Hệ soạn thảo văn bản là một phần mềm ứng dụng cho phép thực hiện các thao tác liên quan đến công việc soạn văn bản: gõ [nhập] văn bản, sửa đổi, trình bày, kết hợp với các văn bản khác, lưu trữ và in văn bản.
a. Nhập và lưu trữ văn bản
- Các hệ soạn thảo văn bản thường cho phép ta nhập văn bản vào máy tính một cách nhanh chóng mà chưa cần quan tâm đến việc trình bày văn bản.
- Trong khi ta gõ, hệ soạn thảo văn bản quản lí một cách tự động việc xuống dòng. Bằng cách này ta có thể nhanh chóng nhận được bản đầu tiên và có thể lưu trữ để tiếp tục hoàn thiện hoặc in ra giấy hoặc được in ra giấy.
b. Sửa đổi văn bản
Hệ soạn thảo văn bản cung cấp các công cụ cho phép ta thực hiện công việc sửa đổi văn bản một cách nhanh chóng. Các sửa đổi trên văn bản gồm: sửa đổi kí tự và từ, sửa đổi cấu trúc văn bản.
+ Sửa đổi kí tự và từ: Hệ soạn thảo văn bản cung cấp công cụ: xóa, chèn thêm hoặc thay thế kí tự, từ hay cụm từ nào đó để sửa chúng một cách nhanh chóng.
+ Sửa đổi cấu trúc văn bản: Khi làm việc với văn bản ta có thể thay đổi cấu trúc của văn bản: xóa, sao chép, di chuyển, chèn thêm một đoạn văn bản hay hình ảnh đã có sẵn.
c. Trình bày văn bản
Trình bày văn bảng là một chức năng rất mạnh của các hệ soạn thảo giúp tạo ra các văn bản phù hợp, nội dung đẹp mắt. Có ba mức trình bày: Mức kí tự, mức đoạn, mức trang.
- Khả năng định dạng kí tự:
+ Phông chữ [Time New Roman, Arial, Courier New,...]; [ví dụ Times New Roman, .VnTime, .VnTimeH, Arial, Tahoma,…];
+ Cỡ chữ [cỡ chữ 12, cỡ chữ 18, cỡ chữ 24,…]; [10pt, 12pt,…pt là viết tắt của point [điểm; 1pt ≈ 0,353mm];
+ Kiểu chữ [đậm, nghiêng, gạch chân,...];
+ Màu sắc [đỏ, xanh, vàng,...];
+ Vị trí tương đối so với dòng kẻ [cao hơn, thấp hơn];
+ Khoảng cách giữa các kí tự trong một từ và giữa các từ với nhau.
Hình 1. Định dạng kí tự
- Khả năng định dạng đoạn văn bản:
+ Vị trí lề trái, lề phải của đoạn văn bản;
+ Căn lề [trái, phải, giữa, đều hai bên];
+ Dòng đầu tiên: thụt vào hay nhô ra so với cả đoạn văn bản;
+ Khoảng cách đến đoạn văn bản trước, sau;
+ Khoảng cách giữa các dòng trong cùng đoạn văn bản,...
Hình 2. Định dạng đoạn văn bản
- Khả năng định dạng trang văn bản:
+ Lề trên, lề dưới, lề trái, lề phải của trang;
+ Hướng giấy [nằm ngang hay thẳng đứng];
+ Kích thước trang giấy;
+ Tiêu đề trên [đầu trang], tiêu đề dưới [cuối trang],...
Hình 3. Định dạng trang văn bản
c. Một số chức năng khác
+ Tìm kiếm thay thế;
+ Gõ tắt hoặc tự động sửa lỗi gõ sai;
+ Tạo bảng, tính toán, sắp xếp trong bảng;
+ Tự động đánh số trang;
+ Tạo chữ nghệ thuật trong văn bản;
+ In ấn;
+ ... .
a. Các đơn vị xử lí trong văn bản
Văn bản được tạo từ các kí tự [Character].
Một hoặc một vài kí tự ghép lại với nhau thành một từ [Word].
Các từ được phân cách bởi dấu cách [còn gọi là kí tự trống - Space] hoặc các dấu câu.
Tập hợp nhiều từ kết thúc bằng một trong các dấu kết thúc câu, ví dụ dấu chấm [.], dấu chấm hỏi [?], dấu chấm than [!], được gọi là câu [Sentence].
Tập hợp các kí tự nằm trên cùng một hàng được gọi là một dòng [Line].
Nhiều câu có liên quan với nhau hoàn chỉnh về ngữ nghĩa nào đó tạo thành một đoạn văn bản [Paragraph].
Các đoạn văn bản được phân cách bởi dấu ngắt đoạn [hay còn gọi là xuống dòng bằng phím Enter].
Phần văn bản định dạng để in ra trên một trang giấy được gọi là trang [Page].
Phần văn bản hiển thị trên màn hình tại một thời điểm được gọi là trang màn hình.
b. Một số quy ước trong việc gõ văn bản
Giữa các từ chỉ dùng một kí tự trống để phân cách.
Giữa các đoạn chỉ xuống dòng bằng một lần nhấn phím Enter.
Các dấu ngắt câu . , : ; ? ! phải đặt sát vào từ đứng trớc nó, tiếp theo đến dấu cách.
Các dấu ' " ] ] } cũng phải đặt sát vào từ đứng trớc nó, tiếp theo đến dấu cách.
Các dấu ' " [ { [ phải đặt sát vào bên trái kí tự đầu tiên của từ tiếp theo.
Chú ý: Tuy nhiên, do mục đích thẩm mĩ, một số sách vẫn đặt các dấu như dấu hai chấm [:], dấu chấm phẩy [;], dấu chấm than [!], dấu chấm hỏi [?] cách từ đứng trước nó một dấu cách. Trong những trường hợp này người soạn thảo phải tự kiểm soát việc xuống dòng của các kí tự này.
3. Tiếng Việt trong soạn thảo văn bản
a. Xử lí chữ Việt trong máy tính
Xử lí được chữ Việt trong môi trường máy tính bao gồm các việc chính sau:
+ Nhập văn bản tiếng Việt vào máy tính.
+ Lưu trữ, hiển thị và in ấn văn bản tiếng Việt.
+ Truyền văn bản tiếng Việt qua mạng máy tính.
b. Gõ chữ Việt
- Để nhập văn bản chữ Việt vào máy tính cần sử dụng chương trình hỗ trợ gõ chữ Việt. Ví dụ: Vietkey.
- Thao tác sử dụng chương trình hỗ trợ gõ chữ Việt:
+ Bước 1. Khởi động chương trình hỗ trợ gõ chữ Việt [Vietkey]
+ Bước 2. Chọn kiểu gõ và bộ mã chữ Việt :
Kiểu gõ: hai kiểu gõ chữ Việt đang đợc sử dụng phổ biến hiện nay: Kiểu VNI; Kiểu TELEX.
Hai kiểu gõ này được trình bày trong bảng dưới đây:
Bảng 1. Gõ chữ Việt theo kiểu TELEX và VNI
c. Bộ mã chữ Việt
- TCVN3 [ABC], VNI: dựa trên bộ mã ASCII
- UNCODE: là bộ mã dùng chung cho hầu hết ngôn ngữ các Quốc gia.
d. Bộ phông chữ Việt
- Để hiển thị và in được chữ Việt, cần có các bộ chữ Việt [còn được gọi là bộ phông] tương ứng với từng bộ mã.
- Có nhiều bộ phông với nhiều kiểu chữ khác nhau được xây dựng để hiển thị và in chữ Việt.
- Ví dụ, những bộ phông ứng với bộ mã TCVN3 được đặt tên với tiếp đầu ngữ .Vn, chẳng hạn .VnTime, .VnArial,... hay những bộ phông ứng với bộ mã VNI được đặt tên với tiếp đầu ngữ VNI như VNI-Times, VNI-Helve,...
- Hiện nay, đã có một số bộ phông ứng với bộ mã Unicode hỗ trợ cho chữ Việt như Times New Roman, Arial, Tahoma,...
e. Các phần mềm hỗ trợ chữ Việt
Để máy tính có thể kiểm tra chính tả, sửa lỗi, sắp xếp,... văn bản tiếng Việt, cần dùng các phần mềm tiện ích riêng. Hiện nay, một số phần mềm tiện ích như kiểm tra chính tả, nhận dạng chữ Việt,…... đã và đang được phát triển.
Đề bài
Hãy mô tả các chức năng chung của hệ soạn thảo văn bản.
Lời giải chi tiết
Các chức năng chung của hệ soạn thảo văn bản, đó là:
- Nhập và lưụ trữ văn bản;
- Sửa đổi văn bản, bao gồm sửa đổi kí tự và từ, sửa đổi cấu trúc văn bản.
- Trình bày văn bản;
- Một số chức năng khác: tìm kiếm và thay thế; tạo bảng và thực hiện tính toán, sắp xếp dữ liệu trong bảng, kiểm tra chính tả, ngữ pháp; tự động đánh số trang; tạo mục lục, chú thích...
- Ngoài ra các hệ soạn thảo văn bản còn có thể có những công cụ hỗ trợ khác
Loigiaihay.com
Bài 14: Một số khái niệm cơ bản – Câu 1 trang 98 SGK Tin học 10. Hãy mô tả các chức năng chung của hệ soạn thảo văn bản.
Hãy mô tả các chức năng chung của hệ soạn thảo văn bản.
Các chức năng chung của hệ soạn thảo văn bản, đó là:
– Nhập và lưụ trữ văn bản;
– Sửa đổi văn bản, bao gồm sửa đổi kí tự và từ, sửa đổi cấu trúc văn bản.
Quảng cáo– Trình bày văn bản;
– Một số chức năng khác: tìm kiếm và thay thế; tạo bảng và thực hiện tính toán, sắp xếp dữ liệu trong bảng..
Ngày nay, máy tính đã trở thành một công cụ giải trí và làm việc vô cùng quan trọng đối với con người. Nó mang đến nhiều tiện ích, nguồn lợi cho doanh nghiệp và người sử dụng. Một trong những thao tác mà con người thường xuyên thực hiện trên máy tính chính là soạn thảo văn bản. Có thể coi soạn thảo văn bản như một người đồng hành của những dân văn phòng, đặc biệt là những người viết truyện, biên tập hay thư ký,… Công việc chính của họ chính là liên quan đến soạn thảo văn bản trên máy tính. Vậy hệ soạn thảo văn bản là gì? Nó có những chức năng chung gì? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ điều đó.
Hệ soạn thảo văn bản là gì?
Hiện nay, soạn thảo văn bản không còn quá xa lạ với mọi người, đặc biệt là trong thời đại công nghệ 4.0 thì lại càng cần phải biết đến soạn thảo văn bản. Trước khi khám phá sâu hơn về soạn thảo văn bản, ta sẽ tìm hiểu khái niệm thế nào là hệ soạn thảo văn bản?
Hệ soạn thảo văn bản là gì?
Hệ soạn thảo văn bản là phần mềm ứng dụng cho phép thực hiện các thao tác liên quan đến công việc soạn văn bản trên máy tính. Ví dụ như: gõ [nhập] văn bản, sửa đổi, trình bày hay kết hợp với các văn bản khác, lưu trữ và in văn bản. Nó như một công cụ giúp cho quá trình thực hiện các công việc liên quan đến việc nhập dữ liệu trở lên dễ dàng, nhanh chóng. Văn bản soạn thảo có thể là bảng tính, hình ảnh, chữ viết, chữ nghệ thuật, bài thuyết trình,… Trong số đó nổi bật nhất và đa số được thực hiện trên máy tính bằng ứng dụng Microsoft Word.
Các chức năng chung của hệ soạn thảo văn bản
Phần mềm soạn thảo văn bản là phần mềm “quốc dân” của giới văn phòng bởi những tiện ích mà nó mang lại. Đó chính là bệ phóng cho điều ấy. Vậy thì các chức năng chung của hệ soạn thảo văn bản là gì?
Chức năng chung của hệ soạn thảo văn bản
Nhập và lưu trữ văn bản
Hệ soạn thảo văn bản cho phép người dùng nhập dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Với tính năng nổi bật tự động xuống dòng, nó không làm mất thời gian và gián đoạn thao tác của người dùng. Ngoài ra, khả năng lưu trữ văn bản theo thời gian cũng giúp bạn không bị mất dữ liệu.
Thao tác nhập dữ liệu văn bản trong Word
Sửa đổi văn bản
Trong quá trình nhập dữ liệu sẽ không tránh khỏi những sai sót. Đừng lo lắng, hệ soạn thảo cũng hỗ trợ bạn tính năng sửa đổi văn bản. Bạn có thể sửa đổi kí tự và từ như xóa, chèn thêm hoặc thay thế ký tự, từ hay cụm từ nào đó hoặc cấu trúc cả bài viết.
Trình bày văn bản
Chỉ dừng lại ở nhập, lưu trữ và sửa đổi dữ liệu là không đủ để tạo ra những văn bản đúng mà đẹp. Chức năng trình bày văn bản giúp cho người dùng tạo ra được những văn bản không những phù hợp với nội dung mà còn ở dạng đẹp nhất. Bạn có thể định dạng kí tự, định dạng đoạn văn bản và định dạng trang văn bản.
Thao tác căn lề trong trình bày văn bản
Các chức năng quan trọng khác
Ngoài những chức năng chính vừa nêu ở trên thì hệ soạn thảo văn bản còn có những chức năng quan trọng khác sau đây:
- Tìm kiếm và thay thế từ ngữ.
- Tự động đánh số trang mỗi khi bạn chuyển sang trang mới.
- Cho phép gõ tắt và hỗ trợ tính năng tự động sửa chữa lỗi chính tả.
- Chia sẻ văn bản thông qua internet.
- Tạo bảng và thực hiện tính toán, sắp xếp dữ liệu trong bảng.
- Viết chữ nghệ thuật, tạo hiệu ứng cho văn bản.
Ý nghĩa của hệ soạn thảo văn bản
Có thể thấy rõ được ý nghĩa thực sự của phần mềm soạn thảo văn bản là gì? Nếu như trước đây khi ứng dụng này chưa ra đời, con người muốn ghi chép, lưu trữ văn bản thì cần phải viết bằng tay trên giấy rất mất thời gian và công sức. Có một thời kỳ cải tiến hơn là dùng máy đánh chữ. Tuy cải thiện về tốc độ nhập dữ liệu nhưng cũng có nhược điểm là khó đánh và khó lưu trữ nhiều văn bản.
Máy đánh chữ – một công cụ cũ dùng để nhập dữ liệu văn bản
Khi hệ soạn thảo văn bản ra đời, nó thật sự trở thành một người bạn hữu ích giúp đỡ con người rất nhiều trong công việc. Nó tạo ra những văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa trình bày đẹp, ấn tượng. Hệ soạn thảo văn bản còn cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu nhanh chóng, hiệu quả. Nó khắc phục mọi nhược điểm của thao tác lưu trữ thô sơ, truyền thống trong quá khứ.
Hệ soạn thảo văn bản giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc
Cũng vì vậy, nhiều người bắt đầu tìm hiểu xem hệ soạn thảo văn bản là gì và sử dụng chúng. Hơn thế nữa, nó còn cho phép chúng ta in ấn văn bản không giới hạn. Chỉ cần kết nối với máy in hoặc máy photo, người dùng có thể in sao ra nhiều bản từ một văn bản gốc. Điều này hoàn toàn không thể đối với cách nhập dữ liệu truyền thống.
Có thể nói hệ soạn thảo văn bản là một phát minh vĩ đại, thiết yếu trong cuộc sống hiện đại đặc biệt với nhân viên văn phòng. Đây cũng là một kỹ năng mà giới trẻ hiện nay cần phải thuần thục để có thể được làm những công việc yêu thích, mơ ước.
Quy trình soạn thảo văn bản nhanh và chuẩn
Hệ soạn thảo văn bản là phần mềm không quy định rõ ràng trình tự các thao tác cần thực hiện. Tuy nhiên, để có thể soạn thảo văn bản thuần thục, nhanh, đẹp và đạt chuẩn thì mọi người cần phải thực hiện theo một quy trình tiến độ rõ ràng. Sau đây, Canhrau.com sẽ giới thiệu đến các bạn một quy trình soạn thảo văn bản nhanh và chuẩn bằng Microsoft Word được đông đảo mọi người áp dụng.
Bước 1: Nhập thô dữ liệu văn bản
Nhập thô là thao tác nhập văn bản chỉ cần đúng, đủ theo từng chữ trong đoạn theo văn bản gốc. Lưu ý bước này người dùng nên chọn 1 kiểu chữ đơn thuần dễ nhìn cho toàn văn bản [ví dụ: Arial].
Nhập thô dữ liệu văn bản
Bước 2: Định dạng văn bản
Như đã nói ở phần chức năng, thao tác định dạng văn bản gồm có định dạng kí tự, đoạn văn bản, trang văn bản.
- Định dạng kiểu chữ: bạn cần chọn kiểu chữ cho các header [tiêu đề, đề mục, I, II, III…]
- Định dạng đoạn: các thao tác cần thực hiện gồm căn lề trái, lề phải, canh giữa, thụt đầu dòng…
- Định dạng trang văn bản: Đánh số trang, hướng trang,…
- Ngoài ra còn có thể chèn hình ảnh, bảng biểu, AutoShape, biểu đồ… nếu có.
Định dạng đoạn văn bản
Bước 3: Kiểm tra lại văn bản về nội dung, chính tả, hình thức trình bày của toàn bộ bài viết.
Kiểm tra lỗi chính tả
Bước 4: Lưu trữ văn bản và in ấn.
Lưu văn bản trong Word
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về quy trình soạn thảo văn bản nhanh, chuẩn bằng ứng dụng Microsoft Word. Nếu bạn đang không biết quy trình hệ soạn thảo văn bản là gì thì hãy tham khảo cách làm ở trên nhé.
Những lưu ý cần tránh khi soạn thảo văn bản
Trong quá trình soạn thảo văn bản, người dùng có thể thường xuyên mắc lỗi khiến cho công việc bị gián đoạn. Để giảm thiểu sai sót mọi người nên ghi nhớ các lưu ý cần tránh khi soạn thảo văn bản:
Những lưu ý cần tránh khi soạn thảo văn bản
- Không được phép sai lỗi chính tả, lỗi đánh máy: là yếu tố cơ bản cần lưu ý khi bắt đầu làm. Tạo sự chuyên nghiệp, tinh tế cho người dùng, giảm cảm giác khó chịu khi đọc.
- Lựa chọn phông chữ, cỡ chữ phù hợp: nên đặt phông chữ theo quy định, phù hợp mắt nhìn.
- Dồn trọng tâm vào bài viết: không nên viết lan man, dài dòng, nên xoay quanh vấn đề chỉnh.
- Căn lề, kích thước trang chuẩn: tạo sự rõ ràng cho văn bản, đặc biệt nếu in ra giấy thì càng nên căn chỉnh thật tốt.
Ngoài ra, cũng giống như phông chữ, đôi khi bạn cần lựa chọn kích thước trang và căn lề chuẩn theo quy định của loại văn bản bạn tạo lập.
Bài viết này đã vừa giúp các bạn tìm hiểu hệ soạn thảo văn bản là gì và các vấn đề liên quan. Mong rằng những thông tin trên sẽ mang lại lợi ích cho bạn. Chúc bạn sẽ tạo ra được những văn bản đúng, chuẩn và đẹp.
Nguồn bài viết: //canhrau.com