Quản trị con người là một đầu việc chính trong tất cả tổ chức nào, nó liên quan mạnh mẽ đến sự tồn tại và tăng trưởng của một đơn vị. vì vậy, việc quản lý nhân sự đòi hỏi phải có sự mượt mà, chính xác để xây dựng một môi trường thực hiện công việc hiệu quả nhất. Hiện nay, nhiều đơn vị đã tạo ra hệ thống quản lý nhân sự trong công ty và đã thu được nhiều mục đích khả quan đáp ứng mong muốn đa dạng của con người và tạo dựng kết quả trước mắt của tổ chức.
1. Khái niệm hệ thống quản lý nhân sự
Trong bối cảnh hội nhập và toàn cầu hóa, khi nền kinh tế tri thức bùng nổ cùng với cuộc cách mạng số và cách mạng công nghiệp 4.0, sự chỉnh sửa quá nhanh và khôn lường đã đặt các công ty trên khắp thế giới vào một bối cảnh cạnh tranh khốc liệt. Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp buộc phải cải tiến, nâng cao khả năng cạnh tranh cho toàn bộ máy, trong đó yếu tố con người mang tính quyết định. Vì con người tham dự vào hai công việc cơ bản của tổ chức: vừa là nguồn nhân lực trực tiếp thực hiện các công việc không thể tự động hóa [ giải quyết sự cố, chăm sóc khách hàng, lái xe, bảo vệ,…], vừa là nguồn lực tri thức có vai trò điều khiển các loại nguồn lực khác [vận hành máy, lập trình, hoạch định công việc,…]
Hơn nữa, mong muốn tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh đòi hỏi tổ chức phải có nguồn nhân lực đủ mạnh để xử lý các bài toán phức tạp như tìm kiếm các điểm khác biệt hoặc tăng hiệu quả bán hàng. Để tối ưu hóa khả năng này, các nhà lãnh đạo đơn vị thiết yếu phải sử dụng các quy trình thông tin quản lý nhân sự để phát triển được một đội ngũ có tư tưởng và khả năng song hành với kết quả trước mắt của đơn vị.
Bộ máy thông tin quản trị con người là một bộ máy thông tin dùng để thu thập, giải quyết, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lực trong công ty để hỗ trợ cho việc ra quyết định. bộ máy có nhiệm vụ quan trọng trong công việc của cơ quan, các thông tin do bộ máy mang lại có vai trò trọng yếu trong việc ra quyết định người nhân viên tại cơ quan.
2. Chức năng của hệ thống quản lý nhân sự
Hệ thống quản lý nhân sự cung cấp thông tin liên quan đến toàn bộ các khó khăn thuộc về quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho tổ chức lẫn nhân viên. Công dụng của hệ thống này là thực hiện việc huy động nhân lực và sử dụng có đạt kết quả tốt những người lao động cho tổ chức. Các bộ máy thông tin quản lý nhân sự không những trợ giúp cho bộ phận quản trị nhân lực lưu giữ các tất cả thông tin người nhân viên, lập các báo cáo định kỳ,…mà còn thực hiện việc lập sơ đồ chiến thuật và chiến lược bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự đoán, đo đạt, thống kê, truy vấn và thực hiện các công dụng quản lý nhân lực khác. hệ thống nhân sự cung cấp thông tin ảnh hưởng đến các khó khăn về quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên. Dưới đây là chức năng của bộ máy quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức:
- Quản lý thông tin nhân sự;
- Quản lý công thức thực hiện công việc trong từng phòng ban;
- Quản lý nhận xét nhân sự;
- Quản lý công thức tuyển dụng;
- Quản lý đào tạo;
- Quản lý hành chính;
- Quản lý sổ sách, văn bản liên quan nhân sự;
- Quản lý kế hoạch và ngân sách đào tạo;
Hệ thống quản lý nhân sự của một đơn vị như một bộ máy tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về thể lực, trí lực của từng con người trong một tập thể. Nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai. hệ thống này gắn liền với các phân hệ thông tin khác của tổ chức như hệ thống thông tin kế toán tài chính, bộ máy thông tin sản xuất và bộ máy thông tin marketing.
3. Tầm quan trọng của hệ thống quản lý nhân sự
Hệ thống nhân sự giúp doanh nghiệp thấu hiểu về nhân viên của mình. Từ đó có những tác động để nâng cao hiệu quả mỗi người, và cũng là gia tăng sự gắn kết với tổ chức.
Có thể thấy, nền kinh tế càng phát triển thì môi trường kinh doanh càng trở nên gay gắt và khốc liệt, yếu tố nhân sự trong đơn vị buộc phải nâng cao để xử lý các bài toán phức tạp. Bởi chất xám, tri thức, kinh nghiệm của người lao động sẽ là nhân tố quyết định cho sự cạnh tranh của công ty. Do đó, việc tạo ra một hệ thống quản trị con người chuyên nghiệp, nhằm quản trị hiệu quả nguồn lực tổ chức là yêu cầu thiết yếu trong mỗi đơn vị.
4. Bí quyết xây dựng hệ thống quản lý nhân sự
Ngày nay, sự chuyển dịch của công nghệ có tác động rõ rệt tới công tác quản trị nhân sự. Trong kỷ nguyên số, hoạch định nguồn lực tổ chức phải tham gia với nhiệm vụ gia tăng hiệu suất, kết nối nhân tài với các mắt xích tạo dựng thành quả trong doanh nghiệp.
Ứng dụng phần mềm công nghệ là chìa khóa để đơn vị xây dựng được hệ thống nhân sự chuyên nghiệp, hiệu quả. Bằng cách vận dụng giải pháp quản lý nhân sự để tạo ra bộ máy thông tin người làm công, đơn vị có thể khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của tổ chức một cách hiệu quả. Từ đó, tối ưu các chiếc lược xác định và kết quả trước mắt của công ty. Giải pháp Có thể kể đến trong bài toán chuyển đổi quản lý nhân lực thời đại số đó là 3S HRM.
5. Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự
Phạm vi hoạt động của phòng nhân sự rất lớn, gồm nhiều công dụng từ tuyển dụng, training, tạo ra chính sách người làm công đến chấm công, tính lương, thưởng, phát triển văn hóa công ty,…
Trong môi trường làm việc truyền thống, nhân viên nhân sự phải thực hiện các nhiệm vụ trên giấy tờ, excel; việc lưu trữ và chọn lựa ra thông tin khá khó khăn, mất nhiều thời gian khiến họ sao nhãn những phần việc mang tính chiến lược như: kế hoạch người nhân viên, văn hóa công ty v.v
Bằng cách ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự, đơn vị đơn giản tối ưu hóa khả năng của nhân sự, tăng năng suất lao động; tăng sự hài lòng của người lao động nhờ đáp ứng rất nhanh nhu cầu của họ; chuẩn hóa quy trình hoạt động, quản lý chặt chẽ trên một bộ máy qua đó nắm bắt tốt dòng tiền và chi phí; tối ưu hóa công việc quản lý theo chính sách của công ty; tăng cường bảo mật dữ liệu thông qua cơ chế phân quyền truy cập cho người dùng.
Hệ thống quản lý nhân sự cũng tích hợp một loạt các công cụ báo cáo; số liệu được thu thập theo thời gian thực giúp nhà quản lý nói ra các quyết định kịp thời và chính xác.
Tổng kết
Với quá trình tin học hóa hiện nay, vấn đề quản trị con người ở các tổ chức đơn vị luôn phải có một hệ thống quản lý nhân sự, một phần mềm chuyên về quản trị con người rõ ràng với các khoản mục cơ bản về thông tin chúng ta, các thông tin chuyên môn,…cũng như các khoản mục mở rộng như lương thưởng, chế độ chính sách,… Nếu như phần mềm có những tính năng linh hoạt, gọn nhẹ với những bộ máy thông tin mở rộng và chuyên sâu sẽ giúp cho người quản lý đơn giản trong việc nắm bắt tất cả thông tin người nhân viên của cơ quan, để có những điều chỉnh thiết yếu, kịp thời, giúp cho bộ máy của công ty công việc liên tục và hiệu quả.
Nguồn: Tổng hợp
Quản lý nhân sự là những công việc không mang lại cho doanh nghiệp giá trị lợi nhuận về kinh tế nhưng nó lại đóng vai trò quan trọng hàng đầu quyết định sự thành bại của các chiến lược khác trong doanh nghiệp.
Công tác quản lý nhân sự dù tồn tại dưới hình thức trực tiếp hay gián tiếp thì ở bất cứ lĩnh vực, ngành nghề nào cũng cần có bộ phận quản lý nhân sự này. Khi quản lý nhân sự thực hiện hiệu quả sẽ cho người lao độg niềm tin vào tổ chức, động lực lao động và cống hiến, từ đó hình thành nguồn nhân lực mạnh toàn diện và nâng cao năng suất lao động.
Vậy Quản lý nhân sự là gì? Quy trình quản lý nhân sự hiệu quả như thế nào? Cùng Lê Ánh Hr và đội ngũ chuyên gia nhân sự tìm hiểu trong bài viết dưới đây
1. Quản lý nhân sự là gì?
Quản lý nhân sự có thể hiểu ngắn gọn là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả. Bộ phận nhân sự là cầu nối thu hút và giữ chân những nhân viên có đủ tiêu chuẩn nhất và sắp xếp những công việc thích hợp nhất với họ để họ có thể phát huy hết tiềm năng tại tổ chức.
Quản lý nhân sự bao gồm công tác quản lý, khai thác, sử dụng lao động - nhân sự - của một công ty, doanh nghiệp, tổ chức,…một cách hợp lý và hiệu quả. Chức năng quản lý nhân sự liên quan đến các công việc như thu hút, tuyển dụng, đào tạo, tính lương, đánh giá, khen thưởng nhân viên,…
Không chỉ vậy quản lý nhân sự còn liên quan đến các công tác kiểm tra, điều chỉnh nhằm đáp ứng nhu cầu và sử dụng, duy trì, bảo vệ, phát triển tiềm năng của người lao động một cách hiệu quả nhất.
Nhân sự trong doanh nghiệp là nguồn lực con người bao gồm tất cả các thành viên tham gia vào trong hoạt động của các doanh nghiệp hay tổ chức. Họ sẽ sử dụng các kiến thức, kĩ năng, các giá trị đạo đức và các hành vi ứng xử nhằm mục đích thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp.
Việc quản lý nhân sự đòi hỏi sự hiểu biết về con người ở nhiều khía cạnh, và quan niệm rằng con người là yếu tố trung tâm của sự phát triển. Các kỹ thuật quản lý nhân lực thường có mục đích tạo điều kiện để con người phát huy hết khả năng tiềm ẩn, giảm lãng phí nguồn lực, tăng hiệu quả của tổ chức.
»»» Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Chuyên Nghiệp - Lê Ánh HR
2. Quy trình quản lý nhân sự hiệu quả
Để quản lý nhân sự hiệu quả luôn là bài toán khó khiến không ít nhà quản lý nhân sự và lãnh đạo doanh nghiệp phải đau đầu. Lúc này đòi hỏi nhà lãnh đạo phải nắm được các bước của quy trình quản lý nhân sự hiệu quả để phù hợp với từng bước đi chiến lược của công ty.
Dưới đây là 05 bước cơ bản của quy trình quản lý nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp.
Bước 1: Thiết lập hệ thống quản lý nhân sự
Một hệ thống quản lý nhân sự cần đầy đủ thông tin về người lao động, khi cần xuất thông tin của bất cứ nhân sự nào thì có thể có ngay trong thời gian ngắn nhất.
Thông tin quản lý nhân sự có thể dựa vào cách xây dựng và quản lý dữ liệu thông qua việc triển khai sau:
- Xây dựng bảng theo dõi theo phòng ban [Họ tên, năm sinh, quê quán, chức danh, ... các thông tin thuộc cá nhân nhân sự]
- File hồ sơ theo dõi tuyển dụng, nhằm lưu giữ và có thể tuyển chọn được những ứng viên đáp ứng được yêu cầu tuyển dụng về sau.
- Bảng kết quả đánh giá thực hiện công việc, lưu giữ quá trình hoàn thành công việc của nhân sự, từ đó có những chiến lược nhân sự phù hợp như: đào tạo, cơ cấu lại nhân sự kịp thời và hợp lý hơn.
- Bảng theo dõi lương: nắm bắt được mức lương nhân viên đang được hưởng và có thể điều chuyển mức lương phù hợp cho từng vị trí
Khâu lưu trữ những thông tin này là vô cùng quan trọng, giúp người quản lý có thể nắm được tình trạng nhân viên của mình bất cứ lúc nào. Bên cạnh đó, đảm bảo đảm bảo quyền lợi mà mỗi nhân viên trong doanh nghiệp xứng đáng được nhận trong quá trình làm việc.
Bước 2: Xây dựng quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự chuyên nghiệp
Để quản lý nhân sự hiệu quả, cần phải xây dựng một quy trình tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp. Việc xây dựng này phụ thuộc vào mô hình của mỗi doanh nghiệp. Các chiến lược cần quan tâm ở đây:
- Quy trình tuyển dụng phỏng vấn nhân sự
- Kế hoạch đào tạo và quy trình điều chuyển nhân sự giữa các phòng ban
- Các chế độ đãi ngộ, lương thưởng
- Những nội quy, quy định và văn hóa được áp dụng tại doanh nghiệp
Vì nhân sự là lực lượng nòng cốt của mỗi doanh nghiệp nên tuyển dụng nhân sự là một khâu vô cùng quan trọng cần được quan tâm đúng mực, cân nhắc và xây dựng hợp lý, đảm bảo chọn được cho doanh nghiệp những ứng viên phù hợp nhất cho doanh nghiệp. Từ đó có thể triển khai và thực hiện các chiến lược khác hiệu quả
Bước 3: Bản mô tả công việc rõ ràng và phân công phù hợp cho từng nhân sự
Căn cứ trên quy trình làm việc cụ thể, nhân viên sẽ định hướng nhiệm vụ được giao nhanh và chính xác hơn. Nhân viên làm việc theo nhóm hoặc theo phòng, ban sẽ không bị chồng chéo công việc để đảm bảo thực hiện đủ các công việc cần làm.
Bên cạnh việc giúp nhân viên thực hiện công việc của mình hiệu quả hơn, việc mô tả rõ ràng này còn giúp người quản lý theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả của nhân viên một cách dễ dàng và chính xác
Bộ phận quản lý nhân sự cần định hướng công việc một cách rõ ràng, phân công công việc phù hợp với mỗi cá nhân, cần biết được năng lực của từng nhân viên để phân công vào vị trí phù hợp, giúp họ phát huy tối đa tiềm năng.
Bước 4: Đặt ra mục tiêu làm việc và có tiêu chuẩn đánh giá thành tích
Mục tiêu là động lực thúc đẩy của mọi tổ chức, giúp thành viên tham gia tổ chức ấy có quyết tâm trong công việc để tạo ra hiệu quả hơn. Doanh nghiệp càng có mục tiêu rõ ràng, khả năng thành công sẽ càng cao và lợi ích nhận được sẽ càng lớn.
Để đánh giá công việc theo từng giai đoạn thời gian, mỗi phòng ban nên lập ra bảng vừa để người quản lý trực tiếp biết được hiệu quả công việc của nhân viên đến đâu, vừa để đánh giá mức độ công việc hoàn thành ra sao.
Xem thêm:
Bước 5: Đánh giá hiệu quả thực hiện công việc
Mỗi bộ phận, phòng ban nên lập ra bảng đánh giá kết quả công việc của nhân viên theo từng giai đoạn thời gian cụ thể [tuần, tháng, quý,...].
Nếu nhân viên có thành tích tốt, sau khi được đánh giá công việc, người quản trị cần có một lời khen ngợi hoặc động viên trong trường hợp ngược lại.
>>> Xem thêm: Quản trị là gì? Phân biệt quản lý và quản trị
Trên đây là những chia sẻ hữu ích về Quản lý nhân sự là gì? Quy trình quản lý nhân sự hiệu quả.
Nếu bạn cần trang bị thêm các kiến thức về nghiệp vụ Quản trị nhân sự, bạn có thể tham khảo thêm các khóa học Hành chính nhân sự tại trung tâm Lê Ánh Hr. Khóa học này sẽ giúp bạn thành thạo các kỹ năng của một nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp, được giảng dạy bởi các chuyên gia có hơn 10 năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực nhân sự.
Lê Ánh Hr chúc bạn thành công!