Việc transfer một doanh nghiệp sang Agile hẳn là một chặng đường dài. Mà nó cũng là kiểu ko có điểm kết vì luôn có một status tốt hơn nữa tồn tại. Một phần kết quả, là nhiều công ty mới chỉ bắt đầu apply Agile trong quy trình mà quên mất đi Agile phần nhiều là văn hoá, mindset.
Khi càng được áp dụng nhiều, thì Agile lại càng có nhiều muôn hình vạn trạng. Một vài định nghĩa gắn Agile với những phương thức khác nhau để giúp chúng ta hoàn thành 1 project với kết quả tốt hơn, nhưng Agile lớn hơn là một phương pháp. Để chuyển hoá Agile thành công, chúng ta cần hiểu các tầng khác nhau, cũng như khó khăn, thử thách và sức mạnh của Agile mindset.
Nếu coi Agile như một củ hành có nhiều lớp, hãy cùng bóc từng lớp một [dựa trên nghiên cứu của AWA, Simon Powers]
Chúng ta chia Agile theo 3 level:Doing Agile, Living Agile & Being Agile. Việc phân chia layer này dựa trên 2 yếu tố:1 là "dễ nhìn thấy" trong không gian làm việc chung của toàn công ty hay không, 2 là "sức mạnh" hay "tầm ảnh hưởng" của các yếu tố này khi áp dụng Agile.
Nghịch lý là yếu tố càng dễ nhìn thấy thì lại ít sức mạnh hơn là những yếu tố khó nhìn nhưng lại cực kỳ mạnh mẽ.
Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu thêm:
Doing agile Áp dụng Tool & các best practices
Rất nhiều các tổ chức bắt đầu chặng đường của họ với Agile bằng việc áp dụng và triển khai Tool/Process, thông thường là để quản lý work backlog. Một cách khác, họ có thể set up những routine làm việc, mà ở đó team sẽ daily meeting hàng ngày hoặc lên plan hàng tuần cùng nhau. Những công cụ và process này là những phần hay gặp của các phương pháp như Scrum hay Kanban. Áp dụng tool thường là điểm khởi đầu, nhưng không nên là điểm kết thúc.
Living agile những nguyên tắc & giá trị cốt lõi làm thay đổi văn hoá
Agile là thứ liên quan đến con người nhiều hơn là process. Điểm chính trong văn hoá Agile là sự chuyển dịch tố chất của con người trở lên linh hoạt hơn, minh bạch hơn, hợp tác hơn và phản ứng nhanh hơn. Kể cả với những doanh nghiệp áp dụng cực nhiều Agile practices, họ cũng có thể bị thất bại với việc đối phó với tình huống phức tạp. Thay đổi văn hoá của công ty mới là phần chìm của tảng băng, và là phần khó.
Agile transformation là việc hình thành văn hoá giúp các team trong công ty tương tác thuận tiện hơn, giao tiếp dễ dàng hơn. Điều này đạt được qua việc cải tiến liên tục qua các quá trình thanh tra & thích nghi - và một văn hoá minh bạch, hết mình vì nhiệm vụ.
Being Agile - Thực sự sở hữu Agile mindset
Đây thực sự là một khái niệm trừu tượng. Có lẽ cần bóc tách từ việc Agile mindset là gì, được phản ánh qua 3 niềm tin:
The Complexity belief
Có rất nhiều khó khăn chúng ta đối mặt hàng ngày là những điều vô cùng khó và phức tạp. Bằng việc xử lý những vấn đề này, chúng ta đã thay đổi bản chất của vấn đề rồi. Giống như kiểu phương án cuối cùng thường sẽ không được lường trước ngay từ đầu. Thực tế kinh doanh chúng ta cũng sẽ thấy ngay: đời không như là mơ, kế hoạch không như là plan. Vì vậy cứ coi sự phức tạp là lẽ tự nhiên và đón nhận nó.
The People belief
Mỗi cá nhân vừa chủ động mà lại vừa phụ thuộc vào team và tổ chức của mình. Con người là giống loài phụ thuộc lẫn nhau. Khi được xây dựng một môi trường đúng [an toàn, tôn trọng, đa dạng và đoàn kết] cùng với một mục tiêu thúc đẩy, lúc đó chúng ta sẽ có niềm tin và sự tự quản lý. Agile Mindset phản ánh qua đây là việc thực sự tin tưởng vào con người và cho phép họ có room tự quản lý công việc của mình.
The Proactive Belief
Niềm tin chủ động tin tằng sự chủ động là sự luôn luôn kiếm tìm sự cải tiến. Giống như slogan Fail Fast. Learn Fast Đây chính là mindset luôn hướng đến điều tốt hơn sẽ đến. Bản thân những con người này cũng cực kỳ chủ động trong công việc của mình, không cần sếp thúc deadline hay yêu cầu, họ tự đưa ra những nấc thang khó hơn cho bản thân mình.
Agile mindset = Growth mindset + Trust + Self organize + Proactive
Mọi hành trình đều bắt đầu từ bước chân đầu tiên
Có nhiều điểm bắt đầu để tổ chức của bạn trở nên Agile hơn. Bạn có thể đạt được nó theo cách bottom up, làm từ best practice làm lên. Ví dụ như trong việc phát triển phần mềm, có nhiều framework để cho các team làm việc và phối hợp với nhau. Bên ngoài lĩnh vực phát triển phần mềm, các mô hình scaling ít khi được nói đến.
Một điểm bắt đầu nữa, là đi từ người lãnh đạo, người cố gắng hàng ngày thể hiện sự biến đổi trong mindset của mình và áp dụng nó trong nhiều tình huống khác nhau của doanh nghiệp.
Có những model cho tổ chức theo hướng Agile được biết đến nhiều như mô hình Tribe của Spotify, hay Đạo Holacracy để bạn có thể đọc thêm và lấy tinh thần. Thông thường các model này cũng khuyên chúng ta nên bắt đầu với những nhóm Agile nhỏ, hay còn gọi là Agile bubble, Agile Island.
Agile Islands cách nhen nhóm sự thay đổi Agile hơn
Rất khó để chúng ta tìm kiếm thấy một tổ chức chỉ thuần Agile trong tất cả các bộ phận. Thông thường vẫn có sự mix giữa yếu tố Agile & Non Agile trong doanh nghiệp. Có thể đó là những thứ liên quan đến pháp lý, kế toán, làm việc với nhà cung cấp, khách hàng, hoặc thậm chí nếu doanh nghiệp bạn lớn trên quy mô rộng, 1 chi nhánh khác chưa chắc đã áp dụng được Agile. Tuy nhiên khởi đầu với một nhóm nhỏ sau đó lan dần ra vẫn là một chiến lược cực hiệu quả.
Và khi ở trong môi trường mix như vậy, chúng ta rất cần tạo ra:
Một môi trường An toàn để bảo vệ văn hoá Agile của team
Sẽ có rất nhiều áp lực lên những nhóm pilot Agile trong tổ chức của bạn. Những luật lệ, quy tắc, rồi tưởng thưởng, thời gian làm việc, việc push kết quả và rất nhiều thứ văn hoá hiện tại của công ty sẽ dẫm chân lên nhóm Agile thử nghiệm của bạn. Công việc khó nhất và quan trọng nhất của Agile Leader là việc xây dựng một bức tường an toàn để team có thể làm việc với sự tin tưởng, với tinh thần trách nhiệm và cổ vũ lẫn nhau. Bức tường vô hình này sẽ giúp team Agile hoạt động hiệu quả hơn và ngăn cản thế giới non agile trong việc bị hiểu nhầm hoặc hiểu sai.
Đối phó với sự phức tạp là nguồn cơn cho một structure Agile
Làm thế nào để bạn chọn được 1 mảng để làm Agile pilot trong rất nhiều phần của công ty mình? Thông thường quy mô thử nghiệm này sẽ đến từ nhu cầu kinh doanh hoặc từ leaders trong doanh nghiệp. Có thể bước đầu tiên, là chúng ta sẽ xác định những khu vực đang chịu ảnh hưởng từ các yếu tố kinh doanh/bên ngoài đầy biến động, khó đoán và thực sự bị kìm kẹp bởi cơ cấu nhiều tầng. Giúp những người trong nhóm này sẵn sàng cùng work với nhau dựa trên niềm tin, sự minh bạch và tính trách nhiệm. Hãy dành vị trí cơ trưởng cho một Agile leader với mindset đúng bắt đầu xây dựng bức tường an toàn xung quanh nhóm. Đó sẽ là phần khởi đầu đến Agile Island của bạn.
Lược dịch & phân tích từ bài viết gốc Agile Island trên tạp chí Integrated Consulting.