4 cách xóa khoảng trắng trong Excel tự động cho mọi phiên bản cực đơn
Việc có quá nhiều khoảng trắng trong các ô chứa dữ liệu sẽ gây ra nhiều vấn đề khi bạn thực hiện các hàm hay những công thức. Vậy làm sao để có thể xóa những khoảng trắng đó, hãy theo dõi bài viết này để biết 4 cách xóa các khoảng trắng trong Excel đơn giản, nhanh chóng cho mọi phiên bản nhé!
Bài viết được thực hiện trên laptop hệ điều hành Windows với phiên bản Excel 2016, ngoài ra bạn cũng có thể thực hiện trên các phiên bản Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2019 và trên MacOS với thao tác tương tự.
I. Các nguyên nhân tạo nên nhiều khoảng trắng trong Excel
- Do vô tình nhấn nhiều lần dấu cách khi nhập dữ liệu mới.
- Do copy hoặc tải 1 file Excel từ trên mạng hoặc từ máy khác sang.
- Do sự không tương thích giữa 2 phiên bản Excel.
II. Cách xóa khoảng trắng trong Excel
1. Sử dụng hàm TRIM để loại bỏ khoảng trắng
- Ưu điểm: Loại bỏ chính xác những khoảng trắng, thao tác đơn giản.
- Nhược điểm: Nếu dữ liệu quá lớn sẽ mất thời gian nhập hàm cho từng cột, chỉ sử dụng được khi dữ liệu là kiểu text.
Đối với cách này bạn chỉ cần sử dụng hàm =Trim[Text] với Text là ô dữ liệu kiểu chữ cần bỏ khoảng trắng:
Bước 1: Mở file Excel có chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng > Tạo 1 cột phụ.
Bước 2: Nhập hàm =Trim[ô cần xóa khoảng trắng] > Nhấn Enter.
Bước 3: Nhấn giữ ô vuông nhỏ góc phải của ô được chọn > Kéo xuống để áp dụng cho những ô bên dưới.
Bước 4: Copy toàn bộ ô ở cột phụ.
Bước 5: Chọn ô đầu tiên của cột chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng.
Bước 6: Nhấn chuột phải > Chọn mục
Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Shift + F10 > Nhấn V.
2. Sử dụng Find & Replace để loại bỏ khoảng trắng dư thừa giữa các từ
- Ưu điểm: Không cần dùng hàm, dễ thực hiện, nhanh chóng.
- Nhược điểm: Không xóa được khoảng trắng ở đầu dòng.
Với cách này thì đơn giản hơn cách trên rất nhiều nhưng lại không thể xóa được khoảng trắng ở đầu dòng.
Bước 1: Mở file Excel có chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H.
Bước 2: Ở phần Find what nhập dấu khoảng trắng [nút space trên bàn phím] > Ở phần Replace with để trống > Nhấn Replace All.
Bước 3: 1 hộp thoại thông báo hiện lên đã thay thế thành công > Nhấn OK để loại bỏ khoảng trắng giữa các từ.
3. Loại bỏ toàn bộ khoảng trắng giữa các số
- Ưu điểm: Không cần dùng hàm, dễ thực hiện, nhanh chóng.
- Nhược điểm: Không xóa được khoảng trắng ở đầu dòng.
- Cách này cũng giống với cách bên trên nhưng khác 1 cái ở đây là dữ liệu số.
- Ngoài ra bạn cũng có thể kết hợp cách 2 và 3 lại với nhau để áp dụng cho các trường hợp có cả số và chữ nhé!
Bước 1: Mở file Excel có chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H.
Bước 2: Ở phần Find what nhập dấu khoảng trắng [nút space trên bàn phím] > Ở phần Replace with để trống > Nhấn Replace All.
Bước 3: 1 hộp thoại thông báo hiện lên đã thay thế thành công > Nhấn OK để loại bỏ khoảng trắng giữa các chữ số.
4. Sử dụng công thức để loại bỏ toàn bộ khoảng trắng
- Ưu điểm: Xóa tất cả khoảng trắng.
- Nhược điểm: Hàm khá phức tạp, nếu có nhiều dữ liệu sẽ xử lý lâu.
Với cách này bạn phải sử dụng công thức SUBTITUTE với cú pháp như sau:
=SUBTITUTE[text;old_text;new_text;[instance_num]]
Trong đó:
- Text: Là ô dữ liệu bạn muốn xóa khoảng trắng.
- Old_text: Ký tự cũ trong ô dữ liệu cần được thay thế.
- New_text: Dữ liệu mới sẽ thay thế cho dữ liệu cũ.
- [instance_num]: Số lần xuất hiện của old_text mà bạn muốn thay bằng new_text.
Bước 1: Mở file Excel có chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng > Tạo 1 cột phụ.
Bước 2: Nhập hàm =SUBTITUTE[ô cần xóa;" ";""] > Nhấn Enter.
Bước 3: Nhấn giữ ô vuông nhỏ góc phải của ô được chọn > Kéo xuống để áp dụng cho những ô bên dưới.
Bước 4: Copy toàn bộ ô ở cột phụ.
Bước 5: Chọn ô đầu tiên của cột chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng.
Bước 6: Nhấn chuột phải > Chọn mục Value ở phần Paste Options.
Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Shift + F10 > Nhấn V.