Các bạn bắt gặp các thuật ngữ JD, JP nhưng các bạn không hiểu rõ ý nghĩa của JD và JP là gì? Vậy mời các bạn cùng ThuThuatPhanMem.vn tìm hiểu JD [Job Description] và JP [Job Profile] là gì trong bài viết dưới đây nhé.
Dưới đây ThuThuatPhanMem.vn chia sẻ đến các bạn khái niệm JD [Job Description] và JP [Job Profile] là gì? Mời các bạn cùng theo dõi.
JD là gì?
JD là từ viết tắt của cụm từ Job Description có nghĩa là bản mô tả công việc, đây là một tài liệu mô tả các nhiệm vụ, trách nhiệm, chức năng, quyền hạn và các kỹ năng cần thiết khác mà nhà tuyển dụng xây dựng dành cho ứng viên theo vị trí công việc đang cần tuyển dụng.
Một bản mô tả công việc cần xác định rõ được mục đích và vai trò cũng như các nhiệm vụ chính cần thực hiện và trách nhiệm chính của vị trí này. Nó cũng bao gồm một số thông tin ngắn gọn và tổng quan về tổ chức. Ngoài ra, JD cũng bao gồm thông tin mô tả ứng viên mà tổ chức đang tìm kiếm bao gồm kinh nghiệm, thành tích, kỹ năng, trình độ học vấn, hoặc bất kỳ đức tính nào mà nhà tuyển dụng muốn, v.v.
Cụ thể một bản JD cần phải có đầy đủ các thông tin như sau:
- Công việc, vị trí: doanh nghiệp khi tuyển dụng cần phải đưa ra những vị trí cần tuyển dụng, thời gian tuyển dụng, địa chỉ mà doanh nghiệp làm việc ở đâu và địa chỉ mà các ứng viên làm việc, ... để ứng viên có thể hình dung được công việc và vị trí làm việc nếu được tuyển dụng.
- Mô tả trách nhiệm: làm rõ vị trí đăng tuyển có nhiệm vụ gì, phải hoàn thành các công việc, nhóm công việc nào, trong thời gian bao lâu. Bên cạnh đó, phần này còn chỉ rõ việc thực hiện tuân theo các quy định, quy trình tác nghiệp nào. Đây là một phần quan trọng trong JD, nó giúp cho các ứng viên hiểu được công việc và trách nhiệm mà mình sẽ đảm nhận nếu được tuyển dụng.
- Nền tảng kiến thức: nhà tuyển dụng đưa ra những thông tin yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cho các ứng viên biết và xem những ứng viên có đáp ứng được những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng đó không.
JD không chỉ giúp cho việc tuyển dụng của các nhà tuyển dụng được thuận lợi mà JD còn có rất nhiều lợi ích khác như:
- Dựa vào JD người quản trị sẽ bố trí nhân sự và sắp xếp khối lượng công việc sao cho phù hợp nhất.
- JD là cơ sở quan trọng để tuyển dụng, huấn luyện và đào tạo nhân sự. Người quản trị sẽ đưa ra được mức lương và phúc lợi hợp lý cho vị trí đó, từ đó thiết lập được chính sách nhân sự hiệu quả.
- JD hỗ trợ ban quản trị quản lý đánh giá hiệu quả công việc của từng phòng ban, vị trí, có cái nhìn tổng quan hơn về hiệu quả công việc.
Riêng đối với ứng viên, một bản mô tả công việc tốt sẽ là một công cụ chuẩn bị phỏng vấn có giá trị.
JP là gì?
JP là từ viết tắt của cụm từ Job Profile có nghĩa là hồ sơ công việc, về chức năng, nhiệm vụ thì JP có sự tương đồng so với JD.
Bản mô tả công việc JD thường chủ yếu để trả lời câu hỏi "Phải làm gì?", JD thường liệt kê khá nhiều công việc mà nhân viên phải làm, còn JP sẽ trả lời cho câu hỏi "Chủ yếu làm gì?" và "Phải làm tốt như thế nào?" và JP chỉ liệt kê những lĩnh vực công việc chủ yếu.
Hầu hết các JD hiện nay chỉ mô tả cho người ứng tuyển vị trí đó biết mình phải làm gì, khi chuyển JD sang JP, thì người đọc sẽ hiểu được vị trí này sẽ làm những việc gì? Và những việc này sẽ được đánh giá thông qua các tiêu chí nào? Chính vì vậy hiện nay các doanh nghiệp đã xây dựng JP để thay cho JD. Khi thay JD bằng JP, người ứng tuyển ở vị trí này sẽ hiểu rõ những công việc mình phải làm và hiểu được cách đánh giá hiệu quả công việc thông qua các tiêu chí nào.
Như vậy, trên đây ThuThuatPhanMem.vn đã chia sẻ đến các bạn khái niệm JD là gì, JP là gì? Hi vọng với những thông tin mà bài viết đã chia sẻ ở trên, các bạn sẽ hiểu rõ hơn về JD và JP để lựa chọn bản mô tả công việc phù hợp cho công ty của mình. Chúc các bạn thành công!
Nếu bạn đang là sinh viên năm cuối hoặc sắp ra trường thì JD chắc hẳn đã là thuật ngữ quen thuộc với bạn. JD về công việc là tiêu chí đầu tiên giúp bạn tìm việc phù hợp với năng lực của mình. Vậy JD là gì? Cùng tìm hiểu tất tật tần về JD nhé!
Nhân sự là yếu tố nòng cốt để tạo nên sự thành công của một doanh nghiệp. Để chọn lọc và tìm được nhân sự thích hợp cho từng vị trí chưa bao giờ là việc dễ dàng với bộ phận nhân sự. Tránh việc “đúng người, sai việc”, JD ra đời như một công cụ truyền tải, mô tả công việc một cách đơn giản.
1. JD là gì?
JD là viết tắt của từ tiếng Anh Job Description. Thuật ngữ này chỉ bản mô tả công việc cụ thể. JD tóm tắt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, công việc… mà nhà tuyển dụng mong đợi ở ứng viên. Vị trí này đang được tuyển dụng ở doanh nghiệp đó.
Một bản JD thường được viết bằng từ ngữ đơn giản, dễ hiểu để giúp cho ứng viên có thể hiểu và hình dung ra ngay những công việc cần làm.
Một JD hoàn chỉnh sẽ:
- Giúp bộ phận nhân sự chọn lọc ra được các ứng viên theo mong muốn cho doanh nghiệp.
- Mô tả chi tiết giúp ứng viên xem xét năng lực, khả năng của bản thân có phù hợp với yêu cầu tuyển dụng hay không.
- Giúp ứng viên hình dung ra công việc và những câu hỏi trong buổi phỏng vấn.
- Giúp ứng viên xác định được vai trò, nhiệm vụ, vị trí của mình trong doanh nghiệp.
Dưới góc độ quản trị doanh nghiệp thì việc hệ thống hóa JD sẽ thấy JD là tổng thể chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của cả tổ chức. JD còn có vai trò và ý nghĩa quan trọng giúp doanh nghiệp trong việc quản trị tổ chức.
>> Tìm việc nhanh tại website tuyển dụng JobsGO
2. JD khác gì so với JP
Nhiều người thường nhầm lẫn hai khái niệm giữa JD và JP. JP là từ viết tắt của Job Profile. Thuật ngữ này tạm được dịch là hồ sơ công việc. Chức năng của JD và JP khá giống nhau.
JD và JP trả lời cho những câu hỏi khác nhau
JD trả lời câu hỏi: “Phải làm gì?”, JP trả lời cho câu hỏi: “Chủ yếu làm gì?; “Phải làm tốt như thế nào?”. JD sẽ mô tả cho ứng viên rằng với vị trí đó thì mình cần làm gì, đúng với bản chất “mô tả công việc”. JP lại giúp ứng viên hiểu được những việc cần làm và các tiêu chí đánh giá công việc đó.
Khác nhau trong việc liệt kê công việc
JD liệt kê chi tiết các công việc mà ứng viên phải làm trong doanh nghiệp. JP lại liệt kê theo lĩnh vực, nhóm công việc chủ yếu của vị trí đó.
Khi thay thế JD bằng JP thì ứng viên sẽ hiểu rõ được những việc mình cần làm. Ngoài ra, ứng viên hiểu thêm được đánh giá hiệu quả của công việc thông qua tiêu chí nào. Điều đó tạo động lực để họ hoàn thành công việc theo các tiêu chí được doanh nghiệp đề ra.
3. Nội dung cơ bản của JD
Mặc dù với mỗi ngành nghề, JD lại là những bản mô tả công việc khác nhau. Song, cấu trúc của JD lại bao gồm một số nội dung cơ bản không thể thiếu.
Phần này được coi như chiếc card visit mà nhà tuyển dụng đưa cho ứng viên. Chẳng ai muốn làm việc trong một công ty không ai biết đến. Thông tin này giúp ứng viên tìm hiểu thêm về công ty trên Google để định vị được vị trí của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức của mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau. Nhà tuyển dụng cần thể hiện rõ được vị trí đó có vai trò, thứ bậc như nào trong doanh nghiệp. Thêm vào đó là một số thông tin về địa điểm, thời gian, công việc…
Đây có thể coi là phần nội dung quan trọng nhất mà ứng viên quan tâm. Nó mô tả công viên ở vị trí đang tuyển dụng là gì, cần hoàn thành những việc gì, trong thời gian bao lâu và vì sao cần thực hiện các yêu cầu đó. Ngoài ra còn cần nêu rõ một số quy định, quy trình riêng của từng doanh nghiệp.
Giới thiệu với ứng viên các quy định về quyền và giới hạn trong từng trường hợp cụ thể. Những chính sách đãi ngộ là phần mà bất kỳ ứng viên nào cũng quan tâm. Chế độ đãi ngộ gồm lương, phụ cấp, bảo hiểm, thưởng, chế độ nghỉ, du lịch hàng năm…
Đáp ứng được công việc của doanh nghiệp đó thì ứng viên cần những kỹ năng gì? Đó bao gồm cả kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm của ứng viên.
Đây là một nội dung khá quan trọng. Phần này giới hạn thời gian để ứng viên ứng tuyển, nộp CV đăng ký với nhà tuyển dụng. Từ đó tìm ra những người phù hợp một cách nhanh nhất.
4. Lợi ích của JD?
- Bản mô tả công việc giúp ứng viên có được cái nhìn rõ nét nhất về công việc phải làm, vị trí, quyền hạn…
- Bản mô tả công việc giúp ứng viên nắm rõ yêu cầu về vị trí tuyển dụng của doanh nghiệp
- Bản mô tả công việc giúp ứng viên biết được những đãi ngộ được hưởng tương xứng với kết quả công việc phải làm
- Bản mô tả công việc tạo ra những mục tiêu rõ ràng để ứng viên để phấn đấu, cố gắng đạt được
- Bản mô tả công việc tạo ra sự đảm bảo hơn khi có văn bản hóa trên giấy tờ chi tiết.
- Bản mô tả công việc khẳng định tính chuyên nghiệp của tổ chức và giúp khắc họa chân dung nhân viên phù hợp
- Bản mô tả công việc tạo ra các căn cứ để doanh nghiệp đánh giá các ứng viên và là cơ sở giải quyết nếu có mâu thuẫn với ứng viên.
- Bản mô tả công việc giúp doanh nghiệp biết sắp xếp người làm việc đã hợp lý hay giải quyết được mục tiêu đề ra chưa. Nếu có sự bất hợp lý thì cần sắp xếp lại khối lượng công việc và bố trí nhân sự hợp lý.
- Bản mô tả công việc là cơ sở để doanh nghiệp quản lý lương, thưởng. Nó giúp so sánh mức lương, đãi ngộ tại vị trí đó với thị trường. Từ đó có thể xây dựng một hệ thống chính sách đãi ngộ hợp lý.
5. Hạn chế của JD
Tuy có nhiều lợi ích nhưng JD vẫn có một số hạn chế, trở ngại nhất định trong một số trường hợp. Bản mô tả công việc chưa quá linh hoạt ở trong tổ chức thay đổi nhanh chóng, ví dụ như các công ty IT, Startup…
Bản mô tả công việc có thể chưa phù hợp với một số nhà quản lý cao cấp vì công việc của họ cần sự chủ động, làm việc theo phương hướng mới khác với bản mô tả. Những thay đổi liên tục trong công việc khiến bản mô tả công việc có thể trở nên lỗi thời.
6. Bí quyết để viết JD thu hút
Tìm được một ứng viên xuất sắc là mong muốn của mọi nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, tầm quan trọng của một JD – bản mô tả công việc chưa được nhiều nơi đánh giá cao. Làm sao để viết được một bản mô tả công việc thu hút? Cùng tham khảo một số bí quyết sau đây.
- JD là bản mô tả công việc chi tiết nên không thể viết thông tin một cách chung chung. Ứng viên sẽ không hiểu rõ cụ thể công việc mà mình cần làm. Nhà tuyển dụng cũng phải mất thời gian để giới thiệu, giải thích lại tại buổi phỏng vấn.
- JD chung chung khiến ứng viên hiểu lầm về vị trí và gây ra khó khăn cho nhà tuyển dụng.
- Không lạm dụng những từ ngữ hoa mỹ, sáo rỗng như “tinh thần hợp tác”, “khả năng lãnh đạo”. Hãy đi thẳng, mô tả kỹ năng cần thiết để tìm ra ứng viên thích hợp.
Ứng viên sẽ muốn biết về vị trí, vai trò của họ là gì trong công ty. Nó giúp ứng viên hình dung được rằng liệu họ có thể phát triển sự nghiệp hay không. Khi ứng tuyển vào vị trí này, họ học hỏi được những gì… Hãy thu hút các ứng viên bằng cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn trong tương lai.
Nên dành vài dòng trong bản mô tả công việc để quảng bá công ty, giới thiệu văn hóa đặc trưng của doanh nghiệp. Một môi trường năng động, hòa đồng sẽ dễ dàng thu hút ứng viên ứng tuyển. Bạn có thể tóm tắt sơ lược về những ưu điểm nổi bật của công ty cùng nhiều cơ hội thăng tiếng khác.
Nếu đơn vị của xã hội là gia đình thì đơn vị của tổ chức chính là từng cá nhân riêng lẻ. Một doanh nghiệp thành công nhờ vào sự kết nối, liên kết giữa các vị trí với nhau. Những vị trí này được thể hiện thông qua các JD – bản mô tả công việc chi tiết. Chính vì thế mà JD rất quan trọng và là công cụ cơ bản để bạn tìm được một công việc phù hợp với khả năng của mình.