Một trong những công cụ cơ bản để quản lý thời gian là danh sách những việc bạn cần hoàn thành. Nó hợp nhất tất cả các nhiệm vụ của bạn ở một nơi. Từ đó bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên và giải quyết những việc quan trọng trước. Trong bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ bật mí đến bạn đọc 5 lợi ích khi tạo danh sách việc cần làm giúp ích như nào trong cuộc sống hàng ngày.
1. Bạn không làm thiếu hay quên
Lợi ích khi tạo danh sách việc cần làm đó chính là bạn không bị bỏ sót đầu việc nào. Bộ não của bạn không phải là công cụ ghi nhớ hiệu quả nhất và sẽ chỉ tin tưởng vào những hệ thống mà nó biết là hoạt động. Khả năng nhớ lại trí nhớ tốt cũng đơn giản như việc tìm ra những thứ sẽ kích hoạt bộ não của bạn tại thời điểm nó cần ghi nhớ. Có một danh sách bằng những gạch đầu dòng hay sticker thú vị sẽ giúp chúng ta nhớ khi nào mọi thứ đã được hoàn thành để chúng ta không bỏ lỡ bất cứ điều gì.
>>> Xem ngay:Mách bạn cách tạo thói quen tốt trong thời gian ngắn nhất
Việc tạo danh sách sẽ giúp bạn không bị quên những việc cần làm
2. Làm những việc ưu tiên trước
Lập danh sách việc cần làm là bước quan trọng đầu tiên nhưng việc ưu tiên danh sách đó đảm bảo rằng bạn tập trung vào những mục quan trọng nhất thay vì chịu sự cám dỗ của việc làm những mục ít quan trọng hơn vì chúng có thể nổi bật hơn hoặc vì chúng dễ làm hơn . Khi bạn đã có danh sách những việc cần hoàn thành, hãy đặt mức độ ưu tiên và quyết định công việc nào nên làm trước. Khi đó bạn sẽ thấy bản thân mình đang làm việc rất năng suất và vô cùng khoa học.
Không những thế, khi làm những việc quan trọng trước sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và đúng hạn deadline.
3. Điều phối công việc một cách chuyên nghiệp
Một danh sách những việc cần làm giúp chúng ta tránh lặp đi lặp lại việc đã làm trước đó. Đây là lợi ích khi tạo danh sách việc cần làm mà notepad mang lại cho người sử dụng. Ví dụ, nếu chúng ta phải giao một tài liệu tại một văn phòng và thu thập một tài liệu từ một văn phòng khác trên cùng một khối, thì cả hai nhiệm vụ này có thể được thực hiện cùng nhau.
Một lượng thời gian bị mất khi bắt đầu, dừng lại và thay đổi các cấp độ hoặc loại hoạt động khác nhau. Tiết kiệm thời gian bằng cách thực hiện các nhiệm vụ giống nhau cùng nhau.
Ví dụ: Bạn có thể thực hiện tất cả các cuộc gọi đi của bạn cùng một lúc; sắp xếp các công việc lặt vặt của bạn thành một công việc duy nhất trong một buổi; trả lời hết tất cả các email. Bạn sẽ thấy đây là cách sử dụng thời gian hiệu quả hơn.
>>> Xem ngay:Top 10 phần mềm quản lý thời gian được nhiều người sử dụng nhất
Công việc được điều phối một cách chuyên nghiệp
4. Giúp theo dõi tiến trình làm việc hiệu quả hơn
Sử dụng danh sách việc cần làm cho phép bạn đánh dấu những công việc bạn đã hoàn thành. Vào cuối ngày, khi bạn nhìn vào danh sách, nó sẽ cho bạn cảm giác hoàn thành và hài lòng. Nó cũng có thể có tác dụng đánh thức bạn nếu chưa có gì được đánh dấu là hoàn thành.
Cụ thể, những việc nào quan trọng nhất bạn có thể đánh số thứ tự 1, 2 để thực hiện hoặc ghi chú những dấu sao để phân biệt việc ưu tiên.
5. Dễ dàng theo dõi công việc tiếp theo
Nếu bất cứ điều gì vẫn chưa hoàn thành vào cuối ngày, nó có thể được chuyển sang danh sách của ngày mai. Đây là một cách dễ dàng để chuẩn bị danh sách việc cần làm cho ngày hôm sau; bằng cách xem xét danh sách việc cần làm của ngày hôm nay và thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào chưa hoàn thành.
Khi chúng ta nói về việc chuẩn bị một danh sách việc cần làm, có một số điểm hữu ích cần nhớ:
- Danh sách việc cần làm phải thực tế
- Đừng đưa vào danh sách của bạn nhiều hơn những gì có thể hoàn thành trong một ngày. Các dự án sẽ mất vài tuần hoặc vài tháng để hoàn thành nên được tổ chức và theo dõi theo một cách khác.
- Chuẩn bị nhiều hơn danh sách việc cần làm hàng ngày
Các công việc thường xuyên có thể xảy ra theo chu kỳ hàng tháng. Lợi ích khi tạo danh sách việc cần làm giúp bạn chuẩn bị được nhiều việc hơn và chính xác hơn.
Danh sách việc cần làm có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy theo nhu cầu của bạn. Viết ra các nhiệm vụ bạn phải hoàn thành, chia các nhiệm vụ lớn thành các bước thành phần, phân công mức độ ưu tiên cho từng mục và bắt tay vào công việc.
6. Kết hợp các nhiệm vụ với nhau
- Nếu bạnbiết cách kêt hợp các nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm thì mang lại hiệu quả rất cao. Bằng cách hợp nhất các nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm, bạn có thể tiết kiệm được nhiều thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng khác.
7. Làm giảm căng thẳng
- Khi bạn biết cách sắp xếp công việc một cách hợp lý bạn sẽ biết việc gì nên làm trước và việc gì làm sau và bạn biết phần nào quan trọng cần tập trung nhất.
- Khi đã thiết lập đượcmột danh sách việc cần làm trước mặt, bạn có thể giảm bớt sự lo lắng và căng thẳng khi cố gắng tung hứng tất cả những điều bạn cần nhớ cùng một lúc.
8. Hoàn thành được nhiều công việc
- Một nghiên cứu cho rằng nếu làm hoàn thành một hạng mục công việc trong danh sách bạn đưa ra cơ thể của bạnsẽ tiết ra nhiều endorphin một chất trong não có tác dụng tạo ra cảm xúc tích cực, giúp cải thiện tâm trạng đáng kể.
- Khicó cảm giác hưng phấn, bạn có nhiều khả năng sẽ tiếp tục làm các nhiệm vụ khác tiếp theo một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đó là lý do tại sao to do list giúp bạn hoàn thành nhiều công việc hơn.
9. Mang lại cảm giác hài lòng
- Trong một ngày dài làm việc theo list dolist bạn nhìn lại sẽ cảm thấy thỏa mãn với những gì mình đã làm được trong ngày hôm nay. Đối với một số người thì đây có thể là một tác động lớn khiến họ tự tin hơn về khả năng hoàn thành công việc quan trọng hàng ngày.
10. Ủy thác công việc
- Trong trường hợp nếu danh sách các việc cần làm của bạn nhiều và quan trọngnhưng bạn bạn đang cần gấp, bạn cũng có thể tìm tới những người khác để họ giúp bạn hoàn thành công việc cho đúng tiến độ
Nhìn chung, việc làm những Sticky Notes thực sự rất hay và hiệu quả. Nhưng đôi khi, nó thường vô hình, chính vì thế các bạn cần có một kế hoạch triển khai công việc một cách chuyên nghiệp và cụ thể. Khóa học BÍ QUYẾT LẬP KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ của giảng viên Đỗ Hồng Thượng sẽ giúp bạn có những kỹ năng lập kế hoạch và tiết kiệm thời gian, tối ưu hiệu quả hơn bao giờ hết.
Khóa học "Bí quyết lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả"
Không chỉ vậy, khóa học còn giúp bạn liệt kê ra được những công việc không bị bỏ sót, mà còn giúp bạn sắp xếp và tối ưu thời gian một cách hiệu quả, vừa có thời gian hoàn thành công việc vừa có thời gian dành cho bạn và gia đình. Còn chần chừ gì mà bạn không bỏ túi khóa học ngay hôm nay.
XEM TOÀN BỘ KHÓA HỌC TẠI ĐÂY
Xem ngay: Bí quyết lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả
UNICA đã chia sẻ rất chi tiết 10lợi ích khi tạo danh sách việc cần làm để tiết kiệm thời gian, khoa học, nâng cao hiệu suất làm việc tới 200%. Bạn hãy thử note lại những câu việc cần làm mỗi ngày lại để trải nghiệm hiệu quả nó mang lại nhé. Chúc bạn thành công!
Ngoài ra, Unica.vn còn có rất nhiều khóa học khác về các lĩnh vực như khóa học giao tiếp, khóa học marketing... với sự hướng dẫn từ các chuyên gia hàng đầu các lĩnh vực đang được nhiều người săn đón nhất.
Tags: Phát triển cá nhân