Vì sao phải thay đổi cấu trúc bảng

BÀI 4: CẤU TRÚC BẢNG

1. Các khái niệm chính

- Dữ liệu trong Access được lưu trữ dưới dạng các bảng, gồm có các cột và các hàng. Bảng là thành phần cơ sở tạo nên CSDL. Các bảng chứa toàn bộ dữ liệu mà người dùng cần để khai thác.

- Trường [Field]: Mỗi trường là một cột của bảng thể hiện một thuộc tính chủ thể cần quản lí. Ví dụ: trong bảng HOC_SINH có các trường: Ten, NgSinh, DiaChi, GT,…

- Bản ghi [Record]: Mỗi bản ghi là một hàng của bảng gồm dữ liệu về các thuộc tính của chủ thể được quản lí. Ví dụ: trong bảng HOC_SINH bản ghi thứ 5 có bộ dữ liệu là: {5, Phạm Kim, Anh, Nữ, 5/12/1991, không là đoàn viên, 12 Lê Lợi, 2}.

- Kiểu dữ liệu [Data Type]: Là kiểu của dữ liệu lưu trong một trường. Mỗi trường có một kiểu dữ liệu.

- Dưới đây là một số kiểu dữ liệu thường dùng trong Access.

2. Tạo và sửa cấu trúc bảng

a. Tạo cấu trúc bảng

- Để tạo cấu trúc bảng trong chế độ thiết kế, thực hiện một trong các cách sau:

• Cách 1: Nháy đúp Create table in Design view.
• Cách 2: Nháy nút lệnh
  , rồi nháy đúp Design View.

=> Xuất hiện thanh công cụ thiết kế bảng Table Design và cửa sổ cấu trúc bảng:

- Trong cửa số thiết kế gồm 2 phần: Định nghĩa trường và các tính chất của trường. Phần định nghĩa trường gồm:

• Field name: cho ta gõ tên trường cần tạo.
• Data type: cho ta chọn kiểu dữ liệu tương ứng của trường.
• Description: Cho ta mô tả trường.

- Cách tạo một trường:

• Bước 1: Gõ tên trường vào cột Field Name
• Bước 2: Chọn kiểu dữ liệu trong cột Data Type bằng cách nháy chuột vào mũi tên xuống ở bên phải ô thuộc cột Data Type của một trường rồi chọn một kiểu trong danh sách mở ra.
• Bước 3: Mô tả nội dung trường trong cột Description [không nhất thiết phải có].
• Bước 4: Lựa chọn tính chất của trường trong phần Field Properties.

- Để thay đổi tính chất của một trường:

• Nháy chuột vào dòng định nghĩa trường.
• Các tính chất của trường tương ứng sẽ xuất hiện trong phần Field Properties ở nửa dưới của cửa sổ cấu trúc bảng.

- Chỉ định khoá chính:

• Một CSDL trong Access có thiết kế tốt là CSDL mà mỗi bản ghi trong một bảng phải là duy nhất, không có hai hàng dữ liệu giống hệt nhau.
• Khi xây dựng bảng trong Access, người dùng cần chỉ ra trường mà giá trị của nó xác định duy nhất mỗi hàng của bảng.
• Trường đó tạo thành khóa chính [Primary Key] của bảng.
• Để chỉ định khoá chính, ta thực hiện:
  • Chọn trường làm khoá chính.
  • Nháy nút
     hoặc chọn lệnh Edit → Primary Key.

- Lưu cấu trúc bảng

• Chọn lệnh File → Save hoặc nháy nút lệnh
   
• Gõ tên bảng vào ô Table Name trong hộp thoại Save As
• Nháy nút OK hoặc nhấn phím Enter.

b. Thay đổi cấu trúc bảng

- Để thay đổi cấu trúc bảng, ta hiển thị bảng ở chế độ thiết kế

- Thay đổi thứ tự các trường:

• Chọn trường muốn thay đổi vị trí, nhấn chuột và giữ. Khi đó Access sẽ hiển thị một đường nhỏ nằm ngang ngay trên trường được chọn.
• Di chuyển chuột, đường nằm ngang đó sẽ cho biết vị trí mới của trường.
• Thả chuột khi đã di chuyển trường đến vị trí mong muốn.

- Thêm trường:

• Để thêm một trường vào bên trên [trái] trường hiện tại, thực hiện:
• Chọn Insert → Rows hoặc nháy nút
• Gõ tên trường, chọn kiểu dữ liệu, mô tả và xác định các tính chất của trường.

- Xoá trường:

• Chọn trường muốn xoá
• Chọn Edit → Delete Row hoặc nháy nút

- Thay đổi khoá chính: 

• Chọn trường muốn chỉ định là khoá chính.
• Nháy nút
   hoặc chọn lệnh Edit → Primary Key.

c. Xoá và đổi tên bảng

- Xoá bảng:

• Chọn tên bảng trong trang bảng.
• Nháy nút lệnh
   [Delete] hoặc chọn lệnh Edit → Delete.

*Chú ý: Khi nhận được lệnh xoá, Access mở hộp thoại để ta khẳng định lại có xoá hay không. Mặc dù Access cho phép khôi phục lại bảng bị xoá nhầm, song cần phải hết sức cẩn thận khi quyết định xoá một bảng, nếu không có thể bị mất dữ liệu.

- Đổi tên bảng:

• Chọn bảng.
• Chọn lệnh Edit → Rename.
• Khi tên bảng có viền khung là đường nét liền [ví dụ
  ], gõ tên mới cho bảng, rồi nhấn Enter.

Giáo án tin học 12Bài: 4- tiết: 11Tuần dạy:1.Mục tiêu:1.1Kiến thức:HS biết:- Biết khái niệm khoá chính và các bước chỉ định một trườn làm khóa chính.- Biết cách tạo, sửa và lưu cấu trúc bảng.HS hiểu : Hiểu được các khái niệm chính trong cấu trúc bảng.1.2 Kỹ năng:-Thực hiện được tạo và sửa cấu trúc bảng, nạp dữ liệu vào bảng, cập nhật dữ liệu;Thực hiện việc khai báo khoá;Thực hiện được việc liên kết giữa hai bảng.1.3 Thái độ:- HS nhận thức được lợi ích cũng như tầm quan trọng của các công cụ phần mềm nóichung cũng như của hệ QTCSDL nói riêng để có quyết tâm học tập tốt, nắm vững các kháiniệm và thao tác cơ sở của Access.- Hướng cho một số HS có nguyện vọng sau này học tiếp đạt trình độ phục vụ đượccông việc quản lí trong tương lai.2 Trọng tâm:3 Chuẩn bị:3.1 Giáo viên: Bảng3.2 Học sinh:4 Tiến trình:4.1 Ổn định tổ chức và kiểm diện:- Ổn định lớp.- Điểm danh lớp.4.2 Kiểm tra miệng:Câu hỏi:Câu 1: Nêu các thao tác khởi động và kết thúc Access?Đáp án:Câu 1: Khởi độngCách 1: Từ bảng chọn Start, chọn Start → All Programs → Microsoft Access.Cách 2: Nháy đúp vào biểu tượng Accesstrên màn hình nền.* Kết thúcCách 1: Chọn File→Exit hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+F4.Cách 2: Nháy nútở góc trên bên phải màn hình làm việc của Access4.3 Giảng bài mới:Hoạt động của giáo viên và học sinhNội dung bài họcHoạt động 1. Tìm hiểu các khái niệm chính.GV: Theo em bảng [table] là gì?HS: Trả lời• Là thành phần cơ sở tạo dùng để lưu trữdữ liệu.•Các bảng được tạo ra sẽ chứa toàn bộdữ liệu mà người dùng cần để khai thác.GV: Năm lớp 11 chúng ta đã học kiểu dl bản ghi.Theo em , mỗi cột [thuộc tính], mỗi hàng của1. Các khái niệm chínhDữ liệu trong Access được lưu trữ dưới dạngcác bảng, gồm có các cột và các hàng.Bảng[table]: là thành phần cơ sở tạo nênCSDL. Các bảng chứa toàn bộ dữ liệu mà ngườidùng cần để khai thác.GV: Trần Thị Trúc Phương1Giáo án tin học 12bảng còn được gọi là gì?HS: Mỗi cột [thuộc tính] được gọi là Trường,mỗi hàng của bảng còn được gọi là Bản ghi.GV: Thế nào là trường, bản ghi cho ví dụ?HS: Đọc SGK trang 34 nghiên cứu và trả lời câuhỏi.Trường [field]: Mỗi trường là một cột của bảngthể hiện một thuộc tính chủ thể cần quản lí.VD: trong bảng HOC_SINH có các trường: Ten,NgSinh, DiaChi, GT,…Bản ghi [record]: Mỗi bản ghi là một hàng củabảng gồm dữ liệu về các thuộc tính của chủ thểđược quản lí.VD: trong bảng HOC_SINH bản ghi thứ 5 có bộdữ liệu là:{5, Phạm Kim, Anh, Nữ, 5/12/1991, khônglà đoàn viên, 12 Lê Lợi, 2}.Kiểu dữ liệu [Data Type]: Là kiểu của dữ liệulưu trong một trường. Mỗi trường có một kiểudữ liệu.GV: Như ta biết mỗi trường trong bảng đều lưutrữ một kiểu dữ liệu. Theo em kiểu dữ liệu trongbảng là như thế nào?HS: Đọc SGK nghiên cứu và trả lời.GV: Yêu cầu học sinh xem một số kiểu dữ liệuthường dùng trong SGK trang 34.GV: Từ bảng trên em hãy lấy ví dụ minh họa?HS: Ví dụ, MaSo có kiểu dữ liệu là Number[kiểu số], HoDem có kiểu Text [kiểu văn bản],NgSinh [ngày sinh] có kiểu Date/Time[ngày/giờ], DoanVien có kiểu Yes/No2. Tạo và sửa cấu trúc bảng.[đúng/sai].a] Tạo cấu trúc bảngTheo dõi, tham khảo sgk trả lời câu hỏiHoạt động 2. Tạo và sửa cấu trúc bảng.GV: Đặt vấn đề: Muốn có bảng dữ liệu, trước - Để tạo cấu trúc bảng trong chế độ thiết kế, thựchết cần khai báo cấu trúc của bảng, sau đó nhập hiện một trong các cách sau:dữ liệu vào bảng. Dưới đây xét việc tạo cấu trúc Cách 1: Nháy đúp Create table in Design view.bảng.Cách 2: Nháy nút lệnh, rồi nháy đúpHS: Chú ý nghe giảng.Design View.GV: Để tạo cấu trúc bảng trong chế độ thiết kế,Xuất hiện thanh công cụ thiết kế bảngthực hiện như thế nào?Table Design và cửa sổ cấu trúc bảng.HS: Thao khảo SGK và trả lời câu hỏi.Trong cửa số thiết kế gồm 2 phần : Định nghĩaGV: Giải thích: Sau khi thực hiện một trong hai trường và các tính chất của trườngcách trên, trên cửa sổ làm việc của Access xuất Phần định nghĩa trường gồm:hiện thanh công cụ thiết kế bảng Table Design + Field name : cho ta gõ tên trường cần tạo[h. 21] và cửa sổ cấu trúc bảng [h. 22].+ Data type : cho ta chon kiểu dữ liệu tương ứngcủa trường+ Description : Cho ta mô tả trườngGV: Khi cửa số thiết kế xuất hiện để tạo mộttrường ta tiến hành như thế nào?HS: Nghiên cứu SGK và trả lời câu hỏi.* Cách tạo một trường.1- Gõ tên trường vào cột Field Name2- Chọn kiểu dữ liệu trong cột Data Type bằngcách nháy chuột vào mũi tên xuống ở bên phải ôthuộc cột Data Type của một trường rồiGV: Trần Thị Trúc Phương2Giáo án tin học 12chọn một kiểu trong danh sách mở ra [h. 23].3- Mô tả nội dung trường trong cột Description[không nhất thiết phải có].4- Lựa chọn tính chất của trường trong phầnField Properties.Theo dõi sgk nghe giáo viên giải thíchTham khảo sgkĐể thay đổi tính chất của một trường:1. Nháy chuột vào dòng định nghĩa trường;2. Các tính chất của trường tương ứng sẽ xuấthiện trong phần Field Properties ở nửa dướiGV: Yêu cầu học sinh xem các tính chất của của cửa sổ cấu trúc bảng [h. 22].trường trong sgkChỉ định khoá chính:• Một CSDL trong Access có thiết kế tốtGV: Để thay đổi tính chất của trường ta thực là CSDL mà mỗi bản ghi trong một bảng phảihiện như thế nào?là duy nhất, không có hai hàng dữ liệu giốngHS: Đọc SGK trả lời.hệt nhau.• Khi xây dựng bảng trong Access, ngườidùng cần chỉ ra trường mà giá trị của nó xácđịnh duy nhất mỗi hàng của bảng.• Trường đó tạo thành khóa chínhChỉ định khoá chính[Primary Key] của bảngGV: Tại sao phải chỉ định khóa chính?HS: Nghe giảng và ghi bài.GV: Theo em thế nào là khoá chính?HS: Khoá chính là trường có giá trị xác địnhduy nhất mỗi hàng của bảng* Để chỉ định khoá chính, ta thực hiện:1. Chọn trường làm khoá chính;2. Nháy núthoặc chọn lệnhGV: Để chỉ định khoá chính, ta thực hiện như thếEditPrimary Key.nào?.HS: Đọc SGK, nghiên cứu và nghe giảng.GV: Sau khi chỉ định khoá chínhAccess hiển thị hình chiếc chìa khoá [ ] ở bêntrái trường được chỉ định là khoá chính..- Sau khi thiết kế một bảng ta cần đặt tên và lưucấu trúc của bảng lại.+ Giáo viên thực hiện lưu cấu trúc trên máyGV: Để đặt tên và lưu cấu trúc của bảng ta thực * Lưu cấu trúc bảng1. Chọn lệnh FileSave hoặc nháy nút lệnhhiện ntn?HS: Đọc SGK, nghiên cứu và nghe giảng.;2. Gõ tên bảng vào ô Table Name trong hộpthoại Save As;3. Nháy nút OK hoặc nhấn phím Enter.GV: Đặt vấn đề: Ta có thể thay đổi cấu trúc bảngnếu thấy cấu trúc đó chưa thật phù hợp, chẳnghạn thêm/xoá trường, thay đổi tên, kiểu dữ liệucủa trường, thứ tự các trường.HS: Nghe giảng.GV:Để thay đổi cấu trúc bảng ta làm như thếnào?b] Thay đổi cấu trúc bảngĐể thay đổi cấu trúc bảng, ta hiển thị bảng ởchế độ thiết kế.Thay đổi thứ tự các trường1.GV: Trần Thị Trúc Phương3Chọn trường muốn thay đổi vị trí, nhấn chuộtGiáo án tin học 12HS: Đọc SGK và trả lời câu hỏi.GV: thực hiện trên máy các thao tác Thay đổithứ tự các trường, thêm trường, xoátrường, thay đổi khoá chính và yêucầu học sinh nhắc lại các thao tác đó.Thay đổi thứ tự các trườngHS: Quan sát các thao tác và thực hiện trên máycủa mình.và giữ. Khi đó Access sẽ hiển thị một đường nhỏnằm ngang ngay trên trường được chọn;2.Di chuyển chuột, đường nằm ngang đó sẽ chobiết vị trí mới của trường;3.Thả chuột khi đã di chuyển trường đến vị trímong muốn.Thêm trườngĐể thêm một trường vào bên trên [trái] trườnghiện tại, thực hiện:1.Chọn Insert→Rows hoặc nháy nút;2. Gõ tên trường, chọn kiểu dữ liệu, mô tả vàThêm trườngGV: Chú ýTrường có mũi têntrường hiện tại.xác định các tính chất của trường [nếu có].ở ô bên trái tên được gọi làXoá trường1. Chọn trường muốn xoá;2. Chọn EditDelete Row hoặc nháy nút.Xoá trườngGV: Thực hiện trên máy thao tác xóa trường.HS: Quan sát và thực hiện trên máy của mìnhChú ý: Cấu trúc bảng sau khi thay đổi phải đượclưu bằng lệnh FileSave hoặc bằng cáchnháy nút.Thay đổi khoá chínhGV: Thực hiện trên máy thao tác xóa trường.HS: Quan sát và thực hiện trên máy của mìnhThay đổi khoá chính1. Chọn trường muốn chỉ định là khoá chính;2. Nháy núthoặc chọn lệnhEdit→ Primary Key.c] Xoá và đổi tên bảngXoá bảng1.2.Chọn tên bảng trong trang bảng;Nháy nút lệnh[Delete] hoặc chọnGV: Đặt vấn đề: Xoá một bảng không phải làviệc làm thường xuyên, song đôi khi trong quá lệnh Edit→ Delete.trình làm việc ta cần xoá các bảng không bao giờdùng đến nữa hay các bảng chứa các thông tin Chú ý: Khi nhận được lệnh xoá, Access mở hộpcũ, sai.thoại để ta khẳng định lại có xoá hay không.GV: Thực hiện trên máy thao tác xóa trường.Mặc dù Access cho phép khôi phục lại bảng bịHS: Quan sát và thực hiện trên máy của mìnhxoá nhầm, song cần phải hết sức cẩnthận khi quyết định xoá một bảng,nếu không có thể bị mất dữ liệu.GV: Thực hiện trên máy thao tác xóa trường.HS: Quan sát và thực hiện trên máy của mìnhĐổi tên bảng1.Chọn bảng;Chọn lệnh EditRename;Khi tên bảng có viền khung là đường nét liền [ví2.dụrồi nhấn Enter.GV: Trần Thị Trúc Phương4], gõ tên mới cho bảng,Giáo án tin học 124.4 Câu hỏi, bài tập củng cố:Sau khi bảng đã được tạo, cần nhập dữ liệu cho bảng. Có nhiều cách để nhập dữ liệu củabảng, trong đó có cách nhập trực tiếp trong chế độ trang dữ liệu và cách dùng biểu mẫu. Chúng ta sẽlần lượt xét các nội dung này trong các bài tiếp theo.4.5 Hướng dẫn học sinh tự học:Đối với bài học ở tiết học này: Hiểu được các khái niệm chính trong cấu trúc bảng.Đối với bài học ở tiết tiếp theo: Xem trước Bài tập và thực hành 2 : TẠO CẤU TRÚC BẢNG5.Rút kinh nghiệm :Cần rút kinh nghiệm về :..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................GV: Trần Thị Trúc Phương5