Trong thời đại công nghệ số, hóa đơn điện tử sẽ là giải pháp tối ưu trong công tác xử lý hóa đơn và thông báo về giá cước thanh toán khách hàng. Là phương tiện hỗ trợ đặc lực cho các ngành dịch vụ như viễn thông, điện, nước… Giải quyết dứt điểm các vấn đề truyền dẫn thông số, dữ liệu sử dụng, kết hợp lập và chuyển phát hóa đơn, cùng bài toàn lưu trữ hàng triệu hóa đơn mỗi năm.
1. Hoá đơn điện tử là gì? khác gì so với hình thức hóa đơn giấy?
Chính phủ ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP hướng dẫn quản lý, sử dụng hoá đơn điện tử. Đây là bước tiến lớn tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong sử dụng hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ. Khác với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính. Tổ chức, doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ sẽ được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định về luật giao dịch điện tử. Nội dung trên hóa đơn điện tử được quy định cụ thể. Là tập hợp của các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ bằng phương tiện điện tử. Doanh nghiệp khi tiến hành tìm hiểu và áp dụng hóa đơn điện tử có thể phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp để đưa ra các yêu cầu đặc thù phù hợp với loại hình doanh nghiệp. Ví dụ như số lượng xuất hóa đơn, các hệ thống, phần mềm cần tích hợp và truyền dẫn dữ liệu.
Mô hình xuất hóa đơn điện tử so với mô hình của hóa đơn giấy.
Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế. Về cơ bản, các thủ tục hành chính thuế của doanh nghiệp cũng được thực hiện điện tử. Theo đó, doanh nghiệp chỉ cần thông báo qua mạng gửi đến cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử và được sử dụng ngay sau khi thông báo được chấp nhận.
2. Triển khai hóa đơn điện tử nước sạch Hà Nội
Thực hiện chủ trương của Chính Phủ, khu vực Hà Nội đặc biệt là các đơn vị cung cấp nước sạch đã tiên phong trong công tác chuyển đổi hóa đơn tiền nước từ giấy sang điện tử. Đã có nhiều công ty chính thức phát hành hóa đơn điện tử vào năm 2018, cho đến nay hầu hết các nhà cung cấp nước sạch đều dùng hình thức hóa đơn điện tử. So với việc nhận hóa đơn giấy như trước, khách hàng sẽ nhận giấy biên nhận tiền nước. Sau đó truy cập vào địa chỉ website chăm sóc khách hàng của các công ty cung ứng nước cho mình để xem và tải hóa đơn nếu có nhu cầu. Ngoài ra, trong quá trình phát hành, điều chỉnh, thay thế, hủy hóa đơn, cũng như các dịch vụ hỗ trợ thông báo chăm sóc khách hàng như gửi email, sms thông báo cho khách hàng trên di động cho khách hàng có thể tự tra cứu chỉ số, hóa đơn …
Khả năng tích hợp của hóa đơn điện tử.
Ngoài những lợi ích kể trên, các đơn vị cung ứng nước còn tiết kiệm được sức lao động. Nhân viên thu tiền nước không còn phải đến kiếm tra số nước trên đồng hồ rồi chuển thông tin về và sau đó mới phát phiếu phông báo thu tiền nước. Vì với hóa đơn điện tử, khi chốt số nước thì nhân viên không cần phải đến trực tiếp các hộ gia đình mà gửi qua số di động, Email. Việc tra cứu hóa đơn hoặc tải về để lưu trữ phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng. Khách hàng có thể tự in hóa đơn điện tử tiền nước để lưu trữ khi cần.
Thực hiện kế hoạch chương trình chuyển đổi số năm 2022 tại Công ty CP Cấp nước Đà Nẵng [Dawaco] vừa triển khai ứng dụng CNTT mạng xã hội [app ZaloOA] để tương tác với khách hàng khi đăng ký nhận thông tin và báo chỉ số đồng hồ sử dụng nước. Theo đó, Dawaco đăng ký sử dụng tài khoản ứng dụng ZaloOA là “Cấp nước Đà Nẵng - Dawaco”. Sử dụng ứng dụng này khách hàng dễ dàng tra cứu thông tin về dịch vụ của Dawaco, khách hàng cũng chủ động nhập khai báo chỉ số sử dụng nước hằng tháng của gia đình, doanh nghiệp; và nhận giấy báo thanh toán tiền sử dụng nước theo hình thức trực tuyến qua ngân hàng và các tổ chức trung gian…
Cụ thể, khách hàng đăng nhập vào ứng dụng ZaloOA, gõ từ khóa tìm kiếm “Cấp nước Đà Nẵng – Dawaco” – bấm chọn “quan tâm”:
Bước 1: Quan tâm vào tài khoản Zalo của Dawaco:
Như vậy, khách hàng đã tiếp cận tra cứu nhiều nội dung như: thông tin tiền sử dụng nước; địa điểm thu tiền cước phí; chất lượng nước; hóa đơn điện tử; hình thức thanh toán… Hoặc yêu cầu hỗ trợ các dịch vụ về lắp đặt mới; sửa chữa cải tạo; kiến nghị và khách hàng tự nhập chỉ số đồng hồ nước, v.v…
Bước 2: Đăng ký nhận thông tin:
Trường hợp khách hàng có nhiều mã khách hàng [KH] có thể đăng ký thêm tại mục “Đăng ký thêm”.
Bước 3: Khách hàng có thể tự nhập chỉ số sử dụng nước hằng tháng đã sử dụng
Với việc đăng ký tương tác cùng với Công ty CP Cấp nước Đà Nẵng [Dawaco] qua tài khoản ứng dụng Zalo thì hằng tháng đến ngày ghi chỉ số sử dụng nước Dawaco chủ động gửi tin nhắn thông báo đến khách hàng. Khách hàng đăng nhập vào tài khoản theo mã khách hàng [KH] đã đăng ký để tự khai báo chỉ số sử dụng nước và đính kèm file ảnh hình ảnh hiển thị đồng hồ đo chỉ số nước và bấm gửi qua hệ thống. Sau xử lý thông tin khách hàng, Dawaco gửi tin nhắn thông báo đến khách hàng chi tiết chỉ số, khối lượng nước sử dụng và số tiền phải thanh toán.
Tổng Giám đốc Công ty CP Cấp nước Đà Nẵng Hồ Minh Nam cho rằng: “Việc thực hiện đăng ký báo chỉ số nước qua ZaloOA của Dawaco rất đơn giản, kể cả những người không rành công nghệ cũng có thể thao tác dễ dàng. Ngoài việc báo số nước, tra cứu tiền nước hằng tháng, đây còn là kênh để chúng tôi tiếp cận, trao đổi thông tin và tương tác 2 chiều với khách hàng, chúng tôi sẽ lắng nghe, và cải thiện các dịch vụ cấp nước ngày càng nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn. Khách hàng cũng có lợi ích khi thực hiện đăng ký khi thông tin đối với các yêu cầu sửa chữa khi có sự cố về nước, nhận các thông báo về dịch vụ ngưng cấp nước nhanh chóng, kịp thời sẽ giúp cho khách hàng chủ động hơn trong việc sử dụng nước, đặc biệt có thể tự kiểm tra đối chiếu các chỉ số nước hằng tháng để có kế hoạch sử dụng nước an toàn, hiệu quả và tiết kiệm hơn…”.
Hiện tại, Dawaco đã có hơn 2.000 khách hàng đã đăng ký thông tin tại tài khoản ZaloOA và công ty đặt mục tiêu tuyên truyền, vận động hơn 300.000 khách hàng của công ty sự dụng ứng dụng CNTT từ ZaloOA để thuận tiện trong giao dịch.
Mọi thắc mắc về chất lượng dịch vụ cấp nước; đăng ký quan tâm và nhận thông tin qua ứng dụng ZaloOA của Công ty CP Cấp nước Đà Nẵng, khách hàng liên hệ Trung tâm CSKH qua Tổng đài điện thoại: 1900 234522 để được hỗ trợ thông tin.