Ví dụ về quy trình lập kế hoạch

Tìm hiểu về các kỹ năng lập kế hoạch:

• 1. Kế hoạch là gì ?
• 2. Tầm quan trọng của kế hoạch hóa
• 3. Hoạch định là gì ?
• 4. Ý nghĩa của việc hoạch định
• 5. Làm thế nào xác định công việc ?
• 6. Phương pháp xác định nội dung công việc[5W H 2C 5M]
• 6.1 Xác định mục tiêu yêu cầu [Why]
• 6.2 Xác định nội dung công việc [What?]
• 6.3 Xác định 3W
• 6.4 Xác định phương pháp 1h
• 6.5 Xác định phương pháp kiểm soát [Control]
• 6.6 Xác định phương pháp kiểm tra [check]
• 6.7 Xác định nguồn lực [5M]
• 7. Các bước trong quy trình lập kế hoạch là gì ?

1. Kế hoạch là gì ?

Kế hoạch là một nội dung và là chức năng quan trọng nhất của quản lý. Bởi lẽ, kế hoạch gắn liền với việc lựa chọn và tiến hành các chương trình hoạt động trong tương lai của một tổ chức, của một doanh nghiệp. Kế hoạch cũng là việc lựa chọn phương pháp tiếp cận hợp lý các mục tiêu định trước. Kế hoạch là xác định mục tiêu và quyết định cách tốt nhất để đạt được mục tiêu.

2. Tầm quan trọng của kế hoạch hóa

- Kế hoạch hóa là cần thiết để có thể ứng phó với những yếu tố.bất định và những thay đổi của môi trường bên ngoài và bên trong.của một tổ chức hoặc một doanh nghiệp.

- Kế hoạch hóa làm cho các sự việc có thể xảy ra theo dự kiến ban.đầu và sẽ không xảy ra khác đi. Mặc dù ít khi có thể dự đoán chính xác về tương lai và.các sự kiện chưa biết trước có thể gây trở ngại cho.việc thực hiện kế hoạch, nhưng nếu không có kế hoạch thì hành động của con người đi đến chỗ vô mục đích và phó thác may rùi.

Trong việc thiết lập môi trường cho việc thực hiện nhiệm vụ, không có gì quan trọng và cơ bản hơn việc tạo khả năng cho mọi người biết được mục đích và mục tiêu của họ, biết được những nhiệm vụ để thực hiện, và những đường lối chỉ dẫn để tuân theo trong khi thực hiện các công việc.

- Những yếu tố bất định và hay thay đổi khiến cho công tác kế hoạch hóa trở thành tất yếu. Chúng ta biết rằng tương lai thường ít khi chắc chắn, tương lai càng xa, tính bất định càng lớn. Ví dụ, trong tương lai khách hàng có thể hủy bỏ các đơn hàng đã ký kết, có những biến động lớn về tài chính và tiền tệ, giá cả thay đổi, thiên tai đến bất ngờ…

Nếu không có kế hoạch cũng như dự tính trước các giải pháp giải.quyết những tình huống bất ngờ, các nhà quản lý khó có thể ứng phó được với.những tình huống ngẫu nhiên, bất định xảy ra và đơn vị sẽ.gặp nhiều khó khăn. Ngay cả khi tương lai có độ chắc chắn và tin cậy cao thì kế hoạch.hóa vẫn là cần thiết, bởi lẽ kế hoạch hóa là tìm ra những giải pháp tốt nhất để đạt được mục tiêu đề ra.

- Kế hoạch hóa sẽ chú trọng vào việc thực hiện các mục tiêu,.vì kế hoạch hóa bao gồm xác định công việc, phối hợp hoạt động của các bộ phận trong.hệ thống nhằm thực hiện mục tiêu chung của toàn hệ thống. Nếu muốn nỗ lực của tập thể có hiệu quả, mọi người.cần biết mình phải hoàn thành những nhiệm vụ cụ thể nào.

- Kế hoạch hóa sẽ tạo ra hiệu quả kinh tế cao, bởi vì kế hoạch hóa.quan tâm đến mục tiêu chung đạt hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất. Nếu không có kế hoạch hóa, các đơn vị bộ phận trong hệ thống.sẽ hoạt động tự do, tự phát, trùng lặp, gây.ra những rối loạn và tốn kém không cần thiết.

- Ví dụ, đối với công ty Rubermaid đã đặt ra chỉ tiêu doanh số bán ra.hằng năm phải tăng được ít nhất là 15%. Đặc biệt, đối với những sản phẩm có mặt trên thị trường chưa quá.5 năm, công ty đặt ra doanh số bán phải tăng lên 30% mỗi năm. Với công ty, tỷ lệ thành công của những mặt hàng mới thường là.90% chủ yếu là nhờ kế hoạch chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng cho việc tung ra sản phẩm mới.

- Kế hoạch hóa có vai trò to lớn làm cơ sở quan trọng cho công tác kiểm tra và điều chỉnh toàn bộ hoạt động của cả hệ thống nói chung cũng như các bộ phận trong hệ thống nói riêng.

3. Hoạch định là gì ?

Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó.

Nó liên hệ với những phương tiện cũng như với những mục đích. Tất cả những người quản lý đều làm công việc hoạch định.

4. Ý nghĩa của việc hoạch định

- Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý

- Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.

- Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.

- Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác.

- Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài

- Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.

5. Làm thế nào xác định công việc ?

Khi bắt đầu một công việc mới, làm thế nào để triển khai công việc đó hoàn hảo?

Nếu bạn không có phương pháp để xác định đầy đủ các yếu tố, bạn có thể bỏ sót nhiều nội dung công việc. Đó chính là một lỗ hổng trong hoạch định công việc

6. Phương pháp xác định nội dung công việc[5W H 2C 5M]

- Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W [why]

- Xác định nội dung công việc 1W [what]

- Xác định 3W: where, when, who

- Xác định cách thức thực hiện 1H [how]

- Xác định phương pháp kiểm soát – 1C [control]
- Xác định phương pháp kiểm tra – 1C [check]

- Xác định nguồn lực thực hiện 5M

6.1 Xác định mục tiêu yêu cầu [Why]

Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:

- Tại sao bạn phải làm công việc này?

- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?

- Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?

Why [tại sao?] là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là why với nội dung như trên.

Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.

6.2 Xác định nội dung công việc [What?]

1W = what? Nội dung công việc đó là gi?

Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.

Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước công việc trước.

6.3 Xác định 3W

Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:

- Công việc đó thực hiện tại đâu?

- Giao hàng tại địa điểm nào?

- Kiểm tra tại bộ phận nào?

- Testing những công đoạn nào?…

When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…

- Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.

- Có 4 loại công việc khác nhau:

+ Công việc quan trọng và khẩn cấp,

+ Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp,

+ Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,

+ Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.

Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.

Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:

- Ai làm việc đó

- Ai kiểm tra

- Ai hổ trợ.

- Ai chịu trách nhiệm…

6.4 Xác định phương pháp 1h

H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:

- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì [cách thức thực hiện từng công việc]?

- Tiêu chuẩn là gì?

- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?

6.5 Xác định phương pháp kiểm soát [Control]

Cách thức kiểm soát [control] sẽ liên quan đến:

- Công việc đó có đặc tính gì?

- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?

- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?

- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu

[Xem chi tiết qua tài liệu về MBP – phương pháp quản lý theo quá trình]

6.6 Xác định phương pháp kiểm tra [check]

Phương pháp kiểm tra [check] liên quan đến các nội dung sau:

- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.

- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên [nếu vậy thì bao lâu một lần?].

- Ai tiến hành kiểm tra?

- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?

- Trong DN không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu [quan trọng nhất].

- Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto [20/80], tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối lượng sai sót.

6.7 Xác định nguồn lực [5M]

Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.

Nguồn lực bao gồm các yếu tố:

- Man = nguồn nhân lực.

- Money = Tiền bạc.

- Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.

- Machine = máy móc/công nghệ.

- Method = phương pháp làm việc.

a. Man, bao gồm các nội dung:

- Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?

- Ai hỗ trợ?

- Ai kiểm tra?

- Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?

b. Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố:

- Xác định tiêu chuẩn NVL.

- Tiêu chuẩn nhà cung ứng.

- Xác định phương pháp giao hàng

- Thời hạn giao hàng.

7. Các bước trong quy trình lập kế hoạch là gì ?

Bước 1: Phân tích môi trường

Mục đích của việc phân tích môi trường xác định những điểm mạnh điểm yếu và nhằm tìm kiếm cơ hội và phát hiện ra những thách thức đặt ra cho tổ chức.

Bước 2: Xác định mục tiêu

Các mục tiêu sẽ xác định các kết quả cần thu được và chỉ ra các điểm kết thúc trong các việc cần làm. Các mục tiêu đưa ra cần phải xác định rõ thời hạn thực hiện và được lượng hoá đến mức cao nhất có thể.

Hệ thống mục tiêu của tổ chức cần được phân loại dựa trên các căn cứ sau:

- Tính ưu tiên của mục tiêu

- Thời gian: Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn

- Các bộ phận, nhóm khác nhau trong tổ chức: Gồm mục tiêu của các cổ đông, mục tiêu của ban giám đốc, mục tiêu của người lao động…

Bước 3: Xây dựng các phương án

Trong bước này cần phải tìm ra và nghiên cứu các phương án hành động để lựa chọn. Mỗi phương án bao gồm:

- Các giải pháp của kế hoạch: giúp trả lời được câu hỏi phải làm gì để thực hiện mục tiêu?

- Các công cụ để thực hiện mục tiêu: giúp trả lời câu hỏi thực hiện mục tiêu bằng gì?

Bước 4: Đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu

Sau khi tìm được phương án xem xét những điểm mạnh, yếu của chúng, bước tiếp theo là phải tìm cách đánh giá các phương án theo các tiêu chuẩn phù hợp với mục tiêu và trung thành cao nhất với các tiền đề đã xác định.

Khi các phương án được đưa ra xem xét đánh giá nên dựa trên một số căn cứ sau:

- Phương án nào thực hiện được mục tiêu và có ảnh hưởng mạnh nhất tới mục tiêu.

- Phương án nào sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức.

- Phương án nào có chi phí thấp.

- Phương án nào tạo được sự ủng hộ của các cấp quản lí và người thực hiện.

- Phương án nào phản ánh tốt nhất hệ thống tiêu chuẩn đã chọn.

Bước 5: Quyết định kế hoạch

Lựa chọn phương án hành động là thời điểm mà kế hoạch được chấp thuận, là thời điểm thực sự để ra quyết định.

Đôi khi việc phân tích và đánh giá phương án cho thấy rằng có hai hoặc nhiều phương án thích hợp mà nhà quản lí có thể quyết định thực hiện một số phương án chứ không chỉ dùng một phương án tốt nhất.

Lúc này cũng cần ra quyết định để phân bổ con người và các nguồn lực khác của tổ chức cho việc thực hiện kế hoạch. Tại thời điểm mà quyết định được thực hiện, việc lập kế hoạch chưa thể kết thúc mà cần các kế hoạch phụ để bổ trợ.

Sau khi quyết định đã công bố, kế hoạch đã được xây dựng xong, bước cuối cùng làm cho kế hoạch có ý nghĩa như đã nêu khi thảo luận về các kế hoạch đó là lượng hóa chúng bằng cách chuyển chúng sang dạng ngân quĩ.

Nếu điều hành tốt, ngân quỹ sẽ trở thành một phương tiện để kết hợp các kế hoạch khác nhau, đồng thời là các tiêu chuẩn quan trọng để đo lường sự tăng tiến của kế hoạch.

Trân trọng./.

Luật Minh Khuê [tổng hợp & phân tích từ nhiều nguồn]