Câu hỏi: Ví dụ về 4 chức năng của quản trị ?
Trả lời:
Ví dụ như một nhà quản trị muốn tăng doanh số bán thì không chỉ cần có chính sách thúc đẩy, khích lệ thích hợp đối với nhân viên bán hàng mà còn phải tăng chi tiêu cho các chương trình quảng cáo, khuyến mãi. Một định nghĩa khác nêu lên rằng Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với mục tiêu đã định trước.
Cùng Top lời giải tìm hiểu thêm về chức năng của quản trị nhé!
1. Quản trị là gì?
Quản trị là phối hợp hiệu quả các hoạt động của người cùng chung trong tổ chức. Đây là quá trình nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra bằng việc phối hợp nguồn lực của tổ chức. Quản trị còn là quá trình các nhà quản trị hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
2. Bản chất của quản trị
Quản trị giúp tìm ra phương thức phù hợp để công việc hiệu quả cao nhất, chi phí ít nhất. Tuy có nhiều khái niệm khác nhau về quản trị là gì nhưng bản chất của quản trị chỉ có một.
Quản trị cần ba yếu tố điều kiện cơ bản sau. Phải có chủ thể quản trị. Đó là các nhân tố tạo ra các tác động quản trị, đối tượng quản trị tiếp. Đối tượng bị quản trị phải chịu tiếp nhận sự tác động đó. Tác động có thể diễn ra một hoặc nhiều lần liên tục. Phải có mục tiêu đặt ra cho chủ thể quản trị và đối tượng. Đây là căn cứ để chủ thể tạo ra các nhân tố tác động. Chủ thể quản trị gồm một hoặc nhiều người. Đối tượng là một tổ chức, một tập thể hoặc thiết bị, máy móc. Phải có một nguồn lực. Nguồn lực giúp chủ thể quản trị khai thác trong quá trình quản trị.
3. Chức năng của quản trị
a, Hoạch định
- Là một quá trình ấn định những mục tiêu, xây dựng và chọn lựa những biện pháp tốt nhất để thực hiện có hiệu quả những mục tiêu đó. Tất cả các nhà quản trị từ cấp cao đến cấp thấp đều làm công việc hoạch định. Hoạch định không những vạch ra con đường để đi tới mục tiêu mà còn chỉ ra những giải pháp để giảm thiểu các rủi ro xảy ra trong quá trình hoạt động của một tổ chức.
Tác dụng của hoạch định:
- Tạo ra tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản trị.
- Phối hợp mọi nỗ lực của tổ chức trong quá trình thực hiện mục tiêu.
- Tập trung vào các mục tiêu tránh lãng phí.
- Tạo sự hợp tác và phối hợp giữa các cá nhân và bộ phận trong tổ chức.
- Tăng độ linh hoạt và thích nghi với những thay đổi của môi trường bên ngoài.
- Phát triển các tiêu chuẩn kiểm tra hữu hiệu.
Mục tiêu- nền tảng của hoạch định: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilk Sứ mạng [Mission]: Sứ mạng là bản tuyên bố về lý do tồn tại của tổ chức, nó xác định phạm vi và các hoạt động kinh doanh cơ bản của một tổ chức. Sứ mạng mô tả các khát vọng, các giá trị và những lý do hiện hữu của một tổ chức. Nội dung của bản sứ mạng thường chỉ rõ các khách hàng, thị trường và các hướng nỗ lực mong đợi. Một bản sứ mạng tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho việc thiết lập các mục tiêu và kế hoạch một cách có hiệu quả. Chính vì lẽ đó, trước khi hoạch định các mục tiêu và kế hoạch hoạt động các nhà quản trị phải nhận thức đúng về sứ mạng của tổ chức. Tầm nhìn [Vission]: Tầm nhìn như là một bản đồ chỉ ra lộ trình một công ty dự định để phát triển và tăng cường các hoạt động kinh doanh của nó. Tầm nhìn vẽ ra một bức tranh về nơi mà công ty muốn đến và cung cấp một sự chỉ dẫn hợp lý cho việc đi đến đâu. Mục đích của tầm nhìn để tập trung làm sáng tỏ: [1] Phương hướng tương lai của công ty; [2] Những thay đổi về sản phẩm, khách hàng, thị trường và công nghệ của công ty để hoàn thiện: vị thế thị trường hiện tại, triển vọng tương lai Mục tiêu [Goal/ Objective]: Những trạng thái hoặc những cột mốc mà tổ chức mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu là phương tiện để thực hiện sứ mạng của tổ chức. Qua thời gian các mục tiêu có khuynh hướng tịnh tiến đến việc thực hiện sứ mạng của tổ chức. Trong quá trình hoạt động của tổ chức có thể có nhiều mục tiêu
b. Chức năng tổ chức
Nội dung chức năng tổ chức được xem xét bao gồm việc phân chia và hình thành các bộ phận trong tổ chức, xây dựng cơ cấu tổ chức nhằm xác lập các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận, và những cơ sở khoa học để thiết kế cấu trúc tổ chức ví dụ như vấn đề tầm hạn quản trị, tập quyền, phân quyền, và ủy quyền trong quản trị. Những mục tiêu cụ thể đối với công việc tổ chức mà các tổ chức thường hay nhắm tới là: [1] Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực; [2] Xây dựng nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh; [3] Tổ chức công việc khoa học; [4] Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức; [5] Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có; [6] Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như khó khăn ở bên trong và bên ngoài đơn vị.
Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức Có 6 nguyên tắc
1. Thống nhất chỉ huy: Mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình.
2. Gắn với mục tiêu: Bao giờ bộ máy của doanh nghiệp cũng phải phù hợp với mục tiêu. Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức của doanh nghiệp.
3. Cân đối: Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về các công việc giữa các đơn vị với nhau.
4. Hiệu quả: Bộ máy tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc tiết kiệm chi phí.
5. Linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản trị cũng phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức.
6. Nguyên tắc an toàn và tin cậy: Bộ máy tổ chức phải có khả năng chịu được những tác động bên trong và môi trường bên ngoài trong những giới hạn nhất định.
c. Lãnh đạo
Chức năng quản trịchỉ đạo là việc xác định công việc của mỗi nhân viên để có kế hoạch chỉ đạo hướng dẫn chi tiết. Kết quả công việc nhận được từ mỗi cán bộ nhân viên sẽ được tối ưu, đạt hiệu quả cao hơn nếu quản lý có những chỉ đạo và định hướng rõ ràng.
Nhà quản trị sáng suốt và thông minh là người luôn giao tiếp cởi mở, truyền đạt trung thực, dễ hiểu và thường xuyên xem xét các mục tiêu công việc, thảo luận các chỉ đạo của mình cùng các cố vấn.
Chức năng chỉ đạo tốt khi chức năng của nhà quản trị được thể hiện rõ nét, nhà quản trị biết tạo động lực và khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên sẽ giúp cho nhân viên phát huy hết năng lực và đóng góp lớn nhất vào doanh nghiệp.
d. Kiểm soát
Kiểm soát nghĩa là những công việc theo dõi tình hình hoạt động của doanh nghiệp, quản lý hiệu quả công việc của nhân viên, xem xét liệu rằng các nhân viên có đáp ứng đúng mục tiêu công việc đưa ra hay không.
Chức năng quản trị kiểm soát giúp thiết lập tiêu chuẩn các hoạt động của doanh nghiệp, đưa ra những KPI hợp lý và đo lường, lập báo cáo hoạt động thực tế cho doanh nghiệp.
Chức năng kiểm soát sẽ giúp doanh nghiệp có được góc nhìn rộng và thực tế trong hiệu quả kinh doanh, đưa ra các dự báo rủi ro và kế hoạch phòng ngừa cũng như phát triển hợp lý trong tương lai.
Quản lý nhân sự là vấn đề đa chiều nhất trong các nhiệm vụ quản lý. Dù là trưởng nhóm nhỏ với vài nhân sự hay trưởng phòng, giám đốc quản lý hàng trăm người thì tầm quan trọng của kỹ năng quản lý nhân sự cũng không hề suy giảm. Nếu bạn đang nhắm đến một trong các chiếc ghế quản lý, thì những ví dụ về kỹ năng quản lý nhân sự mà quân sư TalentBold đề cập hôm nay, một lần nữa khẳng định vai trò chắc chắn không thể thiếu của kỹ năng này trong cuộc cạnh tranh chinh phục nhà tuyển dụng.
Đôi nét về kỹ năng quản trị nhân sự
Nhân lực là nền tảng cốt lõi cho mọi thành công, điều này đồng nghĩa, một người quản lý chỉ có thể thành công khi có thể xây dựng một đội ngũ nhân lực dưới quyền đoàn kết, được bố trí đúng người đúng việc, phát huy tối đa năng lực của mỗi người hợp thành chuỗi mắt xích vững mạnh của cả một tập thể.
Tất cả những kỳ vọng này chỉ có được khi người lãnh đạo sở hữu kỹ năng quản lý nhân sự giỏi. Đây là một kỹ năng mềm quan trọng, hội tụ sự linh hoạt của nhiều kỹ năng khác nhau, không chỉ thiên về chuyên môn [để bố trí đúng việc cho từng người], mà còn dung hòa cảm xúc làm việc hiệu quả nhất cho cả một tập thể [giao tiếp đắc nhân tâm].
>>>> Xem thêm: 8 kỹ năng quản lý cơ bản của người lãnh đạo
Ví dụ về kỹ năng quản trị nhân sự và minh chứng tầm quan trọng của kỹ năng quản lý nhân sự
Danh sách tổng hợp kỹ năng quản lý nhân sự thì nhiều bài viết đã đề cập, nên quân sư TalentBold sẽ tập trung vào trọng tâm ví dụ của kỹ năng quản lý nhân sự, nhằm minh chứng năng lực hỗ trợ tuyệt vời của kỹ năng này đối với người quản lý
Phòng kỹ thuật sản xuất là nơi chịu trách nhiệm về sự vận hành suông sẻ của hệ thống máy móc trong dây chuyền. Thông thường, những hư hỏng sẽ do kỹ sư xuống giải quyết. Tuy nhiên, lần này lại là hư hỏng mang tính dây chuyền, mức độ khó khá cao hơn. Lúc này nếu trưởng phòng kỹ thuật thoái thác hoặc ép trách nhiệm vào đội ngũ chuyên viên, hình ảnh của trưởng phòng sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, sau này đưa ra chỉ thị sẽ khiến nhân viên khó tin tưởng.
Hiểu được tầm quan trọng này, trưởng phòng kỹ thuật một công ty may mặc tại Đồng Nai luôn không ngừng cập nhật tay nghề, không chỉ cùng đội ngũ kỹ sư tham gia khóa đào tạo nâng cao do doanh nghiệp tổ chức, mà có thể là chủ động tự trau dồi bên ngoài. Khi sự cố lớn xảy ra, trưởng phòng đã trực tiếp xuống xưởng sản xuất, nghiên cứu, tìm hiểu giải pháp cùng anh em. Sự đồng lòng này đã mang đến hiệu quả khắc phục máy móc nhanh chóng, đồng thời các kỹ sư cảm nhận được sự tôn trọng và hỗ trợ hết mình từ cấp lãnh đạo, cụ thể chính là trưởng phòng.
Để triển khai một dự án ra mắt sản phẩm mới, hàng tá công việc phải được lên kế hoạch và chỉ đạo thực hiện chỉ trong thời gian ngắn. Trưởng phòng kinh doanh chính là đầu tàu trong dự án này, trình tự công việc, cùng danh sách nhân sự đảm trách đều phải thông qua sự phê duyệt của trưởng phòng.
Là một người dày dạn kinh nghiệm qua nhiều vị trí trước khi lên trưởng phòng, anh A không bao thầu mọi việc mà chỉ đạo triển khai theo từng cấp. Nghĩa là giao nhiệm vụ phân chia công việc chi tiết cho trưởng bộ phận, sau đó trưởng bộ phận báo cáo, tham mưu cho trưởng phòng về trình tự, quy cách, đối tượng nhân sự thực hiện.
Như vậy, anh vừa có thể tập trung quản lý ở tầm vĩ mô, vừa tạo cơ hội cho cấp dưới phát huy sự sáng tạo trong cách thức triển khai nhiệm vụ. Nhờ vậy, những dự án sau này, mọi người đã quen nếp triển khai, trưởng phòng A không cần phải cầm tay chỉ việc nữa. Nhân sự vừa thoải mái phát huy năng lực mà hiệu quả công việc luôn được kiểm soát chặt chẽ.
Xem thêm: CEO là gì? CEO cần sở hữu tố chất nào?
Hai nhân viên tranh luận gay gắt về trách nhiệm đối với sai sót trong một lô hàng nhập về từ Singapore. Người A nói người B không theo sát đơn hàng, không chủ động liên lạc theo kế hoạch công việc để phát sinh phí lưu bãi, người B thì nói đó là trách nhiệm của người A vì người A theo sát chứng từ, nắm bắt được thời gian hàng về như thế nào mà không thông báo cho bên giao nhận xúc tiến nhận hàng.
Ai cũng có lý lẽ của mình, và để giải quyết xung đột, trước hết trưởng phòng xuất nhập khẩu giải quyết cho lô hàng về công ty trước đã, xong xuôi đâu đó mới lục lại bảng mô tả, phân công nhiệm vụ của từng nhân sự. Từ đó, phát hiện, trách nhiệm thuộc về nhân viên A vì biết ngày hàng cập cảng mà không báo cho bên giao nhận để sắp xếp lấy hàng. Nhưng nhân viên B bên giao nhận cũng có một phần trách nhiệm vì họ nắm bắt kế hoạch tiếp nhận hàng hóa trong cả 01 tháng, như vậy, khi chưa thấy thông tin từ nhân viên A, với ý thức trách nhiệm với công việc, nhân viên B nên chủ động hỏi.
Trên tinh thần đó, trưởng phòng đã gọi từng nhân viên vào trao đổi riêng, để mỗi người thấy được phần lỗi của mình, chứ không gọi cả hai, vì như vậy, nhân viên B có thể cho rằng lỗi mình nhỏ xíu, lỗi của A mới lớn nên B không chú trọng khắc phục tinh thần trách nhiệm trong công việc sau này. Cách giải quyết rất thông minh.
Quản lý nhân sự trong công việc không là chưa đủ. Để giữ chân nhân tài hiệu quả, người quản lý cần tinh ý, chia sẻ những khó khăn, mệt mỏi của họ trong cuộc sống nữa. Điều này không khó phát hiện vì khi nhân viên xao nhãng, dễ bị sai sót trong công việc. Ngay khi nhân viên giỏi lâu năm của mình phát sinh những sai sót nhỏ, trưởng phòng sản xuất tại công ty dệt may ABC đã để tâm tìm hiểu rồi.
Vì công việc khá bận rộn nên trưởng phòng đã nói chuyện với người đồng nghiệp thân thiết của nhân viên đó, hỏi thăm và nhờ đồng nghiệp tìm hiểu giúp. Khi biết được lý do là con của nhân viên đó đang bị bệnh, phải nhập viện mà nhà chỉ có hai vợ chồng ở trọ, ông bà gia đình đều ở xa. Trưởng phòng đã gọi nhân viên đó lên, giả vờ hỏi lý do vì sao hay bị sai sót dạo gần đây, sau khi biết lý do, trưởng phòng ngay lập tức cho phép nhân viên nghỉ 01 tuần không trừ ngày phép, công việc các đồng nghiệp sẽ hỗ trợ. Nhờ vậy, nhân tài công ty đối thủ thì thay đổi việc liên tục, còn tại đây thì gắn bó 10 năm là chuyện bình thường.
>>>> Có thể bạn quan tâm: Cách rèn luyện kỹ năng quản lý
Không ai sẵn sàng hỗ trợ một người lười biếng, không chịu nỗ lực mà chỉ muốn người khác làm dùm mình cả. Nhân viên với Sếp cũng vậy, muốn nhân viên hết lòng vì công việc, Sếp phải là tấm gương chăm chỉ, nỗ lực, tấm gương thành công để mọi người noi theo.
Vì vậy, mặc dù giám đốc có thể về nhà xử lý công việc nhưng giám đốc công ty một công ty dịch vụ du lịch tại quận 2 vẫn thỉnh thoảng ở lại văn phòng làm việc cho xong, thậm chí về sau cùng, và không ngại cùng đồng nghiệp thức tới khuya để giải quyết những vấn đề phát sinh du lịch trong và ngoài nước. Nhân viên nhìn thấy sự tận tụy này, thấy Sếp luôn vì quyền lợi của mình nên họ chẳng tiếc công cống hiến hết mình vì tổ chức. Chỉ sau 2 năm, công ty đã trở thành lựa chọn tin cậy cho kỳ nghỉ cuối năm của nhiều doanh nghiệp lớn.
Những ví dụ về kỹ năng quản lý nhân sự trên đây chỉ là một phần rất rất nhỏ trong số những tình huống nhân sự mà một người quản lý phải đối mặt. Vì vậy, quân sư TalentBold gửi trọn tâm huyết vào bài viết này với mong muốn khích lệ và thôi thúc các bạn ứng viên kiên trì, nỗ lực trau dồi để sở hữu kỹ năng quản lý nhân sự càng sớm càng tốt. Nếu bạn cần thêm thông tin gì về kỹ năng quản lý nhân sự, cũng như cách rèn luyện kỹ năng này, hãy liên lạc với quân sư TalentBold nhé. Chúc bạn thành công !
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents Hotline: 077 259 1080 Mail: Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet