Hiểu về quy trình xử lý đơn hàng là một phần quan trọng trong việc điều hành cửa hàngcủa bạn.Trong bài viết này, Sapo sẽ hướng dẫn bạn cách tạo đơn hàng và quản lý danh sách những đơn hàng này thật hiệu quả.
Cách tạo đơn khi khách mua tại cửa hàng và khi khách mua online
Xử lý đơn hàng
Cách theo dõi và quản lý đơn hàng với Sapo
Một số sai lầm cần tránh khi quản lý đơn hàng
1. Tạo đơn hàng
Khi có khách hàng đến mua hàng tại cửa hàng hoặc đặt hàng trên Facebook, qua điện thoại ... bạnnhập đơn hàng lên Sapo để có thể trừ tồn kho và quản lý doanh thu, lãi lỗ.
- Tạo đơn hàng bán tại quầy: bán hàng nhanh cho khách đến mua trực tiếp tại cửa hàng.
- Tạo đơn hàng bán tại quầy offline: bán hàng khi cửa hàng mất mạng tạm thời
- Tạo đơn online[Tạo đơn và giao hàng]: có dùng dịch vụ giao hàng, quản lý toàn bộ các đơn hàng online từ các kênh bán hàng đổ về
Lưu ý:Đơn bán tại quầy sau khi nhấn thanh toán sẽ không sửa được. Vì vậy nếu muốn sửa đơn hàng, bạn có thể lựa chọn Tạo đơn và giao hàng trong mục Đơn hàng.
2. Xử lý đơn hàng
a. Hoàn thành đơn hàng:
Sau khi tiến hành đặt hàng, bạn thực hiện đầy đủ các bước Đóng gói - Xuất kho - Giao hàng - Thanh toán để hoàn tất 1 đơn hàng hoàn chỉnh. Đối với đơn hàng cógiao hàng, bạn thực hiện thêm bướcđối soát đơn hàng để thu tiền từ phía đối tác giao vận. Lưu ý:Với đơn hàng bán tại quầy, sau khi tạo đơn hàngmà chưa thanh toán, bạn chỉ cần vào danh sách đơn hàng và thực hiệnThanh toán để hoàn thành đơn hàng.
b. Thao tác trả lại hàng
Trong trường hợp khách hàng đã mua và nhận hàng nhưng sau đó muốn trả lại hàng, bạn thao tác trả lại hàng bán.
c. Huỷ đơn hàng
Với đơn hàng chưa thực hiện giao hàng thành công, bạn có thể Huỷ đơn hàng. Đơn hàng Huỷ không được ghi nhận doanh thu.
d. Sửa đơn hàng
Sapo hỗ trợ tính năng Sửa đơn hàng để bạn có thể thay đổi thông tin đơn hàng, thêm hàng hóa, thay đổi số lượng, thêm ghi chú cho đơn hàng. Tính năng này chỉ áp dụng cho đơn hàng chưa giao hàng thành công.
3. Quản lý đơn hàng
Đểquản lý được danh sách đơn hàng sau khibán ra, quản lý được đơn hàng nào gửi hãng vận chuyển nào, cước phí ra sao vàkiểm soát được công nợ với từng khách hàng. Bạn theo dõi trong phần danh sách đơn hàng:
- Danh sách đơn hàng chi tiết với bộ lọc thông minh, sẽ giúp bạn theo dõi được chi tiết trạng thái đơn hàng, tình trạng thanh toán, số tiền khách phải trả cho từng đơn hàng
- Quản lý trạng thái các đơn hàng: Đặt hàng, Đang giao dịch, Hoàn thành, huỷ... để tìm kiếm và xử lý đơn hàng nhanh chóng.
- Tại tab Quản lý giao hàng, bạn có thể xem được đơn hàng nào đã đẩy cho đơn vị vận chuyển hay shiper nào, đồng thời theo dõi được trạng thái giao hàng. Ngoài ra,bạn có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin giao hàng để phản hồi ngay cho khách hàng khi có thắc mắc hoặc khi cần kiểm tra thông tin.
- Sapo quản lý chi tiết đối tác vận chuyển, shipper, theo dõi tổng số đơn hàng giao cho mỗi đối tác và công nợ, phí giao hàng chi tiết của từng bên.
- Trong trường hợp khách hàng trả hàng, bạntạo đơn trả hàng để hệ thống cập nhật lại kho. Đồng thời, bạn có thể xem được tổng số tiền hoàn, lýdo hoàn và trạng thái trả hàngcủa từng đơn hàng
4. Một số vấn đề thường gặp khi quản lý đơn hàng
- Không tuân thủ quy tắc: Đơn đến trước thì xử lý trước. Đây là một quy tắc bắt buộc khi ghi nhận thông tin về các đơn hàng. Nếu không tuân thủ nguyên tắc này việc bỏ sót các đơn đặt hàng cũ vẫn có thể xảy ra, gây khó chịu cho Khách hàng.
- Không thường xuyên kiểm tra tồn kho, không nắm được sản phẩm nào còn sản phẩm nào hết để phản hồi cho khách hàng và không biết lượng hàng có đáp ứng được cho các đơn hàng sắp tới không. Bạn hãy dùng tính năng quản lý kho để kiểm soát về số lượng tồn kho nhé.
- Không thường xuyên đối soát với đơn vị vận chuyển dẫn đến sai sót trong quá trình thanh toán phí vận chuyển, tiền COD. Đừng quên thao tác đối soát đơn hàngđể thu tiền từ phía đối tác về cho cửa hàng của mình.
Trong phần đơn hàng,Sapo sẽ hướng dẫn bạn thao tác:
- Thêm mới đơn hàng
- Thêm mới đơn hàng bằng file Excel
- Sửa/huỷđơn hàng
- Sao chép đơn hàng
- Thanh toán nhanh nhiềuđơn hàng
- Hoàn trả đơn hàng
- Bộ lọc đơn hàng
- Các trạng thái của đơnhàng