14:40, 12/07/2016
Hằng ngày, chúng ta tiếp xúc với hàng hoạt văn bản như quyết định nâng lương, quyết định kỷ luật hoặc giấy mời họp, thông báo,…căn cứ vào nội dung của các văn bản đó mà chúng ta phải thi hành áp dụng theo, đó là loại văn bản hành chính.
Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý.
Văn bản hành chính được chia thành 2 loại chính sau:
- Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Bao gồm:
- Quyết định cá biệt;
- Chỉ thị cá biệt;
- Nghị quyết cá biệt.
Ví dụ: Quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức; Chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt,…
- Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp, có thể phân thành 2 loại chính:
- Văn bản không có tên loại: Công văn là văn bản dùng để giao dịch về công việc giữa các cơ quan đoàn thể. Đối với loại văn bản này thì ở đầu văn bản không thể hiện tên loại văn bản. Đây cũng là cách để phân biệt công văn với loại văn bản hành chính khác.
Ví dụ: Công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn.
- Văn bản có tên gọi: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy [giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…] các loại phiếu [phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…]. Những văn bản loại này thường thể hiện loại tên gọi cụ thể. Ví dụ:
- Báo cáo: Dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc. Ví dụ: Báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị;
- Thông báo: Báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị bằng văn bản;
- Biên bản: Bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc để làm chứng về sau. Ví dụ: biên bản hội nghị, biên bản nghiệm thu, biên bản hợp đồng, biên bản bàn giao.
Văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật.
Chúng ta cần phải phân biệt rõ ràng văn bản hành chính với văn bản quy phạm pháp luật. Theo đó, văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội, được quy định cụ thể tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015.
Xem thêm thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính tại Thông tư 01/2011/TT-BNV.
Văn bản hành chính cá biệt là gì? Đặc điểm của văn bản hành chính cá biệt là gì? Cơ quan nào có thẩm quyền ban hành văn bản văn bản hành chính cá biệt? Cùng tìm hiểu thông qua bài viết này để hiểu thêm về văn bản hành chính cá biệt.
Văn bản hành chính cá biệt là gì?
Văn bản hành chính cá biệt là gì? Văn bản hành chính cá biệt là văn bản thể hiện sự quản lý mang tính áp dụng pháp luật, mệnh lệnh quản lý hoặc thể hiện những thông tin điều hành được cơ quan hành chính/cá nhân/tổ chức có thẩm quyền ban hành. Mục đích của văn bản hành chính cá biệt là giải quyết các công việc nhất định, xác định các quyền và nghĩa vụ của các cá nhân/tổ chức hoặc xác định các biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với chủ thể vi phạm pháp luật, được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan đó ban hành.
Cụ thể theo quy định tại Điều 7 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05/3/2020 về công tác văn thư [Nghị định số 30/2020/NĐ-CP] thì văn bản hành chính cá biệt bao gồm: quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt, nghị quyết cá biệt.Ví dụ về văn bản hành chính cá biệt: quyết định bổ nhiệm, quyết định khen thưởng, quyết định kỷ luật, quyết định miễn nhiệm…Những văn bản này được ban hành bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền và bảo đảm thi hành bằng những biện pháp cưỡng chế. Văn bản hành chính cá biệt được bản hành căn cứ vào các văn bản quy phạm, có hình thức cụ thể thực hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Có thể bạn quan tâm: Văn bản hành chính là gì
Đặc điểm của văn bản hành chính cá biệt
Dựa vào khái niệm của văn bản hành chính cá biệt thì loại văn bản này sẽ có một số đặc điểm như sau
Bố cục: Trường hợp là văn bản hành chính cá biệt do cơ quan nhà nước ban hành thì đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật tại Chương II, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về thể thức soạn thảo, trình bày văn bản hành chính. Trường hợp văn bản hành chính do các chủ thế khác soạn thảo thì yêu cầu bố cục rõ ràng có Quốc hiệu, Tiêu ngữ, địa điểm và ngày tháng lập văn bản, thông tin cá nhân và nội dung của văn bản.
Về văn phong: Là văn bản hành chính cá biệt nội dung thể hiện thông tin cá biệt đến một hoặc nhiều chủ thể xác định. Văn phong được sử dụng trong văn bản hành chính cần phải ngắn gọn, biểu đạt đầy đủ thông tin không sử dụng những từ hoa mỹ, cảm thán trong văn bản hành chính cá biệt.
Nội dung, thông tin thể hiện trong văn bản hành chính cá biệt: Trường hợp nội dung văn bản mang tính áp dụng pháp luật, do những cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo quy định pháp luật và được bảo đảm thực hiện bằng biện pháp cưỡng chế nhà nước. Ví dụ: quyết định xử lý vi phạm hành chính…Trường hợp nội dung văn bản đưa ra những quy tắc xử sự riêng, cá biệt, trong một lần đối với một hoặc nhiều cá nhân/tổ chức cụ thể trong những trường hợp xác định. Ví dụ: quyết định bổ nhiệm, quyết định miễn nhiệm, quyết định khen thưởng…
Văn bản hành chính cá biệt có tính hợp pháp và phù hợp với thực tế, phù hợp với quy định pháp luật và dựa trên những văn bản quy phạm cụ thể. Nếu không có sự phù hợp với thực tế, pháp luật và hợp pháp thì văn bản hành chính cá biệt sẽ bị đình chỉ/hủy bỏ; trường hợp không phù hợp với thực tế sẽ khó được thi hành/thi hành kém hiệu quả.
Văn bản hành chính cá biệt thường được thể hiện theo những hình thức pháp lý xác định. Văn bản cá biệt là thành phần của sự kiện pháp lý, mà những văn bản quy phạm không dự trù được trong trường hợp phức tạp mang tính đảm bảo thi hành quy phạm pháp luật. Mang tính chất bổ sung trong trường hợp khi có các yếu tố khác của sự kiện pháp lý phức tạp, cụ thể theo từng trường hợp. Văn bản hành chính cá biệt mang tính đơn phương và bắt buộc thi hành.
Xem thêm về: Văn bản hành chính
Văn bản hành chính cá biệt do cơ quan nào ban hành?
Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính được pháp luật quy định như thế nào? Việc ký và ban hành văn bản được quy định tại Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, như sau:
- Đối với cơ quan, tổ chức theo chế độ thủ trưởng thì người đứng đầu cơ quan/tổ chức có thẩm quyền tiến hành ký tất cả văn bản do cơ quan/tổ chức thực hiện việc ban hành. Trong một số trường hợp có thể giao cấp phó ký thay theo lĩnh vực, khu vực đã được phân công phụ trách và một số văn bản theo thẩm quyền của người đứng đầu. các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó đã được giao phụ trách, thực hiện công việc ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
- Đối với cơ quan, tổ chức theo chế độ tập thể thì người đứng đầu cơ quan/tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan/tổ chức. Trường hợp cấp phó của người đứng đầu thay mặt tập thể lãnh đạo ký thay người đứng đầu thì phụ thuộc vào những văn bản ủy quyền của người đứng đầu vã những văn bản liên quan.
Trong một số trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan/tổ chức có thể tiến hành ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan/tổ chức/đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền buộc phải được lập thành văn bản, có giới hạn thời gian và phạm vi, nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền sẽ không được ủy quyền lại cho chủ thể khác ký.
Người đứng đầu cơ quan/tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan/tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay mình. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc/ quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký và ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan/tổ chức ban hành.
Tìm hiểu thêm về: quy chuẩn văn bản hành chính