Quy định về công chứng, chứng thực
- 1. Bản sao y chứng thực, sao y công chứng được sử dụng trong bao lâu ?
- 2. Có quan nào có thẩm quyền chứng thực giấy tờ, tài liệu ?
- 3. Thời hạn sử dụng bản sao được chứng thực là bao lâu ?
- 4. Khái niệm công chứng và chứng thực có điểm giống và khác nào ?
- 5. Cấp bản sao giấy khai sinh ở đâu ?
1. Bản sao y chứng thực, sao y công chứng được sử dụng trong bao lâu ?
Chào quý công ty luật Minh Khuê, cho tôi xin hỏi một câu hỏi liên quan đến thời hạn của văn bản công chứng, chứng thực ạ. Trong thực tế khi sử dụng bản sao công chứng, chứng thực. Tôi thấy rằng có nơi yêu cầu sử dụng bản sao công chứng, chứng thực có giá trị trong khoảng 6 tháng, nhưng cũng nơi cho rằng nó có giá trị vô thời hạn.
Vậy thực tế thời gian sử dụng các bản sao thế nào?
Trân trọng cảm ơn quý Luật sư !
Luật sư trả lời:
Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ban hành ngày 16/2/2015, bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP đều không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao được công chứng, chứng thực. Do vậy về nguyên tắc, bản sao được công chứng, chứng thực có giá trị vô thời hạn.
Tuy nhiên, trong thực tế, bản sao được công chứng, chứng thực có thể chia thành hai loại:
Bản sao vô thời hạn: Bản sao được chứng thực từ bảng điểm, bằng cử nhân, giấy phép lái xe mô tô… có giá trị vô hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ.
Bản sao hữu hạn: Bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn như Phiếu lý lịch tư pháp [6 tháng], Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân [6 tháng], Giấy chứng minh Nhân dân [15 năm]… thì bản sao chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn bản gốc còn hạn sử dụng.
Ngoài ra, cán bộ thụ lý có quyền yêu cầu đương sự xuất trình bản chính [bản gốc] để đối chiếu chứ không có quyền yêu cầu nộp bản sao mới.
Như vậy, pháp luật hiện hành không có quy định về việc hạn chế thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực từ bản chính nên có thể hiểu bản sao y có giá trị pháp lý đến khi nào bản gốc bị thay đổi và không còn giá trị pháp lý. Nhưng thông thường đối với những giấy tờ có thể có sự thay đổi như giấy đăng ký kết hôn, giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp, giấy chứng nhận quyền sở hữu đất… thường cơ quan tiếp nhận chỉ chấp nhận các giấy tờ đã được chứng thực trong vòng 3 – 6 tháng, với mục đích đảm bảo tính cập nhật, tính xác thực của các giấy tờ trên.
Đối với giấy tờ [hợp đồng] đã được công chứng thì căn cứ theo thời hạn hiệu lực của hợp đồng đó. Ngoài ra tùy theo nội dung, tính chất công việc mà thời hạn được duy trì.
Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại, gọi ngay tới số: 1900.6162 để được giải đáp.
2. Có quan nào có thẩm quyền chứng thực giấy tờ, tài liệu ?
Xin chào các luật sư công ty Luật Minh Khuê, tôi có vướng mắc kính mong công ty tư vấn giúp tôi như sau: Theo quy định của pháp luật hiện hành, chủ thể có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của cơ quan có thẩm quyền được quy định như thế nào?
Mong sớm nhận được phản hồi của quý công ty. Tôi xin cảm ơn!
Luật sư tư vấn:
Căn cứ vào văn bảnNghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thì có thể thấy rằng:
Thẩm quyền và trách nhiệm của Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh:
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc nêu trên, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
Thẩm quyền và trách nhiệm của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn:
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
- Chứng thực di chúc;
- Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản liên quan đến tài sản là động sản; liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai; về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
Thẩm quyền và trách nhiệm của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản; Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
- Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
- Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực việc chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch; ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng.
Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.
Việc phân định thẩm quyền của Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc chứng thực bản sao từ bản chính căn cứ vào cơ quan cấp giấy tờ, văn bản. Theo đó, Phòng Tư pháp thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; còn Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực như nhau, không phân biệt ngôn ngữ của giấy tờ văn bản.
Trên đây là tư vấn của chúng tôi về yêu cầu của bạn. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật Hành chính về chứng thực văn bản, gọi: 1900.6162 để được giải đáp.
3. Thời hạn sử dụng bản sao được chứng thực là bao lâu ?
Xin chào công ty Luật Minh Khuê, tôi có một câu hỏi muốn nhờ công ty giải đáp như sau: hôm trước tôi có làm 1 bộ hồ sơ xin việc, trong đó phía cơ quan yêu cầu phải có bản sao CMND, do trước đây tôi đã đi chứng thực 1 lần rồi nên tôi đã sử dụng luôn bản sao đó để nộp nhưng cơ quan lại yêu cầu bản sao này phải được chứng thực trong thời hạn 03 tháng, nếu quá 03 tháng thì bản sao bị hết hạn nên không chấp nhận.
Như vây có đúng quy định của pháp luật không, được quy định cụ thể ở đâu ạ?
Luật sư tư vấn:
Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực như sau:
1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
3. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
4. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Căn cứ theo quy định trên bản sao chứng minh nhân dân đã được chứng thực của bạn sẽ có giá trị tương đương với bản chính mà không hề có quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao. Bản sao đã được chứng thực chỉ hết hiệu lực khi bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực hết hiệu lực, có nghĩa là nếu bản chính chứng minh nhân dân của bạn hết hạn thì bản sao chứng thực sẽ hết hạn. Việc phía cơ quan bạn đưa ra lí do bản sao đã được chứng thực từ 03 tháng trở lên không có hiệu lực là không có cơ sở, tuy nhiên phía cơ quan có quyền từ chối nhận bản sao đó nếu trong thông báo tuyển dụng đã nêu rõ yêu cầu khi nộp hồ sơ xin việc phải bao gồm bản sao giấy chứng minh nhân dân được chứng thực trong thời hạn 03 tháng.
Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay tới số: 1900.6162 để được giải đáp. Rất mong nhận được sự hợp tác!
4. Khái niệm công chứng và chứng thực có điểm giống và khác nào ?
Chào Luật minh khuê. Tôi thường tham gia các thủ tục hành chính ở phường và cũng đọc qua một số văn bản pháp luật có đề cập hai cụm từ "công chứng" và "chứng thực" song hành cùng nhau. Phải chăng hai việc đó có điểm gì giống và khác nhau như thế nào?
Mong luật sư tư vấn. Xin cảm ơn !
Luật sư tư vấn:
Vê bản chất, công chứng và chứng thực đều có điểm chung là sự xác nhận của cá nhân, tổ chức có thẩm quyền nhằm xác thực tính hợp pháp của văn bản hợp đồng. Tuy nhiên, không thể nhầm lần hai khái niệm này.
Thứ nhất, về quy định của pháp luật. Công chứng được định nghĩa tại Khoản 1 điều 2Luật Công chứng năm 2014. Còn chứng thực được quy định tại Khoản 2 Điều 2Nghị định 23/2015/NĐ-CP về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch.
Thứ hai, về khái niệm,
Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại mà theo quy định pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Chứng thực là việc cơ quan tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
Thứ ba, về người thực hiện
Công chứng được thực hiện bởi Phòng công chứng [công] hoặc Văn phòng công chứng [tư]
Chứng thực được thực hiện bởi Phòng tư pháp; UBND cấp xã, Cơ quan đại diện ngoại giao, Văn phòng công chứng. Tuy từng loại giấy tờ mà thực hiện ở cơ quan phù hợp
Thứ tư, về giá trị pháp lý
Công chứng đòi hỏi quá trình rà soát, xác minh chi tiết và tốn nhiều công sức hơn nên sẽ mang giá trị pháp lý cao hơn chứng thực
Mong ý kiến của chúng tôi sẽ giúp ích cho bạn. Hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn chi tiết nhất. !
5. Cấp bản sao giấy khai sinh ở đâu ?
Thưa Luật sư cho cháu hỏi nếu cháu sinh ở con cuông - nghệ an và làm khai sinh ở đó nhưng đến lúc cháu 2 tuổi thì gia đinh cháu chuyển hộ khẩu về xã minh sơn - đô lương - nghệ an. Đến nay cháu đi làm giấy khai sinh bản sao để làm thủ tục nhập học vào trường đại học thì có được làm tai xã minh sơn - đô lương không ạ? Hay phải về con cuông để làm ?
Cháu xin cảm ơn !
Trả lời:
Theo quy định tại Điều 4 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ : Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính thì:
"Điều 4. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc
1. Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại Nghị định này, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính."
Dựa theo quy định trên, cơ quan nào hiện đang quản lý giấy khai sinh gốc của con bạn thì bạn yêu cầu cấp bản sao ở đó. Cụ thể trong trường hợp này, nếu bạn trước đây thực hiện thủ tục khai sinh cho con ở Con Cuông, Nghệ An, thì lúc này bạn cũng phải về địa phương này để yêu cầu được cấp bản sao từ giấy khai sinh gốc.
Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 hoặc liên hệ văn phòng để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê. Rất mong nhận được sự hợp tác!