Cách Để Làm Việc Nhóm Và Có Một Bài Thuyết Trình Hiệu Quả
Trước tiên khi đến với quy trình làm việc và tiến hành soạn thảo slide hay bắt đầu buổi thuyết trình thì điều đầu tiên không thể thiếu đó là chọn ra một người trưởng nhóm , người này là người không chỉ chịu toàn bộ trách nhiệm về bài thuyết trình mà còn có phải là người đốc thúc, vạch sẵn ra một kế hoạch cụ thể để những thành viên trong nhóm thực hiện theo nhằm mang lại lợi ích chúng cho cả đội .
Để tối ưu hóa việc trên thì người trưởng nhóm phải do đại đa số thành viên trong nhóm bầu phiếu để chọn làm trưởng nhóm và là người có trách nhiệm cũng như hiểu biết về môn học đó , bạn không nên chọn người ít tham gia các hoạt động chỉ vì muốn người đó khi mang một chức vụ và danh hiệu sẽ tự động phải làm việc trên áp lực mang danh trưởng nhóm đó được , điều này không những không có kết quả mà đôi khi còn khiến cả team bạn xuống dốc không phanh đấy .
Do vậy bạn nên tổ chức một buổi ngồi nói chuyện với nhau , bầu phiếu kín để các thành viên có thể trung thực với bản thân họ rằng: “ ai là người có thể lãnh đạo team mình” mà không sợ bất kì sự kì thị từ bạn thân của họ vì không bầu bạn của họ
1.Phải Hiểu Mục Đích Của Việc Mình Làm:
Hầu hết các ban sinh viên hiện nay khi tham gia vào một nhóm để làm một bài báo cáo nào đó chắc chắn sẽ không ít lần gặp các trường hợp có người làm việc một cách hời hợt, luôn trễ dealine hay thậm chí là không chịu làm gì cả , chỉ đơn giản ngồi chơi - xơi thành quả đúng không ? Bạn đã từng gặp những trường hợp như vậy chưa ?
Sau khi đã có được một người trưởng nhóm dựa trên số phiếu đã bầu , tại đây người trưởng nhóm sẽ nói về mục tiêu và mục đích của việc nhóm được thành lập [ nhóm này thanh lập vì mục đích lấy được điểm cao môn A , vì mục đích có được một bài báo cáo thật hoàn hảo…. ] .Việc nói ra mục đích giúp cho các thanh viên trong nhóm hiểu được rằng họ có mặt ở đây là vì tình nguyện , vì một mục đích cao cả chung cho cả nhóm chứ không phải do ai ép buộc họ phải ngồi đây và nghe những lời nói hay phải làm gì cả . Việc trên nghe có vẻ đơn giản nhưng lại vô cùng hữu ích vì hơn hết khi mọi người sẵn lòng , và là một người tình nguyện thì bản thân họ sẽ có một sự thôi thúc vô hình , nó thôi thúc họ phải làm như thế với lòng đam mê , và tụ nguyện vì một mục tiêu chung của nhóm .
2.Xác Định Điểm Mạnh Và Điểm Yếu:
Ở bước này bạn cần tránh làm việc theo một cách trình tự rập khuôn như : hôm nay làm về vấn đề này có 5 ý , bạn A sẽ làm ý 1 , Bạn B làm ý 2 ….. Tương tự như vậy , bạn sắp xếp một cách ngẫu nhiễn theo hứng của bạn mà không chịu tìm hiểu kỹ điểm mạnh của họ có tương thích với điều bạn muốn phân công hay không ? đây là một sai lầm chết người dẫn đến tình trạng trì truệ và chán nãn trong việc làm việc nhóm
Ở bước này bạn cần phải làm quen , trao đổi và quan sát các đồng đội của mình trong cùng một team , xem xem họ có thế mạnh về điểm gì , và họ yếu kĩ năng gì. Bạn có thể tạo ra một bài test nhỏ bằng cách đưa ra một chủ đề đơn giản và phân nhóm xem với chủ đề đó , họ sẽ hoạt động như thế nào và trong lúc đó bạn hãy chú tâm quan sát và ghi chép cẩn thận lại hành vi của mỗi người , từ đó sắp xếp theo một sơ đồ ,phản ánh về điểm mạnh, điểm yếu trên đồ thị , bây giờ bạn có thể nhìn ra được với từng cá nhân trong team của mình , bạn sẽ phải phân công và đưa cho người đó công việc gì là phù hợp nhất .
3.Thu Thập Thông Tin Cần Thiết:
Ngay sau khi bạn biết được team của bạn ai mạnh về vấn đề gì , thì bây giờ cả nhóm sẽ ngồi với nhau thu thập thông tin theo chủ đề mà nhóm bạn được phân công , bạn sẽ phân công từng người với một phần của chỉ đề tương ứng , sao cho nó khít quá trính hoạt động
Vd : Đề là phân tích về tập đoàn Toyota [ bạn sẽ phân công một người làm về phần lịch sử hình thành của công ty đó , một người làm về tình hình hiện tại , một người làm về chiến lược …. ] và yêu cầu họ cần phải có 4 nội dung bao gồm : lý thuyết , thực tế , tìm thông tin liên quan mà ít người biết về nó và cuối cùng là tóm tắt thông tin
Ngay bây giờ bạn có thể kết thúc buổi đầu tiên gặp nhau , để mọi người về chuẩn bị thông tin mà họ cần trình bày trong buổi sau .
Cuối buổi bạn cần tổng kết lại những thông tin cuộc hợp ngày hôm nay là gì ? Ai sẽ làm việc gì? một lần nữa , và add họ vào nhóm và yêu cầu mọi người phải nộp báo cáo những việc họ làm và làm trong bao lâu để bạn cũng như những thành viên khác xem . Vd: Post lên Trello chẳng hạn .
VIệc này giúp mọi thành viên trong nhóm có thể đánh giá được mọi người đã làm việc cực lực như thế nào và ai đã làm việc tốt nhất , nó sẽ là cơ sở đánh giá để khen thưởng và vinh quanh sau khi kết thúc
4. Tổng Hợp Thông Tin:
Sau khi mọi người đã tổng hợp xong , bạn sẽ trình bày thông tin từ đầu tới cuối và chuyền cây viết cho từng người , chuyền viết tới ai thì người ấy sẽ nói về vấn đề họ được phân công trước đó để cấu thành một bố cục chặt chẽ . Điều này sẽ giúp mọi thành viên điều hiểu được rằng tổng thể bức tranh mà họ làm là như thế nào . Đây không chỉ giúp mọi người có thể củng cố thêm kiến thức mà còn giúp việc làm việc nhóm trở nên thú vị hơn nhiều so với cách thông thường
5. Chuẩn Bị Làm Sildes:
Tuy nhiên bạn cần phải hiểu rõ rằng , bạn không nên mở bất kì một phần mềm thiết kế nào khi chưa hình dung và phác thảo ra nó sẵn cả, nó sẽ làm bố cục của bạn bị rối và không mạch lạc
“Mẹo” ở đây là hãy xem những tờ giấy notes như trang trình chiếu và mọi người sẽ điền ngắn gọn nội dung thiết yếu vào những tờ giấy notes , từ đó có thể biết được mình thừa cái gì mình thiếu cái gì và cả team có thể thấy được và góp ý về mặt bố cục của bài thuyết trình . Sau khi thống nhất thì mới tiến hành công việc thiết kế slide
6.Thiết Kế Slide:
Ở bước này bạn cần thiết kế thông qua 3 tiêu chí để bài thuyết trình của mình trông chuyên nghiệp hơn
Thứ 1 : Không để quá nhiều chữ vào slides , hãy cụ thể nó bằng hình ảnh , biểu đồ , hoặc video , hay game để người đọc có thể chú ý vào nó .
Thứ 2 : Không nên để quá nhiều animation hay màu mè vào một slide , nó chỉ khiến bài trở nên phân tán và khó chú ý hơn .
“ Mẹo “ ở đây là các bạn hãy thiết kế , in đậm , hay tạo hiệu ứng cho thông tin nào trọng tâm sao cho người xem bài lần đầu nhìn thấy chỉ trong 3s có thể nắm được ý chính bạn sẽ nói
Thứ ba : Hãy thiết kế một câu chuyện cho các slide của bạn , thay vì đưa những thông tin ai cũng có thể tra mạng và trình bày theo một phong cách rập khuôn thì bạn hãy cùng bạn bè mình suy nghĩ một câu chuyện thú vị xoay quanh chủ đề mà bạn sẽ nói để cho người nghe không còn nhàm chán và sẽ bị thu hút bới câu chuyện của bạn , từ đó sẽ giúp họ nhớ sâu hơn về những điều bạn nói .
7. Nhận Định Các Công Việt Đã Làm Và Kết Thúc :
Sau khi kết thúc bài thuyết trình bạn cần họp các thành viên trong team một lần nữa để thông báo về dự định chung của mọi người đã hoàn thành , cảm ơn mọi người và tuyên dương các bạn đã đóng góp lớn dựa trên bảng daily report mà bạn đa thiết kế .Bạn cũng có thể nêu ra ban đầu rằng mọi người sẽ hùng nhau mua một ly nước hay một món quà dành cho họ để khuyến khích họ làm việc.
Tuy nhiên nếu trường hợp bài báo cáo bạn không như mong muốn , tuyệt đối không đổ thừa , nếu bạn là trưởng nhóm thì đầu tiên phải biết nhận lỗi về mình vì bạn đã không quản lý tốt và đưa ra chiến lược phù hợp để đạt được mục tiêu , ai trong chúng ta đều có cái tôi rất lớn , một khi bị trỉ trích nó sẽ vùng dậy và phản kháng một cách khủng khiếp , nên điều tốt nhất bạn cần làm là xin lỗi mọi người , cùng nhau cảm thông , và rút kinh nghiệm cho lần tiếp theo .
Trên đây là những cách mình đã áp dụng để khiến bài trình bày và thuyết trình của mình trở nên thú vị hơn , song song đó gắn kết mọi người trong nhóm làm việc với nhau vì mục đích chung với toàn tâm toàn ý làm việc .Mình mong các bạn sẽ tìm đâu đó thấy được một vài điều hữu ích giúp các bạn thay đổi phong cách làm việc để hướng đến sự hiệu quả nhé .
Mỗi người chúng ta đều có năng lực và tính cách riêng biệt nên sẽ có những ảnh hưởng khác nhau lên nhóm. Học sinh, sinh viên cần trang bị kỹ năng làm việc nhóm để vừa phát triển bản thân, vừa góp phần vào sự thành công của nhóm.
1. Tìm hiểu về cách phát triển kỹ năng làm việc nhóm
Con người là một sinh vật xã hội, điều đó có nghĩa là chúng ta không thể sống và làm việc một mình. Ngay từ khi sinh ra, chúng ta đã gắn mình với một nhóm cơ bản nhất: Gia đình. Khi lớn lên, chúng ta lại là thành viên của những nhóm bạn học tập, nhóm đồng nghiệp…
Gia đình là nhóm cơ bản nhất của mỗi người
Bản thân chúng ta với năng lực và tính cách riêng biệt nên sẽ có những ảnh hưởng khác nhau lên nhóm, song song đó cũng chịu những tác động của bạn bè cả về điều tốt lẫn xấu: “Gần mực thì đen, gần đèn thì sáng”. Nhờ các hoạt động trong nhóm, chúng ta vừa phát triển những kỹ năng cá nhân, thu nạp những kiến thức, kinh nghiệm cho bản thân, đồng thời góp phần vào các hoạt động đem lại những giá trị về vật chất và tinh thần cho tập thể, cộng đồng.
2. Nhóm là gì? Thế nào là làm việc nhóm?
Không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý, nhóm là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Vì thế, các thành viên trong nhóm cần có sự tương tác với nhau và với trưởng nhóm, đồng thời cũng cần có sự phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình.
Một nhóm có thể hình thành theo nhiều cách khác nhau: nhóm bạn học tập hình thành do sự chỉ định của thầy cô, nhóm sở thích hình thành do sự rủ rê nhau, nhóm làm việc trong một cơ quan do sự tuyển dụng theo nhu cầu của đơn vị đó... Vậy nên, có những nhóm hình thành và gắn kết rất lâu nhưng cũng có những nhóm chỉ hoạt động cùng nhau trong một thời điểm nhất định. Hơn hết là tất cả đều phải xây dựng trên tinh thần đồng đội, tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau. Ngoài ra, chúng ta phải tạo môi trường hoạt động mà các thành viên trong nhóm cảm thấy tự tin, thoải mái để cùng làm việc, hợp tác và hỗ trợ nhau để đạt mục tiêu đã đặt ra. Điều quan trọng là phải giúp cho các thành viên tin rằng sự cống hiến của mình cho tập thể được đánh giá đúng đắn, chính xác và nhận được sự tưởng thưởng xứng đáng, không có sự nhập nhằng ảnh hưởng đến quyền lợi của mỗi người.
Một nhóm có thể có sự gắn kết rất lâu hoặc chỉ hoạt động trong một thời gian ngắn
Xem thêm: 5 tính cách thường gặp khi làm việc nhóm
3. Hình thành và phát triển nhóm
Tùy theo nhu cầu, mục đích được đề ra cho nhóm cũng như số lượng, năng lực của mỗi thành viên mà các nhóm được hình thành và phát triển theo nhiều hình thức và thời gian hoạt động khác nhau. Nhưng nhìn chung đều trải qua 4 bước cơ bản:
- Bước 1 - Tạo dựng: Khi được mời gọi hay đưa vào nhóm, các thành viên còn rụt rè, chưa bộc lộ nhu cầu, năng lực cá nhân và điều không thể thiếu là sẽ thử khả năng lãnh đạo của trưởng nhóm. Thường không có nhóm nào có được sự tiến bộ trong giai đoạn này.
- Bước 2 - Công phá: Đây có lẽ là giai đoạn khó nhất. Các thành viên thường thiếu kiên nhẫn khi cảm thấy công việc thiếu phát triển nhưng vẫn chưa có kinh nghiệm làm việc như một nhóm thật sự. Họ có thể sẽ tranh cãi về công việc được giao vì phải đối mặt với những điều trước đây chưa bao giờ nghĩ tới và sẽ cảm thấy không thoải mái. Tất cả “sức mạnh” của họ dành để chĩa vào các thành viên khác thay vì tập trung lại và hướng tới mục tiêu chung.
- Bước 3 - Ổn định: Ở giai đoạn này, các thành viên quen dần và điều hòa những khác biệt. Sự xung đột về tính cách và ý kiến giảm dần, tính hợp tác tăng lên. Khi đó họ có thể tập trung nhiều hơn cho công việc và bắt đầu có sự tiến bộ đáng kể.
- Bước 4 - Hoàn thiện: Các thành viên đã hiểu và thích nghi với điểm mạnh, yếu của từng người, biết được vai trò của họ là gì. Mọi người cởi mở và tin tưởng nhau hơn, nhiều ý kiến hay được nêu ra thảo luận vì họ không còn e ngại như lúc đầu. Họ linh hoạt sử dụng quyết định của mình như một công cụ để hiện thực hóa ý tưởng, ưu tiên những nhiệm vụ cần thiết và giải quyết những vấn đề khúc mắc. Rất nhiều việc được hoàn thiện và sự gắn bó giữa các thành viên trong nhóm là rất cao.
Xem thêm: Những nguyên tắc giúp bạn cải thiện kỹ năng làm việc nhóm
4. Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả
Mỗi thành viên đều phải biết kỹ năng làm việc nhóm để gắn kết và áp dụng tốt các kỹ năng này để đạt được những hiệu quả nhất định. Có hai kỹ năng làm việc nhóm cần phải có:
4.1. Kỹ năng tổ chức các hoạt động cho nhóm
Để có thể tổ chức một hoạt động đem lại kết quả tốt nhất, theo quan điểm của người xưa phải dựa vào 3 yếu tố: thiên thời [đúng thời cơ], địa lợi [địa điểm thích hợp] và nhân hòa [mọi người đồng lòng, hòa thuận]. Còn hiện nay, chúng ta có thể dựa vào nguyên lý 5W + 1H như sau:
- What - Kế hoạch hay chương trình đó dùng để làm gì
- Where - Kế hoạch đó xuất phát từ đâu, ở đâu ra
- When - Khi nào thì bắt đầu tiến hành
- Who - Ai sẽ là người thực hiện hay phụ trách việc này
- Why - Tại sao phải tiến hành hoạt động này
- How - Chúng ta sẽ thực hiện nó như thế nào
Kỹ năng làm việc nhóm áp dụng nguyên tắc 5W + 1H
4.2. Kỹ năng giao tiếp
Để thực hiện được các hoạt động chung thì mỗi thành viên cần có một số kỹ năng làm việc nhóm sau:
- Lắng nghe: Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng ý kiến giữa các thành viên. Lắng nghe không chỉ là sự tiếp nhận thông tin mà còn phải biết phân tích, nhìn nhận theo hướng tích cực và phản hồi bằng thái độ tôn trọng ý kiến của người nói dù ý kiến đó hoàn toàn trái ngược với quan điểm của bản thân.
Lắng nghe là một trong những kỹ năng làm việc nhóm quan trọng nhất
- Chất vấn: Kỹ năng thể hiện tư duy phản biện tích cực mà bất kỳ ai cũng cần phải rèn luyện. Thực tế thì đây là một kỹ năng khó, đòi hỏi mức độ tư duy cao và tinh thần xây dựng cho nhóm. Chất vấn bằng những câu hỏi thông minh dựa trên những lý lẽ tán đồng hay phản biện chặt chẽ, sử dụng lời lẽ mềm mại và tế nhị, không xoáy vào những điểm yếu hay chê bai dẫn đến tranh luận vô ích. Điều quan trọng là trong nhóm cần có sự cởi mở để khuyến khích mọi người tiếp nhận những ý kiến trái với quan điểm của mình mà không tự ái.
- Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra, đồng thời biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình. Khi thuyết phục phải dựa vào những ý kiến chung để củng cố hay làm cho nó hợp lý hơn chứ không chỉ dựa vào lý lẽ cá nhân. Đặc biệt là không dựa vào vị trí hay tài năng của mình để buộc người nghe phải chấp nhận.
- Tôn trọng ý kiến của người khác, thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực. Khi các thành viên thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau nghĩa là đang đóng góp sức mình vào sự thành công trong việc tổ chức các hoạt động của nhóm.
- Trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau vì trong một nhóm sẽ có người mạnh lĩnh vực này, người khác lại mạnh lĩnh vực khác. Đôi khi, vấn đề mà nhóm đang giải quyết cần kiến thức ở nhiều lĩnh vực, mức độ và đòi hỏi kỹ năng khác nhau. Đây là kỹ năng mà mỗi người cần rèn luyện để sẵn sàng đóng góp vào thành quả chung của nhóm.
- Chia sẻ: Người nào càng chia sẻ được nhiều kinh nghiệm quý giá hoặc đưa ra các ý kiến sáng suốt cho nhóm thì sẽ càng nhận được sự yêu mến và vị nể của các thành viên còn lại. Khi mỗi thành viên đều nhận thức được tầm quan trọng của việc chia sẻ, không khí làm việc nhóm sẽ cởi mở và tích cực hơn.
- Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra. Nghĩa là cả nhóm cần hiểu rõ mục đích của nhóm cần đạt được là gì và có cùng chung khao khát hoàn thành nó. “Hãy tưởng tượng, chúng ta đang cùng ở trên một con thuyền, tất cả đều phải cùng chèo để đưa con thuyền về đến đích!”.
5. Khó khăn trong tổ chức hoạt động nhóm
Tổ chức công việc hay hoạt động cho nhóm là một kỹ năng cần thiết mà ngay từ khi còn là học sinh, sinh viên, mỗi chúng ta đều cần phải học hỏi để vừa giúp cho sự phát triển của bản thân, vừa góp phần vào sự phát triển chung cho tập thể mà chúng ta đang hoạt động trong đó.
Tổ chức hoạt động nhóm là điều không dễ dàng, có nhiều yếu tố khách quan và chủ quan có thể đưa đến sự thất bại, thậm chí là tan rã nhóm. 4 yếu tố gây nhiều trở ngại nhất là:
5.1. Quá nể nang các mối quan hệ
Chúng ta thường lẫn lộn giữa tình cảm cá nhân hay sự tôn trọng vị trí của các thành viên để không đưa ra những góp ý, chất vấn hay tranh luận nhằm đạt đến những kết quả tốt nhất.
5.2. Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý
Có người chọn thái độ thụ động, “ngồi mát ăn bát vàng”, ai làm gì cũng gật nhưng bản thân không làm gì cả, hoặc chờ người ta làm trước rồi nương theo, hay động viên bằng miệng. Đây chính là thái độ có hại nhất cho các hoạt động của nhóm. Còn có người thì thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn tỏ ra đồng ý khi ai đó đưa ra ý kiến trong khi mình thực sự không đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy hoặc mạnh ai nấy làm.
5.3. Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác
Do thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên ai cũng nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải của mình. Ngược lại, nếu phải đứng ra làm thì lại sẵn sàng có đủ lý do để biện minh cho những hạn chế của mình và khi gặp thất bại thì luôn tìm mọi lý lẽ để đổ trách nhiệm cho người khác hoặc từ chối không dám nhận trách nhiệm về mình.
5.4. Không chú ý đến công việc của nhóm
Đây là yếu tố quan trọng gây ra sự chia rẽ trong nhóm. Khi bàn bạc với nhau, một số thành viên cho rằng đề tài quá chán hoặc ý kiến của mình không tốt nên không chịu nói ra. Thế là thay vì phải bàn luận kỹ hơn để giải quyết vấn đề thì lại nói chuyện riêng cho đến khi sắp hết thời gian thì đùn đẩy nhau phát biểu. Kết quả là họ không hiểu sẽ làm gì, hoặc sẽ thực hiện với sự bất mãn, không đem lại hiệu quả cao cho nhóm.
Khuynh hướng trái ngược là một số thành viên cho rằng mình giỏi nên chỉ bàn luận trong phạm vi những người mà họ cho là tài giỏi, hoặc luôn xem ý kiến của mình là tốt và chẳng bao giờ chấp nhận ý kiến của bất kỳ ai khác.
6. Kết luận
Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả là tổng hợp của nhiều kỹ năng sống quan trọng như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng chia sẻ... Vì thế, muốn làm việc nhóm thành công, mỗi cá nhân trong nhóm cần chú trọng phát triển bản thân và tin tưởng, hỗ trợ lẫn nhau vì mục tiêu chung. Mình vì mọi người thì mọi người sẽ vì mình. Đó là yếu tố đem lại thành công cho cuộc sống của mỗi người chúng ta.
Kênh Tuyển Sinh tổng hợp
cách phát triển nhóm phát triển kỹ năng nhóm kỹ năng làm việc nhóm học kỹ năng mềm ky nang giao tiep kỹ năng mềm