Hãy cho biết status date trong microsoft project là gì?

Tải tài liệu tại đây.

File cài đặt MS Projec 2013 tại đây.

Download file cài đặt MS Project 2019 tại đây.

Sau khi một đường cơ sở của dự án đã được thiết lập [lưu] và sự làm việc đã bắt đầu, sự  tập trung chủ yếu của người quản lý dự án chuyển từ bước lập kế hoạch sang thu thập, cập nhật, phân tích các chi tiết của sự thực hiện của dự án ngoài thực tế. Đối với hầu hết các dự án, những chi tiết của sự thực hiện này được tóm gọn trong ba câu hỏi chính sau đây:

• Bao nhiêu thời gian làm việc đã được yêu cầu để hoàn thành một nhiệm vụ?
• Nhiệm vụ đã bắt đầu và kết thúc đúng thời gian?
• Đâu là chi phí để hoàn thành nhiệm vụ?

So sánh các câu trả lời cho những câu hỏi này với đường cơ sở cung cấp cho người quản lý dự án và các bên liên quan khác với một cách tốt nhất để đo lường sự tiến triển của dự án và xác định khi nào thì cần thiết phải có hành động khắc phục.

Khi mà kế hoạch tiến độ hiện tại hoặc sự thực hiện thực tế của dự án khác với kế hoạch cơ sở [được lưu bởi đường cơ sở], bạn có sự không ăn khớp. Không ăn khớp-Variance thường được đo bằng thời gian, chẳng hạn như các ngày kéo dài, hoặc chi phí, chẳng hạn như số tiền vượt quá ngân sách. Sau khi việc lập kế hoạch ban đầu của dự án được hoàn tất, nhiều nhà quản lý dự án đã dành phần lớn thời gian của họ xác định, điều tra và, trong rất nhiều trường hợp là trả lời về sự không ăn khớp. Tuy nhiên, trước khi bạn có thể trả lời về sự không ăn khớp, trước tiên bạn phải xác định nó. Và đó là chủ đề của chương này.

Việc truyền tải thông tin về tình trạng của dự án tới các bên liên quan chính, chẳng hạn như khách hàng và các nhà tài trợ, được cho là chức năng quan trọng nhất của một người quản lý dự án và đó cũng là một trong những việc có thể chiếm nhiều thời gian nhất của bạn. Mặc dù việc truyền tải thông tin tốt không chắc chắn đảm bảo sự thành công của một dự án nhưng một dự án với sự truyền tải thông tin nghèo nàn thì gần như được bảo đảm là thất bại.

Chìa khóa để truyền tải đúng tình trạng của dự án là phải biết những điều sau đây:

• Ai cần biết tình trạng của dự án và cho mục đích gì?
• Những người đó cần chi tiết ở cấp độ nào hoặc định dạng nào?

Thời điểm để trả lời những câu hỏi này được nằm trong giai đoạn lập kế hoạch ban đầu của dự án. Sau khi sự làm việc trong dự án được tiến hành, nhiệm vụ truyền tải thông tin chính của bạn sẽ là báo cáo tình trạng của dự án. Nó có thể là các dạng sau:

• Các báo cáo tình trạng: mô tả dự án về mặt chi phí, phạm vi và tiến độ [ là ba cạnh của tam giác dự án, sẽ được mô tả trong Phụ lục A].
• Các báo cáo về sự tiến triển: chú giải các công việc cụ thể đã hoàn thành của đội ngũ thực hiện dự án.
• Các dự báo: dự đoán sự thực hiện của dự án trong tương lai

Trong chương này, bạn sẽ xem xét tình trạng dự án về mặt không ăn khớp về tiến độ và chi phí.

14.1.     Xác định các nhiệm vụ bị trượt tiến độ.

Khi các nhiệm vụ bắt đầu hoặc kết thúc sớm hơn hoặc muộn hơn so với kế hoạch sẽ dẫn đến sự không ăn khớp về tiến độ. Một nguyên nhân của sự không khớp tiến độ là các trì hoãn về sự bắt đầu và kết thúc của các nhiệm vụ. Bạn chắc chắn muốn biết về những nhiệm vụ mà chúng đã bắt đầu muộn hoặc các nhiệm vụ trong tương lai có thể không bắt đầu như tiến độ dự kiến. Cũng rất hữu ích khi xác định các nhiệm vụ đã hoàn thành mà không bắt đầu vào đúng thời điểm yêu cầu để cố gắng xác định tại sao điều đó xảy ra.
 

Có nhiều cách khác nhau để thấy sự không ăn khớp trong các nhiệm vụ, tùy thuộc vào loại thông tin bạn muốn:

• Áp dụng khung nhìn Tracking Gantt để so sánh bằng biểu đồ số ngày theo đường cơ sở của các nhiệm vụ với số ngày thực tế hoặc theo tiến độ hiện tại của chúng. [Để làm điều này, vào tab View, trong nhóm lệnh Task View, kích vào đầu mũi tên bên dưới nút Gantt Chart và sau đó chọn Tracking Gantt trong danh sách thả xuống].
• Áp dụng khung nhìn Detail Gantt để thể hiện bằng biểu đồ số ngày bị trượt ra khỏi đường cơ sở của từng nhiệm vụ. [Để làm điều này, vào tab View, trong nhóm Task View, nhấn Other Views, kích chọn More Views và sau đó chọn Detail Gantt].
• Áp dụng bảng Variance vào trong một khung nhìn dạng Task để xem số ngày sai lệch của ngày bắt đầu và kế thúc của từng nhiệm vụ. [Để làm điều này, vào tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó chọn Variance].
• Lọc các nhiệm vụ nhiệm vụ bị trì hoãn hoặc trượt bởi bộ lọc Slipped/Late Progress, Slipping Tasks, hoặc Late Tasks. [Để làm điều này, vào tab View, trong nhóm lệnh Data, trong hộp chọn có nhãn Filter, chọn bộ lọc mà bạn muốn áp dụng].

*  Nghiệp vụ quản lý dự án: Sự không ăn khớp có phải là một điều tốt?

Trong việc quản lý dự án, chúng ta thường tìm kiếm sự không ăn khớp mà có thể có ảnh hưởng xấu trong một dự án, chẳng hạn như sự không ăn khớp mà đẩy lùi ngày kết thúc hoặc tăng chi phí của một dự án. Tuy nhiên, thuật ngữ “không ăn khớp”-Variance là đề cập đến bất cứ sự sai khác giữa các sự kiện được lên tiến độ và thực tế xảy ra, thậm chí các sai khác đó có thể có tác dụng hữu ích, chẳng hạn như một ngày kết thúc sớm hơn hoặc một chi phí thấp hơn dự kiến. Nếu bạn may mắn được quản lý một dự án mà có sự không ăn khớp hữu ích như vậy, các kỹ thuật được mô tả ở đây sẽ giúp bạn xác định sự không ăn khớp có lợi cũng như sự không khớp bất lợi.

Sự tập trung của bạn khi là một người quản lý dự án về sự không ăn khớp là cơ bản giống nhau mà không quan tâm đến bản chất của nó, đó là canh chừng nó, và khi nó xảy ra, truyền tải nó và các ảnh hưởng của nó tới các nhà tài trợ và các bên liên quan khác của dự án và giảm thiểu nó theo tính chất của dự án [nếu nó là sự không ăn khớp bất lợi].

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, công việc trong kế hoạch cuốn sách trẻ em đang được tiến hành rất tốt. Bạn đã gặp phải một số sự không ăn khớp so với kế hoạch, nói cách khác, sự làm việc thực tế luôn luôn không phù hợp với kế hoạch đã được lưu trong đường cơ sở. Bạn muốn có được một cái nhìn tốt hơn về sự không ăn khớp này trong kế hoạch.

Trong ví dụ này, bạn sử dụng các khung nhìn và các bộ lọc để xác định sự không ăn khớp trong các nhiệm vụ và trong toàn kế hoạch. Để bắt đầu các phân tích của bạn về các nhiệm vụ đã bị trượt, bạn sẽ bắt đầu tại cấp độ cao nhất, đó là thông tin chung về dự án.

Bạn cần đến tập tin Reporting Status_Start nằm trong thư mục tập tin Practises/Chapter 13 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Reporting Status_Start và lưu nó thành tập tin khác có tên là Reporting Status_Start.

Bước 1: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích vào Project Information. Hộp thoại Project Information sẽ xuất hiện.

Bước 2: Bấm vào nút Statistics. Hộp thoại Statistics xuất hiện.

Trong hộp thoại này, bạn có thể nhìn thấy rằng kế hoạch cuốn sách mới tại nhà xuất bản Lucerne Publishing hiện tại có sự không ăn khớp đáng kể về tiến độ ngày kết thúc. Ngày kế thúc của dự án đã bị trượt hơn 20 ngày.

Bước 3: Bấm nút Close để đóng hộp thoại Project Statistics.

Đối với phần còn lại của ví dụ này, bạn sẽ sử dụng các kỹ thuật khác nhau để kiểm tra sự không ăn khớp của các nhiệm vụ cụ thể.

Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên dưới nút lệnh Gantt Chart và sau đó chọn Tracking Gantt.

Project sẽ hiển thị khung nhìn Tracking Gantt.

Bước 5: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, kích vào hộp chọn có    nhãn Timescale và sau đó chọn Weeks.

Thời gian biểu điều chỉnh để hiển thị nhiều hơn nữa về kế hoạch.

Bước 6: Trong cột Task Name, kích chọn tên của nhiệm vụ 33, Send proofed pages to Production và cuộn khung nhìn Tracking Gantt để nhiệm vụ 33 này nằm ở vị trí gần cạnh trên cùng của khung nhìn.

Bước 7: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task.

Trong phần biểu đồ của khung nhìn này, các thanh bar đại diện các nhiệm vụ theo tiến độ hiện tại sẽ có màu xanh da trời [nếu chúng không thuộc lộ trình then chốt hoặc màu đỏ [nếu chúng thuộc lộ trình then chốt]. Bên dưới là các thanh bar đại diện cho các nhiệm vụ theo đường cơ sở xuất hiện với màu xám.
Bằng cách so sánh các thanh bar Gantt theo tiến độ hiện tại với các thanh bar Gantt theo đường cở sở, bạn có thể thấy những nhiệm vụ nào bắt đầu muộn hơn dự định hoặc mất nhiều thời gian để hoàn thành hơn.

Lưu ý: Để xem các thông tin chi tiết về bất kỳ thanh bar nào đó hoặc thứ khác nào đó trong khung nhìn Gantt Chart, di chuyển con trỏ chuột lên nó. Sau một lúc, một ScreenTip xuất hiện với các thông tin chi tiết.

Để chỉ tập trung vào các nhiệm vụ bị trượt tiến độ, bạn sẽ áp dụng một bộ lọc.

Bước 8: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn có nhãn Filter [lúc   ban đầu nó chứa [No Filter]] và sau đó chọn More Filters.

Hộp thoại More Filters xuất hiện. Trong hộp thoại này, bạn có thể nhìn thấy tất cả các bộ lọc có sẵn để áp dụng cho các nhiệm vụ [ trong khung nhìn dạng Task] hoặc tài nguyên [ khung nhìn dạng Resource] trong Project.

Bước 9: Chọn Slipping Tasks và sau đó bấm nút Apply.

Project lọc ra một danh sách chỉ bao gồm các nhiệm vụ chưa hoàn thành mà tiến độ hiện nay của chúng đã bị trượt khỏi đường cơ sở.

Lưu ý tới sự ngắt quãng về các số ID của nhiệm vụ. Ví dụ, Nhiệm vụ từ số 2 đến 26 không xuất hiện trong danh sách sau khi áp dụng bộ lọc vì chúng đã hoàn thành.

Tại thời điểm này trong kế hoạch tiến độ, ngày bắt đầu dự kiến các nhiệm vụ chưa hoàn thành đã bị trượt về sau. Hầu hết các thanh bar đại diện cho các nhiệm vụ theo tiến độ hiện tại đều được định dạng màu đỏ để chỉ ra rằng chúng rất quan trọng, có nghĩa là bất kỳ sự chậm trễ nào trong việc hoàn thành các nhiệm vụ này sẽ trì hoãn ngày kết thúc của dự án.

Bước 10: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn có nhãn Filter [ hiện nay nó đang chứa [Slipping Tasks]] và sau đó chọn Clear Filter.

Project gỡ bỏ bộ lọc này. Như mọi khi, việc áp dụng hay gỡ bỏ bộ lọc không ảnh hưởng tới dữ liệu ban đầu trong kế hoạch.

Khung nhìn Tracking Gantt minh họa bằng biểu đồ sự khác nhau giữa kế hoạch tiến độ hiện tại, sự thực hiện ngoài thực tế và đường cơ sở. Để xem các thông tin này trong một định dạng bảng, bạn sẽ hiển thị bảng Variance trong khung nhìn Task Sheet.

Bước 11: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task View, kích Other Views và sau đó chọn Task Sheet.

Project sẽ hiển thị khung nhìn Task Sheet. Tiếp theo, bạn sẽ chuyển đổi sang bảng Variance.

Bước 12: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó chọn Variance.

Lưu ý: Bạn cũng có thể kích chuột phải vào nút Select All nằm ở góc trên cùng bên trái của bảng đang được mở ra để chuyển sang một bảng khác.

Bảng Variance hiển thị trong khung nhìn Task Sheet.

* Nghiệp vụ quản lý dự án: Đưa ra các thông tin về dự án.

Nếu bạn làm việc trong một cơ quan tổ chức mà rất tập trung vào các dự án và quản lý dự án, có thể là có các phương pháp và các định dạng tiêu chuẩn đang tồn tại trong cơ quan tổ chức của bạn để báo cáo tình trạng của dự án. Nếu không, bạn có thể đưa ra các định dạng về tình trạng của dự án mà được dựa trên sự truyền tải rõ ràng và các nguyên tác quản lý dự án hiệu quả.

Các kỹ thuật mà bạn có thể sử dụng trong Project để giúp bạn báo cáo tình trạng của dự án bao gồm như sau:

• In báo cáo Project Overview. [ để làm điều này, trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích Dashboards và sau đó chọn Project Overview]. Để biết thêm thông tin, xem trong chương 6 và chương 17.
• Nếu bạn có Microsoft Excel hoặc Microshop Visio, in một báo cáo trực quan tập trung vào tình trạng. [ Để làm điều đó, trên tab Report, trong nhóm lệnh Export, kích Visual Reports]. Để biết thêm thông tin, xem trong chương 19.
• Sao chép dữ liệu của Project sang các ứng dụng khác, ví dụ, để sao chép khung nhìn Gantt Chart, sử dụng lệnh Copy Picture. [ Để làm điều đó, trên tab Task, trong nhóm lệnh Clipboard, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên cạnh nút lệnh Copy]. Để biết thêm thông tin, xem trong chương
• Xuất-export dữ liệu của Project sang các định dạng khác. [ Để làm điều đó, trên tab File, kích Export và sau đó kích Create PDF/XPS Document, hoặc kích Save Project as File và sau đó chọn định dạng mà bạn muốn]. Để biết thêm thông tin, xem trong chương 19.
• Chia sẻ các thông tin về Project với những người khác thông qua SharePoint và Project Web Access [PWA]. Để biết thêm thông tin, xem trong phụ lục

Dưới đây là một số lời khuyên và đề nghị thêm cho việc xem các nhiệm vụ bị trượt tiến độ:

• Bạn có thể thấy tiêu chí mà hầu hết các bộ lọc sử dụng để xác định những nhiệm vụ hoặc tài nguyên nào sẽ được hiển thị hoặc bị ẩn. Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, trong hộp chọn có nhãn Filter chọn More Filters. Trong hộp thoại More Filters, chọn một bộ lọc và sau đó bấm vào nút Edit. Trong hộp thoại Filter Definition, bạn có thể thấy equals được áp dụng cho các trường dữ liệu khác nhau cho bộ lọc đó.
• Bạn có thể nhanh chóng hiển thị các nhiệm vụ bị chậm-là các nhiệm vụ bị trễ trong mối quan hệ với bất cứ ngày trạng thái nào do bạn thiết lập. Để thiết lập một ngày trạng thái, trên tab Project, trong nhóm lệnh Status, kích Status Date. Sau đó, trên tab Format, trong nhóm lệnh Styles Bar, tích chọn hộp kiểm có nhãn Tasks Late. Các thanh bar Gantt của các nhiệm vụ mà được lên tiến độ để hoàn thành trước ngày trạng thái nhưng chưa được hoàn thành được định dạng bởi màu xám đen.
• Báo cáo Slipping Task mô tả các nhiệm vụ bị trượt ngày kết thúc. Để xem một báo cáo Slipping Task, trên tab Report, trong nhóm lệnh View Report, kích In Progress và sau đó chọn Slipping Tasks.
• Nếu bạn đã lưu một đường cơ sở trong kế hoạch của bạn, bạn có thể hiển thị các thanh bar đại diện cho đường cơ sở và phần bị trượt so với đường cơ sở đó trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart. Trên tab Format, trong nhóm lệnh Styles Bar, kích Baseline và Slippage, và sau đó chọn đường cơ sở mà bạn muốn hiển thị.
• Trong ví dụ này, bạn đã xem sự không ăn khớp của nhiệm vụ. Để xem sự không ăn khớp của các sự phân công tới nhiệm vụ, chuyển sang khung nhìn Task Usage và sau đó áp dụng bảng Variance [để xem sự không ăn khớp về tiến độ ] hoặc các bảng Work [để xem sự không ăn khớp về thời gian làm việc].

14.2.     Kiểm tra các chi phí của nhiệm vụ.

Mặc dù quan trọng trong hầu như tất cả các dự án nhưng tình trạng của tiến độ mới chỉ là một chỉ số để đánh giá sự khỏe mạnh dự án. Đối với các dự án mà bao gồm các thông tin về chi phí, có một chỉ số quan trong khác để đánh giá là sự không ăn khớp về chi phí [sai lệch về chi phí]. Các nhiệm vụ đã sử dụng vượt quá hoặc dưới mức ngân sách? Các chi phí của nhiệm vụ trong Proejct gồm có: các chi phí cố định được áp dụng trực tiếp đến các nhiệm vụ; hoặc các chi phí của tài nguyên có nguồn gốc từ các sự phân công; hoặc là cả hai. Khi các nhiệm vụ đòi hỏi nhiều tiền hơn hoặc ít hơn so với kế hoạch để hoàn thành chúng thì sẽ dẫn đến sự không ăn khớp về chi phí. Việc đánh giá sự không ăn khớp về chi phí cho phép bạn thực hiện các điều chỉnh về ngân sách cho các nhiệm vụ riêng biệt để tránh việc bị vượt quá ngân sách tổng thể của dự án.

Mặc dù các nhiệm vụ và các tài nguyên [ và các chi phí của chúng] có quan hệ trực tiếp với nhau, nên việc đánh giá riêng rẽ từng cái một là để cung cấp thêm nhiều kiến thức.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã thấy phạm vi tổng thể của sự không ăn khớp về chi phí trong kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới. Tiếp theo bạn sẽ tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể mà có sự không ăn khớp cao về chi phí.

Trong ví dụ này, bạn sẽ xem sự không ăn khớp về chi phí của nhiệm vụ. Bạn sẽ bắt đầu bằng

việc hiển thị bảng Cost.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó chọn Cost.
Trong bảng này, bạn có thể thấy chi phí theo đường cơ sở, chi phí theo tiến độ hiện tại [trong cột Total Cost], chi phí thực tế, và sự không ăn khớp chi phí của từng nhiệm vụ. Không ăn khớp về chi phí là sự khác nhau giữa chi phí theo đường cơ sở và chi phí theo tiến độ hiện tại. Tất nhiên, các chi phí không được lên tiến độ theo cùng nghĩa như khi công việc được lên tiến độ; nhưng các chi phí có nguồn gốc từ các tài nguyên làm việc [ngoại trừ các chi phí cố định và các chi phí liên quan tới tài nguyên vật liệu và tài nguyên chi phí] được trực tiếp tính toán từ thời gian làm việc được lên tiến độ.

Nhiệm vụ 0 là nhiệm vụ tổng quát của dự án; các giá trị chi phí của nó chính là giá trị chi phí của dự án và chúng phù hợp với các giá trị mà bạn sẽ nhìn thấy trong hộp thoại Project Statistics. Những giá trị này bao gồm những thứ sau đây

• Tổng giá trị chi phí hiện tại [Curent] là tổng cộng của giá trị chi phí thực tế-Actual [đã hoàn thành] và giá trị chi phí còn lại-Remaining [chưa hoàn thành].
• Giá trị chi phí theo đường cơ sở [Baseline] là chi phí được lên kế hoạch của dự án khi đường cơ sở của nó được thiết lập [ khi đường cơ sở được lưu].
• Chi phí thực tế [Actual] là chi phí đã được gánh chịu cho đến
• Chi phí còn lại [Remainder] là sự khác nhau giữa chi phí hiện tại và chi phí thực tế.

Tiếp theo, bạn sẽ tập trung vào các chi phí cấp bậc cao.

Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Outline và sau đó chọn Level 1.

Project sẽ ẩn tất cả các nhiệm vụ con và các nhiệm vụ khái quát lồng bên trong, chỉ giữ lại

sự hiển thị của các nhiệm vụ cấp cao.

Nhìn vào cột Variance, bạn có thể thấy rằng giai đoạn Design and Production [Nhiệm  vụ 27] chiếm gần như tất cả giá trị không ăn khớp về chi phí của dự án.

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ sử dụng bộ lọc để giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ có sự không ăn khớp về chi phí.

Bước 3: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Outline và sau đó chọn All Subtasks.

Project mở rộng danh sách các nhiệm vụ để hiển thị tất cả các nhiệm vụ con.

Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích hộp chọn Filter và sau đó chọn More Filters.

Bước 5: Trong hộp thoại More Filters, chọn Cost Overbudget và sau đó bấm nút Apply.

Project lọc trong danh sách các nhiệm vụ để chỉ hiển thị các nhiệm vụ mà chi phí thực tế và chi phí theo tiến độ hiện tại lớn hơn chi phí theo đường cơ sở của chúng. Quét qua danh sách các nhiệm vụ này, bạn có thể thấy rằng nhiệm vụ 31 và 32 đang gánh chịu sự không ăn khớp đáng kể.
Bước 6: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích hộp chọn Filter và sau đó chọn Clear Filter.

Project gỡ bỏ việc lọc.

Điều gì đã gây ra sự không ăn khớp về chi phí của nhiệm vụ trong dự án cuốn sách   mới?

Bởi vì các chi phí của dự án này gần như toàn bộ có nguồn gốc từ thời gian làm việc được thực hiện bởi các tài nguyên, bạn có thể kết luận rằng đó là do thời gian làm việc cho đến nay nhiều hơn thời gian làm việc dự kiến ban đầu được yêu cầu để hoàn thành các nhiệm vụ đã gây ra sự không ăn khớp này.

Như chúng tôi đã lưu ý trước đó, các chi phí của nhiệm vụ và tài nguyên có liên quan chặt chẽ với nhau; trong hầu hết các trường hợp, các chi phí của nhiệm vụ chủ yếu hoặc hoàn toàn xuất phát từ các chi phí của tài nguyên được phân công tới các nhiệm vụ. Kiểm tra các chi phí của tài nguyên là chủ đề của phần tiếp theo.

Dưới đây là một số lời khuyên và gợi ý thêm khi làm việc với dữ liệu về chi phí:

• Để thấy các nhiệm vụ đang vượt quá ngân sách, bạn có thể sử dụng báo cáo Task Cost Overview. Để thấy báo cáo này, trên tab Report, trong nhóm lệnh View Report, kích Costs và sau đó chọn Task Cost Overview.
• Nếu bạn có phần mềm Excel, bạn có thể sử dụng báo cáo Budge Cost. Để tạo ra báo cáo Budge Cost, trên tab Report, trong nhóm lệnh Export, kích Visual Reports. Trong tab Assignment Usage của hộp thoại Visual Reports, chọn Budge Cost Report và sau đó bấm nút View.

• Áp dụng bộ lọc Late/Overbudget Tasks Assigned To filter cho một tài nguyên cụ thể. Để làm điều đó, trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn Filter và sau đó chọn More Filters.
• Hiển thị sự không ăn khớp về thời gian làm việc trong bảng Work trong một khung nhìn dạng Task. Để làm điều đó, trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó chọn Work. Nhớ rằng đối với một kế hoạch mà phần lớn các chi phí có nguồn gốc từ các tài nguyên làm việc thì việc kiểm tra sự không ăn khớp về thời gian làm việc cũng là một cách để kiểm tra sự không ăn khớp về chi phí.
• Bạn có thể so sánh thời gian làm việc trong lưới pha thời gian theo đường cơ sở và theo tiến độ hiện tại trong một khung nhìn dạng Usage. Ví dụ, trong khung nhìn Task Usage, trên tab Format, trong nhóm lệnh Details, tích chọn hộp kiểm có nhãn Baseline Work.
• Trong ví dụ này, bạn đã xem sự không ăn khớp về chi phí của nhiệm vụ. Để xem sự không ăn khớp về chi phí theo thời gian của các sự phân công tới nhiệm vụ, chuyển sang khung nhìn Task Usage và sau đó áp dụng bảng Cost. Trong khi đang ở trong một khung nhìn dạng Usage, bạn cũng có thể thấy các chi tiết của chi phí [Cost], chi phí theo đường cơ sở [Baseline Cost] và chi phí thực tế [Actual Cost] thông qua hộp thoại Add Details. Trên tab Format, trong nhóm lệnh Details, chọn các tùy chọn mà bạn muốn.

14.3.     Kiểm tra các chi phí của tài nguyên.

Các nhà quản lý dự án đôi khi tập trung vào các chi phí của tài nguyên như một phương tiện để đo lường sự tiến triển và sự không ăn khớp trong một dự án. Tuy nhiên, các thông tin về chi phí tài nguyên cũng phục vụ những người khác và các nhu cầu khác. Đối với nhiều tổ chức cơ quan, các chi phí của tài nguyên là các chi phí chủ yếu hay thậm chí là chi phí duy nhất phải gánh chịu trong khi hoàn thành các dự án, do đó việc theo dõi chặt chẽ các chi phí của tài nguyên có thể liên quan trực tiếp đến sức khỏe tài chính của một tổ chức. Không phải người quản lý của dự án, mà thay vào đó là một người thực hiện, tức là nhân viên kế toán hoặc người quản lý tài nguyên là người quan tâm nhất về chi phí của tài nguyên trong các dự án khi chúng có liên quan đến các chi phí của tổ chức.

Một lý do phổ biến khác để theo dõi các chi phí của tài nguyên là để cho việc thanh toán nội bộ bên trong một cơ quan tổ chức [ ví dụ, thanh toán các dịch vụ do bộ phận khác cung cấp cho bộ phận của bạn] hay với bên ngoài. Trong cả hai trường hợp, các thông tin về chi phí tài nguyên được lưu trữ trong các kế hoạch có thể phục vụ như là cơ sở cho việc thanh toán cho các đối đã cung cấp các dịch vụ cho bộ phận của bạn hoặc của cơ quan bạn.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, các phí tổn [chi tiêu] trong kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới có nguồn gốc, đối với phần lớn các giai đoạn, từ các chi phí của các sự phân công tài nguyên. Bạn đã thấy các chi phí của nhiệm vụ, vì vậy tiếp theo bạn sẽ tập trung vào sự không ăn khớp về chi phí của tài nguyên.

Trong ví dụ này, bạn sử dụng các bảng và các tùy chọn sắp xếp khác nhau để nhìn thấy sự không ăn khớp về chi phí của tài nguyên.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Sheet. Khung nhìn Resource Sheet xuất hiện.

Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó chọn Cost. Bảng Cost xuất hiện.

Trong bảng Cost, bạn có thể thấy các giá trị chi phí theo tiến độ hiện tại, theo đường cơ sở và các chi phí liên quan khác của từng tài nguyên. Trong hầu hết các trường hợp ở đây, các giá trị chi phí của các tài nguyên làm việc có nguồn gốc từ mức lương của từng tài nguyên nhân với thời gian làm việc trong các sự phân công của họ tới các nhiệm vụ trong kế hoạch.

Hiện nay, khung nhìn Resource Sheet đang sắp xếp các tài nguyên theo số ID của  chúng.

Tiếp theo, bạn sẽ sắp xếp chúng theo chi phí của tài nguyên.

Bước 3: Kích biểu tượng đầu mũi tên AutoFilter trong tiêu đề cột Cost, và trong danh sách thả xuống chọn Sort Largest to Smallest.

Project sắp xếp các tài nguyên theo chi phí của chúng từ cao xuống thấp. Lưu ý rằng các tài nguyên được sắp xếp theo các giá trị trong cột Cost, đó là tổng cộng của chi phí thực tế [Actual] với chi phí còn lại [Remaining] của họ.

Kiểu sắp xếp này nhanh chóng cho bạn ai là tài nguyên tốn kém ít nhất và ai là tốn kém nhất [như sự hiển thị trong cột Cost], nhưng nó không giúp cho bạn thấy được điều tương tự như thế trong sự không ăn khớp [cột Variance]. Bạn sẽ điều đó ở bước tiếp theo.

Bước 4: Kích biểu tượng đầu mũi tên AutoFilter trong tiêu đề cột Variance, và trong danh sách thả xuống chọn Sort Largest to Smallest.

Project sẽ sắp xếp tại các tài nguyên theo sự không ăn khớp về chi phí từ cao xuống thấp.

Với danh sách các tài nguyên được sắp xếp theo sự không ăn khớp về chi phí, bạn có thể nhanh chóng tập tập trung vào các tài nguyên mà có sự không ăn khớp lớn nhất, trong trường hợp này thì đó là Copyediters.

Bước 5: Trên tab View, trong nhóm lênh Data, kích Soft và sau đó chọn by ID.

Project sắp xếp lại các tìa nguyên theo số ID của chúng.

Lưu ý rằng lượng tiền trong cột không ăn khớp [Variance] mặc dù quan trọng nhưng lại không cho bạn được biết toàn bộ câu chuyện về nó. Làm gì để biết được những nhiệm vụ có tỷ lệ phần trăm không ăn khớp cao nhất. Một nhiệm vụ có chi phí theo đường cơ sở là 1.000 $ và 1.200 $ là chi phí thực tế của nó, có tỷ lệ phần trăm không ăn khớp thấp hơn so với nhiệm vụ có chi phí theo đường cơ sở là 100 $ và 200 $ là chi phí thực tế. Trong các dự án phức tạp, việc nắm bắt được những nhiệm vụ có xu hướng có tỉ lệ phần trăm không ăn khớp lớn có thể giúp bạn tránh được những vấn đề tương tự trong tương lai. Trong phần tiếp theo, bạn sẽ thấy một cách để bắt đầu phân tích sự không ăn khớp theo hướng này.

Dưới đây là một số lời khuyên và gợi ý thêm khi làm việc với các chi phí của tài nguyên:

• Bạn có thể sử dụng báo cáo Cost Overview để xem các tài nguyên vượt quá ngân sách. Để làm điều này, trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, nhấn Dashboards và sau đó chọn Cost Overview.
• Bạn cũng có thể xem các giá trị chi phí trong lưới pha thời gian trong một khung nhìn dạng Usage. Ví dụ, đang trong khung nhìn Resource Usage, trên tab Format, trong nhóm lệnh Details, kích vào Add Details. Trong hộp thoại Details Styles chọn để hiển thị các hàng [Show] Baseline Cost và Cost. Cũng có thể làm điều tương tự trong khung nhìn Task Usage.
• Nếu bạn có phần mềm MS Excel, bạn có thể sử dụng báo cáo Resource Cost Summary. Để làm điều đó, trên tab Report, trong nhóm lệnh Export, kích Visual Reports. Trong tab Resource Usage của hộp thoại Visual Reports, chọn Resource Cost Summary Report và sau đó bấm nút View.

14.4.      Báo cáo sự không ăn khớp về chi phí của dự án bằng khung nhìn Stoplight

Có rất nhiều các cách khác nhau để báo cáo tình trạng của một dự án về mặt không ăn khớp về nhiệm vụ hoặc không ăn khớp về ngân sách hoặc các sự đo lường khác. Không thiếu các tính năng có trong Project mà hỗ trợ việc báo cáo tình trạng dự án, nhưng điểm chính cần lưu ý ở đây là phương pháp mà bạn sử dụng để báo cáo tình trạng dự án ít vấn đề kỹ thuật hơn vấn đề truyền tải. Ví dụ, Đâu là định dạng và cấp độ của chi tiết mà các bên liên quan của bạn cần xem ? Các nhà tài trợ của dự án có nên thấy các khía cạnh của sự thực hiện của một dự án mà khác hơn so với những gì mà các tài nguyên của nó thấy hay không? Những câu hỏi này là trọng tâm của công việc của người quản lý dự án. May mắn thay, như đã nói trước đó, Proejct là một công cụ truyền thông phong phú mà bạn có thể sử dụng để xây dựng các loại thông tin về tình trạng dự án nhằm đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của các bên liên quan.

Tiếp theo, bạn tập trung vào việc tạo ra một cái gì đó mà thường được gọi là bản báo cáo đèn dừng lại [Stoplight]. Báo cáo tình trạng này thể hiện các chỉ số quan trọng của các nhiệm vụ, chẳng hạn như tình trạng về tiến độ hoặc ngân sách, là các đèn có màu giản đơn: đỏ, vàng và xanh lá. Những báo cáo tình trạng như vậy rất dễ hiểu cho bất cứ ai và chúng cũng nhanh chóng cung cấp một cái cảm giác chung về tình trạng sức khỏe của một dự án. Nói đúng ra, những gì bạn sẽ tạo ra ở đây không phải là một bản báo cáo trong Project, vì thế chúng ta sẽ gọi nó là khung nhìn đèn dừng lại [Spotlight] thay vì gọi là báo cáo.

Lưu ý: Ví dụ sau đây sử dụng các trường dữ liệu và các công thức tùy chỉnh. Đây là những tính năng mạnh mẽ trong Project và bạn sẽ thấy rằng chúng có thể áp dụng cho rất nhiều nhu cầu khác ngoài khung nhìn Spotlight.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuát bản Lucerne Publishing, bạn kết luận rằng cách tốt nhất để giúp đội ngũ làm việc trong kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới hiểu rõ hơn về sự không ăn khớp về chi phí là sử dụng một khung nhìn Spotlight.

Trong ví dụ này, bạn điều chỉnh một khung nhìn bằng cách sử dụng các công thức và trường

dữ liệu tùy chỉnh để tập trung hiển thị sự không ăn khớp về chi phí của các nhiệm vụ.

Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích Other Views và sau đó chọn Task Sheet.

Project sẽ hiển thị khung nhìn Task Sheet. Nó hiện đang chứa đựng bản Cost.

Để tiết kiệm thời gian, chúng tôi đã tùy chỉnh một trường dữ liệu trong tập tin Project này để nó chứa đựng một công thức dùng để đánh giá sự không ăn khớp về chi phí của từng nhiệm vụ. Tiếp theo, bạn sẽ xem công thức này để hiểu nó làm những gì và sau đó xem các chỉ thị đồ họa được gán tới trường dữ liệu.

Bước 2: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Columns, kích Custom Fields. Hộp thoại Custom Fields xuất hiện.

Bước 3: Trong hộp chọn có nhãn Type ở góc trên cùng phía bên phải của khu vực có nhãn  Field, chọn Number từ danh sách thả xuống.

Bước 4: Trong danh sách của hộp chọn có nhãn Field, chọn Overbudget [Number3].
Đây chính là trường dữ liệu tùy chỉnh mà chúng tôi đã thiết lập trước cho bạn.

Bước 5: Bên dưới khu vực có nhãn Custom attributes, bấm vào nút Formula.

Hộp thoại Formula xuất hiện.

Công thức này đánh giá sự không ăn khớp về chi phí của từng nhiệm vụ. Nếu chi phí hiện tại của nhiệm vụ bằng từ 0 đến 10 phần trăm chi phí theo đường cơ sở, công thức gán số 10 với nhiệm vụ. Nếu chi phí hiện tại nằm trong khoảng từ 10 đến 20 phần trăm chi phí theo đường cơ sở, nó sẽ gán giá trị là 20. Nếu chi phí hiện tại lớn hơn 20 phần trăm so với chi phí theo đường cơ sở, nó gán giá trị là 30. Và những giá trị 10, 20 hoặc 30 sẽ xuất hiện trong trường dữ liệu tùy chỉnh Overbudget [Number3].

Bước 6: Bấm nút Cancel để đóng hộp thoại Formula.

Bước 7: Trong hộp thoại Custom Fields, bên dưới khu vực có nhãn Values to display, bấm nút Graphical Indicators.

Hộp thoại Graphical Indicators xuất hiện. Ở đây, bạn xác định các chỉ thị đồ họa đặc biệt để hiển thị, sự hiển thị phụ thuộc vào giá trị của trường dữ liệu Overbudget của từng nhiệm vụ. Một lần nữa, để tiết kiệm thời gian, chúng tôi đã chọn các chỉ thị đồ họa trước cho bạn.

Bước 8: Kích vào ô dữ liệu đầu tin thuộc cột Image [ hiện đang chứa một gương mặt cười

màu xanh lá cây] và sau đó kích vào biểu tượng đầu mũi tên xuất hiện bên cạnh nó.

Sau đó bạn có thể thấy vô số các chỉ thị đồ họa mà bạn có thể gắn với các giá trị của các trường dữ liệu.

Bước 9: Bấm nút Cancel để đóng hộp thoại Graphical Indicators, và sau đó bấm nút Cancel một lần nữa để đóng hộp thoại Custom Fields.

Bước 10: Trong cột có nhãn Task Name, kích vào biểu tượng tam giác expand/collapse bên cạnh tên của nhiệm vụ 1, nhiệm vụ khái quát định kỳ Editorial staff meeting.

Danh sách các nhiệm vụ định kỳ thu lại để chỉ hiển thị nhiệm vụ khái quát định kỳ. Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ hiển thị cột Overbudget [Number3] trong bảng Cost.

Bước 11: Kích vào tiêu đề cột có nhãn Add New Column ở phía ngoài cùng bên phải   của bảng.

Một danh sách các trường dữ liệu có sẵn xuất hiện.

Bước 12: Trong danh sách các trường thả xuống, chọn Overbudget [Number3].

Bạn cũng sẽ nhìn thấy trường dữ liệu tùy chỉnh tương tự tên là Number3 [Overbudget] trong danh sách các trường dữ liệu này.

Lưu ý: Khi bạn lựa chọn các mục trong một danh sách như vậy, bạn có thể bắt    đầu bằng việc gõ tên của mục mà bạn muốn và, khi tên đầy đủ của nó xuất hiện, chọn nó.

Project sẽ hiển thị cột Overbudget trong bảng Cost.

Lưu ý: Để nhìn thấy giá trị số học của chỉ thị đồ họa trong một ScreenTip, chỉ việc di chuyển con trỏ chuột tới chỉ thị đồ họa mà bạn muốn.

Mỗi khi sự không ăn khớp về chi phí của nhiệm vụ thay đổi, dẫn đến các chỉ thị đồ họa thay đổi theo phạm vi đã được chỉ định trong công thức. Đây là một định dạng thuận tiện cho việc xác định các nhiệm vụ có sự không ăn khớp về chi phí cao hơn bạn muốn, như đã được chỉ thị bởi các chỉ thị màu vàng hoặc đỏ. Bạn có thể thấy rằng nhiệm vụ 31 và 32 có cả lượng tiền không ăn khớp lớn lẫn tỉ lệ phần trăm không ăn khớp cao so với đường cơ sở nên được chỉ thị bởi các khuôn mặt buồn màu đỏ.

Cho đến nay, bạn đã xác định được sự không ăn khớp về tiến độ và ngân sách trong một lần khung nhìn dạng Task và sự không ăn khớp về ngân sách trong một khung nhìn dạng Resource, mỗi chúng là một thước đo quan trọng về tình trạng của dự án. Đây là lúc thích hợp để nhắc nhở bản thân mình rằng báo cáo cuối cùng được chọn về tình trạng của dự án là không đúng với định dạng của dữ liệu trong Project nhưng đúng với các yêu cầu của các bên liên quan tới dự án của bạn. Việc xác định những yêu cầu này là gì đòi hỏi các kỹ năng phán đoán và truyền tải tốt của bạn.