Tình huống thuyết trình là gì

1. Thuyết trình là gì?

Thuyết trình là trình bày một vấn đề một cách bài bản, hệ thống trước một nhóm người hay nhiều người để nhằm cung cấp thông tin, tri thức cần thiết cho đối tượng nghe.

Ví dụ: giáo viên thuyết trình trước lớp để truyền đạt kiến thức cho học sinh…

2. Kỹ năng thuyết trình là gì?

Kĩ năng thuyết trình là một trong nhiều kĩ năng giao tiếp cơ bản. Do đó, kĩ năng thuyết trình bên cạnh đặc điểm riêng vẫn mang những đặc điểm chung của kĩ năng giao tiếp. Đó là khả năng nhận biết nhanh chóng những biểu hiện bên ngoài và đoán biết diễn biến tâm lý bên trong.Đồng thời biết sử dụng phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, biết cách định hướng để điều chỉnh và điều khiển quá trình giao tiếp đạt được mục đích đã định.

3. Yêu cầu của kĩ năng thuyết trình:

– Người thuyết trình phải đánh giá đúng bản thân mình: đúng về kiến thức, mối quan hệ, cương vị, bề dày thực tiễn..

– Tìm hiểu kĩ về đối tượng, trình tự, nghề nghiệp, nhu cầu…

– Chuẩn bị trước về kiến thức, thông tin, tài liệu thuyết trình.

– Phải xác định rõ mục đích của thuyết trình, có lý do, thời gian, địa điểm thuyết trình.

Xem thêm: Elevator Pitch là gì? Đặc điểm và tìm hiểu về Elevator Pitch

– Phải biết lắng nghe đối tượng và có sự phản hồi kịp thời.

– Cấu trúc tốt 3 phần của bài thuyết trình: mở đầu, thân bài, kết luận.

4. Các bước thuyết trình:

Chuẩn bị bài thuyết trình

Để có thể tự tin thuyết trình chúng ta cần phải có sự chuẩn bị chu đáo, cẩn thận.Ở giai đoạn này, chúng ta cần phải:

Thứ nhất, chuẩn bị bản thân:

– Về tinh thần: Người thuyết trình trước tiên cần sự chuẩn bị về mặt tinh thần để tạo sự tự tin, thoải mái và không có tâm trạng lo lắng, run sợ. Những người hay hồi hộp, sợ nói trước đám đông phải thực hành bằng nhiều cách khác nhau như: tập nói nhiều lần trước bạn bè, người thân, tham gia các hoạt động tập thể[ ví dụ: tham gia tình nguyện…] hay thậm chí là nói một mình trước gương.

– Về kiến thức: Khi được mời thuyết trình hay được phân công thuyết trình, chúng ta cần đánh giá bản thân xem mình am hiểu về vấn đề đó như thế nào, có đủ thông tin trình bày hay không? Để từ đó chuẩn bị các kiến thức cần thiết cho bài thuyết trình. Ngoài ra, cũng cần chuẩn bị kiến thức xung quanh vấn đề mình thuyết trình để có thể chủ động trong các tình huống xảy ra bất ngờ, sẵn sàng trả lời các câu hỏi từ người nghe. Với mục đích đem lại sự giải thích cho người khác hiểu thì đây cũng là yếu tố giúp chúng ta chủ động và bộc lộ sự tự tin bên trong của mình.

– Các yếu tố bên ngoài: chuẩn bị đầu tóc, trang phục, giầy dép…phù hợp, gọn gàng, sạch sẽ.

Thứ hai, tìm hiểu đối tượng nghe: Bài thuyết trình phải được xây dựng xung quanh người nghe, lấy người nghe làm trung tâm. Cùng một vấn đề nhưng thuyết trình cho các đối tượng khác nhau thì cần xây dựng bài thuyết trình khác nhau.Chẳng hạn, cùng giảng một vấn đề nhưng khi giảng ở lớp tại chức giảng viên sẽ phải triển khai vấn đề khác với khi giảng lớp chính quy.

Do đó, để có bài thuyết trình tốt chúng ta phải tìm hiểu đối tượng nghe để trình bày những điều người nghe chờ đợi chứ không đơn giản chỉ là nói những gì mình muốn.Vì vậy, phải xác định đối tượng nghe là những ai, vốn kiến thức của họ như thế nào hay họ hiểu biết vấn đề sắp trình bày đến đâu….

Thứ ba, chuẩn bị bài thuyết trình:

– Xác định mục đích của bài thuyết trình [nói cái gì]: Xác định mục đích của bài thuyết trình sẽ dễ dàng chuẩn bị về nội dung bài nói. Bài thuyết trình cần xác định thông điệp cũng như nội dung nhất định tránh trường hợp có quá nhiều thông điệp đan xen trong bài thuyết trình, nội dung thuyết trình lan man, dài dòng không thể để xác định được vấn đề trọng tâm.

– Xác định nói như thế nào: để tạo chủ động khi thuyết trình chúng ta cần lập dàn ý trước, xem mình sẽ nói những vấn đề gì trong khoảng thời gian đó? Vấn đề nào là trọng tâm hướng tới?Dàn ý bài thuyết trình được chuẩn bị trước sẽ giúp cho người nói có một bài nói logic, đủ ý…điều đó tạo được sự chủ động cũng như sự tự tin trong khi thuyết trình.

– Chuẩn bị nội dung bài thuyết trình:

• Chuẩn bị phần mở đầu: Phần mở đầu của bài nói chuyện có nhiệm vụ giới thiệu chủ đề và thu hút sự chú ý của người nghe. Chúng ta cần biết tận dụng sự tập trung chú ý cao ở những giây phút đầu tiên để dẫn dắt người nghe vào bài nói chuyện [dẫn nhập]. Có nhiều cách dẫn nhập, tùy theo tình huống cụ thể có thể chọn một trong các cách sau đây khi mở đầu bài nói chuyện:

+ Dẫn nhập trực tiếp: Nêu thẳng chủ đề và mục đích của bài nói chuyện, các vấn đề chính sẽ được trình bày trong bài nói chuyện.

+ Dẫn nhập bằng cách đặt câu hỏi: bằng cách đặt ra những câu hỏi ngay ở phần mở đầu để làm người phải suy nghĩ đến chủ đề bài nói chuyện. Chẳng hạn, khi thuyết trình về vấn đề “ Bình luận về vấn đề tội phạm hiện nay” thì có thể mở đầu bằng câu hỏi như: hỏi bất kì một bạn sinh viên nào : ý kiến của bạn về vấn đề này như thế nào? Bạn có nghĩ rằng vấn đề tội phạm hiện nay ngày càng nghiêm trọng…

+ Dẫn nhập theo lối kể chuyện: Người nói chuyện từ từ dẫn đưa người nghe đến với chủ đề của bài nói chuyện bằng cách nhắc lại một sự kiện trong quá khứ có liên quan đến chủ đề.

+ Dẫn nhập tương phản: Người nói chuyện bắt đầu bằng việc nhấn mạnh một mâu thuẫn nào đó để gây sự chú ý.

+ Dẫn nhập bằng cách trích dẫn lời nói của danh nhân: Một câu trích dẫn thích hợp có thể là một cách mở đầu thú vị. Ngoài những cách mở đầu nêu trên còn có thể có cách mở đầu khác. Tùy theo tình huống, đặc điểm của người nghe và sở thích của bạn mà chọn một cách mở đầu cho phù hợp.

• Chuẩn bị phần khai triển: Trong quá trình khai triển chúng ta phải đưa ra được các ý chính, phân tích, chứng minh để làm rõ vấn đề muốn trình bày, qua đó thể hiện được ý tưởng của mình. Khi chuẩn bị phần này cần lưu ý: nên đưa ra những ví dụ, những số liệu cụ thể minh họa cho mỗi ý, mỗi luận điểm của mình hoặc có thể chuẩn bị thêm những câu chuyện vui, khôi hài để làm cho không khí của buổi nói chuyện đỡ căng thẳng và duy trì sự chú ý của người nghe.
• Chuẩn bị phần kết: Theo quy luật của sự chú ý thì ở những giây phút cuối cùng của buổi nói chuyện, người nghe lại một lần nữa dồn sự chú ý vào bạn. Chúng ta cần biết lợi dụng sự chú ý này để chốt lại trong người nghe những điểm then chốt của bài nói chuyện và tùy theo tính chất, mục đích của buổi nói chuyện mà đưa ra lời chúc mừng, lời kêu gọi hoặc đề ra nhiệm vụ cho tương lai.

Tiến hành thuyết trình

Ø Tạo không khí tiếp xúc: Để tạo không khí thoải mái và thân thiện cho người nghe thì thông thường khi mở đầu người thuyết trình thường nhắc đến người nghe với từ “chúng ta”.Trước khi bắt đầu nói chuyện cần giới thiệu về bản thân một cách ngắn gọn.

Ø Trình bày nội dung: Triển khai bài thuyết trình, người nói nên diễn đạt theo dàn ý đã lập sẵn từ trước để đảm bảo sự logic, không bị thiếu hoặc trùng ý. Tuy nhiên không nên phụ thuộc quá nhiều vào giấy chuẩn bị, tốt nhất nên thoát li khỏi văn bản đó. Tập trung thời gian của bài nói vào những vấn đề trọng tâm để giải quyết mục đích của bài cũng như tránh sự lan man, mở rộng vấn đề làm cho bài nói bị “loãng”. Tuy nhiên để để tránh tạo cảm giác khô khan cho người nghe thì khi triển khai bài thuyết trình, người thuyết trình cần phải có những kĩ năng nhất định để làm nên sự hấp dẫn trong bài thuyết trình của mình. Trong đó, người thuyết trình cần chú ý những điểm sau:

• Về giọng nói: giọng nói của người thuyết trình cần vừa đủ để người ở xa nhất có thể nghe, không nói quá to hay quá nhỏ, không nói quá nhanh hoặc quá chậm, giọng nói cần có sự thay đổi tùy từng hoàn cảnh mà có độ cao thấp hay trầm bồng, có điểm nhấn. Phát âm phải chuẩn, rõ chữ, không nhầm lẫn giữa các âm, tránh nói lắp.Sử dụng ngôn ngữ phù hợp với đối tượng nghe.
• Dáng điệu và cử chỉ: Khi đứng trên bục giảng phải thể hiện sự đàng hoàng, đĩnh đạc tự tin, thoải mái. Đứng trên bục giảng bạn cần đứng thẳng với tư thế tự nhiên, không bỏ tay vào túi quần, mắt nhìn thẳng người nghe, nhẹ nhàng tôn trọng và quan tâm người nghe…chúng ta có thể đi lại trong lúc nói chuyện, song không nên rời khỏi tầm nhìn của một nhóm người nghe một lúc qua lâu. Tư thế tốt nhất để bắt đầu bài thuyết trình là đứng thẳng, hai chân hơi mở rộng sang hai bên và trọng lượng cơ thể đều đổ dồn xuống hai chân. Giữ điệu bộ một cách tự nhiên, tránh những cử chỉ lặp lại. Dùng cử chỉ để nhấn mạnh các điểm chính và thu hút sự chú ý nơi người nghe.
• Nét mặt: Trong khi thuyết trình tùy vào vấn đề mà mình thuyết trình cần thể hiện sự thân thiện, vui tươi, hồ hởi đồng thời cũng phải nghiêm túc, lịch sự để thu hút người nghe và phù hợp với vấn đề thuyết trình.

Ví dụ: Khi sinh viên lên thuyết trình bài tập nhóm trên lớp thì nét mặt phải thể hiện sự vui vẻ, chủ động, không thể biểu lộ nét mặt mệt mỏi, cau có, buồn rầu… như thế sẽ không thu hút, không gây thiện cảm với người nghe.

• Ánh mắt: Trong quá trình trình bày, thường xuyên đưa mắt nhìn về phía người nghe, bao quát tất cả những người có mặt trong phòng, đừng để ai có cảm giác bị bạn “bở rơi”. Nhìn một cách thân mật.Trao đổi bằng mắt trực tiếp với một số người trong đám đông và thỉnh thoảng liếc qua toàn bộ khán giả khi đang nói.Tuy nhiên, không nên nhìn thẳng vào mắt thính giả vì như vậy sẽ làm họ bối rối và đôi khi chính bản thân diễn giả cũng trở nên bối rối.
• Tay: Khi thuyết trình ta thường thấy “tay chân thừa thãi”, đó là do chúng ta chưa biết vung tay thế nào cho hợp lí. Thực tế nếu ta biết kết hợp nói với cử chỉ của tay, bàn tay sẽ là vũ khí lợi hại trong thuyết trình vì nó giúp bổ trợ lời nói, đồng thời bày tỏ sự thân thiện. Nguyên tắc là phải luôn để tay trong khoảng từ thắt lưng tới dưới cằm. Nếu đưa quá cao, tay sẽ che mặt làm cho ta phát âm không rõ, còn đưa quá thấp thì những người ngồi dưới sẽ không nhìn thấy. Khi đưa tay phải luôn nhớ “ trong ra, dưới lên”. Trong khi thuyết trình chú ý liên tục đổi tay để tạo sự khác biệt.

Trả lời người nghe: Bài thuyết trình sẽ trở nên nhàm chán nếu chỉ đơn giản là một người nói và mọi người còn lại nghe. Như đã khẳng định ở trên thì muốn đạt được sự thành công thì cần có sự tương tác trực tiếp giữa hai bên tham gia thuyết trình.Cụ thể là trong khi thuyết trình, người thuyết trình nên có sự đen xem một khoảng thời gian nhất định để người nghe có thể đặt câu hỏi liên quan đến nội dung đang triển khai.Việc đặt và trả lời câu hỏi như vậy sẽ giúp cho người nghe kịp thời giải đáp được thắc mắc của mình, nhằm kích thích sự chú ý đồng thời tạo cơ hội cho người thuyết trình bộc lộ sự tự tin của mình về kiến thức đã chuẩn bị.

Kết thúc bài thuyết trình: tóm lại ý chính, kết luận vấn đề thuyết trình. Mỗi khi kết thúc một vấn đề nào đó thì việc đơn giản nên làm là cần tóm tắt lại những vấn đề trọng tâm hay những điểm cần lưu ý để người nghe nắm được ý chính mà không bị lan man, nhớ nhiều.

Thông báo việc kết thúc có thể thể hiện bằng những cụm từ như: tóm lại…; để kết thúc, tôi tóm tắt lại…; Trước khi chia tay, tôi xin tóm tắt lại những gì đã trình bày… Việc thông báo này còn giúp thính giả chuẩn bị tinh thần để tiếp thu những thông tin cốt lõi nhất.

Phần kết luận của bài thuyết trình cần cám ơn sự lắng nghe của mọi người và nên có phần kêu gọi, thúc đẩy người nghe đến hành động. Có thể kêu gọi sự cam kết bằng hành động cụ thể như: vỗ tay, giơ tay biểu quyết hoặc thực hiện ngay[ ví dụ: khi thuyết trình về quyên góp từ thiện thì kết thúc cuộc nói chuyện cần kêu gọi mọi người thực hiện ngay bằng cách đóng góp tiền vào quỹ từ thiện]. Hoặc có thể đơn giản là sử dụng những cách hướng người nghe đến hành động cụ thể như việc áp dụng ngay những gì họ thu được từ bài thuyết trình vào công việc cụ thể của họ.

Thuyết trình là gì – Kỹ năng thuyết trình và những điều bạn cần biết