Hiện nay hóa đơn giấy đang dần được thay thế bằng hóa đơn điện tử. Đối với các doanh nghiệp phát hành hóa đơn lần đầu thường lúng túng trước thời hạn sử dụng hóa đơn là khi nào? Cách tra cứu như thế nào để biết hồ sơ thông báo của mình đã có kết quả?
1. Thời gian bắt đầu sử dụng hóa đơn sau phát hành
Theo Khoản 4, Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính có quy định: “Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm [05] ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười [10] ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành. Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn. ….. Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn ba [03]ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.” Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC thì tổ chức kinh doanh phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai [02] ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn [Thay vì trước đây là 05 ngày]. Sau đó, Khoản 2 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC cũng sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định cụ thể: “Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in [Mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này]. Trường hợp sau 02 ngày làm việc cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn đặt in. Thủ trưởng cơ quan thuế phải chịu trách nhiệm về việc không có ý kiến bằng văn bản trả lời doanh nghiệp.” Như vậy, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành sử dụng hóa đơn, đơn vị phải gửi thông báo phát hành hóa đơn và mẫu hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Sau 02 ngày kể từ ngày gửi thông báo phát hành hóa đơn, nếu không nhận được phản hồi về việc từ chối hồ sơ thông báo phát hành thì đơn vị có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn.
2. Cách tra cứu kết quả thông báo phát hành hóa đơn trên Cổng thông tin tra cứu hoá đơn
Quy trình tra cứu bao gồm: Bước 1: Truy cập vào website: //tracuuhoadon.gdt.gov.vn, chọn Thông tin thông báo phát hành, phần Hóa đơn, mục Tổ chức, cá nhân.
Bước 2: Đơn vị tiến hành nhập các thông tin bắt buộc có đánh dấu * đỏ bao gồm: - Mã số thuế - Ngày phát hành - Mã xác thực
Bước 3: Tại mục Danh sách thông báo phát hành tích chọn vào Ngày phát hành để tra cứu nội dung thông báo phát hành hóa đơn đã được chấp nhận
.png]
Nếu toàn bộ thông tin đã chính xác, doanh nghiệp được phép bắt đầu sử dụng hoá đơn điện tử theo đúng quy định.Trường hợp còn vấn đề thắc mắc liên quan đến hóa đơn, mời quý khách hàng vui lòng liên hệ tổng đài 19006142 ấn phím 2 đẻ được tư vấn và giải đáp.
Bạn đang cần phát hành hóa đơn điện tử nhưng chưa rõ thủ tục ra sao? Tham khảo ngay hướng dẫn chi tiết của EasyInvoice trong bài viết sau đây.
Nội dung bài viết
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ tại điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:
“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối việc khởi tạo, lập, gửi , nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài chính”.
Cũng căn cứ theo quy định của Chính phủ, tại Khoản 3, Điều 59 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa dịch vụ trước ngày 01/7/2022”.
Như vậy, thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không phải từ ngày 01/22/2020 như trước mà thay vào đó, doanh nghiệp có thời gian chuẩn bị thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
2. Quy định về thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC, cụ thể:
“Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến Cơ quan thuế quản lý chậm nhất là 2 ngày trước khi các tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn”.
Như vậy, doanh nghiệp sẽ gửi thông báo phát hành hóa đơn cùng mẫu hóa đơn trong lần đầu thông báo phát hành. Trong đó, mẫu hóa đơn được gửi sẽ sử dụng khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong thời gian sử dụng hóa đơn tới khi thay đổi mẫu hóa đơn trong lần thông báo sau [nếu có].
Cơ quan thuế có trách nhiệm hướng dẫn các tổ chức thanh lý hợp đồng in ấn khi lập thông báo phát hành hóa đơn với các hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời gian thanh lý hợp đồng [với hóa đơn đặt in] và không bị xử phạt.
Trường hợp Cơ quan thuế nhận thấy thông báo phát hành hóa đơn của doanh nghiệp không đủ nội dung theo quy định thì trong thời hạn 2 ngày làm việc [tính từ ngày nhận được thông báo] sẽ có văn bản thông báo gửi tới tổ chức, doanh nghiệp. Doanh nghiệp khi nhận được thông báo cần điều chỉnh và gửi lại thông báo phát hành mới.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice giúp tiết kiệm chi phí và luôn có sẵn những ưu đãi hấp dẫn dành cho bạn. Cùng với đội ngũ hỗ trợ viên luôn sẵn sàng tư vấn nhiệt tình 24/7 sẽ tư vấn và hỗ trợ các bạn ngay từ bước đầu tiếp cận, sử dụng hình thức hóa đơn mới này tới khi thành thạo.
Dưới đây là công tác chuẩn bị hồ sơ cho việc gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng cho công ty.
3. Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
3.1. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
Theo mẫu 01 Phụ lục ban hành kèm Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Doanh nghiệp lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử cần sử dụng mẫu phiếu này. Tải xuống ngay
3.2. Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Theo mẫu 02 Phụ lục ban hành kèm Thông tư 32/2011/TT-BTC. Tải xuống mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Các thông tin cần điền trên mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu bao gồm:
- Tên công ty
- Mã số thuế công ty
- Địa chỉ trụ sở chính công ty
- Điện thoại liên hệ
- Các loại hóa đơn phát hành [Hóa đơn GTGT…]
- Tên Cơ quan thuế tiếp nhận thông báo [Là Cơ quan thuế mà bạn nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Ví dụ: Chi cục thuế Quận 1]
3.3. Mẫu hóa đơn điện tử
Đây là mẫu hóa đơn mà doanh nghiệp sử dụng để xuất hóa đơn trong mỗi lần bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ trong thời gian sử dụng hóa đơn. Chính vì vậy, nếu doanh nghiệp bạn muốn hóa đơn điện tử đại diện cho công ty có tính thẩm mỹ hãy lựa chọn lấy một mẫu hóa đơn thật đẹp và phù hợp.
Nếu bạn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice có thể tham khảo thêm về các mẫu hóa đơn điện tử và bạn có thể linh động trong việc chỉnh sửa và thay đổi các mẫu này. Ngoài ra, Easyinvoice còn giúp các doanh nghiệp tự động thiết kế các mẫu hóa đơn theo nhu cầu riêng.
Như vậy, trên đây là 3 nội dung cần thiết các bạn cần chuẩn bị trước khi đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng.
Một số lưu ý:
- Hóa đơn mẫu cùng với mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử phải được scan chung vào 1 bản dưới dạng word
- Cần phải chuẩn bị thêm một bản mẫu thông báo phát hành hóa đơn có định dạng .xml [có thể tạo trong phần mềm HTKK theo hướng dẫn bên dưới]
- Phải chuẩn bị chữ ký số để ký điện tử
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chúng ta cùng đến với bước Thông báo phát hành hóa đơn.
4. Các bước lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Các bước để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:
Bước 1: Lập mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Để lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử, các bạn tiến hành cài đặt phần mềm HTKK.
-> Tải ngay phần mềm HTKK mới nhất
Nếu bạn chưa cài đặt phần mềm HTKK có thể download tại Easyinvoice tại: Tài nguyên > Phần mềm hỗ trợ > Nhấn vào nút tải như trong ảnh dưới.
Sau khi cài đặt, bạn đăng nhập phần mềm HTKK qua mã số thuế của mình. Thực hiện theo lần lượt theo hướng dẫn như sau: Tại mục Hóa đơn [1] > Click vào Thông báo phát hành hóa đơn [TB01/AC].
Điền đầy đủ thông tin như trong ảnh dưới và ấn kết xuất XML các bạn nhé.
Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng
Truy cập website //thuedientu.gdt.gov.vn/etaxnnt/, đăng nhập phần doanh nghiệp.
Lựa chọn mục Tài khoản -> Ấn Đăng ký thêm tờ khai
Tại phần THÔNG BÁO HÓA ĐƠN, bạn tích vào cuối dòng 102 | TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn | Kê khai theo từng lần phát sinh như hình dưới > Tiếp tục.
Sau đó các bạn nộp Thông báo phát hành hóa đơn bằng cách vào mục “Nộp tờ khai” và tải lên file thông báo định dạng XML đã tải về khi nãy.
Công việc nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử cũng tương tự việc nộp tờ khai thuế GTGT.
Bước 3: Nộp quyết định sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu bản word
3 bản mẫu trên phải được scan với định dạng word.
Sau bước 2, vẫn trên cổng thông tin điện tử nhantokhai.gdt.gov.vn, bạn chọn chuyên mục: Tra cứu
Ở dòng Tờ khai, bạn lựa chọn TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn
Cuối cùng, bạn chỉ cần lựa chọn file word đính kèm và ấn ký nộp là xong quy trình rồi.
Sau 2 ngày làm việc nữa, bạn có thể kiểm tra xem hóa đơn đã được phát hành chưa để sử dụng bằng cách truy cập //tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html để kiểm tra hóa đơn đã có đầy đủ thông tin chưa [nếu có là đã được phép sử dụng rồi đấy].
Còn nếu chưa có kết quả thì bạn nên in ngay một bản cứng để gửi trực tiếp đến Cơ quan thuế.
Như vậy là đã hoàn thành toàn bộ thủ tục lập, đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng lần đầu.
5. Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2
Nếu doanh nghiệp, tổ chức bạn đã từng lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu thì ở lần thứ 2, mọi chuyện sẽ trở nên cực đơn giản.
Nếu như không có sự thay đổi về nội dung hay hình thức mẫu hóa đơn thì bạn sẽ không cần phải gửi kèm theo hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn thôi.
Các bước còn lại làm y như thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu. Nếu ở những bước này, bạn thấy thắc mắc, khó hiểu, khó thao tác gì thì hãy liên hệ để bên EasyInvoice hỗ trợ nhé.
Khi nào cần làm thông báo phát hành hóa đơn?
Như vậy, để khởi tạo, sử dụng hóa đơn điện tử, trước hết doanh nghiệp bắt buộc phải làm thông báo phát hành hóa đơn. Ngược lại, nếu doanh nghiệp không thực hiện thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng sẽ bị coi là hành vi vi phạm pháp luật và sẽ bị xử phạt theo Khoản 2, Điều 23, Nghị định 125/2020/NĐ-CP: 3.
Phát hành hóa đơn mất bao lâu?
Hóa đơn điện tử - Các bước làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử Trước đây: Đối với hóa đơn giấy, chúng ta nộp lên Thuế mẫu 3.14 [Đơn đề nghị đặt in hóa đơn] Sau 3 đến 5 ngày thì lên lấy Công văn chấp thuận về và tiến hành đặt in hóa đơn , 2 ngày sau sử dụng. Như vậy mất tầm 5 đến 7 ngày.
Phát hành hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử [HĐĐT] là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính ...
Lấy thông báo phát hành hóa đơn điện tử ở đâu?
Các bạn truy cập vào đường dẫn //tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để chuẩn bị tra cứu. Click: Thông tin thông báo phát hành -> Hóa đơn -> Tổ chức, cá nhân. Các bạn điền các thông tin cần thiết như: Mã số thuế của công ty thông báo phát hành.