Thư thông báo thay đổi địa chỉ bằng tiếng Anh

Nếu quý vị đổi địa chỉ thì cần phải thông báo với IRS để có thể tiếp tục nhận tiền hoàn thuế hay thư tín từ IRS. Có một số cách để báo cho IRS biết về việc thay đổi địa chỉ:

Khi Khai Thuế

Nếu quý vị đổi địa chỉ trước khi khai thuế thì nhớ ghi địa chỉ mới trên đó. Chúng tôi cũng sẽ cập nhật hồ sơ khi cứu xét tờ khai thuế của quý vị. Cũng cần nhớ thông báo người giúp chuẩn bị & điền tờ khai.

Thông Báo cho Bưu Điện

Nếu quý vị đổi địa chỉ sau khi khai thuế thì phải báo với bưu điện phục vụ tại địa chỉ cũ. Không phải mọi bưu điện đều chuyển các chi phiếu của chính phủ, do đó quý vị cũng nên thông báo trực tiếp cho IRS như được mô tả dưới đây.

Dùng Mẫu Đơn

Muốn báo cho IRS biết đổi địa chỉ mới thì quý vị có thể điền Mẫu 8822, Thay Đổi Địa Chỉ, [Dành cho Tờ Khai Thuế Cá Nhân, Quà Tặng, Di Sản hoặc Chuyển Giao qua Thế Hệ [tiếng Anh] và/hoặc Mẫu 8822-B, Thay Đổi Địa Chỉ hoặc Bên Chịu Trách Nhiệm - Doanh Nghiệp [tiếng Anh] rồi gửi đến địa chỉ ghi trên mẫu đó. Muốn biết thêm thông tin về việc thay đổi "bên chịu trách nhiệm" thì xem Mẫu 8822-B.

Bằng Văn Bản

Quý vị cũng có thể viết thư thông báo cho chúng tôi biết rằng quý vị đã thay đổi địa chỉ. Hãy cho chúng tôi biết quý vị đang đổi địa chỉ bằng cách cung cấp thông tin về quý vị:

• họ và tên
• địa chỉ cũ và địa chỉ mới
• số an sinh xã hội, mã số thuế cá nhân, hoặc mã số thuế cho chủ lao động , và
• chữ ký

Khai Chung Hồ Sơ Thuế - Nếu quý vị khai chung hồ sơ thuế thì phải cung cấp thông tin và chữ ký của cả hai vợ chồng. Hãy gửi văn bản báo đổi địa chỉ tới địa chỉ của IRS đã liệt kê trong phần chỉ dẫn của mẫu thuế tương ứng.

Ly Thân - Nếu quýv vị khai chung hồ sơ thuế, và hiện tại quý vị đã có nơi thường trú riêng, thì mỗi người khai thuế chung đều phải báo cho chúng tôi biết địa chỉ riêng mới của bản thân.

Bằng Điện Thoại

Quý vị cũng có thể gọi cho chúng tôi để thông báo địa chỉ của quý vị đã thay đổi. Cho chúng tôi biết quý vị thay đổi địa chỉ bằng cách cung cấp cho chúng tôi:

• họ và tên
• địa chỉ mới và địa chỉ củ
• ngày sinh của quý vị
• số an sinh xã hội, mã số thuế cá nhân, hoặc mã số thuế cho chủ lao động

Chúng tôi có thể sẽ yêu cầu thông tin bổ sung để xác minh danh tính của quý vị.

Tờ Khai Thuế Việc Làm

Nếu việc đổi địa chỉ có liên quan tới tờ khai thuế việc làm thì IRS sẽ gửi bố cáo xác nhận thay đổi [Thông Báo 148A [tiếng Anh] và 148B [tiếng Anh] đến cả địa chỉ cũ và địa chỉ mới.

Xử Lý

Có thể mất từ bốn đến sáu tuần để giải quyết xong yêu cầu thay đổi địa chỉ của quý vị. Nhận cập nhật trình trạng của hoạt động và dịch vụ của IRS bị ảnh hưởng bởi COVID-19 [tiếng Anh].

Đại diện theo ủy quyền nộp mẫu đơn hoặc thông báo bằng văn bản về việc thay đổi địa chỉ cho người đóng thuế sẽ phải đính kèm bản sao giấy ủy quyền hoặc Mẫu 2848, Giấy Ủy Quyền và Tuyên Bố Đại Diện [tiếng Anh]. Các bên thứ ba chưa được ủy quyền sẽ không thể đổi địa chỉ của người đóng thuế.

Những thay đổi về địa chỉ thông qua Dịch Vụ Bưu Chính Hoa Kỳ [U.S. Postal Service, USPS] có thể cập nhật địa chỉ ghi trong hồ sơ của quý vị dựa trên những gì họ lưu giữ trong cơ sở dữ liệu Thay Đổi Địa Chỉ trên Toàn Quốc [National Change of Address, NCOA]. Tuy nhiên, quý vị vẫn phải trực tiếp báo cho chúng tôi biết ngay cả khi đã thông báo cho USPS, bởi vì không phải bưu cục nào cũng tiếp chuyển ngân phiếu của chính phủ.

Đối với những thay đổi về địa chỉ liên quan đến tờ khai thuế việc làm thì chúng tôi sẽ gửi thông báo xác nhận [Thông Báo 148A [tiếng Anh] và 148B [tiếng Anh]] về việc thay đổi đến cả địa chỉ cũ và địa chỉ mới.

Thông thường, có thể mất từ bốn đến sáu tuần sau khi nhận được yêu cầu thay đổi địa chỉ để xử lý đầy đủ. Nhận cập nhật trình trạng của hoạt động và dịch vụ của IRS bị ảnh hưởng bởi COVID-19 [tiếng Anh].

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ là văn bản được lập ra để thông báo về việc thay đổi địa chỉ. Mời bạn đọc cùng tham khảo chi tiết và tải về tại đây.

• Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng
• Mẫu tờ trình tổ chức trung thu

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ thường được cá nhân, tổ chức lập ra để ghi chép về việc thông báo thay đổi địa chỉ.

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ gồm những nội dung sau:

+ Thông tin cơ quan tổ chức cá nhân ra thông báo

+ Nội dung thông báo

+ Thông tin địa chỉ thay đổi

Mời bạn đọc cùng tham khảo thêm tại mục thủ tục hành chính trong mục biểu mẫu nhé.

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ là văn bản được lập ra để thông báo về việc thay đổi địa chỉ. Mời bạn đọc cùng tham khảo chi tiết và tải về tại đây.

• Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng
• Mẫu tờ trình tổ chức trung thu

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ thường được cá nhân, tổ chức lập ra để ghi chép về việc thông báo thay đổi địa chỉ.

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ gồm những nội dung sau:

+ Thông tin cơ quan tổ chức cá nhân ra thông báo

+ Nội dung thông báo

+ Thông tin địa chỉ thay đổi

Mời bạn đọc cùng tham khảo thêm tại mục thủ tục hành chính trong mục biểu mẫu nhé.

Trong quá trình hoạt động, nhiều công ty vì các lý do khác nhau mà Doanh nghiệp buộc phải thay đổi địa chỉ trụ sở công ty để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của đơn vị mình. Để việc thay đổi đúng quy định pháp luật thì doanh nghiệp phải hoàn tất các thủ tục thông báo đến các cơ quan như Sở kế hoạch đầu tư, thuế, bảo hiểm….

Tuy nhiên bên cạnh việc thực hiện thông báo thay đổi địa chỉ với cơ quan chức năng thì nhiều doanh nghiệp còn lúng túng trong việc thực hiện mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng.

Hiểu được những vướng mắc đó, Luật Hoàng Phi đã biên soạn bài viết này để gửi đến Khách hàng. Chúng tôi hi vọng, thông qua bài viết này Khách hàng có thể biết cách soạn thảo mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi Khách hàng trong trường hợp doanh nghiệp có sự thay đổi.

Tại sao khi thay đổi địa chỉ công ty phải gửi thông báo cho khách hàng?

Doanh nghiệp khi thay đổi địa chỉ công ty hay còn gọi là thay đổi trụ sở của doanh nghiệp thì việc bắt buộc khách hàng phải thực hiện là nộp hồ sơ thông báo sự thay đổi đến các cơ quan chức năng có thẩm quyền theo đúng quy định của luật doanh nghiệp cùng các văn bản hướng dẫn có liên quan.

Ngoài ra Doanh nghiệp còn phải gửi văn bản, thông báo đến cho khách hàng được biết.

Việc doanh nghiệp gửi thông báo cho khách hàng về việc thay đổi địa chỉ công ty là việc làm cần thiết. Bởi thông qua việc gửi thông báo, khách hàng sẽ nắm bắt được rõ ràng những thay đổi của doanh nghiệp, tránh việc khách hàng, đối tác tìm đến các địa chỉ cũ, vừa mất thời gian, công sức mà lại không đạt được hiệu quả.

Đồng thời, thông qua việc thông báo doanh nghiệp cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình, gửi văn bản thông báo vừa đỡ mất thời gian mà khi nhận được thông báo khách hàng lại cảm thấy hài lòng với dịch vụ chăm sóc của doanh nghiệp.

Hơn nữa qua thông báo, Khách hàng cũng cảm nhận được sự trân trọng, tôn trọng mà Doanh nghiệp muốn gửi đến, từ đó sẽ muốn đồng hành, gắn bó dài lâu với công ty.

Hình thức gửi thông báo thay đổi địa chỉ công ty cho khách hàng

Thực tế, mỗi công ty sẽ có những hình thức gửi thông báo thay đổi địa chỉ khác nhau.

Có những công ty sử dụng hình thức gửi thông báo thông qua email để gửi đến đối tác, khách hàng. Một số công ty lại chọn cách gửi thông báo thông qua việc nhắn tin, gọi điện. Một số khác doanh nghiệp lại chọn hình thức gửi thông báo bằng việc cập nhật sự thay đổi trên trang chủ của công ty để thông báo cho tất cả các khách hàng.

Song dù cho bằng hình thức gửi thông báo nào thì thông tin thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp cần phải được thực hiện chi tiết, rõ ràng. Nhất là phần địa chỉ thay đổi cần đáp ứng được các thông tin của doanh nghiệp trong việc chọn trụ sở mới.

Ngoài ra khi gửi thông tin thông báo thay đổi địa chỉ khách hàng thì doanh nghiệp nên thực hiện ngay sau khi có sự thay đổi, nhất là các đơn vị thực hiện hoạt động kinh doanh mua sắm hàng hóa, hay các dịch vụ công cộng, dịch vụ của ngân hàng.

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng

Mẫu số 1:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

                                                        ……….., ngày … tháng … năm ….

THÔNG BÁO THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY

                          Kính gửi: Quý khách hàng, Quý đối tác;

Căn cứ vào Luật doanh nghiệp năm 2020;

Căn cứ vào giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do Phòng đăng ký doanh nghiệp của Sở kế hoạch đầu tư tỉnh ……………….. cấp ngày……………………………

Công ty ……………..…. xin trân trọng thông báo đến quý khách hàng, đối tác về việc thay đổi địa chỉ trụ sở giao dịch [địa chỉ công ty] ………………….. kể từ ngày … tháng … năm … như sau:

……………………………. ……………………………[TÊN GIAO DỊCH CỦA CÔNG TY]

Địa chỉ trụ sở cũ:

…………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………..

Địa chỉ trụ sở mới:

………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………..Kể từ ngày ……… tháng ……… năm …….. công ty chúng tôi chuyển trụ sở công ty về địa chỉ mới. Các giao dịch kinh doanh, lịch hẹn tại công ty……………………..vui lòng liên hệ tại địa chỉ công ty mới theo số điện thoại…………………………………………

Thông báo này, được thông báo thay cho công văn và thư gửi tới các đối tác và khách hàng của chúng tôi. Mọi hoạt động khác của chúng tôi, không có sự thay đổi.

Chúng tôi hy vọng sẽ nhận được sự hỗ trợ, hợp tác tốt hơn trong thời gian sắp tới của quý khách hàng, đối tác, cổ đông

Trân trọng cảm ơn!

                                                                  TỔNG GIÁM ĐỐC/GIÁM ĐỐC

                                                                           [Ký tên và đóng dấu]

Mẫu số 2:

Doanh nghiệp thực hiện mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng cần chú ý trong nội dung thông báo đảm bảo các nội dung về:

+ Quốc hiệu tiêu ngữ và tên của thông báo;

+ Ngày tháng năm thực hiện soạn thảo thông báo thay đổi địa chỉ doanh nghiệp;

+ Các căn cứ để đưa ra thông báo thay đổi địa chỉ;

+ Phải có phần kính gửi các đối tác, khách hàng;

+ Địa chỉ giao dịch trước đây là tại địa chỉ nào?

+ Địa chỉ giao dịch sau khi thay đổi là địa chỉ nào?

+ Thời điểm thay đổi địa chỉ áp dụng từ khi nào?

+ Sau khi địa chỉ công ty thay đổi thì các thông tin khác liên quan về ngân hàng, số điện thoại….có thay đổi không?

+ Lời cảm ơn đến Khách hàng;

+ Nơi nhận thông báo gồm những bộ phận, phòng ban, khách hàng như thế nào?

+ Chữ ký và đóng dấu của người đại diện công ty.

Hướng dẫn soạn thông báo thay đổi công ty gửi khách hàng

Thông báo thay đổi địa chỉ công ty đến Khách hàng là việc làm quan trọng, nên việc doanh nghiệp bằng các hình thức khác nhau mà gửi thông báo thay đổi cho đối tác khách hàng cũng cần cẩn thận và đáp ứng được các tiêu chí về cả thể thức lẫn nội dung.

Để đảm bảo được các tiêu chí này, thì trong quá trình soạn thảo Doanh nghiệp cần lưu ý:

+ Phần hình thức phải đáp ứng đúng quy định về thể thức cơ bản trong văn bản hành chính.

+ Nội dung căn cứ cho việc thay đổi địa chỉ cần rõ ràng.

Ví dụ: Căn cứ vào Luật doanh nghiệp cùng quyết định họp của Hội đồng quản trị và dựa trên căn cứ của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sau khi thay đổi mà sở kế hoạch đầu tư cấp…

+ Thông tin địa chỉ cũ của doanh nghiệp cần ghi chính xác đầy đủ theo đúng giấy chứng nhận trước đây đã được sở kế hoạch cấp.

+ Thông tin địa chỉ mới của doanh nghiệp tại địa chỉ nào thì cũng ghi đúng theo giấy chứng nhận sau khi được sở kế hoạch đầu tư cấp khi doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục tại phòng đăng ký kinh doanh.

+ Sau khi chuyển đổi trụ sở mà doanh nghiệp có những thay đổi gì khác kèm theo thì cần trình bày luôn khi soạn thảo, nhất là với các trường hợp thay đổi về tài khoản ngân hàng hay về thông tin liên quan đến con dấu, hóa đơn thuế…

+ Cuối mẫu thông báo phải thực hiện lời cảm ơn và mong được sự hợp tác giúp đỡ tiếp theo từ đối tác và khách hàng.

Tổng đài 19006557 vừa mang lại các thông tin liên quan đến Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng để các doanh nghiệp có thể tham khảo và hoàn thành mẫu thông báo để gửi đến khách hàng.

Việc soạn thảo mẫu thông báo có gì vướng mắc, Doanh nghiệp đừng ngại mà hãy liên hệ ngay để được nhân viên chăm sóc, giải đáp thắc mắc chu đáo tận tình nhất.