Nhà thầu độc lập là gì năm 2024

Thuê nhà thầu độc lập là một lựa chọn phổ biến cho các LLC muốn tiếp cận các kỹ năng và dịch vụ chuyên biệt mà không phải cam kết và chi phí liên quan đến việc thuê nhân viên.

Nhưng một LLC có thể thuê hợp pháp các nhà thầu độc lập không?

LLC có thể thuê các nhà thầu độc lập với tư cách là những cá nhân tự kinh doanh làm việc trên cơ sở hợp đồng.

Tuy nhiên, LLC phải hiểu các quy định về thuê nhà thầu độc lập để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Đọc tiếp để tìm hiểu những gì liên quan đến việc thuê các nhà thầu độc lập với tư cách là Công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) và các bước chính cần tuân theo khi tuyển dụng.

Ai được coi là nhà thầu độc lập?

Nhà thầu độc lập là cá nhân tự kinh doanh, cung cấp dịch vụ cho một công ty hoặc tổ chức trên cơ sở hợp đồng.

Không giống như một nhân viên, một nhà thầu độc lập không được hưởng các quyền lợi hoặc sự bảo vệ tương tự, chẳng hạn như mức lương tối thiểu, lương làm thêm giờ và bảo hiểm.

Các nhà thầu độc lập cũng chịu trách nhiệm về thuế, bảo hiểm và các chi phí khác liên quan đến công việc của họ.

Với tư cách là những người không phải là nhân viên, họ có nhiều quyền tự chủ và kiểm soát công việc của mình hơn, bao gồm; khi nào, ở đâu và cách họ thực hiện dịch vụ của mình.

Sự khác biệt giữa nhân viên và nhà thầu độc lập là gì?

Để phân biệt rõ ràng, đây là ba điểm chung quy định của Sở Thuế Vụ (IRS) để phân biệt nhân viên và nhà thầu độc lập.

Hành vi

Điều này liên quan đến sự tồn tại của quyền chỉ đạo hoặc điều chỉnh cách người lao động thực hiện nhiệm vụ của mình. Nếu một doanh nghiệp có thẩm quyền như vậy thì người lao động được đề cập có thể được phân loại là nhân viên. Doanh nghiệp không cần thực hiện quyền này, miễn là họ có quyền làm như vậy.

Tài chính

Quy tắc tài chính xem xét liệu người lao động có phụ thuộc tài chính vào người sử dụng lao động hay không. Nếu người sử dụng lao động là nguồn thu nhập chính của người lao động thì họ có nhiều khả năng được coi là nhân viên hơn. Nếu người lao động có nguồn thu nhập khác hoặc làm việc với khách hàng khác, họ có nhiều khả năng được phân loại là nhà thầu độc lập.

Mối quan hệ

Loại mối quan hệ xác định cách nhà thầu và công ty nhìn nhận lẫn nhau. Nếu người lao động có mối quan hệ lâu dài với người sử dụng lao động và cung cấp các dịch vụ quan trọng cho hoạt động kinh doanh của người sử dụng lao động thì người lao động đó có nhiều khả năng là một nhân viên. Tuy nhiên, nếu mối quan hệ là ngắn hạn và người lao động thực hiện các dịch vụ không thiết yếu thì người lao động có thể được coi là nhà thầu độc lập.

Lưu ý rằng những quy tắc này không mang tính kết luận và mỗi trường hợp được đánh giá dựa trên giá trị riêng của nó. Nếu một công ty hoặc nhà thầu muốn phân biệt sự khác biệt giữa các ràng buộc pháp lý về mặt pháp lý, họ có thể điền vào mẫu đơn SS-8 mẫu để xác định tình trạng công việc của nhà thầu.

Cách thuê nhà thầu độc lập trong 6 bước

Bây giờ chúng ta đã thảo luận về nhà thầu độc lập là gì và họ khác với nhân viên như thế nào, điều quan trọng là phải xem xét cách thuê nhà thầu độc lập phù hợp cho LLC của bạn.

Dưới đây là sáu (6) bước cần tuân theo khi thuê nhà thầu độc lập cho LLC của bạn.

1. Thực hiện quy trình tuyển dụng hoặc giới thiệu

Quá trình tuyển dụng hoặc giới thiệu bao gồm việc xác định và định vị các nhà thầu độc lập tiềm năng có thể cung cấp các dịch vụ mà LLC của bạn cần.

Điều này có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau, bao gồm đăng tuyển, giới thiệu từ các chuyên gia khác hoặc hiệp hội ngành.

Sau khi xác định được các ứng viên tiềm năng, LLC có thể đánh giá trình độ và kinh nghiệm của họ để xác định xem họ có phù hợp với công việc hay không.

2. Tạo hợp đồng bằng văn bản

Hợp đồng nên nêu rõ phạm vi công việc, điều khoản thanh toán, tiến độ và bất kỳ chi tiết quan trọng nào khác liên quan đến dự án, chẳng hạn như các điều khoản pháp lý.

Hợp đồng cũng phải bao gồm các điều khoản về bảo mật, quyền sở hữu trí tuệ và giải quyết tranh chấp.

Sau khi hợp đồng được soạn thảo, cần được hai bên xem xét và ký kết để đảm bảo rằng họ hiểu và đồng ý với các điều khoản của thỏa thuận.

3. Hãy để họ hoàn thành Mẫu W-9

LLC phải cung cấp cho nhà thầu độc lập mẫu W-9 và yêu cầu họ điền và gửi lại trước khi thực hiện bất kỳ khoản thanh toán nào.

Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng LLC có thông tin chính xác cho mục đích báo cáo thuế và có thể tránh bị phạt vì thông tin không chính xác hoặc thiếu.

Bạn có thể tìm thấy Mẫu W-9 trên trang web IRS Ở đây.

4. Gửi cho họ Biểu mẫu 1099-MISC hoặc 1099-NEC

Sau khi nhà thầu độc lập hoàn thành Mẫu W-9, LLC có trách nhiệm cấp Mẫu 1099-MISC hoặc Mẫu 1099-NEC cho nhà thầu.

Các biểu mẫu này báo cáo tổng số tiền bồi thường đã trả cho nhà thầu trong năm tính thuế và được sử dụng cho mục đích khai thuế.

LLC phải cung cấp cho nhà thầu một bản sao của biểu mẫu và nộp cho IRS. Loại hình thức được sử dụng sẽ phụ thuộc vào hình thức thanh toán được thực hiện cho nhà thầu.

Mẫu 1099-MISC được sử dụng cho hầu hết các loại thanh toán, trong khi Biểu mẫu 1099-NEC được sử dụng để trả lương cho người không phải là nhân viên.

5. Cung cấp cho họ Mẫu IRS 1096

Sau khi LLC đã cấp 1099 thích hợp cho nhà thầu độc lập, nó cũng phải nộp Hình thành 1096 với IRS. Mẫu 1096 là trang bìa tóm tắt thông tin được báo cáo trên mẫu 1099.

LLC cũng phải gửi kèm bản sao của mỗi Mẫu 1099 cấp cho nhà thầu cùng với Mẫu 1096 để nộp.

6. Lưu hồ sơ chi tiết

Việc lưu giữ hồ sơ chi tiết là rất quan trọng trong việc chứng minh sự tuân thủ luật và quy định về thuế cũng như giải quyết xung đột hoặc giải quyết mọi vấn đề có thể phát sinh với nhà thầu độc lập.

Điều này liên quan đến việc theo dõi tất cả các khoản thanh toán cho nhà thầu, bao gồm hợp đồng, hóa đơn, biên lai và các tài liệu liên quan khác liên quan đến các dịch vụ được cung cấp hoặc các dự án được thực hiện.

Hơn nữa, hồ sơ chi tiết cho phép bạn đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà thầu độc lập và đưa ra quyết định sáng suốt về nhu cầu tuyển dụng trong tương lai.

Làm thế nào để chứng minh rằng bạn đã thuê nhà thầu độc lập

Khi bạn đã hoàn thành sáu bước nêu trên, đã đến lúc cung cấp bằng chứng cho thấy bạn thực sự đã thuê một nhà thầu độc lập cho LLC của mình.

Để chứng minh bạn đã thuê các nhà thầu độc lập, có một số cách để cung cấp bằng chứng về tư cách của họ.

Dưới đây là những phương pháp chính giúp bạn chứng minh rằng bạn đã thuê nhà thầu độc lập:

• Hợp đồng bằng văn bản: Việc có hợp đồng bằng văn bản thể hiện tư cách nhà thầu độc lập của cá nhân hoặc công ty bạn đã thuê. Tài liệu này phải nêu rõ các điều khoản và điều kiện của dự án hoặc dịch vụ được cung cấp cũng như khoản bồi thường phải trả.
• Bằng chứng về một doanh nghiệp thực sự và riêng biệt: Điều này có thể bao gồm các hạng mục như danh thiếp, tiêu đề thư hoặc giấy phép kinh doanh.
• Hóa đơn: Những hóa đơn này phải bao gồm tên và thông tin liên hệ của nhà thầu, dịch vụ được cung cấp, ngày bắt đầu dịch vụ và số tiền được tính.
• Mẫu W-9: Mẫu này yêu cầu nhà thầu cung cấp tên, địa chỉ và mã số nhận dạng người nộp thuế (TIN). Biểu mẫu này được sử dụng để báo cáo các khoản thanh toán được thực hiện cho nhà thầu cho IRS.
• Tự do được người khác thuê: Điều quan trọng là phải chứng minh rằng nhà thầu độc lập có quyền tự do làm việc cho các khách hàng hoặc công ty khác. Điều này có nghĩa là họ không phụ thuộc hoàn toàn vào LLC của bạn về công việc và thu nhập. Bằng chứng về điều này có thể là tài liệu tiếp thị của nhà thầu hoặc tài liệu khác cho thấy họ cung cấp dịch vụ cho nhiều khách hàng.

Ưu điểm của việc thuê nhà thầu độc lập

Mặc dù có rất nhiều thủ tục giấy tờ phải hoàn thành trước khi thực hiện công việc nhưng việc thuê nhà thầu độc lập mang lại rất nhiều lợi ích.

Một số lợi ích này bao gồm:

• Tính linh hoạt: Các nhà thầu độc lập mang lại cho doanh nghiệp hiệu quả để mở rộng quy mô lực lượng lao động của họ một cách nhanh chóng và dễ dàng nhằm đáp ứng những thay đổi về nhu cầu hoặc các dự án mới.
• Hiệu quả về chi phí: Các nhà thầu độc lập chịu trách nhiệm về các chi phí của chính họ, chẳng hạn như bảo hiểm, thiết bị và nghĩa vụ thuế - giảm bớt nghĩa vụ thanh toán cho họ của người sử dụng lao động.
• Chuyên môn chuyên môn: Các nhà thầu độc lập thường có kỹ năng hoặc chuyên môn chuyên môn có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Điều này có thể bao gồm các kỹ năng kỹ thuật hoặc sáng tạo cụ thể cũng như kinh nghiệm trong các ngành cụ thể.
• Giảm trách nhiệm pháp lý: Doanh nghiệp không chịu trách nhiệm cung cấp phúc lợi cho các nhà thầu độc lập, thanh toán chi phí hoặc tuân thủ luật lao động áp dụng cho nhân viên. Điều này có thể giúp giảm bớt trách nhiệm pháp lý và rủi ro pháp lý của doanh nghiệp.
• Tăng năng suất: Các nhà thầu độc lập thường có động lực cao để hoàn thành công việc của họ một cách hiệu quả và hiệu quả vì họ thường được trả lương theo dự án hoặc nhiệm vụ.

Các yếu tố lựa chọn cần xem xét

Khi thuê nhà thầu độc lập, điều quan trọng là doanh nghiệp phải xem xét một số yếu tố có thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ pháp lý và rủi ro tiềm ẩn của họ.

Một số yếu tố này bao gồm:

• Phân loại sai: Nếu một công nhân bị phân loại sai thành nhà thầu độc lập trong khi lẽ ra họ phải được phân loại là nhân viên, thì công ty có thể phải chịu hậu quả về mặt pháp lý và tài chính - bao gồm cả tiền phạt và hình phạt.
• Kiểm soát công việc: Các công ty phải cẩn thận không kiểm soát quá nhiều công việc của một nhà thầu độc lập - điều này có thể được coi là bằng chứng cho thấy người lao động là nhân viên.
• Nghĩa vụ hợp đồng: Thỏa thuận nhà thầu độc lập phải được soạn thảo cẩn thận để đảm bảo rằng cả hai bên hiểu được nghĩa vụ và mong đợi tương ứng của mình và thỏa thuận đó có hiệu lực pháp lý.

Những cân nhắc chính khi thuê nhà thầu độc lập

Thuê nhà thầu độc lập có thể là một cách tuyệt vời để các doanh nghiệp tiếp cận các kỹ năng và kiến ​​thức chuyên môn trong khi vẫn kiểm soát được chi phí lao động.

Tuy nhiên, điều quan trọng là phải xem xét cẩn thận các rủi ro và trách nhiệm pháp lý tiềm ẩn liên quan đến loại thỏa thuận này.

Để đảm bảo doanh nghiệp của bạn lưu giữ hồ sơ chính xác và đáp ứng các nghĩa vụ thuế, hãy xem xét dịch vụ kế toán ở đây tại doola.

Được thiết kế để giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ luôn kiểm soát được tình hình tài chính của mình, đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm của chúng tôi có thể cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ mà bạn cần để giải quyết những vấn đề phức tạp khi sắp xếp nhà thầu độc lập.

Liên hệ với chúng tôi để tìm hiểu thêm!

Câu Hỏi Thường Gặp

Công ty Mỹ có được thuê nhà thầu nước ngoài không?

Có, một công ty Mỹ có thể thuê nhà thầu nước ngoài.

Làm cách nào để thuê một nhà thầu bên ngoài Hoa Kỳ?

Thuê một nhà thầu bên ngoài Hoa Kỳ đòi hỏi phải cân nhắc thêm, chẳng hạn như hiểu rõ luật lao động, quy định về thuế và tuân thủ pháp luật của một quốc gia. Nhà thầu nước ngoài cũng phải điền Mẫu IRS W-8BEN để chứng nhận nhà thầu không phải là công dân Hoa Kỳ.

Làm thế nào để tôi viết một thỏa thuận nhà thầu độc lập?

Thỏa thuận nhà thầu độc lập thường bao gồm các chi tiết như phạm vi công việc, điều khoản thanh toán, tiến trình và Thỏa thuận không tiết lộ (NDA).

Nhà thầu gồm những ai?

Nhà thầu chính có thể là 1 cá nhân hoặc 1 tổ chức, 1 doanh nghiệp… Có 2 loại hà thầu trong xây dựng phổ biến là nhà thầu chính và nhà thầu phụ. Nhà thầu phụ là nhà thầu tham gia thực hiện các gói thầu theo đúng hợp đồng mà họ đã ký kết với nhà thầu chính.

Nhà thầu chính là gì?

Theo đó, nhà thầu chính là nhà thầu chịu trách nhiệm tham dự thầu, đứng tên dự thầu và trực tiếp ký, thực hiện hợp đồng nếu được lựa chọn. Nhà thầu chính có thể là nhà thầu độc lập hoặc thành viên của nhà thầu liên danh trên cơ sở thỏa thuận liên danh.

Nhà thầu trọng công ty là gì?

Nhà thầu là một tổ chức/đơn vị có đầy đủ năng lực để thực hiện gói thầu cho chủ đầu tư. Họ sẽ ký hợp đồng với chủ đầu tư và thực hiện toàn bộ hoặc một phần các công việc, dự án liên quan đến phần yêu cầu hay công việc được mời thầu.

Nhà thầu liên danh là gì?

Liên danh nhà thầu là việc hai hoặc nhiều doanh nghiệp đứng tên để cùng nhau dự thầu dưới tư cách là nhà thầu liên danh và thực hiện gói thầu là một phần hoặc toàn bộ dự án theo hồ sơ mời thầu. "Nhà thầu liên danh" & "Liên danh nhà thầu" là khái niệm thuộc điều chỉnh của Luật Đấu thầu.