotline 0986.633.013
Trụ sở chính: Tầng 13, tòa nhà CMC, 11 Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
Văn phòng chi nhánh: Hải Phòng, Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh