Trong thời điểm hiện tại, việc xây dựng và phát triển chuỗi cung ứng logistics đang dần trở thành một xu hướng tất yếu, mang lại giá trị không thể thiếu trên con đường hội nhập kinh tế, thương mại của cả đất nước. Trong đó, dịch vụ vận tải được xem là một mắt xích quan trọng. Do đó, việc nghiên cứu và ứng dụng phần mềm TMS nhằm đáp ứng nhu cầu của cả các doanh nghiệp ở trong và ngoài nước. Trong bài viết này, hãy cùng đi tìm hiểu kỹ hơn về hệ thống quản lý vận tải TMS và những lợi ích mà hệ thống này mang lại nhé.
Phần mềm TMS là gì?
Trước tiên mọi người cần nắm thật rõ về những khái niệm, các thông tin cơ bản về hệ thống quản lý TMS. TMS tiếng anh là Transport management system hay hệ thống quản lý vận tải là ứng dụng được các công ty lập trình phần mềm phát triển dành riêng cho lĩnh vực vận tải. Ứng dụng mang đến các module tính năng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý chuỗi logistics, hệ thống vận tải một cách hiệu quả và chính xác, hạn chế tối đa những sai sót có thể gặp phải.
Như các bạn cũng biết, hệ thống quản lý vận tải của các doanh nghiệp ở nước ta vô cùng phức tạp, chỉ một sai lầm nhỏ cũng có thể gây ra những tổn thất nặng nề. Chính vì vậy, việc sử dụng phần mềm TMS hệ thống quản lý hỗ trợ sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo nhất dành cho các doanh nghiệp vận tải trong thời điểm này.
Các tính năng của phần mềm TMS là gì?
Tất nhiên, để có một vai trò quan trọng đến như vậy hệ thống vận tải hay phần mềm TMS phải sở hữu nhiều tính năng đặc biệt và hữu ích, mang lại giá trị thực tế.
- Quản lý chứng từ: Ứng dụng quản lý vận tải TMS có khả năng phê duyệt các loại giấy tờ chứng nhận cho các tài xế trực tuyến, qua đó không cần phải tiếp xúc trực tiếp mất nhiều thời gian, công sức.
- Tự động hóa hệ thống điều phối: Tự động hóa sẽ giúp doanh nghiệp sắp xếp lịch trình, sắp đặt thời gian và tuyến đường một cách khóa học, tối ưu nhằm tiết kiệm thời gian và cả chi phí.
- Quản lý đội xe: Tính năng này giúp cho doanh nghiệp quản lý được cả các nhân viên lái xe, các phương tiện, nhiên liệu, giám sát các hoạt động cross docking, chi phí bảo dưỡng
- Tính năng track and trace kiện hàng: Chức năng này sẽ giúp cho mọi người nắm bắt được thời gian vận chuyển, tình hình hàng hóa, vị trí theo thời gian thực thông qua GPS nhờ vào việc được tích hợp công nghệ IoT. Đồng thời, những người quản lý cũng sẽ nhận được các thông báo chi tiết về sự cố sảy ra.
Lợi ích của phần mềm TMS trong quản lý vận tải
Trong thực tế, hệ thống quản lý vận tải TMS hiện đang được ứng dụng cực nhiều ở nước ta. Tất nhiên, lý do là bởi những lợi ích to lớn không thể thay thế mà phần mềm này mang lại trong ngành quản lý vận tải.
Khả năng tối ưu hóa thời gian
Đối với bất cứ một công ty, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này thì thời gian cũng luôn được xem là nguồn tài nguyên vô giá, đặc biệt là trong khâu vận tải. Bởi nếu việc quản lý vận tải tốn quá nhiều thời gian, chắc chắn tình trạng trì trệ sẽ xảy ra dẫn đến nhiều tổn thất về mặt kinh tế.
Ngoài ra, hệ thống quản lý theo cách truyền thống như trước đây đã không còn phù hợp và hiệu quả. Nhằm nâng cao hiệu quả cạnh tranh, tối ưu hiệu quả các hoạt động của doanh nghiệp thì việc sử dụng các phần mềm được xem là cách hợp lý nhất.
Khả năng quản lý hoàn toàn tự động giúp cho quá trình giao thông, vận tải được diễn ra một cách trơn chu, tiết kiệm thời gian và cả công sức so với cách thức thông thường. Qua đó, mọi người có thể tận dụng khoảng thời gian, nguồn lực để tập trung hơn cho những công việc chính của doanh nghiệp.
Tối ưu chi phí vận tải
Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, các khoản chi phí dù là nhỏ nhất cũng đều cần phải được tính toán và cân nhắc một cách tỉ mỉ. Đó cũng chính là yếu tố then chốt giúp các doanh nghiệp có được lợi nhuận để phát triển trong tương lai. Chình vì vậy, vận tải hàng hóa luôn được các nhà quản lý quan tâm đến bởi hoạt động này hay phát sinh các chi phí do sai sót gây ra.
Khi sử dụng phần mềm TMS trong quản lý vận tải mọi người có thể hoàn toàn yên tâm về vấn đề này. Với tính năng theo dõi và quản lý mọi hoạt động của hàng hóa cũng như các hóa đơn giữa các bên, doanh nghiệp sẽ có thể tối ưu khoản chi phí trong mọi hoạt động.
Hầu hết các khoản chi phí phát sinh đều bởi thời gian chờ bốc xếp hàng hóa, hao phí nguyên liệu bởi lộ trình không hợp lý, thất thoát từ các hóa đơn không rõ ràng. Tất cả những điều đó sẽ được khắc phục nhờ phần mềm quản lý vận tải.
Hỗ trợ quản lý trong thời gian thực dễ dàng
Một trong những lý do giúp cho phần mềm này có hệ thống quản lý hiệu quả đó chính là nguồn thông tin tức thời. Tất nhiên, trong quản lý vận tải của các doanh nghiệp thì điều này là vô cùng quan trọng.
Chắc mọi người cũng biết, nếu quá trình vận chuyển phát sinh sự cố không được xử lý kịp thời thì hậu quả mang lại sẽ là vô cùng nghiêm trọng, đặc biệt là về mặt kinh tế. Đó cũng là một trong những lý do trong quản lý vận tải nên có sự hỗ trợ của phần mềm TMS.
Với chức năng theo dõi mọi bước di chuyển của hàng hóa, từ bốc hàng, vận chuyển cho đến giao nhận, tất cả mọi thông tin sẽ được ghi nhận một cách chi tiết theo thời gian thực giúp cho nhà quản lý có thể nắm rõ tình hình. Nhờ vậy, dù gặp phải bất kỳ một sự cố nào chúng ta cũng có thể nhanh chóng đưa ra giải pháp khắc phục phù hợp.
Nâng cao sự hài lòng thông qua trải nghiệm người dùng
Đối với khách hàng, hệ thống quản lý vận tải của doanh nghiệp là một trong những yếu tố cần đặc biệt quan tâm đến. Bởi nó có ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của họ. Trước đây, khi vẫn còn áp dụng phương pháp quản lý truyền thống, khách hàng và cả những người quản lý rất khó để nắm bắt được thông tin của hàng hóa.
Chính vì vậy, khách hàng sẽ không thể xác định được thời gian nhận hàng. Đây thực sự là một vấn đề lớn cần được chú trọng, đặc biệt là khi vận tải những đơn hàng lớn có giá trị cao giữa các công ty, doanh nghiệp.
Tuy nhiên, khi áp dụng hệ thống quản lý mới với phần mềm TMS, mọi người sẽ có thể xác định chính xác khi nào hàng hóa được vận chuyển đến. Đồng thời, TMS cũng sẽ thiết lập thêm các kênh trao đổi, phản hồi thông tin từ phía khách hàng.
Tôi ưu quy trình quản lý thông minh
Quy trình quản lý luôn là yếu tố then chốt quyết định đến bất kỳ hoạt động nào của công ty. Và đối với các hoạt động vận chuyển hàng hóa thì quy trình quản lý cũng yêu cầu phải được triển khai một cách tối ưu. Như quy trình quản lý trước đây không thể đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại, bởi mô hình quản lý truyền thống có quá nhiều nhược điểm, sai sót.
Phần mềm quản lý của TMS có khả năng lưu trữ thông tin và phân tích dữ liệu một cách khoa học, chi tiết giúp các nhà quản lý xây dựng được quy trình quản lý tối ưu nhất.
Việc xây dựng một hệ thống quản lý vận tải tối ưu cùng với sự giúp sức của phần mềm TMS chính là yếu tố then chốt để giúp các hoạt động của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Hy vọng với những thông tin trên chúng tôi đã giúp bạn hiểu hơn về khái niệm của hệ thống TMS cũng như những lợi ích mà phần mềm này có thể mang lại cho doanh nghiệp.