Thêm bản ghi là gì

Có vài cách để cập nhật dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu Access. Bạn thêm bản ghi vào cơ sở dữ liệu của mình khi có mục mới cần theo dõi, chẳng hạn như liên hệ mới vào bảng Danh bạ. Khi bạn thêm một bản ghi mới, Access gắn thêm bản ghi vào cuối bảng. Bạn cũng có thể thay đổi các trường để luôn cập nhật, chẳng hạn như địa chỉ hoặc họ mới. Để duy trì tính toàn vẹn dữ liệu, các trường trong cơ sở dữ liệu Access được đặt để chấp nhận một loại dữ liệu cụ thể, như văn bản hoặc số. Nếu bạn không nhập đúng loại dữ liệu, Access sẽ hiển thị thông báo lỗi. Cuối cùng, bạn có thể xóa một bản ghi khi bản ghi đó không còn liên quan và để tiết kiệm dung lượng.

Bạn đang xem: Bản ghi là gì

Ý nghĩa

Đây là bản ghi hiện thời; bản ghi đã được lưu như đang hiển thị. Bản ghi hiện thời được biểu thị bằng sự thay đổi màu sắc trong bộ chọn bản ghi.

Bạn đang chỉnh sửa bản ghi này; các thay đổi đối với bản ghi chưa được lưu.

Bản ghi này bị một người dùng khác khóa; bạn không thể chỉnh sửa bản ghi này.

Đây là trường khóa chính và có chứa một giá trị xác định duy nhất bản ghi.

Đầu trang

Thêm bản ghi vào bảng hoặc biểu mẫu

Mở bảng trong Dạng xem biểu dữ liệu hoặc biểu mẫu trong Dạng xem biểu mẫu.

Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Mới hoặc bấm vào Bản ghi [trống] mới hoặc nhấn Ctrl+Dấu cộng [+].

Tìm bản ghi bằng dấu sao trong bộ chọn bản ghi, rồi nhập thông tin mới của bạn.

Bấm hoặc đặt tiêu điểm vào trường đầu tiên bạn muốn sử dụng, rồi nhập dữ liệu của bạn.

Để di chuyển đến trường kế tiếp trong cùng một hàng, nhấn TAB, sử dụng các phím Mũi tên phải hoặc trái hay bấm vào ô trong trường tiếp theo.

Trong bảng, để di chuyển sang ô tiếp theo trong một cột, sử dụng các phím Mũi tên lên hoặc xuống hay bấm vào ô mà bạn muốn.

Khi bạn xem một bản ghi khác hoặc đóng bảng hoặc biểu mẫu, Access sẽ lưu bản ghi mới mà bạn đã thêm. Để lưu các thay đổi một cách rõ ràng vào bản ghi hiện thời, nhấn Shift+Enter.

Đầu trang

Tìm bản ghi

Bạn phải tìm bản ghi trước rồi mới có thể chỉnh sửa hoặc xóa bản ghi. Trong một biểu mẫu hoặc biểu dữ liệu chỉ chứa một số lượng nhỏ các bản ghi, bạn có thể sử dụng nút dẫn hướng bản ghi để dẫn hướng qua các bản ghi cho đến khi bạn tìm thấy bản ghi mà mình cần. Khi có nhiều bản ghi, bạn có thể sử dụng hộp thoại Tìm và thay thế để lọc tìm bản ghi.

Sử dụng các nút dẫn hướng bản ghi

Bạn có thể dẫn hướng giữa các bản ghi bằng cách sử dụng các nút dẫn hướng.

Các nút mũi tên Bấm để dẫn hướng một cách tiện lợi đến bản ghi đầu tiên, trước, sau hoặc cuối cùng.

Bản ghi [trống] mới Bấm để thêm bản ghi.

Bản ghi hiện tại Nhập số bản ghi rồi nhấn ENTER để dẫn hướng đến bản ghi đó. Số bản ghi được tính tuần tự, từ đầu biểu mẫu hoặc biểu dữ liệu số bản ghi không tương ứng với bất kỳ giá trị trường nào.

Bộ lọc Nút chỉ báo bộ lọc cho biết bộ lọc đã được áp dụng hay chưa. Bấm để loại bỏ hoặc áp dụng lại bộ lọc.

Tìm kiếm Nhập văn bản vào hộp Tìm kiếm. Giá trị khớp đầu tiên được tô sáng trong thời gian thực khi bạn nhập từng ký tự.

Sử dụng hộp thoại Tìm và thay thế

Hộp thoại Tìm và thay thế mang đến một cách khác để thay đổi số lượng nhỏ dữ liệu trong thời gian ngắn hơn và tốn ít công sức hơn. Bạn có thể sử dụng tính năng Tìm kiếm trong hộp thoại Tìm và thay thế để xác định bản ghi khớp. Khi bạn tìm thấy bản ghi khớp, bản ghi đó trở thành bản ghi hiện thời và bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa bản ghi đó.

Bấm vào trường bạn muốn tìm kiếm.

Trên tab Trang đầu, trong nhóm Tìm, bấm vào Tìm hoặc nhấn CTRL+F.

Hộp thoại Tìm và thay thế xuất hiện.

Bấm vào tab Tìm.

Ở hộp Tìm gì, nhập giá trị bạn muốn khớp.

Hoặc, cũng có thể sử dụng danh sách Tìm trong để thay đổi trường mà bạn muốn tìm kiếm hay thay bằng tìm kiếm trong toàn bộ bảng cơ sở.

Hoặc, trong danh sách Khớp, hãy bấm vào Phần bất kỳ của trường. Việc chọn tùy chọn này sẽ giúp mở rộng phạm vi tìm kiếm hết mức có thể.

Trong danh sách Tìm kiếm, chọn Tất cả, rồi bấm vào Tìm tiếp.

Xem thêm: Tất Tần Tật Những Điều Cần Biết Về Lợi Nhuận Sau Thuế Dùng Để Làm Gì

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Sử dụng hộp thoại Tìm và thay thế để thay đổi dữ liệu.

Đầu trang

Áp dụng bộ lọc

Bạn có thể áp dụng bộ lọc để giới hạn bản ghi được hiển thị thành chỉ những bản ghi khớp với tiêu chí của bạn. Việc áp dụng bộ lọc giúp bạn dễ dàng hơn khi tìm kiếm bản ghi cần chỉnh sửa hoặc xóa.

Mở bảng trong Dạng xem biểu dữ liệu hoặc biểu mẫu trong Dạng xem biểu mẫu.

Để đảm bảo rằng bảng hoặc biểu mẫu chưa được lọc, trên tab Trang đầu, trong nhóm Sắp xếp & lọc, bấm vào Nâng cao, rồi bấm vào Xóa mọi bộ lọc hoặc bấm vào Bộ lọc trong thanh dẫn hướng bản ghi.

Dẫn hướng đến bản ghi có chứa giá trị mà bạn muốn sử dụng như một phần của bộ lọc, rồi bấm vào trường đó. Để lọc dựa trên lựa chọn một phần, chỉ chọn các ký tự bạn muốn.

Trên tab Trang đầu, trong nhóm Sắp xếp & lọc, bấm vào Lựa chọn hoặc bấm chuột phải vào trường đó và áp dụng bộ lọc.

Để lọc các trường khác dựa trên lựa chọn, lặp lại bước 3 và 4.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Áp dụng bộ lọc để xem các bản ghi chọn lọc trong một cơ sở dữ liệu Access.

Đầu trang

Xóa bản ghi

Quy trình xóa này khá đơn giản, trừ khi bản ghi có liên quan đến các dữ liệu khác và nằm ở bên "một" trong mối quan hệ một-nhiều. Để duy trì tính toàn vẹn dữ liệu, theo mặc định, Access không cho phép bạn xóa dữ liệu liên quan. Để biết thêm thông tin, xem mục Hướng dẫn dành cho mối quan hệ bảng.

Mở bảng trong Dạng xem biểu dữ liệu hoặc biểu mẫu trong Dạng xem biểu mẫu.

Chọn một hoặc nhiều bản ghi bạn muốn xóa.

Để chọn một bản ghi, bấm vào bộ chọn bản ghi bên cạnh bản ghi đó, nếu có sẵn bộ chọn bản ghi.

Để bung rộng hay thu hẹp vùng chọn, hãy kéo bộ chọn bản ghi [nếu có] hoặc nhấn SHIFT+MŨI TÊN XUỐNG hoặc SHIFT+MŨI TÊN LÊN.

Nhấn DELETE, chọn Trang đầu > Bản ghi > Xóa hoặc nhấn Ctrl+Dấu trừ [-].

Mẹo Nếu bạn chỉ cần xóa một số thông tin chứ không phải toàn bộ bản ghi, chỉ chọn dữ liệu trong từng trường mà bạn muốn xóa, rồi nhấn DELETE.

Đầu trang

Chỉnh sửa dữ liệu trong hộp văn bản hoặc trường

Access cung cấp một điều khiển văn bản để sử dụng với các trường Văn bản ngắn và Văn bản dài [còn được gọi là Bản ghi nhớ]. Thông thường, bạn có thể biết liệu trường cơ sở là văn bản ngắn hay văn bản dài nhờ kích cỡ của điều khiển, thường phản ánh kích cỡ cần cho trường bảng cơ sở. Trường Văn bản ngắn có thể lưu trữ tối đa 255 ký tự và trường Văn bản dài có thể lưu trữ tối đa 64.000 ký tự.

Theo chủ đích, bạn không thể chỉnh sửa dữ liệu của một số kiểu truy vấn. Ví dụ: bạn không thể chỉnh sửa dữ liệu do một truy vấn chéo bảng trả về, đồng thời cũng không thể chỉnh sửa hoặc loại bỏ các trường được tính toán các giá trị mà một công thức tính được khi bạn sử dụng cơ sở dữ liệu của mình nhưng công thức đó không nằm trong bảng.

Bấm vào trường hoặc dẫn hướng đến trường bằng cách sử dụng phím TAB hoặc các phím mũi tên, rồi nhấn F2.

Trong Dạng xem biểu mẫu, bạn có thể bấm vào nhãn của trường để chọn trường đó. Trong Dạng xem biểu dữ liệu, bạn có thể chọn trường bằng cách bấm vào gần viền bên trái của trường khi con trỏ chuột trở thành dấu cộng [+].

Đặt con trỏ tại vị trí bạn muốn nhập thông tin.

Nhập hoặc cập nhật văn bản bạn muốn chèn. Nếu bạn nhập sai, nhấn BACKSPACE [xóa lùi].

Để làm việc hiệu quả hơn, hãy tìm hiểu các phím tắt sau đây:

Để chèn một dòng mới vào trường văn bản, nhấn Ctrl+Enter.

Để chèn giá trị mặc định cho trường, nhấn Ctrl+Alt+Phím cách.

Để chèn ngày hiện tại vào một trường, nhấn CTRL+DẤU CHẤM PHẨY.

Để chèn giờ hiện tại, nhấn CTRL+SHIFT+DẤU PHẨY [].

Để kiểm tra chính tả, nhấn F7.

Để tái sử dụng các giá trị tương tự của bản ghi trước đó, chuyển đến trường tương ứng trong bản ghi trước đó, rồi nhấn CTRL+" [dấu nháy đơn].

Để lưu dữ liệu, trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Lưu bản ghi hoặc nhấn Shift+Enter.

Bạn không cần lưu thay đổi của mình một cách rõ ràng. Access đưa các thay đổi vào bảng khi bạn di chuyển con trỏ đến trường mới trong cùng hàng, khi bạn di chuyển con trỏ đến một hàng khác hoặc khi bạn đóng một biểu mẫu hoặc biểu dữ liệu.

Đầu trang

Thêm ngày bằng cách sử dụng Trình chọn ngày

Có vài cách để thêm ngày vào bảng và sử dụng điều khiển Trình chọn ngày là tùy chọn nhanh.

Bấm vào trường mà bạn muốn thêm ngày vào. Một biểu tượng lịch sẽ xuất hiện.Điều khiển bộ chọn ngày không sẵn dùng nếu dấu hiệu nhập được áp dụng cho trường ngày/giờ.