Đặc điểm của phong cách giao tiếp dân chủ
Đối với người lãnh đạo, quản lý, các nhà tâm lý học xã hội thường chia phong cách giao tiếp của họ thành 03 phong cách sau:
PHONG CÁCH GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ GIỎI1. Phong cách giao tiếp độc đoán, gia trưởng: 2. Phong cách giao tiếp tự do, phóng khoáng: 3. Phong cách giao tiếp dân chủ: thể hiện ở chỗ luôn tôn trọng nhân cách mọi người. Để tạo hiệu quả mỹ mãn cho phong cách giao tiếp dân chủ nêu trên, ta cần lưu ý các vấn đề sau: - Thứ nhất: hãy tôn trọng nhân cách nhau, nghĩa là tôn trọng phẩm giá, tâm tư, nguyện vọng của nhau, đừng ép buộc nhau bằng cường quyền, uy lực mà hãy bằng uy tín thực sự của mình. Trước tiên, hãy tự đặt mình vào địa vị của người khác trong hoàn cảnh, tình huống giao tiếp, chớ làm điều mà chính mình không thích người ta đối với mình. Để tôn trọng nhân cách người, đừng có tỏ ra ta đây, tự cho mình hơn người vì như thế sẽ chẳng bao giờ tạo được thiện cảm, không tạo được thiện cảm sẽ làm cho người khác không bộc lộ phản ứng thật của họ. Vì vậy, tự kiêu, tự phụ cũng là tự giết mình trong đời sống tâm hồn của người khác. - Thứ hai: hãy nói và nghe nhau cho hết lời để nắm bắt, thấu hiểu tâm tư, nguyện vọng, lý lẽ của nhau. Muốn vậy, cần biết cách nói và biết cách lắng nghe. Khi nói, cần lời chân thật, giọng điệu ôn hòa, êm dịu, kiêng kỵ lời thô lỗ, cạnh khóe, sỉ vả nhau. Ngay khi cần cho nhau thuốc đắng dã tật cũng cần bọc đường thuốc đắng để dễ uống hơn. Khi đã nói thì nói cho rõ ràng, cạn ý, chớ có nửa vời, nước đôi, mập mờ dể gây hiểu lầm, nghi kỵ nhau. Nghe thì cũng nghe cho hết ý với thái độ trân trọng, chăm chú, chớ bỏ nửa chừng, ngắt lời giữa quảng, tranh nói, dễ gây căng thẳng trong giao tiếp. Điều gì chưa rõ, cần đề nghị nói lại, chớ đừng vội vàng gạt đi. Khi gặp người lắm điều, ngang ngạnh, ăn nói lung tung, càng cần phải ôn tồn đề nghị nói đúng trọng tâm để có quyết định thích hợp trong ứng xử. - Thứ ba: hãy cùng bàn bạc cho hết lẽ để tìm ra những điểm chung, thống nhất nhau. Bàn bạc để thấy rõ quan điểm đúng sai, lợi hại, biết nhân nhượng nhau để giải quyết vấn đề chung tốt nhất. Mỗi người đều có cái lý của mình nhưng không phải mọi cái lý của mình đều đúng và hợp người, hợp cảnh,hợp vấn đề mà phải tìm cái lý phục vụ cho lợi ích chung. Trong bàn bạc cần có sự thông cảm, thậm chí đôi lúc phải biết hy sinh, chấp nhận một phần thiệt thòi của bản thân. Sự thông cảm càng sâu sắc thì mâu thuẫn càng giảm đi. Trong bàn bạc cần biết cách chờ đợi nhau khi đôi bên chưa tìm được tiếng nói chung. Bởi vì, mỗi người có lập trường, nhận thức, trình độ tư duy, điều kiện hoàn cảnh sống có khác nhau. Hãy chờ đợi sự suy nghĩ, sự lắng lại, sự bình tĩnh cần thiết, đừng nên nóng nảy, vội vàng muốn thống nhất ngay, bất chấp các nguy cơ đổ vỡ tiềm ẩn. Sau sự chờ đợi, có thể là sự chấp nhận, bởi chúng ta tồn tại phụ thuộc vào hoàn cảnh. Nhưng chấp nhận hoàn cảnh không có nghĩa là từ bỏ ý muốn cải tạo hoàn cảnh, không có nghĩa là buông xuôi, an phận, mà cần phải vững tâm, kiên trì, chờ đợi thời cơ, điều kiện thích hợp để tác động, giao tiếp theo ý muốn hợp lẽ của mình. Thế giới tâm hồn con người là vô cùng phong phú và cũng đầy phức tạp, biến động khó lường vì thế giới luôn vận động, phát triển. Do vậy, không thể có một phong cách giao tiếp tối ưu cho mọi trường hợp, dù đó là phong cách giao tiếp dân chủ. Để vận dụng thành công phong cách giao tiếp cần một sự am hiểu con người sâu sắc, một bản lĩnh, kinh nghiệm sống phong phú, một tấm lòng vị tha, đại lượng vì lợi ích chung, vì sự văn minh, tiến bộ, hạnh phúc của tập thể nói riêng và của xã hội nói chung. Ba phong cách lãnh đạo lớn
- Khen thưởng và ghi nhận công lao: Jason, anh đã làm được một điều tuyệt vời khi đưa ra cơ cấu tổ chức như thế này. Các nhà quản lý ghi nhận những thành quả đóng góp của các nhân viên trong cuộc thảo luận, xây dựng ý tưởng cùng với người khác và gợi mở ra những ý tưởng mới. Phong cách lãnh đạo dựa trên trao đổi và thảo luận đặc biệt thích hợp khi cần câu trả lời cho các vấn đề như: Mục tiêu của chúng ta là gì?; Tiêu chuẩn chất lượng chúng ta cần là gì?; Tiến trình thực hiện công việc nên tiến hành như thế nào?; Ai nên làm công việc này?; Dạng kiểm soát và thông tin phản hồi nào là cần thiết?. Phong cách thảo luận thường có hiệu quả khi nhân viên là những người có chính kiến riêng và tự tin nói ra chính kiến của mình. Nhà quản lý sẽ xác định những gì cần phải làm và làm như thế nào để tăng sự ràng buộc của nhân viên với những gì sẽ xảy ra. 3. Phong cách lãnh đạo ủy thác, giao phó Những nhà quản lý sử dụng phong cách này thường giải thích hoặc có những cam kết về các công việc cần được thực hiện và khi nào phải hoàn thành công việc đó. Còn cách thức làm việc thì toàn quyền do người nhân viên quyết định. - Cách thức giao tiếp: Đối với những công việc cần thực hiện, các giao tiếp có thể chỉ là một chiều: Tôi muốn anh sẽ phát biểu một bài diễn văn 15 phút về chương trình đền bù mới của công ty trong buổi họp ngày thứ Ba. Trong nhiều trường hợp khác lại là hai chiều: Chúng ta hãy cùng thảo luận những việc cần làm trong kế hoạch tiếp thị mà anh vừa thiết kế nhé!. Giao tiếp để xem xét lại những gì đã được thực hiện và cách ngăn ngừa những cản trở trong quá trình thực hiện. - Thiết lập mục tiêu: Cũng giống như cách thức giao tiếp, mục tiêu có thể được nhà quản lý thiết lập ngay hoặc có thể đưa ra sau khi đã thảo luận với nhân viên. Thất bại trong sự giao phó, ủy thác công việc có thể do nhân viên không hiểu nhà quản lý mong gì ở mình hoặc không tự tin vào chính sự giao phó đó. Khi đó, nhân viên thường nói: Tôi nghĩ ông chỉ muốn gợi ý cho việc thực hiện kế hoạch, chứ không nghĩ ông lại muốn tôi thực hiện kế hoạch này. - Ra quyết định: Barbara, công việc đó thực hiện thế nào là quyết định của bạn. Quyết định thực hiện nhiệm vụ được chuyển cho nhân viên. Người nhân viên có quyền chọ lựa những phương cách thích hợp để đạt được kết quả mong đợi. Nhà quản lý phải tránh tiếp tục duy trì sự giao phó khi nhân viên không muốn tự ra quyết định mà tìm cách trả lại quyền ra quyết định cho nhà quản lý. - Kiểm soát quá trình thực hiện và cung cấp thông tin: Tôi muốn trong vòng 1 tuần, anh phải cập nhật xong toàn bộ dữ liệu cho việc thực hiện kế hoạch. Nhà quản lý thuộc phong cách này thường quyết định cách thức kiểm soát công việc. Số lần kiểm soát phụ thuộc vào tính chất ưu tiên của nhiệm vụ và người thực hiện nó. Cung cấp thông tin phản hồi là trách nhiệm của nhân viên. Việc giữ để nhà quản lý không nổi giận và mất bình tĩnh, đặc biệt khi kế hoạch bị chệch hướng, là điều rất quan trọng. - Khen thưởng và ghi nhận kết quả: Nhà quản lý thường khen thưởng và ghi nhận những ai chứng minh được khả năng làm việc một cách độc lập. Helen, bạn đã vượt qua rất nhiều khó khăn để hoàn thành công việc. Bạn đã tìm ra được cách giải quyết công việc rất tốt. Thật tuyệt vời. Phong cách lãnh đạo này rất thích hợp khi nhân viên là người hiểu biết, có kỹ năng và động lực để hoàn thành công việc. Bởi vì, những nhân viên có kinh nghiệm sẽ không cần một nhà quản lý nói rằng họ phải làm gì. Họ muốn tự do lựa chọn cách thức thực hiện công việc. Phong cách lãnh đạo này cũng tạo cho các nhà quản lý có nhiều thời gian để dành cho việc thực hiện các nhiệm vụ khác như xây dựng các tiêu chuẩn, suy nghĩ chiến lược và lên kế hoạch. Mặc dù là ba phong cách lãnh đạo khác nhau, song không nhất thiết một nhà quản lý chỉ áp dụng một loại phong cách lãnh đạo nhất định trong quá trình điều khiển và giám sát công việc. Nó chỉ mang một ý nghĩa tương đối và được xác định hoặc thay đổi tùy vào những hoàn cảnh cụ thể của từng nhà lãnh đạo. Phong cách làm nên thành công Trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay, giao tiếp qua các phương tiện liên lạc ngày càng trở nên phổ biến. Tuy vậy, giao tiếp trực tiếp mặt đối mặt (face to face) vẫn giữ một vai trò vô cùng quan trọng. Để có thể giao tiếp một cách hiệu quả là cả một quá trình không hề dễ dàng trừ khi bạn có sẵn năng khiếu bẩm sinh. Giao tiếp tốt hoàn toàn có thể trở thành một phong cách làm tiền đề cho thành công của bạn trong công việc và nhất là trong các cuộc thương thảo. Nội dung trao đổi là rất quan trọng nhưng hình thức, cách thức, dù là những chi tiết rất nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến chất lượng cuộc giao tiếp. Ngôn ngữ cơ thể (body language) Ngay cả trước khi bạn nói, người đối điện đã có thể đánh giá phong cách của bạn. Cách bạn di chuyển, đi đứng cũng có thể gây ấn tượng hoặc tốt hoặc xấu. Cách tốt nhất là bạn nên để tất cả trong tầm kiểm soát của mình, mọi bộ phận trên cơ thể bạn là của bạn, và bạn phải biết cách điều khiển chúng. Quá nhiều những động tác thừa như vẫy tay hoặc lắc lư (trong trường hợp bạn đứng) sẽ tố cáo với người đối diện rằng bạn đang lo lắng và căng thẳng. Giao tiếp hiệu quả là khi mọi động tác, dù là nhỏ nhất của bạn đều có mục đích, biểu hiện một thông điệp nào đó. Nếu có thể đạt đến trình độ này là bạn đã hoàn toàn nói được bằng ngôn ngữ cơ thể. Biểu cảm khuôn mặt Bạn cần phải thể hiện cho người đối diện thấy là bạn rất hứng thú với cuộc nói chuyện, có nghĩa là bạn phải cười và tương tác bằng ánh mắt. Điều này hoàn toàn không có nghĩa là lúc nào cũng cười trong khi nói chuyện, một nụ cười đúng lúc sẽ có tác dụng lớn hơn những gì bạn nghĩ rất nhiều. Nhìn vào mắt người đối diện thể hiện sự trung thực, cũng như bằng cách này, bạn có thể đoán được phần nào thái độ của họ đối với bạn. Sự kết nối này là vô cùng cần thiết trong cả cuộc hội thoại. Sử dụng hai tay đúng mực Hãy để 2 tay giúp bạn truyền tải thông điệp một cách hiệu quả thay vì để chúng trở nên thừa thải. Có một cách luyện tập là hãy đứng trước gương và cố gắng để có một sự liên kết giữa tay và những từ ngữ bạn nói. Tất nhiên là không phải lúc nào cũng dùng tay để diễn tả mọi từ ngữ, hãy sử dụng tay khi bạn cần một điểm nhấn hoặc thể hiện sự thân thiện, tự nhiên. Một điều cần lưu ý nữa là bắt tay khi giao tiếp là cả một nghệ thuật mà bạn không nên xem nhẹ. Giọng nói Hãy tập cách điều khiển giọng nói sao cho có âm điệu tự nhiên nhất, đừng nói quá nhanh hoặc quá chậm. Âm lượng cũng nên được quan tâm, nói quá to sẽ dễ dẫn đến thô lỗ, không tôn trọng đối phương, trong khi quá nhỏ lại thể hiện sự rụt rè, thiếu tự tin. Và dù như thế nào thì đây vẫn là một cuộc nói chuyện, nên nói thế nào cho rõ ràng để người khác hiểu những gì bạn nói vẫn là quan trọng nhất. Trang phục Dù tính chất cuộc nói chuyện, giao tiếp có như thế nào thì bạn cũng nên thể hiện sự lịch sự, nghiêm túc. Trang phục nên vừa vặn, thoải mái, và nếu có thể hãy lựa chọn trang phục giúp bạn truyền đi hình ảnh mà bạn muốn thể hiện trong mắt người khác. Bạn muốn người đối diện biết bạn rất tôn trọng họ, rất quan tâm đến vấn đề trao đổi, hãy để trang phục giúp bạn nói lên điều đó! Hãy thể hiện phong cách của mình thông qua màu sắc và cả những phụ kiện. Riêng về vấn đề này có khá nhiều những tài liệu hữu ích cũng như lời khuyên từ các chuyên gia. Hãy tham khảo để có một sự lựa chọn hoàn hảo cho mình nhé! Ngôn ngữ không lời chính là phong cách Rõ ràng là những vấn đề trên không được thể hiện bằng từ ngữ bạn nói ra, nhưng nếu biết tận dụng một cách hiệu quả, chúng hoàn toàn có thể giúp ích bạn rất nhiều trong việc xây dựng nên phong cách giao tiếp của mình. Và phong cách giao tiếp thì hoàn toàn có thể xây dựng nên thành công! (ST) |