Hóa đơn điện tử - Tính pháp lý của hóa đơn điện tử, Hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn điện tử cần những điều kiện nào để có tính pháp lý? Những nội dung nào sẽ có trên hóa đơn điện tử? Những điều cần chú ý khi tạo nội dung một hóa đơn điện tử là gì? Đây là những câu hỏi thường gặp khi vừa bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử ngày càng phổ biển và đang dần thay thể cho hóa đơn giấy nhưng vẫn có nhiều bạn vẫn chưa biết rõ những thông tin, quy định về hóa đơn điện tử, bài viết này sẽ giúp các bạn giải đáp một số thắc mắc liên quan đến nội dung và điều kiện pháp lý về hóa đơn điện tử.
I. Hóa đơn điện tử:
Theo khoản 1 điều 3 Thông tư Số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì từ ngày 01-5-2011 thì hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.
Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Bạn đang xem bài viết: Hóa đơn điện tử - Tính pháp lý cảu hóa đơn điện tử
II. Khi nào một hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý?
Những điều kiện cần thiết để hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý là:
- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
[Theo khoản 3 điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính]
III. Hóa đơn điện tử có những nội dung nào?
Nội dung của hóa đơn điện tử bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;
Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
- Chú ý:
+ Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Nếu cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn [ ] hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm [.]; nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy [,] sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn điện tử [hóa đơn xuất khẩu] là tiếng Anh.
+ Nếu sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy [,] sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm [.] sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này.
+ Các nội dung quy định từ điểm b đến điểm d khoản 1 Điều 6 phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, xác định được nội dung hoạt động kinh tế phát sinh, số tiền thu được, xác định được người mua hàng [hoặc người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ…], người bán hàng [hoặc người cung cấp dịch vụ…], tên hàng hóa dịch vụ - hoặc nội dung thu tiền.
- Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.
[Theo điều 6 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính]
Bài viết: Hóa đơn điện tử - Tính pháp lý của hóa đơn điện tử
*** Có thể bạn quan tâm: Những lưu ý về hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra:
- Trường hợp doanh nghiệp trả lương cho người lao động bằng sản phẩm hàng hóa thành phẩm của mình, xuất hàng biếu tặng, làm từ thiện…. đều phải xuất hóa đơn và kê khai nộp thuế giá trị gia tăng.
- Trường hợp giám đốc thường xuyên đi công tác lâu ngày thì ủy quyền cho người bán hàng ký để tránh hóa đơn bị ký chậm trễ so với số hợp đồng.
- Các dòng thừa trên hóa đơn giá trị gia tăng kế toán phải gạch chéo.
- Khi viết nội dung trên hóa đơn giá trị gia tăng kế toán cần phả lưu ý đến chữ khi viết nếu không sẽ đang ở một mức thuế suất thấp bị bắt nâng lên một mức thuế rất cao.
- Phải kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn giá trị gia tăng xuất ra mỗi tháng, để chắc chắn không bỏ sót hóa đơn nào nếu bỏ sót thì ngay lập tức phải lập hóa đơn bổ sung và kê khai nộp thuế.
*** Từ khóa liên quan: hóa đơn điện tử, tính pháp lý của hóa đơn điện tử, nội dung của hóa đơn điện tử, điều kiện thỏa mãn tính pháp lý của hóa đơn điện tử, Thông tư Số 32/2011/TT-BTC, giá trị pháp lý hóa đơn điện tử.
Bởi: Einvoice.vn - 16/08/2021 Lượt xem: 3637 Cỡ chữ
Làm sao để nhận biết một hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ là vấn đề khiến nhiều kế toán phải đau đầu, đặc biệt với các doanh nghiệp mới chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây của E-invoice sẽ giúp Quý doanh nghiệp nhận biết hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ, cũng như một số lưu ý khi sử dụng hóa đơn.
1. Hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ là gì?
Hóa đơn điện tử [HĐĐT] đầu vào là một loại HĐĐT thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, được bên bán hàng hóa, dịch vụ tạo lập. Mục đích của HĐĐT đầu vào nhằm ghi nhận thông tin mua hàng hóa, dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định của pháp luật bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ là gì?
HĐĐT đầu vào hợp lệ là hóa đơn được tạo lập khi tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật. Cụ thể, những quy định đó là gì? Cùng tìm hiểu ngay trong phần 2 dưới đây.
2. Cách nhận biết hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ
Khoản 3, Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính nêu rõ: HĐĐT có giá trị pháp lý khi thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau: - Đảm bảo tin cậy về tính vẹn toàn của thông tin trong HĐĐT, từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT. Tính toàn vẹn tức là thông tin đầy đủ, chưa bị thay đổi [ngoài việc thay đổi hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT].
- Thông tin trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Giống như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ phải có các chỉ tiêu cơ bản như sau: - Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, STT hóa đơn. - Thông tin người bán: Tên công ty, địa chỉ, MST. - Thông tin người mua: Tên công ty, địa chỉ, MST.
>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử.
Nội dung hàng hoá dịch vụ:
Trên hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ, nội dung hàng hóa, dịch vụ cần đảm bảo các thông tin sau: - STT, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. - Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán. - Tiền hàng bằng chữ. - Người mua hàng, người bán hàng.
- Ký và đóng dấu của người bán hàng.
Các chỉ tiêu cần thiết của hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ
Chỉ tiêu đánh giá HĐĐT đầu vào hợp lệ so với hóa đơn giấy có nhiều điểm khác biệt. Cụ thể: Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính quy định, ngoài những thông tin cơ bản như hóa đơn giấy, HĐĐT hợp lệ cần có thêm các chỉ tiêu như sau: - Bản thể hiện hóa đơn điện tử. - Hóa đơn điện tử không có liên. - Ký hiệu số Serial - Chữ ký điện tử - Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
- Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.
Hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ cần đáp ứng những tiêu chí nào?
Một số lưu ý về nội dung của hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ:
- Được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Trong trường hợp cần thêm chữ nước ngoài, thì chữ nước ngoài được đặt bên phải, trong dấu [ ], hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt, và cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
- Khởi tạo, phát hành hóa đơn không bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong các trường hợp sau: hóa đơn nước, hóa đơn điện, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử hợp lệ
Sau khi nhận hóa đơn điện tử, kế toán cần kiểm tra xem thời điểm lập hóa đơn đã hợp lệ, hợp pháp chưa. Thời điểm lập hóa đơn điện tử cần tuân theo các nguyên tắc của pháp luật quy định. Cụ thể như sau: - Hóa đơn bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng, quyền sở hữu hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. - Hóa đơn cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa - Trường hợp giao hàng thành nhiều lần, hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ, thì mỗi lần bàn giao đều phải lập hóa đơn theo khối lượng hàng hóa, dịch vụ tương ứng.
>> Tham khảo: Quy định thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
3. Lưu ý cơ bản khi sử dụng hóa đơn đầu vào hợp lệ
Sau khi đã nhận biết được một hóa đơn điện tử đầu vào có hợp lệ hay không, kế toán cũng cần lưu ý một số vấn đề khi thực hiện các nghiệp vụ liên quan. - HĐĐT đầu vào từ 20 triệu trở lên: Để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, kế toán bắt buộc thực hiện thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng. Trong trường hợp tổng hoá đơn mua từ cùng 1 nhà cung cấp trong cùng 1 ngày từ 20 triệu trở lên cũng phải thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng. - Thời điểm thanh toán: Đến hạn thanh toán theo hợp đồng, nếu người mua chưa trả tiền thì thực hiện kê khai thuế như bình thường. Tuy nhiên, nếu đến hạn quyết toán mà chưa thanh toán thì khoản này sẽ bị loại trừ. - Hóa đơn thanh toán nhiều lần: Nếu thanh toán nhiều lần đối với một hóa đơn thì tất cả các lần đó phải thực hiện chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng [bao gồm cả lần đặt cọc đầu tiên].
- Với HĐĐT đầu vào mua bán tài sản cố định: Nếu là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống, giá trị trên 1,6 tỷ đồng thì sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng; trừ trường hợp sử dụng tài sản đó để phục vụ cho mục đích vận tải.
Cần lưu ý một số nội dung khi sử dụng hóa đơn đầu vào cho doanh nghiệp.
- HĐĐT đầu vào kê khai từ năm trước, năm sau mới hạch toán: Không được khấu trừ thuế GTGT. - HĐĐT đầu vào của dự án: Nếu thuế giá trị gia tăng của dự án đến thời điểm quyết toán bị hủy thì sẽ không được khấu trừ số tiền thuế giá trị gia tăng đó. Trên đây là cách nhận biết hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ một cách đơn giản nhất. Khi tiếp nhận hóa đơn đầu vào, kế toán cần kiểm tra kỹ càng để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn.
Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
Các tin tức liên quan:
30/07/2021-17216 lượt xem
05/08/2021-12287 lượt xem
12/08/2021-11652 lượt xem