Xây dựng kế hoạch năm học của tổ chuyên môn có các nhiệm vụ sau:
- Xác định các mục tiêu, nhiệm vụ cơ bản của tổ chuyên môn mà các thành viên cần phải hoàn thành trong năm học.
- Định ra một số biện pháp thực hiện nhiệm vụ.
- Chỉ ra các điều kiện mà tổ chuyên môn cần và có thể đáp ứng cho các cá nhân trong tổ chuyên môn, cũng như cho từng mặt hoạt động.
- Tạo ra môi trường phối hợp thống nhất, thuận lợi giữa các thành viên trong tổ với các đơn vị và cá nhân khác trong trường.
- Chỉ ra một lịch trình các hoạt động chính của tổ chuyên môn trong năm học.
2. Chu trình kế hoạch tổ chuyên môn hàng năm
3. Các bước xây dựng kế hoạch năm học của tổ chuyên môn
Bước 1: Tổ trưởng chuyên môn lập dự thảo kế hoạch năm học
Căn cứ vào dự thảo kế hoạch năm học của nhà trường tổ trưởng chuyên môn sẽ viết dự thảo kế hoạch năm học của tổ chuyên môn. Để viết dự thảo này, tổ trưởng chuyên môn thực hiện các việc sau:
a/ Thu thập, xử lý thông tin
Thu thập thông tin đóng vai trò rất quan trọng trong quản lý và xây dựng kế hoạch. Ngay từ bước đầu tiên này, tổ trưởng chuyên môn cần thu thập thông tin để đánh giá tình hình hiện tại, giúp trả lời câu hỏi “đang ở đâu?”. Để có câu trả lời một cách chính xác, cần phải xác định rõ những thông tin cần thu thập, biết các phương pháp và các nguồn thu thập thông tin. Bên cạnh đó, tổ trưởng chuyên môn phải biết phân tích thông tin và trình bày chúng một cách rõ ràng, dễ hiểu. Đây là bước công phu nhất, đòi hỏi góp nhặt và tổng quát hóa các kết quả mà tổ chuyên môn đã thực hiện ở năm học trước, sự phân tích các thành tích và các thiếu sót một cách có căn cứ khoa học, thực tiễn, sự tổng hợp các yêu cầu của nhà trường với tổ chuyên môn trong năm học mới và các nguồn lực mà tổ chuyên môn có thể khai thác. Cụ thể cần thu thập các thông tin:
Trước hết là các thông tin từ những văn bản pháp luật, quy định, quy chế mới có liên quan đến hoạt động chuyên môn của tổ chuyên môn, đến các chế độ chính sách liên quan tới quyền lợi, nghĩa vụ của giáo viên.
Kế tiếp là thông tin về quản lý dạy học, tổ trưởng chuyên môn cần nắm thông tin về chương trình khung, nội dung giảng dạy của môn học xem có điều chỉnh mới gì không. Trong năm học mới, nhà trường, phụ huynh học sinh, học sinh có các yêu cầu gì về cách tổ chức dạy học, phương pháp dạy học của bộ môn mà tổ mình đảm trách hay không...
Thứ ba, tổ trưởng chuyên môn cần nắm thông tin về học sinh trong đó có thông tin về số lượng học sinh và số lớp theo từng khối, từng ban trong năm học mới, đặc biệt là thông tin về số học sinh mới tuyển vào lớp đầu cấp, số học sinh lưu ban toàn trường, số học sinh yếu kém bộ môn của năm học trước. Bên cạnh đó, thông tin về tình hình học tập, rèn luyện, tu dưỡng của học sinh ở các năm học trước cũng rất cần thiết để tổ trưởng chuyên môn có thể đưa ra những biện pháp thích hợp trong kế hoạch. Ngoài ra cũng cần nắm thêm thông tin về thuận lợi, khó khăn của học sinh trên địa bàn, hoàn cảnh của một số học sinh đặc biệt…
Thứ tư là thông tin về đội ngũ giáo viên của tổ. Tổ trưởng chuyên môn cần nắm chắc số lượng giáo viên của tổ mình năm học mới giảm hay được tăng cường, có ai đi học nâng cao trình độ không, đủ để phân công không, có cần thỉnh giảng không. Thông tin về chất lượng, trình độ chính trị, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ sư phạm, các hoàn cảnh xã hội đặc biệt của giáo viên trong tổ là quan trọng để tính toán sắp xếp phân công hợp lý trong kế hoạch.
Thứ năm là thông tin về cơ sở vật chất, tài chính của nhà trường. Tổ trưởng chuyên môn cần nắm rõ số phòng học, sự bố trí lớp học của nhà trường có gì thuận lợi khó khăn cho hoạt động chuyên môn, giảng dạy, các thiết bị dạy học phục vụ cho hoạt động chuyên môn của tổ chuyên môn mà nhà trường có thể đáp ứng cũng như chất lượng của các thiết bị này để từ đó mà lập kế hoạch sử dụng, đề nghị bổ sung. Bên cạnh đó, cũng cần phải biết về nguồn kinh phí nhà trường có thể đáp ứng cho nhu cầu hoạt động ngoại khóa, tổ chức thực hành, làm đồ dùng dạy học, giao lưu, mua sắm trang thiết bị mới ứng dụng công nghệ thông tin…cũng như các nguồn lực có thể hỗ trợ cho hoạt động chuyên môn của tổ từ các cá nhân, từ cha mẹ học sinh, các tổ chức xã hội khác.
Cuối cùng, tổ trưởng chuyên môn cần phải nắm được các thông tin về hoạt động trong năm học của các tổ chuyên môn khác, của tổ chức công đoàn, đoàn thanh niên trong trường để lập kế hoạch phối hợp, tránh sự chồng chéo với nhau khi thực hiện. Các thông tin về các kinh nghiệm tiên tiến trong dạy học bộ môn, về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào dạy học cũng phải được tổ trưởng chuyên môn quan tâm trước khi lập dự thảo kế hoạch.
Nguồn thông tin được xem là quan trọng và có giá trị nhất được cung cấp từ dự thảo kế hoạch năm học của Hiệu trưởng, qua đó tổ trưởng chuyên môn nắm bắt được những định hướng lớn của nhà trường trong năm học mới.
Sau khi thu thập đủ thông tin, tổ trưởng chuyên môn sẽ phân tích tình hình để chỉ ra được những thuận lợi, khó khăn cơ bản của tổ chuyên môn trong năm học mới, nguyên nhân những thành công, thất bại của việc thực hiện kế hoạch ở năm học trước.
b/ Xác định các nhiệm vụ trọng tâm
Sau khi thu thập thông tin cần thiết và phân tích tình hình, người tổ trưởng có thể phát hiện ra rất nhiều vấn đề cần giải quyết của tổ chuyên môn trong năm học mới. Tuy nhiên khó có thể tiến hành giải quyết tất cả những vấn đề được phát hiện này ngay lập tức và cùng một lúc cho nên phải xem xét vấn đề nào cần giải quyết trước, vấn đề nào cần giải quyết sau căn cứ vào mức quan trọng và tính cấp bách của nó.
Thường người tổ trưởng chuyên môn phải trả lời một số câu hỏi: Tại sao chọn đó là nhiệm vụ trọng tâm, không thực hiện có ảnh hưởng gì đến kế hoạch năm học của nhà trường, có thuận lợi khó khăn gì khi thực hiện nhiệm vụ này? …
c/ Xây dựng yêu cầu và các chỉ tiêu
Sau khi đã xác định được các nhiệm vụ trọng tâm, việc làm kế tiếp là xây dựng yêu cầu và chỉ tiêu [nếu có] ứng với từng nhiệm vụ. Đây là những đòi hỏi khách quan của công việc đối với tổ chuyên môn trong năm học, không thể áp đặt một cách tùy tiện. Nó đòi hỏi tổ trưởng chuyên môn phải hết sức tỉnh táo, không chủ quan “duy ý chí” trong việc nâng cao hoặc hạ thấp mức độ, yêu cầu đối với nhiệm vụ cần phải thực hiện. Tất cả các chỉ tiêu đưa ra phải làm thành hệ thống chỉ tiêu có liên quan mật thiết với nhau và phải căn cứ vào các chuẩn đã được qui định của nhà trường.
Để đưa ra được các yêu cầu và chỉ tiêu sát hợp người tổ trưởng phải trả lời các câu hỏi: Yêu cầu nào đã không thực hiện được ở kỳ kế hoạch trước? Cần hoàn thành nhiệm vụ này ở mức độ nào? Tại sao số lượng đó mà không phải số lượng khác? Làm việc đó đạt đến chất lượng nào? Tại sao chất lượng đó mà không phải chất lượng khác? Yêu cầu này có vượt quá khả năng của các thành viên trong tổ không? Yêu cầu đối với nhiệm vụ này có ảnh hưởng gì đến việc thực hiện các nhiệm vụ khác? Sẽ sử dụng những tiêu chuẩn nào?
d/ Xác định các biện pháp thực hiện
Các biện pháp thực hiện đưa ra nhằm giải quyết các nguyên nhân tìm được trong quá trình phân tích. Tùy vào hoàn cảnh cụ thể, tổ trưởng chuyên môn sẽ đưa ra một số biện pháp để sau đó cân nhắc lựa chọn, bởi lẽ để thực hiện được một công việc có thể bằng nhiều phương án khác nhau. Có khi sử dụng biện pháp hành chính, khi lại sử dụng biện pháp chuyên môn, khi thì sử dụng biện pháp kích thích hoặc là phối hợp nhiều biện pháp với nhau.
Khi đưa ra biện pháp tổ trưởng chuyên môn đứng trước việc trả lời một số câu hỏi: Biện pháp nào là thích hợp nhất? Biện pháp nào tạo được động lực thúc đẩy các thành viên trong tổ chuyên môn thực hiện? Biện pháp nào có cơ hội thành công lớn nhất? Biện pháp đưa ra có xuất phát từ nguyên nhân sâu xa của vấn đề không? Khi thực hiện biện pháp thì vấn đề có thực sự được giải quyết không? Liệu Hiệu trưởng có chấp nhận cách giải quyết này không? Sẽ nảy sinh mâu thuẫn nào mới cần phải giải quyết khi đưa ra biện pháp này không?
Khi đã đưa ra được biện pháp, để lựa chọn các biện pháp có tính khả thi và hiệu quả nhất, các câu hỏi phải trả lời sẽ là: Những hỗ trợ và cản trở nào ảnh hưởng đến việc thực hiện nhiệm vụ? Kinh phí thực hiện liệu có được chấp thuận không? Các biện pháp thực hiện có thực tế không? Thực hiện khó hay dễ? Liệu biện pháp đưa ra có mâu thuẫn với các hoạt động và lợi ích của các tổ chuyên môn hoặc tổ chức đoàn thể trong nhà trường hay không? Có rủi ro nào làm cho biện pháp đưa ra là không thực hiện được?
Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, biện pháp đề ra phải là biện pháp tối ưu tức là có lợi nhất, phù hợp nhất và có tính khả thi. Đây là việc làm thể hiện sự phân tích tình hình một cách sâu sắc, thể hiện năng lực, kinh nghiệm và sự sáng tạo của người tổ trưởng chuyên môn.
e/ Dự kiến phân chia công việc và bố trí thời gian thực hiện
Sau khi đã xác định các nhiệm vụ trọng tâm, tổ trưởng chuyên môn vạch ra quy trình thực hiện công việc của tổ chuyên môn trong năm học và phân công trách nhiệm cho các thành viên. Điều quan trọng trong việc này là người tổ trưởng chuyên môn phải thấy được mối quan hệ giữa nhiệm vụ cần giải quyết trong năm học và trong từng tháng để đảm bảo các nhiệm vụ được thực hiện đầy đủ, không bị bỏ sót, không bị trùng lặp, chồng chéo nhau.
Các câu hỏi cần trả lời trong việc dự kiến phân chia công việc và bố trí thời gian thực hiện: Những hoạt động cần được thực hiện là gì? Trong các hoạt động được xác định, hoạt động nào có thể làm trước? Thời gian nào là phù hợp nhất? Nếu có nhiều hoạt động trùng lặp thì nên cân đối và ưu tiên những hoạt động nào? Sử dụng nguồn lực nào? Ai sẽ đảm trách phần công việc vào thời điểm đó là thích hợp nhất?
Bước 2: Thông qua tập thể
- Sau khi hoàn thành dự thảo kế hoạch năm học, tổ trưởng chuyên môn sẽ gửi dự thảo cho các thành viên trong tổ để họ nghiên cứu trước. Việc này giúp các thành viên có đủ thời gian để phát hiện ra những vấn đề mà chủ quan người tổ trưởng không nhận thấy, đóng góp tốt hơn cho dự thảo kế hoạch. Nếu không gửi trước để đến khi họp mới đưa ra bản dự thảo kế hoạch cuộc họp sẽ có nhiều thời gian chết, các ý kiến đóng góp sẽ không sâu.
- Khi các thành viên trong tổ đã có đủ thời gian nghiên cứu dự thảo kế hoạch của tổ trưởng chuyên môn [thường là một vài ngày], tổ trưởng chuyên môn sẽ tiến hành họp tổ chuyên môn để trao đổi, thảo luận về dự thảo kế hoạch năm học. Tổng kết thảo luận tổ trưởng chuyên môn sẽ biết nên bớt, bổ sung hay điều chỉnh gì trong bản thảo này và thực hiện bước kế tiếp.
Bước 3: Hoàn thiện chỉnh lý bản thảo
Bước 4: Gửi dự thảo kế hoạch cho Hiệu trưởng
Sau khi tinh chỉnh, dự thảo kế hoạch năm học của tổ chuyên môn được tổ trưởng nộp cho Hiệu trưởng theo thời gian qui định.
Tổng hợp dự thảo kế hoạch năm học của các tổ chuyên môn, Hiệu trưởng sẽ tinh chỉnh dự thảo kế hoạch năm học của nhà trường. Qua hội nghị cán bộ viên chức, Hiệu trưởng sẽ ban hành kế hoạch năm học của trường.
Bước 5: Điều chỉnh lại kế hoạch
Căn cứ kế hoạch năm học được ban hành, một lần nữa tổ trưởng chuyên môn điều chỉnh lại kế hoạch của tổ và làm thành kế hoạch chính thức của tổ chuyên môn để gửi cho Hiệu trưởng ký duyệt. Sau khi Hiệu trưởng ký duyệt, các cá nhân căn cứ vào kế hoạch này điều chỉnh lại kế hoạch của cá nhân.
4. Nội dung kế hoạch năm học của tổ chuyên môn
4.1. Yêu cầu
Nội dung kế hoạch năm học của tổ chuyên môn xuất phát từ kế hoạch năm học của nhà trường và hướng tới việc hoàn thành kế hoạch đó nên phải gắn liền và có mối liên hệ chặt chẽ với kế hoạch chung của nhà trường. Sau đây là một vài yêu cầu:
- Thể hiện nhiệm vụ năm học của nhà trường và phù hợp với đặc điểm, tình hình thực tế của tổ chuyên môn.
- Thể hiện tính toàn diện, cân đối của các nhiệm vụ; nêu rõ nhiệm vụ trọng tâm; cân đối giữa nhu cầu và khả năng, nội dung và biện pháp.
- Biện pháp phong phú, có hệ thống, cụ thể, thiết thực và khả thi.
- Hệ thống chỉ tiêu phải sát hợp, không chạy theo thành tích.
- Thể hiện sự đồng thuận, quyết tâm cao của tập thể tổ chuyên môn.
- Trình bày rõ ràng, cụ thể.
Tóm lại, kế hoạch năm học của tổ chuyên môn là sự chính xác hóa, cụ thể hóa các nhiệm vụ, chỉ tiêu của kế hoạch chuyên môn và kế hoạch năm học của nhà trường. Vì thế nó phải thể hiện sự định mức, sự lượng hóa cụ thể các nhiệm vụ được giao, xây dựng được một hệ thống biện pháp có hiệu lực cùng với một chương trình hoạt động cụ thể.
Kế hoạch năm học của tổ chuyên môn đóng vai trò chủ đạo, chi phối các hoạt động của tổ chuyên môn và là cơ sở để xây dựng các kế hoạch khác của tổ chuyên môn trong năm học.
4.2. Cách trình bày kế hoạch năm học của tổ chuyên môn
Có nhiều cách trình bày một bản kế hoạch. Mỗi cách trình bày đều có ưu nhược điểm riêng. Việc trình bày theo cách nào là tùy thuộc vào nhiệm vụ của tổ chuyên môn và thói quen của người tổ trưởng. Ở đây chỉ giới thiệu hai loại trình bày thường thấy là “kế hoạch hành văn” và “kế hoạch-biểu đồ”
+ Kế hoạch hành văn
Phương án 1: Viết theo kết cấu gồm các phần sau:
Phần thứ nhất nêu thực trạng của tổ chuyên môn gồm một số thống kê kết quả về tình hình thực hiện kế hoạch năm học trước, các biện pháp đã làm thành công cũng như thất bại cần phải cải tiến, các thuận lợi, khó khăn cơ bản của tổ chuyên môn trong năm học mới.
Phần thứ hai sẽ nêu rõ các nhiệm vụ trọng tâm phải thực hiện của tổ chuyên môn, cho biết phải làm gì, ai làm, làm lúc nào?
Phần thứ ba bao gồm toàn bộ các biện pháp để thực hiện các nhiệm vụ đề ra trên cơ sở phân bổ nguồn lực của nhà trường cho tổ chuyên môn. Phần này sẽ cho biết làm cách nào, mức độ ra sao?
Phần cuối cùng bao gồm hệ thống các chỉ tiêu và cách thức kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
Với cách hành văn như trên bản kế hoạch năm học được xây dựng gồm 4 phần lớn với 7 nội dung. Đó chính là sự trả lời cho 7 câu hỏi: Làm gì? Ai làm? Làm lúc nào? Làm cách nào? Mức độ ra sao? Đạt tới đâu? Kiểm tra thế nào?
Ưu điểm:
- Bản kế hoạch viết dưới dạng văn bản như một quyết định có đầy đủ nội dung, thuận tiện cho việc báo cáo.
Nhược điểm:
- Việc ghi từng phần làm những người giao tiếp với kế hoạch khó hình dung việc nào gắn với yêu cầu và biện pháp nào tương ứng.
Phương án 2: Trình bày bản kế hoạch theo đầu công việc
Ưu điểm:
- Thấy rõ được những công việc sẽ phải thực hiện trong năm học, yêu cầu và chỉ tiêu, biện pháp thực hiện tương ứng với từng công việc.
- Những công việc lặp đi lặp lại được ghi một lần, kế hoạch nhìn thấy ngắn gọn.
- Cấp trên dễ biết đầu việc sẽ làm của tổ chuyên môn khi kiểm tra.
Nhược điểm:
- Do chỉ ghi thời gian bắt đầu và kết thúc nên công việc thực hiện có thể bị dồn nhiều vào giai đoạn cuối của mốc thời gian qui định.
- Mỗi đầu công việc có thể thực hiện vào nhiều thời điểm khác nhau nên khi kết thúc công việc lần thứ nhất phải chú ý thời điểm tiếp tục thực hiện ở lần 2, lần 3…làm giáo viên hay quên. Điều này sẽ phải khắc phục trong việc lên kế hoạch tháng, tuần.
Phương án 3: Trình bày bản kế hoạch theo tiến trình thời gian
Ưu điểm:
- Nhìn thấy được tiến trình thực hiện, có thể kết hợp để làm kế hoạch học kỳ, tháng, tuần.
- Giáo viên dễ làm kế hoạch cá nhân.
- Dễ bố trí và điều chỉnh thời gian thực hiện khi đầu việc chưa hoàn thành.
Nhược điểm:
- Phải ghi đầu việc lặp đi lặp lại nhiều lần.
- Bản kế hoạch dài.
- Khó tổng kết đầu việc đã làm.
+ Kế hoạch-biểu đồ:
Ưu điểm:
- Nhìn thấy rõ các hoạt động và đầu công việc thực hiện theo tiến trình thời gian, việc nào phải kết thúc trước khi việc khác bắt đầu, dễ phát hiện sự không đồng đều trong phân công.
Nhược điểm:
- Do quá chi tiết theo mốc thời gian nên bảng kế hoạch cần khổ rộng.
- Các biện pháp, yêu cầu và chỉ tiêu cần thực hiện không thể hiện rõ trên biểu đồ.
Việc trình bày kế hoạch năm học của tổ chuyên môn dù theo cách nào đi nữa cũng không nên thiếu những nội dung cơ bản như đã nêu ở phần trên. Tổ trưởng chuyên môn có thể phối hợp vừa có kết cấu hành văn vừa theo kết cấu biểu đồ. Theo cách phối hợp này, phần cuối trong kế hoạch hành văn là chương trình công tác của một số hoạt động chính trong năm học. Trong thực tế, các thành viên của tổ chuyên môn không quan tâm nhiều lắm đến các phần hành văn mà chú trọng nhiều vào chương trình công tác để từ đó xây dựng kế hoạch cá nhân. Tổ trưởng chuyên môn cần biết điều này để đưa ra đúng những việc chính yếu có thể triển khai cụ thể hơn ở kế hoạch học kỳ, tháng, tuần mà không làm sót việc.
4.3. Một số hoạt động và nội dung công việc chính trong kế hoạch năm học của tổ chuyên môn
1. Công tác bồi dưỡng phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống, thực hiện các cuộc vận động lớn của ngành.
2. Công tác chuyên môn:
- Hoạt động để tìm hiểu, nắm vững chương trình giảng dạy
- Hoạt động tạo điều kiện giúp giáo viên dạy tốt, học sinh học tốt [cơ sở vật chất, trang thiết bị dạy học, quy chế chuyên môn, kỷ luật nề nếp của học sinh]
- Soạn giảng
- Hoạt động nâng cao chất lượng giảng dạy
- Hoạt động nâng cao nghiệp vụ
- Hoạt động khảo sát chất lượng học tập và đạo đức của học sinh
- Hoạt động nâng cao chất lượng học tập của học sinh
- Tổ chức tham quan, trao đổi học tập kinh nghiệm với các trường bạn, các điển hình tiên tiến trong ngành…
3. Công tác khác
- Bảo vệ an ninh trường học, phòng chống các tệ nạn xã hội.
- Thi đua
- Lễ hội nhà trường …
Nguồn: Phan Trọng Sơn