Theo phương pháp MBO, yếu tố nào làm tăng hiệu quả quản trị

Quản trị theo mục tiêu [MBO] là một mô hình quản lý chiến lược nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức bằng cách xác định rõ ràng các mục tiêu được cả cấp quản lý, nhân viên đồng ý và thực hiện. Với việc có được tiếng nói chung trong việc thiết lập mục tiêu và kế hoạch hành động sẽ khuyến khích sự tham gia và cam kết của nhân viên, cũng như có thể gắn kết các mục tiêu trong toàn tổ chức. Thuật ngữ MBO lần đầu tiên được giới thiệu bởi chuyên gia quản lý Peter Drucker trong cuốn sách xuất bản năm 1954 “The Practice of Management”.

Các bước thực hiện quản trị theo mục tiêu [MBO]

Bước đầu tiên là các nhà quản trị phải xác định mục tiêu chung của tổ chức. Thông thường mục tiêu tổ chức xuất phát từ sứ mệnh và tầm nhìn của công ty

Sau khi nhân viên được thông báo tóm tắt về các mục tiêu chung, kế hoạch và các chiến lược của tổ chức, bước tiếp theo là chuyển các mục tiêu này cho nhân viên. Drucker để xuất sử dụng phương pháp đặt mục tiêu SMART để xác định mục tiêu cho nhân viên

Dựa trên mục tiêu của nhân viên, tiếp theo các nhà quản trị sẽ phải kích thích sự tham gia của nhân viên trong việc thiết lập mục tiêu cá nhân. Các mục tiêu cá nhân của riêng nhân viên sẽ giúp họ thực hiện công việc và nhiệm vụ để đạt được mục tiêu lớn hơn của tổ chức. Điều này mang lại động lực cho nhân viên vì họ được trao quyền nhiều hơn.

Trong Bước 2: Xác định mục tiêu của nhân viên, yếu tố quan trọng của phương pháp đặt mục tiêu theo phương pháp SMART là chúng có thể đo lường được. Như vậy, nhà quản trị phải liên tục giám sát các công việc, tiến độ thực hiện, so sánh với mục tiêu trong bước 2 để có thể theo dõi kết quả hoạt động và hiểu được sự tiến bộ của nhân viên.

Bước cuối cùng là đánh giá và khen thưởng. Bước này nhà quản trị phải phản hồi lại cho nhân viên những gì họ đã thực hiện tốt và chưa tốt. Từ đó có thể cải tiến các mục tiêu cần thiết để đạt được mục tiêu lớn của tổ chức. Nếu nhân viên làm tốt thì phải có những phần thưởng khuyến khích cho nhân viên để họ có động lực làm tốt công việc.

Ưu và nhược điểm của quản trị theo mục tiêu

• Quản lý theo mục tiêu giúp nhân viên đánh giá cao vai trò và trách nhiệm của họ trong công việc.
• Lập kế hoạch cụ thể cho từng nhân viên, tùy thuộc vào sở thích, trình độ học vấn và chuyên môn của họ.
• Phương pháp MBO thường mang lại khả năng giao tiếp và làm việc theo nhóm tốt hơn.
• Nhân viên sẽ hiểu rõ hơn về những gì mình mong đợi. Các nhà quản trị đặt ra mục tiêu cho thành viên trong nhóm và mọi nhân viên cũng được cung cấp một danh sách các nhiệm vụ duy nhất.
• Mỗi nhân viên đều được giao những mục tiêu duy nhất. Do đó, mỗi nhân viên cảm thấy mình là nhân tố không thể thiếu và cuối cùng gia tăng lòng trung thành với tổ chức.
• Người quản lý giúp đảm bảo rằng các mục tiêu của cấp dưới có liên quan đến mục tiêu của tổ chức.

• Quản lý theo mục tiêu thường bỏ qua các đặc tính và điều kiện làm việc hiện có của tổ chức.
• Các mục tiêu và chỉ tiêu được nhấn mạnh nhiều hơn. Các nhà quản lý luôn đặt áp lực lên nhân viên trong việc hoàn thành các mục tiêu của họ mà quên mất mục đích của việc sử dụng MBO là để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
• Các nhà quản lý đôi khi nhấn mạnh quá mức đến việc thiết lập mục tiêu, mà bỏ qua các vấn đề liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ.
• Cách tiếp cận MBO không nhấn mạnh tầm quan trọng của bối cảnh.
• Nhiều nhà quản lý có xu hướng xem quản lý theo mục tiêu là một hệ thống tổng thể có thể xử lý tất cả các vấn đề quản lý. Đôi lúc các nhà quản trị có thể đối mặt với những lĩnh vực không phù hợp với MBO.

Cách liên kết Mục tiêu của Nhân viên với Mục tiêu của Công ty.

Chúng ta thường được nhắc về tuyên bố tầm nhìn, sứ mệnh của công ty, các cuộc họp liên quan đến chiến lược, nơi mà “bức tranh lớn” được tiết lộ, và thậm chí còn được mời tham gia vào một số quyết định kinh doanh. Chúng ta cũng được lưu ý về các hoạt động hàng ngày đóng góp như thế nào vào các mục tiêu của công ty.

Đó là một cách tiếp cận được gọi là Quản lý theo Mục tiêu [MBO], một hệ thống tìm cách liên kết mục tiêu của nhân viên với mục tiêu của tổ chức.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét cách sử dụng phương pháp MBO để thúc đẩy và tăng sự cam kết của nhân viên.

Giới thiệu về Công cụ

Peter Drucker đã phát triển MBO và xuất bản nó trong cuốn sách năm 1954 của ông “Thực hành quản lý“. Nó nhận được rất nhiều sự chú ý, và được áp dụng rộng rãi cho đến những năm 1990, trước khi đi vào quên lãng.

Ý tưởng này có thể đã trở thành một phần không thể tách rời của thực tiễn kinh doanh hiện đại. Ngày nay, nó đã phát triển thành Balanced Scorecard, cung cấp một khung tối ưu hơn cho cùng một quá trình.

Ưu và nhược điểm

Đầu tiên, MBO đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm hiểu rõ về công việc của họ và cách nó mang lại lợi ích cho toàn bộ tổ chức. Thật dễ dàng hiểu tại sao loại quản lý này có ý nghĩa: khi các phần riêng lẻ của một tổ chức hoạt động tốt với nhau, toàn bộ hoạt động trơn tru và hiệu quả.

Bằng cách tập trung vào những gì bạn đang cố gắng đạt được, bạn có thể nhanh chóng phân biệt giữa các nhiệm vụ mà bạn phải hoàn thành và những nhiệm vụ có thể gây lãng phí thời gian.

Ở cấp độ đội nhóm, MBO có thể được nhìn thấy trong nhiều kỹ thuật quan trọng cần thiết để quản lý nhóm hiệu quả, bao gồm chia sẻ thông tin trong đội nhóm, thiết lập mục tiêu, đánh giá hiệu suất, ủy quyền và phản hồi.

Ở cấp độ cá nhân, tất cả chúng ta đều muốn một công việc có mục đích và có ý nghĩa, và MBO tạo mối liên hệ rõ ràng giữa nỗ lực cá nhân và nhiệm vụ của tổ chức – điều này rất tuyệt vời cho mục đích của chúng ta!

Một bất lợi của MBO là nó có thể khó khăn và mất thời gian để thực hiện. Khi được áp dụng ở cấp độ tổ chức, MBO cần cam kết đầy đủ của tổ chức và cũng cần một hệ thống cơ bản để theo dõi các mục tiêu và hiệu suất.

Vì bạn phải truyền tải các mục tiêu từ cấp này sang cấp độ khác cùng với sự cam kết, việc truyền tải mục tiêu có thể chậm. Điều này có nghĩa là việc thực hiện đầy đủ MBO có thể tốn thời gian, đặc biệt nếu có các mục tiêu không lượng hóa được.

Điều này có thể hiểu vì sao MBO đã phát triển thành ý tưởng về Balanced Scorecard.

Công cụ này dùng như thế nào

Drucker vạch ra quá trình sáu bước cho MBO thể hiện trong Hình 1. Mỗi giai đoạn có những thách thức mà bạn phải giải quyết để toàn bộ hệ thống hoạt động hiệu quả.

Hình 1: Quy trình MBO 6 bước

Để sử dụng MBO với nhân viên của bạn, hãy làm theo các bước dưới đây.

Bước 1: Đặt hoặc xem xét mục tiêu tổ chức

MBO bắt đầu với các mục tiêu chiến lược được xác định rõ ràng, được thể hiện bằng Sứ mệnh và Tầm nhìn rõ ràng, dễ hiểu.

• Mục tiêu mơ hồ như “cải thiện sự hài lòng của khách hàng” là vô nghĩa đối với các thành viên trong nhóm; và chúng cũng khó đo lường.
• Mục tiêu tốt hơn là “giảm 90% khiếu nại của khách hàng”. Mục tiêu này cụ thể, rõ ràng hơn nhiều và quan trọng là đo lường được.

Hãy nhớ rằng, nếu bạn không biết mình sẽ đi đâu, thì bạn sẽ không thể đi được đến đó.

Bước 2: Truyền tải mục tiêu đến nhân viên

Doanh nghiệp cần đặt mục tiêu rõ ràng cho mọi đơn vị kinh doanh, phòng/ban, đội nhóm và nhân viên. [Những mục tiêu này được truyền tải từ trên xuống từ cấp độ cao đến cấp độ thấp.]

Để thiết lập mục tiêu hiệu quả, hãy sử dụng phương pháp OKR [Mục tiêu và Kết quả then chốt].

Đây cũng là yếu tố quan trọng để truyền đạt kết quả và đánh giá tính phù hợp của các mục tiêu mà bạn đã đặt ra.

Bước 3: Khuyến khích nhân viên tham gia vào thiết lập mục tiêu

Các nhân viên cần hiểu mục tiêu và giá trị cá nhân của họ phù hợp với mục tiêu của tổ chức như thế nào. Điều này sẽ thành công khi bạn chia sẻ và thảo luận các mục tiêu chung và mục tiêu từng cấp độ, để mọi người hiểu tại sao mọi thứ đang được thực hiện.

Bắt đầu bằng cách gặp gỡ từng nhân viên. Thảo luận mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp của họ và giúp họ xác định năm giá trị hàng đầu. Hướng dẫn nhân viên viết một tuyên bố nhiệm vụ cá nhân xác định chính xác những gì họ muốn thực hiện.

Tiếp theo, hãy nhìn vào mục tiêu của tổ chức. Các giá trị cá nhân và mục tiêu nghề nghiệp của các nhân viên phù hợp với mục tiêu của tổ chức như thế nào?

Nếu điều này không rõ ràng từ đầu, hãy sử dụng các kỹ thuật như Drill Down hoặc 5 câu hỏi tại sao để tìm được gốc rễ mục tiêu cá nhân của họ. Khi bạn xác định những gì họ quan tâm nhất, hãy giải thích mục tiêu cá nhân của nhân viên phù hợp với mục tiêu của tổ chức như thế nào.

Nếu có thể, cho phép các thành viên trong nhóm đặt mục tiêu của riêng mình để giúp tổ chức đạt được mục tiêu chung. Quyền tự chủ này sẽ tăng quyền sở hữu và động lực cho các mục tiêu.

Thay vì mù quáng làm theo yêu cầu, người quản lý, người giám sát và nhân viên trong hệ thống MBO biết họ cần làm gì và tại sao họ cần phải làm điều đó. Bằng cách ra quyết định và trách nhiệm thông qua tổ chức, mọi người có thể giải quyết vấn đề một cách thông minh và độc lập, và điều này làm tăng động lực và hiệu quả.

Mọi người trong tổ chức đều tham gia đặt mục tiêu của riêng mình. Những đóng góp vào mục tiêu tổng thể của nhóm, góp phần vào các mục tiêu của bộ phận, góp phần vào các mục tiêu của đơn vị kinh doanh, góp phần vào mục tiêu của tổ chức.

Mẹo:

Hãy nhớ rằng có rất nhiều điều thúc đẩy mọi người hơn là chỉ sử dụng MBO. Hãy tận dụng kỹ năng tạo động lực để tự kiểm tra và tìm hiểu xem các khía cạnh nào của động lực nhóm bạn có thể cải thiện.

Bước 4: Theo dõi tiến độ

Để hiệu quả, bạn phải theo dõi tiến độ của các thành viên trong nhóm để đạt được mục tiêu. Hệ thống giám sát bạn tạo ra cần phải kịp thời, để bạn có thể giải quyết các vấn đề trước khi nó ảnh hưởng tới các mục tiêu quan trọng.

Với phương pháp phân bổ, không có mục tiêu nào được đặt trong sự cô lập; và thiếu mục tiêu trong một khu vực sẽ ảnh hưởng đến các mục tiêu ở khắp mọi nơi.

Mặt khác, đây là điều cần thiết để đảm bảo rằng các mục tiêu kém được thiết kế không dẫn dắt các hành vi sai trái. Ví dụ, một mục tiêu của trung tâm chăm sóc khách hàng là hoàn thành tất cả các cuộc gọi trong vòng bảy phút có thể khuyến khích các thành viên trong nhóm xử lý cuộc gọi nhanh chóng và không dành thời gian không cần thiết để trò chuyện.

Tuy nhiên, có thể là cuộc gọi của khách hàng trở nên phức tạp hơn, nhưng các nhà điều hành trung tâm cuộc gọi sẽ chấm dứt cuộc gọi của họ sau 6 phút 59 giây để đáp ứng mục tiêu của họ.

Rõ ràng, điều này sẽ làm phiền khách hàng, những người sau đó phải gọi lại. Trong tình huống này, quá trình giám sát nên chọn sự thay đổi trong môi trường mục tiêu và thay đổi mục tiêu.

Thiết lập một kế hoạch cụ thể để theo dõi hiệu suất mục tiêu [mỗi năm một lần, kết hợp với đánh giá hiệu suất, là không đủ!] Lên kế hoạch họp ba tháng một lần – hoặc thường xuyên khi thích hợp – để thảo luận về tiến độ công việc và hiệu suất.

Viết thỏa thuận hiệu suất cho các thành viên trong nhóm của bạn và đảm bảo rằng họ hiểu cách bạn sẽ đo lường hiệu suất của họ.

Hãy nhớ rằng MBO thực chất là một quy trình quản lý. Đừng sử dụng nó như một sự thay thế cho khả năng lãnh đạo tốt: hai người nên làm việc cùng nhau!

Bước 5: Đánh giá và khen thưởng hiệu suất

MBO được thiết kế để cải thiện hiệu suất ở tất cả các cấp của tổ chức. Để đảm bảo điều này xảy ra, bạn phải có một hệ thống đánh giá toàn diện tại chỗ.

Cung cấp phản hồi mang tính xây dựng, kỹ lưỡng cho tất cả nhân viên về mục tiêu của họ và về mục tiêu của tổ chức. Hãy nhớ nguyên tắc tham gia: khi bạn trình bày kết quả trên toàn tổ chức, bạn có một cơ hội khác để liên kết những thành tựu cá nhân và nhóm cụ thể với hiệu suất của công ty.

Cuối cùng, MBO có thể thúc đẩy hiệu suất và năng suất toàn tổ chức. Chỉ cần đảm bảo rằng bất kỳ hệ thống giám sát hiệu suất nào đều có các điều kiện về môi trường và điều kiện để thực hiện.

Khi các nhân viên của bạn đạt được mục tiêu của họ, bạn có thể khen thưởng cho họ theo nhiều cách. Một lời cảm ơn đơn giản cho một công việc được thực hiện tốt cũng là một cách ghi nhận hay, hoặc bạn có thể làm nổi bật thành tích của họ với nhóm hoặc bạn có thể có chiến lược đãi ngộ cho công việc mà họ làm.

Khi bạn thưởng cho những người đạt mục tiêu, bạn gửi một thông điệp rõ ràng đến tất cả mọi người rằng mục tiêu đạt được là có giá trị và quá trình MBO không chỉ là một bài tập, mà còn là một khía cạnh quan trọng của việc đánh giá hiệu suất.

Bước 6: Lặp lại chu trình

Khi bạn đã trải qua năm bước đầu tiên, chu kỳ sẽ bắt đầu lại với một đánh giá khác về mục tiêu và mục tiêu của tổ chức.

Khi xem xét các mục tiêu, thành quả và tạo các mục tiêu mới, hãy yêu cầu phản hồi từ nhân viên về những gì diễn ra tốt đẹp và những gì có thể được cải thiện, xem xét các yếu tố môi trường, và tính đến hiệu suất trong quá khứ của nhân viên.

Những điểm chính

MBO là một công cụ mạnh mẽ để điều chỉnh hành động của nhân viên với mục tiêu của tổ chức. Bằng cách trao quyền cho mọi người chịu trách nhiệm về hiệu suất của họ và bằng cách khuyến khích họ xem thành tích của họ ảnh hưởng như thế nào đến toàn bộ tổ chức, bạn có thể tăng động lực, sự cống hiến và lòng trung thành của họ.