Là người làm việc với bảng tính và dữ liệu. Chắc hẳn bạn đã có đôi lần phải nhập các bài dữ liệu với những thông tin lặp lại nhiều lần. Ví dụ như năm sinh, thành phố đang sinh sống,… Với danh sách ít thì không sao nhưng đối với danh sách từ 50 ô cần điền những thông tin như thế thì quả là đáng quan ngại.
Vậy, có cách nào để gom những thông tin hay lặp lại như vậy thành một danh sách. Và mỗi khi bạn cần điền chỉ cần chọn vào là xong? Câu trả lời hoàn toàn có. Trong bài viết hôm nay, Daotaotinhoc.vn sẽ hướng dẫn bạn tạo danh sách bằng cách sử dụng Data Validation trong excel.
Cách sử dụng Data Validation trong excel để tạo danh sách.
Đối với việc tạo danh sách bằng cách sử dụng Data Validation trong excel, gồm có 4 bước cơ bản như sau:
Bước 1: Nhập dữ liệu bạn cần ra một cột riêng biệt [đối với dữ liệu hay lặp lại nhiều].
Bước 2: Bôi đen cột hoặc hàng bạn cần nhập dữ liệu đã tạo ở bước 1. Vào mục Data => Chọn Data Validation => Chọn Data Validation.
Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Data Validation như ảnh. Để tạo một danh sách bằng cách sử dụng data validation trong excel , với những dữ liệu hồi nãy đã chọn. Bạn thiết lập theo sau:
- Chọn settings trong 3 mục Settings, Input Message và Error Alert.
- Allow: tùy loại dữ liệu bạn cần là gì mà chọn loại phù hợp. Ở đây mình tạo danh sách nên sẽ nhấn chọn “LIST”.
- Chọn dấu tích ở phần Ignore Blank [bỏ qua ô trống] và In-cell dropdown [dạng danh sách thả xuống để chọn lựa dữ liệu]
- Source: Bạn nhấn vào ô vuông có hình table kế bên khoảng trắng của Soure. Sau đó bạn chọn phần dữ liệu bạn đã nhập khi nãy. Chọn xong, bạn nhấn vào ô vuông kế bên khoảng trắng để trở về hộp thoại Data Validation.
Một cách khác để nhập Source đó là đối với những thông tin có tần suất lặp lại nhưng không quá nhiều. Bạn có thể nhập thủ công bằng tay tại phần Source. Mỗi thông tin cách nhau bởi dấu [,].
Sau các bước trên. Bạn nhấn OK. Lúc này tại phần dữ liệu bạn muốn nhập khi bạn click vào từng ô sẽ hiện ra một hình ô vuông có chứa tam giác ngược bên trong. Đối với cách sử dụng data validation trong excel sẽ giúp bạn có một danh sách thông tin cụ thể. Lúc nhập dữ liệu cũng sẽ nhanh chóng và chính xác hơn là ngồi nhập thủ công.
Hi vọng với bài viết hướng dẫn cách sử dụng data validation trong excel các bạn sẽ áp dụng thành công vào công việc của mình.
Đọc thêm các bài viết khác cùng chuyên mục:
Data validation là một tính năng trong excel phục vụ cho việc tạo lập cập nhập dữ liệu duy trì sự chính xác nhất quán. Tôi lấy một ví dụ thực tế trường hợp khi bạn cần người khác hợp tác giúp bạn nhập liệu vào file bạn chia sẻ nhưng bạn muốn người đó nhập một số thông tin và chọn vào dữ liệu bạn đã list ra sẵn mà không phải một dữ liệu thông tin nào khác của một mục cụ thể. Vậy nên bạn cần phải list ra một danh sách lựa chọn để người khác có thể chọn lựa đây chính là điều mà bạn cần sử dụng đến chức năng Data validation.
1. Data Validation là gì
Khi làm việc với Excel, chắc hẳn bạn đã rất quen thuộc với Data Validation. Công cụ này cho phép bạn cố định những dữ liệu ở một ố và người dùng chỉ có thể nhập được các giá trị đã cố định sẵn ở ô đó mà không thể nhập các dữ liệu hay giá trị khác.
Khi sử dụng công cụ này, bạn sẽ tránh được những sai sót trong quá trình chỉnh sửa, nhập dữ liệu.
2. Cách sử dụng Data Validation trong Excel
2.1. Ví dụ 1
Ví dụ có một bảng nhập dữ liệu dưới đây, yêu cầu tạo các list dữ liệu cho các ô xổ xuống tương ứng để có thể chọn dữ liệu nhanh chóng và chuẩn xác.
Cách dùng data validation trong excel [1]
- Bước 1: Di chuyển chuột chọn vào ô bạn muốn tạo danh sách thả xuống nhấn chọn trên thanh menu chọn Data và chọn các như các bước dưới hình:
Cách dùng data validation trong excel [2]
Khi đó hộp thoại Data Validation mở ra chọn List ở mục Allow.
Mục Allow gồm có:
- Any Value: Không có điều kiện.
- Whole number: Số nguyên.
- Decimal: Số thực [có dấu phẩy].
- List: Danh sách.
- Date: Ngày tháng năm.
- Time: Thời gian.
- Text Length: Độ dài chuỗi.
- Custom: Tùy chọn.
- Bước 2: Nhập các dữ liệu sẽ xuất hiện trong danh sách thả xuống ở mục Source tương ứng với nội dung mục chính.
Cách dùng data validation trong excel [3]
- Bước 3: Để thiết lập cảnh báo khi nhập sai kiểu dữ liệu, tại tab Error Alert, bạn nhập đánh dấu ô Show error alert after invalid data is entered > Nhập Style [Kiểu thông báo] > Nhập Title [Tiêu đề cho cảnh báo] và Error message [Nội dung của lỗi].
- Bước 4: Nhấn vào OK và bạn thu được kết quả ở ô bạn đã tạo:
Cách dùng data validation trong excel [4]
Bạn thực hiện tương tự với các mục bên cạnh.
Không chỉ áp dụng tính năng cho 1 ô riêng biệt mà ví dụ dưới đây áp dụng tính năng thực hiện cho một cột.
>> Xem thêm: Cách tô màu có điều kiện trong Excel chi tiết và nhanh nhất
2.2. Ví dụ 2
Có bảng dữ liệu dưới đây và chọn trỏ chuột và toàn bộ cột B đây là các bước thực hiện cho việc chọn cột B.
Thực hiện các thao tác để mở hộp thoại Data Validation như ở ví dụ trên.
Trong hộp thoại này, chọn list của allow và nhập các dữ liệu tương ứng ở Source của mục Settings như trên ví dụ 1:
Cách dùng data validation trong excel [5]
Chuyển sang các mục khác nếu như các bạn cảm thấy đã hoàn chỉnh và OK bạn sẽ thấy xuất hiện các mục thả xuống khi bạn ấn vào từng ô trong cột bạn đã chọn. Đơn giản và rất thuận tiện đúng không? Bạn không cần mất nhiều thời gian để nhập từng dữ liệu cho cả một bản dữ liệu chi chít các mục thông tin khác nhau. Giúp ích cho bạn bao công sức và độ chính xác cao hơn chỉ cần nhờ vào chức năng Data Validation trong excel.
3. Hướng dẫn cách bỏ định dạng Data Validation
- Bước 1: Mở File Excel, dùng chuột kéo chọn ô cần bỏ định dạng. Trên thanh công cụ, nhấn chọn Data, sau đó chọn Data Validation.
Hình minh họa
- Bước 2: Chọn Clear All để bỏ định dạng Data Validation
Hình minh họa
>> Xem thêm: Cách sử dụng Conditional formatting trong Excel chi tiết nhất
Để thành thạo Excel đặc biệt Excel công sở thì bạn nên tham khảo khóa học "Chinh phục Excel công sở" của giảng viên Nguyễn Thành Đông trên UNICA.
Khóa học "Chinh phục Excel công sở"
Khóa học sẽ chia sẻ đến học viên đang học Excel online những vấn đề đa số gặp phải trong công việc văn phòng mà hầu như không phải cũng biết. Khóa học bật mí cho học viên cách sắp xếp, lên kế hoạch, cách phân tích, xử lý, định dạng cũng như trình bày số liệu chuyên nghiệp với tốc độ siêu nhanh. Chỉ sau 02 giờ học, bạn sẽ nhanh chóng ứng dụng được vào thực tế. Hãy nhanh tay đăng ký khóa học ngay hôm nay!
XEM NGAY: Chinh phục Excel công sở
Trên Unica còn rất nhiều những khóa học tin học văn phòng siêu hấp dẫn đến từ những chuyên gia hàng đầu Unica trực tiếp giảng dạy sẽ hướng dẫn và giải đáp mọi thắc mắc của bạn đang chờ bạn khám phá đấy nhé! Đặc biệt bạn đừng bỏ lỡ cơ hội khám phá các khoá học Kế toán online trên Unica nhé!
Chúc bạn thành công!
Tags: Excel