TOSHIBA SCAN TEMPLATES MULTIPLE SCAN PATHS
Theo yêu cầu của mọi người, hôm nay mình xin hướng dẫn cách thiết lập scan đến folder riêng biệt trên dòng máy photocopy Toshiba. Bài viết thực hiện trên máy photocopy màu Toshiba 3055C, các dòng khác của hãng này cũng tương tự nhé.
Đối tượng: Kỹ thuật viên Mai Hoàng, IT khách hàng, Khách hàng [ bài viết không dành cho trẻ trâu, thánh chém, tiến sĩ máy photocopy....]
Các bước thực hiện:
Bước 1: Tạo folder để lưu trữ, Vào ổ đĩa D hoặc E tạo folder đặt tên là scan [ tên khác tuỳ người dùng] và thực hiện share folder này và Copy đường dẫn [Network Path] lại để dùng cho bước sau.
Bước 2:
- Vào trình duyệt và gõ địa chỉ máy photocopy
- Chọn login, nhập user là admin, password là 123456
Bước 3: Chọn vào Tab Administration, chọn Save as file và chọn như hình rồi Save lại
Bước 4: Chọn Tab Registration, chọn Template, ngoại trừ 001 ra, nhà sản xuất cho phép chúng ta cấp quyền cho rất nhiều account, khoảng 200 account, ở đây mình đã làm 002 rồi nên mình sẽ chọn vào mục undefined ở name 003. Một cửa sổ hiện ra, ta đặt tên vào mục name [ví dụ như tên máy tính, tên nhân viên, tên chức vụ....] và Save
Tiếp theo tại mục templates ta chọn trống tương ứng, ở trên là 003, ta ở ô 3, chọn Scan và Save as file như hình.
Chọn select Agent, ở cửa sổ mới mở ra, có 3 mục cần thiết lập, tuy nhiên ta chỉ quan tâm đến 2 mục đầu tiên, mục cuối cùng dành cho thiết lập mặc định scan, phần này mình có thể chọn lại khi tiến hành scan trên máy photocopy.
Ta lần lượt chọn vào Panel Setting, đặt tên gọi nhớ trong ô caption2, thường thì ta nên đặt trùng với tên tại bước 4 để không bị rối, Save
Ta chọn tiếp Save as file setting, bỏ tick ô use local folder và tick chọn remote 1 hoặc remote 2 tuỳ ý.
Network Path: Nhập đường dẫn là đường dẫn ta thực hiện share folder lúc đầu
Login user name: Tên user trên máy tính, nếu không biết ta có thể vào Control Panel và chọn vào Account để kiểm tra nhé
Password: mật khẩu để đăng nhập user
Retype Password: Nhập lại mật khẩu đăng nhập user
Kéo thanh trượt lên trên và chọn Save
Save lại toàn bộ
Bước 5: Thực hiện scan
Về cơ bản là thao tác scan giống như bài viết trước đây của mình, chỉ khác ở một điểm là chọn vị trí lưu trữ thay vì lưu trữ trên máy mà thôi. Tức là ta chọn TEMPLATE thay vì bấm nút SCAN.
Trên màn hình máy photocopy, chọn mục Template và chọn vị trí cần lưu trữ mà ta đã thực hiện ở trên.
Vào scan setting để thiết lập lại theo ý mình rồi bấm nút Start hoặc Scan để thực hiện.
Chúc các bạn thành công!
Hướng dẫn cài đặt scan folder từ máy photocopy vào máy tính
Bạn đang loay hoay vì chưa tìm được các tài liệu hữu ích hướng dẫn cài đặt scan folder từ máy photocopy vào máy tính? Vậy đừng bỏ qua bài viết dưới đây nhé! Chúng tôi sẽ hướng dẫn cài đặt một cách chi tiết và rõ ràng nhất cho bạn.
Scan folder trên máy photocopy là gì?
Scan folder là một trong các chức năng nổi bật và không thể thiếu trên các máy photocopy. Đây thực chất là cách scan tài liệu tới folder của từng người dùng trên máy photocopy.
Scan folder trên máy photocopy là gì?
Ưu điểm của chức năng Scan folder đó là tính bảo mật thông tin cực cao, đặc biệt là với các máy photocopy thuộc thương hiệu Ricoh. Còn các thương hiệu khác như Toshiba không trang bị chức năng bảo mật này. Đây cũng chính là lý do giúp cho máy photocopy Ricoh được ưu tiên sử dụng tại các dịch vụ cho thuê máy photocopy tại TPHCM.
Khi tiến hành scan, các file tài liệu sẽ được lưu trữ tại các folder của từng user sử dụng. Theo đó, chỉ có user mới có thể xem được tài liệu vừa scan, từ đó giúp thông tin tránh bị lộ ra ngoài. Điều này giúp người dùng có thể dễ dàng phân loại và lấy tài liệu nhanh chóng. Đặc biệt, tính năng Scan folder giúp bạn có thể dễ dàng thao tác trên mọi hệ điều hành của máy tính hiện nay như: Windows 7, Windows 8, Windows 10.
Ưu điểm của Scan folder đó là tính bảo mật thông tin cực cao
Những thuật ngữ chuyên ngành trong quá trình scan
Để thuận lợi trong việc cài đặt Scan folder cho máy photocopy vào máy tính, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu qua một số thuật ngữ chuyên ngành dưới đây nhé!
- Local Network [Mạng nội bộ]: Đây là hệ thống mạng nội bộ dùng để kết nối các máy tính hoặc các thiết bị ngoại vi trong cùng một hệ thống mạng LAN một cách nhanh chóng. Ưu điểm của mạng nội bộ LAN là có thể scan một cách bình thường và không cần sử dụng tới mạng internet.
- Permission to access folder [Quyền truy cập thư mục]: Là quyền truy cập của người dùng đến các folder trên máy tính do người dùng cài đặt và thiết lập. Thông qua mạng nội bộ LAN bạn có thể dễ dàng phân quyền truy cập cho các user.
- User Authentication [Xác thực người dùng]: thực chất là sử dụng tài khoản xác thực mà bạn đăng ký trên web quản lý nội bộ của máy photocopy để thực hiện việc scan.
- [Đường dẫn]: được hiểu là đường dẫn từ máy photocopy tới các folder trên máy tính của từng user. Khi tiến hành xong việc scan, máy photocopy sẽ gửi file folder thông qua đường dẫn này.
- [Tên người dùng]: Là tên của từng người dùng khác nhau trên máy tính. Tên này dùng để xác thực khi máy photocopy scan xong gửi file tới folder người dùng.
>>> Xem thêm: Cho thuê máy photocopy tại Tân Bình.
Hướng dẫn cài đặt Scan folder từ máy photocopy vào máy tính
Cách cài đặt Scan folder này phù hợp với máy tính sử dụng hệ điều hành Windows 7, Windows 8 và Windows 10 và được thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Từ máy tính hoặc laptop, bạn tạo 1 folder riêng, đặt tên. Sau đó, chọn tính năng share và chọn full quyền cho folder đó.
Cài đặt scan folder từ máy photocopy vào máy tính
- Bước 2: Tiếp theo bạn mở Control Panel > chọn Windows Firewall > click chọn vào các dấu Turn Off.
- Bước 3: Tiếp đến bạn kiểm tra địa chỉ IP của máy photocopy. Truy cập vào website quản lý của máy tính, gõ địa chỉ IP vào trình duyệt Chrome.
- Bước 4: Bạn chú ý quan sát bên góc phải thấy xuất hiện dòng chữ Login thì nhấp vào đó. Tiếp theo, bạn tiến hành đăng nhập với user là admin, còn password để trống, không nhập vào.
Cài đặt scan folder từ máy photocopy vào máy tính
- Bước 5: Click vào mục Address Book phía bên trái rồi chọn Add User.
- Bước 6: Gõ tên người dùng vào 2 ô Name và Key Display [bạn có thể nhập tên tùy chọn]. Lưu ý: Key Display sẽ là tên hiển thị trên màn hình của máy photocopy.
Cài đặt scan folder từ máy photocopy vào máy tính
- Bước 7: Gõ User Account và Password tại mục Folder Authentication. Lưu ý: Mật khẩu này là mật khẩu mở máy tính của người dùng, do đó bạn cần nhập mật khẩu trùng với mật khẩu truy cập máy tính của bạn.
- Bước 8: Tại mục Path, click chuột phải vào My Computer chọn Properties, xem tên máy là gì, sau đó thực hiện các lệnh: Start > Run > Tên máy tính.
- Bước 9: Bấm Save and Add Another > Logout.
Cài đặt scan folder từ máy photocopy vào máy tính
Trên đây chúng tôi đã chia sẻ đến bạn các bước cài đặt Scan folder từ máy photocopy vào máy tính, hy vọng bạn sẽ cài đặt dễ dàng.
Chúc bạn thành công!