Work from home xu hướng mới trước đại dịch CoVid-19?
Có thể nói đại dịch Covid 19 tại Việt Nam đang có những chuyển biến phức tạp và ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều doanh nghiệp. Trước tình hình đó, Chính Phủ chủ trương giản cách xã hội thông qua nghị định 10, 15 và 16 đã được ban hành. Đây chính là một khó khăn lớn đối với nhiều doanh nghiệp, bởi vì nhiều chủ doanh nghiệp phải đối mặt với việc làm thế nào để có thể kiểm soát hiệu quả của nhân viên khi đang làm việc tại nhà.
Work From Home một khái niệm hot trong đại dịch
Work From Home [WFH] được biết đến với nghĩa Tiếng Việt là làm việc từ xa hay làm việc ở nhà. Nói cách khác WFH chính là một hình thức làm việc ở những nơi ngoài công ty. Trên thế giới, khái niệm WFH được đưa ra từ rất lâu, nhưng thuật ngữ này thật sự được chú ý khi đại dịch CoVid-19 bắt đầu bùng nỗ. Đứng trước tác động của đại dịch, nhiều doanh nghiệp buộc phải cho nhân viên làm việc tại nhà hoặc nghĩ việc, chính vì vậy WFH được xem là xu hướng mới được nhiều doanh nghiệp chú ý đến.
Trước đây, Work From Home không được nhiều doanh nghiệp chú ý đến bởi vì các chủ doanh nghiệp thường không kiểm soát được quá trình làm việc của nhân viên và nguyên nhân chính khiến WFH không mang lại hiệu quả tối ưu là do các hạn chế về công nghệ.
Ở một số doanh nghiệp đầu tư về công nghệ đang nhận được hiệu quả cao từ WFH theo một khảo sát mới đây ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng WFH cho biết nhân viên làm việc tại nhà có thời gian làm việc gấp 1.4 lần so với nhân viên làm việc tại văn phòng. Nếu tính theo thời gian cả năm, WFH giúp tăng thêm 17 ngày.Ngoài ra,15% nhân viên work from home cho rằng cấp trên làm họ bị mất tập trung trong quá trình làm việc. Đối với nhân viên tại văn phòng số liệu này là 22%. Các nhân viên làm việc từ xa cho biết họ thường gặp các vấn đề trong việc xử lý các công việc cũng như cân bằng giữa công việc là đời sống. Tuy nhiên về cơ bản họ hài lòng và cảm thấy WFH mang đến nhiều lợi ích dành cho mình.
Những lợi ích của hình thức làm việc WFH?
Có thể nói WFH được xem là một hình thức làm việc mang đến nhiều lợi ích nếu doanh nghiệp vận hành đúng, cụ thể như sau
Tiết kiệm chi phí
Đối với các doanh nghiệp lợi ích đầu tiên và dễ dàng nhận ra nhất của WFH chính là tiết kiệm chi phí. Thông qua hình thức làm việc tại nhà, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được không gian, trang thiết bị và các chi phí liên quan mà đơn vị cần phải chi trả khi nhân viên đến văn phòng làm việc. Trong báo cáo của Samsung năm 2020, doanh nghiệp này đã tiết kiệm 9,5 triệu đô nhờ áp dụng hình thức Work frome home hiệu quả. Nhân viên làm việc tại nhà đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không mất tiền điện, nước, phụ cấp xăng xe,
Đối với các nhân viên làm việc tại nhà họ có thể tiết kiệm tối đa các chi phí so với đến văn phòng. Cụ thể làm việc tại nhà đồng nghĩa với việc tiết kiệm chi phí di chuyển, đi lại đến văn phòng, không cần phải chi trả cho các khoản như chi phí đi lại hoặc chi phí phát sinh .
Cải thiện năng suất làm việc và giảm căng thẳng trong công việc
Theo một nghiên cứu năng suất làm việc được tính theo thang điểm 10 của các nhân viên làm việc từ xa đạt 7.9 điểm so với 6.7 điểm của các nhân viên tại văn phòng. Nghiên cứu này cũng chỉ ra lý do chính khiến WFH giúp tối ưu thời gian làm việc và tăng năng suất nhân viên.
Work From Home giúp cải thiện năng suất làm việc và giảm căng thẳng trong công việc. Ở đây, nhân viên làm việc tại nhà có ít áp lực hơn nhân viên làm việc tại văn phòng. Đầu tiên họ không cần di chuyển quãng đường dài đến văn phòng, từ đó có tinh thần thoải mái hơn, giúp hoàn thành các công việc nhanh và chính xác hơn. Ngoài ra, họ còn được giảm đi những áp lực khác như trễ giờ hay bị phạt khi vi phạm những nguyên tắc khác. WFH còn giúp nhân viên có thể ăn mặc thoải mái, khoảng thời gian hao tổn do lựa chọn trang phục được loại bỏ. Điều này giúp nhân viên có nhiều thời gian và tập trung hơn cho công việc. Nhân viên làm việc từ xa không bị làm phiền bởi tiếng xung quanh, đồng nghiệp, cấp trên hay tiếng chuông điện thoại. Điều này khiến họ có tinh thần tốt nhất, tập trung trí não vào việc xử lý công việc.
Bảo vệ an toàn cho nhân viên và tuân thủ pháp luật
Bảo vệ an toàn cho nhân viên và tuân thủ pháp luật Việt Nam là một trong những lợi ích vượt trội khác nữa của WFH. Có thể thấy rằng dịch bệnh đang lan rộng chính vì vậy cho nhân viên làm việc tại nhà, doanh nghiệp có thể giảm thiểu đến mức thấp nhất các nguy hiểm đe dọa đến nhân viên. Đồng thời cũng làm tốt theo chỉ thị 15 và 16 của Thủ Tướng Chính Phủ.
Vậy làm thế nào để WFH hiệu quả?
Thiết lập không gian làm việc: người lao động hãy tạo cho mình không gian làm việc giống như đang ngồi ở văn phòng, chuẩn bị bàn làm việc. Hãy tránh xa giường, sofa, Tránh xa những đồ đạc ảnh hưởng đến công việc. Không gian làm việc tại nhà có thể bố trí thêm cây xanh và gần nơi có nhiều ánh sáng để giúp cho công việc hiệu quả hơn.
Thiết lập giờ làm việc: Đặt giờ bắt đầu làm việc và tuân theo quy tắc đó. Ứng dụng quy tắc Pomodoro để tăng sự tập trung. Quy tắc này cho phép người lao động đặt lịch thời gian làm việc trong khoảng thời gian nhất định kèm thời gian nghỉ.
Đưa ra sự cam kết với những quy tắc của bản thân: Để Work From Home hiệu quả, điều quan trọng bạn cần có sự cam kết với những quy tắc, thời gian làm việc đã thiết lập, không phá bỏ những thiết lập nếu không thực sự cần thiết.
Ứng dụng các phần mềm quản trị công việc/dự án: Để không chậm tiến độ công việc, hiệu quả khi làm việc tại nhà, phần mềm quản trị công việc và dự án được xem như bảo bối của nhân sự văn phòng.
Có thể thấy ứng dụng văn phòng số đóng góp vai trò rất quan trọng để WFH thật sự hiệu quả, một ứng dụng văn phòng số tốt cho phép người lao động lên lịch làm việc cho chính bản thân mình, thực hiện công việc theo chuỗi dự án, hoàn toàn linh động và tính kết nối cao có thể cho phép người chủ doanh nghiệp có thể xem các báo cáo công việc trên đó.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm Văn Phòng Số [e-office], tuy nhiên WorkIT.vn đang được nhiều doanh nghiệp tin dùng và lựa chọn bởi mô hình cũng như quy trình hoạt động hoàn toàn trùng khớp với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam , bên cạnh đó, doanh nghiệp chỉ cần đăng đăng ký và sau đó là có thể sử dụng liền quá trình này hoàn tất trong vòng một ngày [bao gồm đăng ký, thanh toán và hướng dẫn sử dụng]. Một điều đáng chú ý, đó chính là chi phí cho ứng dụng Văn Phòng Số của WorkIT khá khiêm tốn so với nhiều ứng dụng khác trên thị trường. Để giúp cho người dùng có thể tìm hiểu nhiều hơn về ứng dụng này, WorkIT ra mắt tính năng dùng thử để cho các chủ doanh nghiệp có thể trải nghiệm giao diện cũng như chức năng của hệ thống.