Khi sử dụng Excel bạn thường bắt gặp lỗi #N/A mà chưa biết cách khắc phục như thế nào cho hiệu quả. Mời bạn tham khảo bài viết sau để tổng hợp nguyên nhân, cách sửa lỗi #N/A trong Excel đơn giản nhất nhé!
1Lỗi #N/A là gì?
N/A được viết tắt bởi cụm từ trong tiếng anh làNot Available có nghĩa là không tồn tại hay không có sẵn.
Lỗi này thường xảy ra khi sử dụng các hàm dò tìm, tham chiếu. Đối tượng cần dò tìm, tham chiếu không có sẵn trong vùng cần tra cứu nên báo lỗi #N/A
Nguyên nhân lỗi #N/A
Một số hàm thường bị lỗi #N/A như VLOOKUP, HLOOKUP, MATCH,IF,...Nguyên nhân lỗi:
- Khi sử dụng các công thức trong Excel không thể tìm thấy giá trị được tham chiếu. Những nội dung, giá trị không có sẵn trong vùng dữ liệu nên bạn không thể tính toán hay sử dụng được.
- Có khoảng trống thừa ở ô tham chiếu.
- Sử dụng phương pháp chọn tìm kiếm tương đương thay vì tìm chính xác trong hàm VLOOKUP.
- Công thức mảng tham chiếu một dải ô không có cùng số hàng hoặc cột như dải ô chứa công thức mảng.
2Cách fix lỗi #N/A
Khi xảy ra lỗi #N/A, cách khắc phục thông thường là biện luận trước các trường hợp không tìm thấy giá trị. Một cách để fix nhanh lỗi #N/A là dùng hàm IF để trả về giá trị rỗng hay thông báo không tồn tại chứ không thực hiện.
- Nếu lookup_value không tồn tại [là 1 ô trống] thì trả về rỗng ngay.
- Kiểm tra xem nếu lookup_value không tồn tại thì sẽ thông báo ngay rằng giá trị cần tìm không tồn tại thay vì sử dụng ngay công thức.
Công thức sẽ là:
=IF[COUNTIF[B2:B7,E7]=0,"Không tồn tại",VLOOKUP[E7,A2:C7,2]]
Trong đó
Hàm COUNTIF sẽ dò trong vùng B2 đến B7 để tìm giá trị "Phạm Văn Đức", nếu giá trị không nằm trong cột sẽ trả về "Không tồn tại" và nếu tồn tại sẽ thực hiện lên VLOOKUP phía sau.
3Cách ẩn lỗi #N/A
Bạn có thể ẩn lỗi #N/A bằng cách sử dụng hàmIFERROR
Công thức: =IFERROR[value,value_if_error]
Trong đó:
- value: Giá trị cần xét
- value_if_error: kết quả trả về khi value có lỗi.
Với cách này ta sẽ trực tiếp bắt lỗi trong hàm VLOOKUP và trả về giá trị mong muốn.
Bạn cũng có thể sử dụng cách ở mục 2 để ẩn đi lỗi #N/A nhé
Mời bạn tham khảo một số mẫu laptop đang kinh doanh tại Điện máy XANH
Trên đây là bài viết chia sẻ cho bạn cách sửa lỗi #N/A trong Excel. Mong rằng những thông tin này sẽ mang lại hữu ích cho bạn trong việc sử dụng và nếu có thắc mắc hãy để lại bình luận bên dưới nhé!
Áp dụng cho MS Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019….. và các bản mới hơn
Trong những bài viết kỳ trước thì mình đã có cơ hội chia sẽ với các bạn về lệnh gộp file Excel và cách tính hàm ngày, tháng, năm trong một khoảng thời gian rồi.
Và trong bài viết ngày hôm nay mình xin được chia sẻ với các bạn về cách xếp hạng của một bảng dãy số thống kê trong Excel bằng hàm RANK.
Trước khi đi vào bài hướng dẫn chi tiết thì mình sẽ giới thiệu đôi nét về hàm RANK cho các bạn dễ hình dung hơn.
Hàm RANK là một tập hợp mã lệnh cũng tương tự như các hàm SUM, hay BETA khác. Công thức của hàm RANK là
=RANK[number,ref, [order]]
Trong đó:
- Number: Đây là giá trị cần xếp hạng trong khối.
- Fef: Danh sách, khối dữ liệu cần sắp xếp.
- Order: Thứ tự cần sắp xếp, kiểu sắp xếp [tăng dần hoặc giảm dần].
order = 0 [hoặc không có tham số này]: Đây là cách tính từ cao xuống thấp.
order = 1 : Đây là cách tính từ thấp lên cao.
Ví dụ =RANK[number:ref,0] hoặc =RANK[number:ref,1]
I. Hướng dẫn xếp hạng bằng hàm RANK trong Excel
+ Bước 1: Bạn mở file Excel mà bạn đang cần xếp hạng ra.
Ở đây mình Demo thử một nhóm học Excel và các điểm đã được chấm. Bây giờ chúng ta sẽ dùng hàm RANK để xếp hạng cho mọi người xem ai có thứ hạng cao nhất trong lớp nhé.
+ Bước 2: Tại đây bạn nhập công thức hàm =RANK[ rồi click chuột chọn điểm của người đầu tiên để tạo công thức number ].
+ Bước 3: Sau đó bạn giữ chuột và kéo chọn toàn bộ dãy số điểm cần xếp hạng => nhấn F4 để hoàn tất việc tạo ref.
#1. Hàm sắp xếp thứ hạng giảm dần trong Excel
Tiếp theo bạn nhập ,0 để chọn kiểu xếp hạng từ cao xuống thấp] để chọn order => sau đó nhấn Enter để hoàn thành phép tính.
+ Bước 4: Sau khi tính hàm RANK xong bạn sẽ có kết quả xếp hạng của sinh viên Trần Thị Hải với 9.5 điểm và xếp hạng 2 trong lớp.
Bây giờ chúng ta sẽ thực hiện copy công thức này để áp dụng xếp hạng cho các bạn khác bằng cách.
Click chuột chọn ô mà bạn vừa xếp hạng xong [ở cột xếp hạng]. Dê chuột vào góc phải của ô tính đến khi có dấu + mảnh xuất hiện thì bạn kéo công thức hàm RANK xuống các ô còn lại.
Cái này dễ rồi, chắc ai học Excel cũng đều biết rồi đúng không 😀
OK, đến đây bạn đã có thể tính được bảng xếp hạng điểm của người đứng đầu là số 1 và lần lượt theo các mức điểm thấp hơn sẽ đứng thứ 2, 3….
#2. Hàm sắp xếp thứ tự tăng dần trong Excel
Với trường hợp bạn cần tính đảo ngược, tức là số điểm hoặc thành quả của người nào thấp sẽ đứng số 1, và cao nhất sẽ đứng cuối bạn chỉ cần thay đổi số 0 của hàm RANK thành số 1 như hình bên dưới là được.
Sau đó nhấn Enter và Fill công thức ra tất cả mọi người cần tính xếp hạng.
Rất đơn giản phải không nào. Với những bạn đang học kế toán hay những chuyên ngành, dịch vụ có liên qua đến Excel thì việc nắm bắt và sử dụng thành thạo hàm RANK sẽ giúp chúng ta tiết kiệm khá nhiều thời gian khi phải thống kê tính toán, xếp hạng, thứ tự những dãy số dài.
Chính vì thế mà mình khuyên bạn nên biết hàm này để áp dụng cho công việc được tốt hơn nhé.
II. Lời kết
Vâng, như vậy là mình vừa chia sẻ với các bạn cách xếp hạng bằng hàm RANK trong Execl cực kỳ chi tiết và dễ hiểu rồi nhé.
Đến đây thì bài viết hướng dẫn của mình cũng xin được kết thúc. Hi vọng với thủ thuật nhỏ trong Excel này sẽ hữu ích với các bạn. Chúc các bạn thành công !
Đọc thêm:
CTV: Lương Trung – Blogchiasekienthuc.com
Note: Bài viết này hữu ích với bạn chứ? Đừng quên đánh giá bài viết, like và chia sẻ cho bạn bè và người thân của bạn nhé !
Thay vì phải tốn nhiều thời gian cho việc phân loại xếp hạng, hàm RANK trong Excel là một giải pháp hiệu quả giúp bạn giải quyết vấn đề này một cạnh nhanh nhất, đơn giản nhất và chính xác nhất. Mời bạn cùng TinoHost tìm hiểu về chức năng của hàm RANK trong Excel.
Hàm RANK dùng để làm gì?
Hàm RANK là gì?
Hàm RANK trong Excel là hàm trả về thứ hạng của một giá trị khi so sánh với danh sách các giá trị số khác.
Hàm RANK trong Excel có thể xác định thứ hạng bắt đầu với giá trị lớn nhất [giống như được sắp xếp theo thứ tự giảm dần] hoặc bắt đầu với giá trị nhỏ nhất [giống như theo thứ tự tăng dần].
RANK [number, ref, [order]]
Chú thích
Number [bắt buộc] – giá trị cần xếp hạng
Ref [bắt buộc] – danh sách các giá trị số để xếp hạng. Chúng có thể được cung cấp dưới dạng một khối hoặc một tham chiếu đến danh sách các số.
Order [tùy chọn] – Một số chỉ định cách xếp hạng các giá trị. Có 2 trường hợp:
- Nếu 0 hoặc không có tham số này, Excel xếp hạng giá trị số này giống như khi tham chiếu là một danh sách theo thứ tự giảm dần.
- Nếu 1 hoặc bất kỳ giá trị nào khác 0, Excel xếp hạng giá trị số này giống như khi tham chiếu là một danh sách theo thứ tự tăng dần.
Các loại hàm RANK thay thế
Hàm RANK đã được thay thế bằng các hàm tương tự có độ chính xác cao. Dù hàm RANK vẫn được sử dụng, bạn nên làm quen với việc sử dụng các hàm RANK.EQ và RANK.AVG. Trong tương lai, hàm RANK sẽ không áp dụng cho các phiên bản Excel.
Hàm RANK.EQ trong Excel
RANK.EQ [EQ là viết tắt của Equal] là một phiên bản cải tiến của hàm RANK, sử dụng cú pháp tương tự như RANK và hoạt động với cùng một logic. Nếu một giá trị số được xếp hạng như nhau, thứ hạng cao nhất sẽ được gán cho tất cả các giá trị đó.
Từ Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016, bạn có thể sử dụng RANK.EQ.
RANK.EQ [number, ref, [order]]
Hàm RANK.AVG trong Excel
RANK.AVG [AVG là viết tắt của Average] trả về thứ hạng của một số trong danh sách các giá trị số, nếu giá trị có cùng một thứ hạng thì hàm trả về thứ hạng trung bình.
RANK.AVG chỉ khả dụng trong Excel 2010. Excel 2013, Excel 2016 và các phiên bản tương lai.
Cấu trúc hàm RANK.AVGRANK.AVG [number, ref, [order]]
Sử dụng hàm RANK cần lưu ý điều gì?
- Tất cả các hàm RANK trả về cùng một thứ hạng cho các giá trị trùng lặp và bỏ qua xếp hạng tiếp theo.
- Mọi công thức RANK trong Excel chỉ hoạt động với các giá trị số như số dương, số âm, số 0, giá trị ngày và giờ. Các giá trị không phải số trong ref sẽ bị bỏ qua.
- Nếu số không được tìm thấy trong ref, các hàm RANK sẽ trả về lỗi.
- Từ các phiên bản Excel 2010 trở đi, hàm RANK được nâng cấp thành RANK.EQ và RANK.AVG. RANK vẫn hoạt động trong tất cả các phiên bản của Excel, nhưng RANK có thể không được sử dụng phổ biến trong tương lai.
Hướng dẫn sử dụng hàm RANK
Để bạn hiểu rõ hơn về hàm RANK, TinoHost sẽ cùng bạn thực hành sử dụng nhé!
Sử dụng hàm RANK xếp hạng từ cao nhất đến thấp nhất
Bạn có thể tham khảo các bước dưới đây và thao tác thực hành [nếu có thể] để hiểu hơn về hàm RANK
Khi sử dụng hàm RANK
Bước 1: Bạn nhấp vào ô C2, sau đó nhập công thức =RANK
Bước 2: Trong ngoặc chứa công thức, trong đó:
- Number – bạn nhập giá trị cần tham chiếu trong khối. Trong ví dụ, giá trị cần tham chiếu là ô B2 trong cột Điểm
- Ref – khối tham chiếu mà bạn muốn xếp hạng, kéo toàn bộ cột giá trị tham chiếu, sau đó bấm trên bàn phím F4 [tham chiếu ô tuyệt đối] để không thay đổi khi sao chép công thức. Trong ví dụ, cột giá trị Điểm cần tham chiếu là B2 đến B7.
- Order – theo thứ tự cao nhất đến thấp nhất giá trị là 0.
Bước 3: Nhấn Enter để cho ra kết quả và sao chép công thức xuống các cột.
Áp dụng cách làm tương tự như hàm RANK
=RANK.EQ[B2,$B$2:$B$7,0]
=RANK.AVG[B2,$B$2:$B$7,0]
Phân tích
Sự khác biệt là ở cách các công thức này xử lý các giá trị trùng lặp. Như bạn thấy, cùng một giá trị điểm số nhưng xuất hiện hai lần, trong ô B5 và B6, ảnh hưởng đến xếp hạng tiếp theo.
- Công thức RANK và RANK.EQ cho điểm số trùng lặp. Trong đó, hai điểm số bằng nhau [Đăng Khoa và Hoàng Phi] xếp thứ 2, điểm cao tiếp theo [Thiết Dương] xếp thứ 4, ở hạng xếp thứ 3 không dành cho bất kỳ ai.
- Công thức RANK.AVG chỉ định một thứ hạng khác nhau cho mỗi bản sao ẩn đằng sau và trả về giá trị trung bình của những thứ hạng đó, hạng 3 vẫn không dành cho bất kỳ ai.
Sử dụng hàm RANK xếp hạng từ thấp nhất đến cao nhất
Ở ví dụ trên, để xếp hạng từ các số cao nhất đến thấp nhất, bạn sử dụng hàm RANK của Excel với đối số thứ tự được đặt thành 0 hoặc bỏ qua.
Để xếp hạng số so với các số khác được xếp hạng theo giá trị tăng dần. Hãy đặt 1 hoặc giá trị nào khác 0 trong Order.
Ví dụ: Xếp hạng thời gian bơi của các học sinh. Thực hiện các bước như sau:
- Bước 1: Sử dụng hàm RANK với công thức =RANK
- Bước 2: Thao tác tương tự, lựa chọn giá trị cần xếp hạng ở cột tham chiếu.
- Bước 3: Chọn cột tham chiếu. Sau đó nhấn F4 để tham chiếu ô tuyệt đối.
- Bước 4: Thay đổi giá trị Order là 1. Vì đây là xếp hạng từ thấp nhất đến cao nhất.
- Bước 5: Nhấn Enter và sao chép công thức xuống các cột.
Kết quả là giá trị thấp nhất [Thời gian nhanh nhất] được xếp hạng 1 và giá trị lớn nhất [Thời gian chấm nhất] được xếp hạng 6.
Mục đích của các thuật toán Excel ra đời là giúp người dùng có thể thực hiện dễ dàng các phương thức tính toán. Các hàm được xây dựng dựa trên những nhu cầu giải quyết vấn đề của người dùng. Hầu hết, không chỉ hàm RANK, toàn bộ các hàm đều có mối liên kết vận dụng để bổ sung chức năng xử lý cho một vấn đề trong quá trình thống kê và tính toán.
Không chỉ riêng hàm RANK, để vận dụng hiệu quả các tính năng của Excel, bạn cần tìm hiểu, nghiên cứu và học hỏi đối với tất cả các hàm còn lại. TinoHost chúc bạn sớm thành thạo Excel, đem lại những cơ hội, những bước tiến mới trong công việc.
Những câu hỏi thường gặp về hàm RANK
Hàm RANK có thể kết được với các hàm khác trong Excel. Hầu hết các hàm đều được sử dụng tương thích, có tính liên kết với nhau, tùy vào điều kiện sử dụng của bạn.
Bạn có thể sử dụng bất cứ hàm nào cũng được. So về chức năng thì RANK.EQ và RANK.AVG đáp ứng nhu cầu nhiều hơn. Theo dự đoán, trong tương lai Excel sẽ loại bỏ hàm RANK và chỉ sử dụng 2 hàm còn lại.
Hàm RANK thường được người dùng sử dụng để xếp hạng điểm số, phân tích số liệu xếp hạng trong một cuộc thi, thống kê xếp hạng về hiệu suất công việc, xếp hạng về lượng sản phẩm bán chạy,…
Hàm RANK được chuẩn hóa theo thuật toán nên không có việc sai lệch. Nên nghi nghờ có những sai số, bạn nên kiểm tra xem về số liệu, thao tác được thực hiện đúng chưa, chính xác chưa đề kịp thời điều chỉnh.
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO
- Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Văn phòng đại diện: 42 Trần Phú, Phường 4, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh - Điện thoại: 0364 333 333
Tổng đài miễn phí: 1800 6734 - Email:
- Website: www.tino.org